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Die X17 – Projektmappe

Stephan List — Fri, 24 May 2013 11:15:50 +0000

Sie erinnern sich vielleicht noch an das Gespräch, das ich vor einigen Wochen mit Matthias Büttner, für meine Podcastreihe geführt habe. Für seine Produktreihe X17 hat er eine Mappe für Unterlagen in DIN A 4 herausgebracht, mit der Sie Ihre Aufgaben organisieren und – vielleicht genauso wichtig – Ihre Unterlagen zusammenhalten können. Hier gibt er einen kurzen Überblick über das Konzept A4+.

Für die Haptiker unter den Projektmanagern.

Was tun? Die 1-3-5 – Liste

Stephan List — Fri, 24 May 2013 06:47:00 +0000

Manchmal ist alles ganz einfach. Wie zum Beispiel die 1-3-5- Liste. Nehmen Sie sich für heute einfach

1 große Sache
3 mittlere Dinge und
5 kleine

vor. Auf diese Weise bekommen Sie auch allerhand geregelt. Natürlich geht das mit Papier und Bleistift. Aber für uns Geeks gibt es auch die elektronische Variante. Wenn Sie etwas mehr über den Hintergrund wissen möchten, dann schauen Sie hier: A Better To-Do List: The 1-3-5 Rule. Oder hier: Bring Sanity to Your To-Do List With the 1-3-5 Rule.

Outlook: Wie Sie E-Mails in Aufgaben überführen

Stephan List — Thu, 23 May 2013 06:44:00 +0000

Für mich ist MS Outlook das Programm der Wahl, wenn es um meine persönliche Arbeitsorganisation geht. Warum? Outlook integriert die verschiedenen Anwendungsbereiche und kombiniert sie perfekt. Oder anders herum:

Outlook ist auch ein E-Mail-Programm
Outlook ist auch ein Aufgabenmanager
Outlook ist auch ein Kalender
Outlook ist auch ein Kontaktverwaltungsprogramm.

Sie merken schon, interessant wird Outlook erst dann, wenn man die verschiedenen Bereiche kombiniert. Wenn Sie lernen wollen, wie das geht, dann kommen Sie um das einschlägige Buch von Michael Linenberger nicht herum. Elementar ist dabei das Überführen von E-Mails in Aufgaben. Michael erklärt Ihnen in einem Video, wie Sie das noch effizienter bewerkstelligen können, wenn Sie die sog. “QuickSteps” in Outlook ausführen: Using Windows Outlook Quick Steps to Convert E-mails to Tasks.

Es gibt auch ein Video, in dem Michael allgemein auf das QuickStep-Feature eingeht. Auch hier ist die Überführung von E-Mail in Aufgaben Thema:

Hilf Dir selbst: Die Kollegiale Beratung

Stephan List — Wed, 22 May 2013 07:00:00 +0000

Es gibt keine Zufälle. Letzte Woche habe ich einen Workshop zum Thema “Umgang mit Veränderungen” begleitet und dort die Methode der “Kollegialen Beratung” vorgestellt (…und auch an Praxisfällen ausprobiert).

Die Grundidee ist, dass in einer Arbeitsgruppe genug Erfahrungswissen vorhanden ist, um einzelnen Kollegen bei Problemfällen hilfreich zur Seite stehen zu können. Damit aus der Beratungsrunde kein Kaffeeklatsch mit Allgemeinplätzen wird, sollte ein ganz bestimmter Ablauf eingehalten werden. Einen solchen Ablauf beschreibt Rüdiger Klepsch in seinem Artikel: Beraten können wir uns selbst.

Mein bevorzugter Ablauf ist etwas anders als der im Artikel geschilderte. Aber das ist vielleicht auch Geschmacksache. Einig bin ich mit dem Autor, dass die Kollegiale Beratung “eine sehr wirksame und zudem sehr preiswerte Form der Problembewältigung” darstellt. Darüberhinaus trägt sie dazu bei, dass durch das Herstellen eines von gegenseitigem Verständnis der Teamgeist gestärkt wird und gerade ein Führungskreis lernt, nach außen mit der gleichen Sprache zu sprechen.

Ziel der Kollegialen Beratung ist die selbstständige Lösung auftretender Praxisprobleme (Führung, Umgang mit Konflikten, Organisation u.a.) im Team. Die Methode ist hochwirksam und nicht sehr aufwändig. Allerdings sollte sie gelernt und geübt werden. Wenn Sie Interesse daran haben, dann sprechen Sie mich an. Ich zeige Ihnen, wie es geht.

[Foto von taliesin [via morgueFile]

Die besten Googlemail-Erweiterungen unter Chrome

Stephan List — Tue, 21 May 2013 07:00:00 +0000

Wenn Googlemail die E-Mail-Anwendung Ihrer Wahl ist, sei es beruflich oder privat, dann vermissen Sie vielleicht die eine oder andere Funktion, die das selbstorganisierte Leben leichter machen könnte. Vielleicht hilft Ihnen der Artikel von Justin Pot weiter, der Ihnen ein paar geeignete Plug-ins vorschlägt: What Are The Best Gmail Plugins For Chrome? In seinem Beitrag empfiehlt Justin Helferlein

ein Programm zur besseren Nutzung Ihrer Kontakte (rapportive)
eine Anwendung zum zeitversetzten Versenden von Nachrichten (Boomerang)
eine Erweiterung zur Nutzung von Googlemail ohne Internet.

