Tuolin ja näppäimistön välistä

Uutta tutkimassa, Storify

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 27 Feb 2012 14:43:00 +0000

Siitä lähtien kun Tuija Aalto kertoi blogissaan Storify-palvelusta (Kuratointi on tarinankerrontaa linkein), työlistallani on ollut merkintä "kokeile Storify". Viime viikolla sain aikaiseksi ottaa tunnuksen ja lopulta tänään sain kerättyä ensimmäisen Storify-koosteeni - vai miksi sitä pitää kutsua?

Idea on, että Storify-tarina rakennetaan eri verkkopalveluista löydettyjen linkkien ja omien kommenttien varaan. Alla kooste siitä, mitä Twitteristä löytyi ohjelmatuotteesta nimeltä Mind Manager tänään iltapäivällä.

Storify on kiva, valtakunnan epävirallinen tätinörtti suosittelee! Tälle voisi mahdollisesti olla käyttöä blogieni tukena ja ainakin se laajentaa mukavasti suosikkipalveluani Twitteriä. Pelkän linkin retviittaus tuntuu joskus kovin kevyeltä, tietystä aihepiiristä tehdyn koosteen avulla saa uutta ulottuvuutta tviittivirran seuraamiseen ja jakamiseen.

Katsotaanpa mitä seuraa, jos varovasti upotan tähän Storifysta löytämäni embed-koodin ja olen sen jälkeen ihan hiljaa hengittämättä...

Varmuuden vuoksi myös linkki: http://storify.com/outilammi/monipuolinen-mind-map.

LISÄYS: Unohdin sanoa, että Storify-tilin haltija voi nimetä muita editoreiksi, joten koostetta voi muokata myös ryhmätyönä.

Tehtävälistat Google-ympäristössä

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 20 Feb 2012 14:34:00 +0000

Sähköposti- ja kalenteriohjelmien käyttöä käsittelevässä sarjassa on nyt vuorossa tehtävämuistutusten tekeminen Google-ympäristössä. Edellisellä kerralla kirjoitin Gmailin tunnisteista ja viestien merkitsemisestä, mutta näiden toimintojen kanssa pysytään sähköpostien puolella. Entäpä mitä Google-ympäristössä on tarjolla tehtävälistoja kaipaaville?

Gmailista löytyy Työlista, jonka saa auki selainikkunan vasemmasta yläkulmasta. Työlistaan lisätään tehtäviä kirjoittamalla tai kopioimalla valittu sähköposti tehtäväksi Lisää/Lisää tehtäviin -komennolla. Työlistan voi lähettää itselleen sähköpostilla, mutta toisin kuin Outlookin tehtävätoiminto, työlista ei hälyttele.

Googlen kalenterin sen sijaan saa hälyttämään. Itse asiassa sen oletuksena on hälytys noin 10 minuuttia ennen merkittyä tapaamista, mikä ei käytännössä ainakaan minun arjessani riitä. Oletushälytyksen voi onneksi ottaa pois käytöstä ja määritellä tapaaminen kerrallaan siten, että siitä on todellista hyötyä. No koska kalenteri hälyttää, tehtäväthän voisi merkitä siihen. Vai voiko sittenkään? Ajanhallintavelho David Allen nimittäin neuvoo, että kalenteria ei pitäisi kuormittaa millään muulla kuin tapaamisilla, jotka vaativat läsnäoloa täsmälleen määräaikana määräpaikassa. Jos sinulla on esimerkiksi tehtävä, joka pitää tehdä päivään X mennessä, mutta ajankohdalla ei ole muuten väliä, tehtävän paikka ei Allenin oppien mukaan ole kalenterissa vaan erillisessä tehtävälistassa. Tämän käytännön tarkoitus on pitää kalenteri siistimpänä. Erillinen tehtävälista, jota käydään läpi päivittäin myös muistuttaa tehtävistä tehokkaammin kuin kalenteri, johon mahdollinen deadline on merkitty tietyn päivän kohdalle. Tehtävälistan ideahan noin yleensä pitäisi olla, että tehtäviä tehdään kun niille on sopiva hetki, olipa deadline kauempana tai lähempänä ja sopivalla hetkellä tarkoitan mm. omaa vireystilaa, käytettävissä olevaa aikaa ja muita suotuisia olosuhteita.

Google-ympäristössä tehtävien hallintaan tarvitaan selvästikin erillinen sovellus. Mahdollisuuksia on useita, mutta jos käyttää älypuhelinta, yksi erinomainen vaihtoehto on Remember the Milk -apuohjelma eli lyhyesti RTM. Siitä on hyvä aloittaa, mikäli tähän mennessä ei ole käyttänyt mitään tehtävälistasovellusta. RTM on maksuton ja sen käyttöönottoon riittää kun luo tilin. Tällöin kysytään myös Gmail-tunnusta, koska RTM integroidaan kalenterin kanssa. RTM:n tunnus on kalenterissa pieni sininen ikoni, jota napsautettaessa näytetään kyseisen päivän tehtävät. Tärkeisiin tehtäviin voidaan liittää hälytys.

