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• All Articles on Visualization Principles – Chandoo.org – Learn Microsoft
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• Erfolg in der Projektkommunikation Teil 2: Immer schön bei der Wahrheit
  bleiben http://bit.ly/ae34Gw #pm #in #fb 09:30:04

Das ist der erste Artikel in der Reihe “Projektkommunikation — 10 Erfolgsgesetze” — die weiteren Teile gibt es hier!

Gesetz #2: Immer schön bei der Wahrheit bleiben!

Die Wahrheit sagen ist mehr als nicht lügen (siehe Tipp #1). Die Unwahrheit tarnt sich oft in Wesenszügen, die besonders bei sprachlich Begabten anzutreffen sind.

Sarkasmus ist der Weinkrampf der Starken.

Ironie, Sarkasmus und hintersinnige Wortspiele erzählen zwar nicht die Unwahrheit, führen das Gegenüber aber in die Irre. Ich hatte während meines Praktikums im Studium einen Mentor, der als Vollzeit-Sarkast fortwährend die Wirklichkeit aus seiner Sicht präsentierte. Nach kurzer Zeit gab ich auf – ich konnte die Funken der Wahrheit in seinem Wort-Feuerwerk nicht mehr erkennen. Dies hatte zur Folge, dass mir dieser Mensch nichts beigebracht hat und ich kostbare Zeit verschwendet habe. Schlimmer noch: ein paar seiner Anekdoten verharren immer noch als “Wahrheiten” in meinem Gedächtnis.

Im schlimmsten Fall führt dies zu einen “angeborenen” Negativhaltung, welche die Stimmung in Projekten schnell beherrschen kann. Es verschleiert eine sachliche Argumentation die gerade in schwierigen Situation (Blütezeit der Sarkasten!) dringend benötigt wird. Zudem ist die Ansteckungsgefahr groß, denn Hohn und Spott sind oft der einfachere Weg als die Wahrheit zu ertragen.

Beugen Sie diesem Trend in Ihren Projekten unbedingt vor! Es schleicht sich ein wie ein Nervengift und ist schwer zu kurieren!

Wie?

• mit gutem Beispiel vorangehen
• saubere, unmissverständliche Kommunikation, vor allem in eMail oder im Chat
• machen Sie Ihre Kollegen darauf aufmerksam, viele merken gar nicht wie sehr die eigene Kommunikation vergiftet ist

Im Übrigen gilt das auch für weltfremde Optimisten, die der Realität in Windeseile die rosarote Brille aufsetzen.

• Darum schätzen wir Aufwände so schlecht! via Projekt Management Beratung
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• Teil 1 meiner Serie für neue Projektleiter: "Kein Projekt ohne Auftrag" auf
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• Pack den Tod in den Tank – Lessons unlearned! Projekt Management Beratung
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• The Triple Constraint in projects – a myth? http://bit.ly/bCgwI4 #pm #fb #in 18:05:03
• eMail-Management im Projekt-Alltag – so beherrsche ich die eMail-Flut
  http://bit.ly/cNFjTD #fb #in #pm 18:30:04

Ich finde eMail toll. Sehr genau erinnere ich mich an die Zeiten, in denen ich Schriftstücke mit der Hauspost verschickt habe und das Faxgerät DIE Innovation in der schriftlichen Kommunikation war. Heute bin ich in der Lage, sinnvoll mit Vielen zu kommunizieren und viele Abstimmprozesse erheblich abzukürzen.

Also nochmal: eMail ist toll!

Sicherlich bringt eMail ein paar neue Herausforderungen mit sich:

• jeder benutzt es — eigentlich auch super, so braucht man nur ein Medium und hat alles an einem Ort
• dadurch bekommt man aber elendig viele eMails!
• … und auch leider viel Mist …

Den letzten Punkt werde ich mal separat betrachten, aber meines Erachtens muss hier eine globale wirkende Terrorgruppe ran, die droht notfalls das Internet abzuschalten, wenn nicht einige Kollegen es endlich mal begreifen, dass … OK, das führt zu weit.

So beherrsche ich die eMail-Flut

Das sind die drei Herausforderungen:

1. Administratoren, die nur eine gewisse Größe des Posteingangs zulassen — im Übrigen ist der immer zu klein, auch wenn es 5 TB sein sollten
2. man muss alle eMail lesen, verstehen und agieren — hartes Brot, kümmere ich mich auch in einem weiteren Blogpost drum
3. von Zeit zu Zeit muss man eMail wiederfinden — liebe Outlook-User, richtet sich vor Allem an Euch!

Der letzte Punkt macht immer dann besonders Spaß, wenn man sich gerade in einer hektischen Projektphase befindet und einer brüllt:

Das stand doch in der eMail mit den anderen eintausend Themen, die ich Dir vor 2 Jahren geschickt habe!

Ah ja … jetzt geht das hektische Gesuche los. In welchem Ordner habe ich das abgelegt? War es in der Designphase oder doch schon während des Testens? Nein — es war zum Thema “Gleichgewicht im Wiegeschritt” oder doch “Blumenzwiebeln in Not”?

Was ich sagen will: meines Erachtens scheitern alle Versuche, eMails in irgendwelche Ordner zu pressen. Trotzdem kann ich auf Gesuche wie oben immer antworten:

eMail liegt mir vor!

So verwalte ich meine eMails:

• alle eingehenden eMails werden per Regel in einen Offline-Ordner kopiert. Diesen benenne ich nach Monat und Jahr (z. B. 2010_07)
• selbiges mache ich mit allen ausgehenden eMail, diese werden in den selben Ordner wie die eingehenden Mails geschoben

Jetzt habe ich schonmal den Vorteil, dass ich jederzeit meinen Posteingang und meine “Gesendeten Objekte” löschen kann ohne auch nur eine eMail zu verlieren. Kommt also wieder die eMail “Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten” kann ich sofort die alle gesendeten Objekte löschen — das reicht meist schon.

So finde ich meine eMails:

Mit den Outlook-Bordmitteln funktioniert das schon ganz gut. Meistens erinnert man sich noch ungefähr, in welchem Monat man suchen muss. Wenn nicht: auch nicht schlimm, ich markiere einfach mehrere Ordner zum suchen (Kurzbefehl STRG-Shift-F):

Mit dieser Methode finde ich immer recht schnell meine eMails. Seit Neuestem verwende ich allerdings eine externe Suche: X1 Professional Client. Mit diesem Tool finde ich nicht nur meine eMail noch schneller, sondern auch meine anderen Dokumente auf meinem Rechner:

• ich kann die gefundenen eMails sofort einsehen und bekomme nicht nur eine Liste
• die Suchbegriffe werden in den gefundenen eMails hervorgehoben
• es gibt eine Preview-Funktion der eMail-Anhänge
• alle eMails werden indiziert, die Suche zeigt die Ergebnisse in Echtzeit während des Tippens

Ich bin mir sicher, dass ich noch viele andere tolle Features entdecken werden, die obigen verwende ich aber jetzt schon mehrmals täglich. Kosten: 36 Euro, total in Ordnung.

Größter Nachteil: Alle kommen immer zu mir, wenn irgendwelche eMails verloren gehen — hat aber auch sein Gutes, ich bin als wohl organisierter Mensch bekannt.