Daneben gibt es auch noch Erweiterungen für den cleveren Umgang mit Anhängen und Signaturen. Nicht überzeugen konnte mich die Anwendung Any.Do, mit der die Aufgabenlisten aufgehübscht werden sollen. ich gebe zu, in diesem Bereich habe ich auch sehr hohe Ansprüche. Rapportive hingegen werde ich auf jeden Fall einmal ausprobieren.

Um effizienter mit Googlemail umzugehen, müssen Sie aber auch nicht gleich eine Erweiterung installieren. Mitunter reicht es, die richtigen Tastaturkürzel einzusetzen. AleksTsatskin hat sie in einer Infografik zusammengefasst: The Minimalistic Gmail Cheat Sheet [via t3n].

Springpad oder Evernote? Das ist hier die Frage!

Stephan List — Tue, 21 May 2013 06:56:00 +0000

Wie die Leser(innen) des Toolblogs wissen, benutze ich Evernote schon seit unvordenklicher Zeit für Notizen aller Art. Ich kann Evernote auch nur wärmstens empfehlen. Allerdings haben auch andere Mütter schöne Töchter, wie der Volksmund sagt. Aus diesem Grund stellt Alan Henry Evernote und und die Konkurrenz Springpad in einem Vergleich gegenüber: Should I Use Springpad or Evernote? Alan gibt eine klare Antwort auf die Frage: “Kommt darauf an…”.

Warum es auf dem Toolblog eine (Zwangs-) Pause gab

Stephan List — Tue, 21 May 2013 06:26:00 +0000

Wie Sie bemerkt haben, war in der letzten Woche auf dem Toolblog nicht allzu viel los. Grund war eine Sehnenentzündung am rechten Fuß, die ich mir während meines Aufenthalts in Dresden (Vortrag BAuA) und Berlin (re:publica 2013) zugezogen habe. Zwar schreibe ich nicht mit dem Fuß, aber das allgemeine Wohlbefinden war ziemlich unterirdisch und so habe ich eine Pause eingelegt. Ich vermute, der Grund für dieses Malheur war stundenlanges Pflastertreten in Dresden und Berlin ohne das angemessene Schuhwerk. In der Notaufnahme im Krankenhaus in Ravensburg sah das Ganze dann so aus:

Nun gut, zwar ist der Fuß noch nicht gänzlich wiederhergestellt, aber die Zipperlein befinden sich in Rückzugsgefechten und so laufe ich mich langsam wieder für das Toolblog warm.

BTW: Den Vortrag bei der BAuA und die dazugehörenden Handouts finden Sie auf meinem anderen Blog “Arbeit statt Stress”.

Webinar: Ist Produktivität ohne E-Mail möglich?

Stephan List — Tue, 14 May 2013 18:55:53 +0000

Über die Forschungsgruppe zur Informationsüberflutung (IORG) habe ich im Toolblog bereits berichtet. Diese Forschungsgruppe hat ein Webinar veröffentlicht, auf der diskutiert wird, ob Business ohne E-Mail überhaupt möglicht ist. Die Teilnehmer an der Diskussion, Robert Shaw, Luis Suarez und Paul Jones haben E-Mail aus ihrem Arbeitsalltag verbannt und erzählen von ihren Erfahrungen. Schauen Sie selbst.

In eigener Sache: Bitte um eine kurze Pause

Stephan List — Mon, 13 May 2013 18:00:32 +0000

Auf meiner Reise zu meinem Vortrag bei der BAuA in Dresden und zur re:publica 2013 nach Berlin habe ich mir ein saumäßige Sehnenentzündung am rechten Fuß zugezogen. Momentan ist mir nicht nach Aktivitäten außerhalb meines Pflichtprogramms zumute. Ich bitte die lieben Toolblog-Leserinnen und Leser um Verständnis, wenn ich daher eine kleine Pause einlege. Ich melde mich wieder, sobald ich wieder richtig laufen (und vor allem schlafen) kann.

Herzlichen Dank,
Stephan List

Programm “Tastentrick”: Die Lizenz zum Ausprobieren

Stephan List — Sat, 11 May 2013 18:57:11 +0000

Vor rund zwei Jahren habe ich auf das Programm “Snippet” hingewiesen. Christian Deneke hat sich wieder bei mir gemeldet um mich und die Toolblog-Leser auf eine Weiterentwicklung von Snippet namens “Tastentrick” hinzuweisen. Der Name des Programms sagt alles. Sie können per Tastendruck

Textschnipsel bearbeiten und einfügen
Notizen machen oder auch
die online-Suche anwerfen.

Bis zum 19.05.2013 können Toolblog-Leser das Programm kostenlos herunterladen. Das Video gibt einen kurzen Überblick über den Leistungsumfang. Ein umfangreiches Handbuch steht zum Download bereit (pdf).

Christian bittet um ein kurzes Nutzerfeedback. Das hat er sich verdient, finde ich.