RTM-sovellus on saatavilla monille puhelinmalleille ja appsi kannattaakin hankkia selainsovelluksen kaveriksi. Tehtävälistan saa synkronoitua selainsovelluksen ja puhelimen välillä ja merkinnät kulkevat näin aina mukana. Maksuttomassa sovelluksessa synkronointi voidaan tehdä kerran vuorokaudessa, mutta jos tämä ei riitä, RTM:stä voi hankkia itselleen Pro-version, jonka hinta tällä hetkellä näkyy olevan 25 dollaria/vuosi. Proversion mukana saa lisäksi Outlook-synkronoinnin. Remember the Milk -sovelluksesta on olemassa myös iGoogle-vimpain ja useita erilaisia selainlaajennuksia.

Kuva: Marijnvb@stock.xchng

Oma suosikkini tehtävälistasovellukseksi on iPhonelle ja iPadille saatava 2Do, joka voidaan synkronoida ToodleDo-verkkosovelluksen välityksellä. ToodleDosta on saatavilla Gmail-lisäosa, iGoogle-vimpain, Google-kalenterin lisäosa ja sovellus iPhonelle sekä Androidille.

Joko työn teatteri on kypsä uudelle käsikirjoitukselle?

noreply@blogger.com (Outi) — Wed, 15 Feb 2012 12:59:00 +0000

EVA Pamfletti: Työn teatteria on Elinkeinoelämän valtuuskunnan julkaisema ja Jyrki Lehtolan kirjoittama manifesti, joka peräänkuuluttaa tuloksellisempaa toimistotyötä. Se perustuu haastatteluaineistoon eli taustalla on todellisia ihmisten kokemuksia työstä. Pamfletin lataussivulla todetaan:

“Lehtola on dramatisoinut tutkimustuloksista The Office -sarjan suomalaisen muunnelman maailmasta, jossa työntekijä esittää omaa rooliaan turhien palaverien ja merkityksettömän kommunikaation näytelmässä.”

Miten niin dramatisoinut? Minusta tekstissä ei ole hitustakaan dramatiikkaa, se on realistista kuvausta. Suunnilleen tuollaisena merkityksettömän kommunikaation näytelmänä minä suurimman osan toimistoista muistan koko siltä ajalta kun olen ollut kuukausipalkattuna teeskentelemässä työntekoa kellokortin ja pomon mieliksi.

Yritänpä kuitenkin ryhdistäytyä, sillä ilkkuminen ei auta kuten niin harvoin muutenkaan. Hedelmällisempää on pohtia oltaisiinko jo valmiita ottamaan opiksi. Työelämäkuviossa on kaksi osapuolta, joista tietysti molemmat ovat sitä mieltä, että toinen on se pahis. Säännöllisin väliajoin nimekkäillä johtajilla on tapana astua julkisuuteen ripittämään suomalaisia laiskuudesta, työhaluttomuudesta ja liian lyhyestä vuosityöajasta. En tiedä mikä heillä on tausta-agendana, mutta yksipuolisesti syyllistämällä ilmapiiriä ei ainakaan paranneta. Eikö olisi parempi laskeutua norsunluutornista käymään dialogia eikä tyytyä pyörittämään rahisevalta levyltä samoja horinoita?

Toinen osapuoli kieltäytyy samalla tavalla katsomasta peiliin ja kuittaa työelämän naurettavuudet pelkästään johtamisongelmina. Kieltämättä johtamisen käytäntö on kaikesta Parempaa johtamista -puheesta huolimatta edelleen liukuhihna-aikakauden tasolla, mikä käy ilmi Työn teatteria -julkaisustakin. Vaativaa tietotyötä ei kuitenkaan tehdä kellon mukaan käskien eivätkä kaikki ihmiset ole samanlaisia. Ihmisen pitäisi saada mukauttaa työnteko omien vireystilojensa vaihteluihin, mutta tähän sisältyy ilman muuta oletus, että työntekijä myös käyttää saamaansa luottamusta oikein. Näin ei suinkaan aina tapahdu. Ja jos käytetyt johtamismenetelmät ovat keskiaikaisesta ahterista, niin eiköhän ole jo aika hylätä sekin malli, jossa työnantaja ja työntekijä ovat lähtökohtaisesti tukkanuottasilla. Mikään ei muutu, ellei uskalleta astua katsomaan, miltä maailma näyttää oman laatikon ulkopuolella.

Mutta minullahan ei oikeasti ole edellytyksiä pohtia työntekijän ja työnantajan välistä suhdetta. Ajatus, että palkkaisin jonkun on kaukainen. Kaikki ajatusleikit oman toiminnan laajentamisen ympärillä perustuvat toimivien kumppani- ja alihankkijasuhteiden rakentamiseen. Tämä johtuu osittain työstä itsestään, mutta myös edellä mainitsemistani 70-luvun haamuista. Ennen yrittäjäksi ryhtymistäni en osannut edes kuvitella miten monilla ikävillä tavoilla yrittäjyys on mahdollista nähdä. Sen jälkeen olen kuullut niistä aika monta. Kun ei ole pakko, miksi riskeeraisin päätymistä asetelmaan, jossa toinen ihminen näkee minut periaatteellisena vihollisena. (Olen muuten sitä mieltä, että 99 % niistä, jotka äänekkäimmin kitisevät yrittäjien “etuuksista” ei pärjäisi tässä olotilassa puolta vuotta.)

