Als hij maar efficient werkt en er voor zorgt dat het beheer van de documenten die belangrijk zijn voor de organisatie goed gebeurt volgens de afspraken die daar over binnen de organisatie zijn gemaakt.

Het is aan de organisatie om een goed beheersysteem te faciliteren.
Als een bedrijf dit probleem heeft, dan komt dit door verwaarlozing. Iedereen die hier even over nadenkt komt met een eenvoudige oplossing.

Ook de hele mindset van medewerkers die veranderd is, waar prive vroeger de mailbox met 25MB zo vol zat, heeft tegenwoordig iedereen een mailbox van een paar gigabyte, maken de prijs per GB (HD) en desktop search engines archiveren en ordenen overbodig. Medewerkers zijn niet meer gewend om documenten te verwijderen.

Mijn inziens is een oplossing erg lastig, gebruik van ICT-toepassingen kan het wel vergemakkelijken; Door gebruik van cloud-computing kan er beter versiebeheer worden toegepast, wat een einde kan maken aan de wildgroei van allerlei draft versies (Zie Google Docs), de betere zoekalgoritmen en het aanmaken van tags kan het archief spitten vergemakkelijken en de opslag capaciteit is goedkoop en flexibel. Aannemelijk is het dan ook dat veel organisaties de oplossing in deze hoek zullen gaan zoeken en het groeiende archief als een gegeven nemen.

Apple heeft overigens een tijd geleden ook een aardig experiment gedaan door de documenten map te zien als een afvalbak. Documenten en folders die niet geopend/gebruikt werden verkleurden langzaam, waardoor dus in een oogopslag gezien kon worden wat waarschijnlijk overbodig was geworden of ‘rijp’ voor het archief.

Voor kenniswerkers zoals onderzoekers en consultants is er een aantoonbaar nut. Indien deze medewerkers de voor hen beschikbare ruimte thematisch en/of naar projecten mogen indelen op persoonlijke en gemeenschappelijke schijven, kunnen zij zonder veel moeite informatie terugvinden, delen en ‘recyclen’. Dan heeft de ‘data-zolder’ een grote meerwaarde. Je kunt dat wel sterk van boven af reguleren, maar betutteling kan de creativiteit van de medewerkers afremmen, evenals de drive om bruikbare informatie die ze min of meer toevallig lezen, te rubriceren en op te slaan voor later gebruik.

Er zullen ook werkplekken zijn, waar een beperking van de persoonlijke data-opslagruimte geen beletsel vormt voor een optimale uitvoering van het takenpakket. Toch is het verstandig eerst met de betrokken medewerkers te communiceren alvorens daar datalimieten op te leggen. Niet alleen met het oog op de goede verstandhouding, maar ook vanwege de nieuwe inzichten die een gesprek over de behoeften op de werkvloer kan opleveren.

De door medewerkers zelf beheerde ‘zolders’ zijn niet voldoende om de kennis binnen een bedrijf te beheren. Ze zijn meestal niet duurzaam; als een team of veel leden daarvan wegvallen, wordt de bruikbaarheid en doorzoekbaarheid snel minder.

Los van de door de medewerkers zelf ingedeelde data-opslagruimten verdient het daarom aanbeveling ook zoiets als digitale projectarchieven te hebben voor afgesloten zaken. De indeling hiervan en de zaken die hier per project worden opgeslagen kunnen worden voorgeschreven. Ook de toegankelijkheid en doorzoekbaarheid middels meta-informatie over de projecten moet hierbij geregeld worden. De opzet moet zo zijn, dat ook niet-betrokkenen hierin hun weg kunnen vinden.

Het principe klinkt aantrekkelijk, integreren van verschillende externe databronnen met CRM is een veel voorkomend doel. Je moet wel uitkijken dat je niet alleen een grote hoeveelheid ruwe data verzamelt, maar ook daadwerkelijke informatie.

Ik heb bijvoorbeeld eens een klant gehad die werkelijk alles over zijn contactpersonen probeerde op te verzamelen en op te slaan. De waarde van de informatie daalde door de enorme hoeveelheid steeds verder, wat in dit geval in het verleden tot gevolg had gehad dat er nog meer data werd toegevoegd. Ik denk dus dat je jezelf altijd eerst de vraag moet stellen “Waar ga ik deze data voor gebruiken? En welke werkelijke informatie haal ik daar uit?”

Naar mijn idee heb je genoeg aan een overzicht (met linkjes) naar bijvoorbeeld user accounts op verschillende social-networks en bijvoorbeeld de laatste 5 entries uit een RSS van een zoekopdracht op het blog van de gebruiker naar termen als je bedrijfsnaam en productnamen.

Maar misschien dat je ook een idee hebt voor het inzichtelijk maken van dit soort data op een manier die wel extra waarde creëert?

Tomas

Sorry om niet ontopic te reageren, maar ik was hier aan het rondkijken, ben vroeger nog op dit forum geweest en nu kon ik niet meer inloggen omdat ik mijn oud paswoord en usernaam vergeten was, en wist niet meer welk email adres ik gebruikte.

Daarom opnieuw geregistreerd

Weet iemand een idee om extra geld te verdienen, ik ben op het moment in geldnood na mijn scheiding. Ik heb een gehandicapte zoon van 8 jaar dus alle tips zijn welkom!

bedankt voor de moeite,

Els De Wit

The Dutch predictions are specific to the NL market, feel free to download the English versions from, whilst not tailored cover the main themes: http://www.deloitte.com/dtt/research/0%2C1015%2Ccid%25253D108298%2C00.html

Voorbeeld project: stel er werken 20 FTE aan mee, praktijk is anno 2008 toch nog zo dat vaak dagelijks 20 auto’s, 2x in de file staan. De 20 werkplekken worden gelukkig al wat zuiniger, maar CO2 of energieverbruik heb ik nog niet gezien als stuurvariabele voor de projectmanager. Zelf bouwen of aanschaf van functionaliteit is vaak enkel een op financiele of requirements argumenten gevoerde discussie. Het groene zit in ICT projecten niet in ons handelen, staat niet op de agenda en valt niet binnen het governance model. Hier kan BV NL m.i. het voortouw nemen.