Uusi työ vaatii uudenlaisia asenteita sekä muita että itseä kohtaan. Ei ole pelkästään vanhan koulukunnan yrittäjien päähänpinttymä se, että on jotenkin kunniakasta hoiperrella päivästä toiseen rapakuntoisena verisuonet natisten ja mahahaava kiljuen sekä vaatia samaa älyttömyyttä myös muilta. Sillä tavalla saa tietysti hyviä syitä valittaa, millä taas saa helposti myötätuntoa, mutta siinäkö sitten hyvän elämän avaimet?

Joitakin hykerryttäviä lainauksia pamfletista (lihavoinnit omiani):

“Toki pitkää päivää pitää joskus tehdä. Mutta on eri asia miten. Ja on eri asia, kannattaako siitä olla ylpeä vai pohtia, mitä tein väärin, mikä on työkulttuurissa tai itseni hallinnassa niin pielessä, että taas päädyin tekemään kahdentoista tunnin päivän.” (s. 25)

“Työ vie yhä enemmän aikaamme ja sitä kautta vaikuttaa yhä enemmän hyvinvointiimme. Mutta sen sijaan, että miettisimme, miten voisimme parantaa työtapojamme ja sitä kautta hyvinvointiamme, haluamme ajatella työtämme mahdollisimman vähän niin kuin kyhmyn rinnassaan havainnut haluaa ajatella kaikkea muuta paitsi rintasyöpää.” (s. 35)

“Työtapojemme muutos ei synny hetkessä eikä trendikkäimpien taikasanojen voimasta. Se on siinä mielessä epäseksikästä, että se on kymmenien oikeansuuntaisten, isompien ja pienempien, muutosten summa, jossa työtä katsotaan myös yksilön itsensä näkökulmasta; siitä, mikä sopii kenenkin tehokkuudelle ja hyvinvoinnille parhaiten.” (s. 71)

Lue myös: 10 hokemaa, joilla työläinen pettää itseään.

Sähköpostikaaoksen hallinta kun käytössä on Gmail

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 13 Feb 2012 08:35:00 +0000

Aikaisemmin kirjoitin viestien arkistoinnista ja tehtäviksi merkitsemisestä Outlook-ohjelmassa. Mutta miten toteuttaa vastaavat asiat silloin kun työtä tehdään Google-ympäristössä?

Gmailissa ei ole mahdollista luoda kansioita sähköpostien arkistointiin. Google-ympäristössä kansioita vastaavat tunnisteet, joiden avulla sähköpostilaatikkoon voidaan hakea näkyviin vain tunnistetta vastaavat viestit - käytännössä siis sama kuin jos avaisit kansion. Tunnisteita pääset luomaan ja muokkaamaan asetusten näkymässä, jonne siirrytään Gmail-ikkunan oikeassa yläreunassa olevaa mutterikuvaketta napsauttamalla. Huomaa, että voit luoda tunnisteille myös alaluokkia. Jos käytössä on esimerkiksi tunniste Kirjoitusprojektit, sille voi luoda alaluokat Kirjat, Lehtiartikkelit ja Blogipostaukset tai mitä nyt ikinä tarvitsetkin. Toiminto oli aikaisemmin ns. Labs-ominaisuus eli koekäytössä, mutta uusiutuneessa Gmailissa se on vakio-ominaisuus.

Viestit voidaan merkitä tunnisteilla manuaalisesti silloin kun niitä käsitellään, mutta merkintä voidaan hoitaa myös automaattisesti luomalla suodatussääntöjä. Vastaava toimintohan on Outlookissa.

Gmailissa on käytössä myös ns. tärkeiden viestien merkintä, joka perustuu omaan käyttäytymiseesi. Ne viestit, joita useimmin avaat ja joihin vastailet, tulkitaan tärkeiksi ja näiltä lähettäjiltä tulleita viestejä ryhdytään näyttämään automaattisesti tärkeiden viestien joukossa. Voit lisäksi itse opettaa Gmailille, keneltä tulleet viestit ovat tärkeitä napsauttamalla viestin edessä olevaa kuvaketta. Tämän toiminnon käyttöä voit säädellä asetusten kohdasta Postilaatikko. Valintamerkki kohdassa Näytä merkit ottaa toiminnon käyttöön, Ei merkkejä poistaa sen käytöstä.

Entä sitten muistuttaminen viesteihin vastaamisesta? Tunnisteiden käyttö on eräs tapa luokitella viestejä eikä mikään estä ottamasta käyttöön erillistä Muista ehdottomasti vastata -tunnistetta. Samalle viestille voi nimittäin määritellä useita tunnistemerkintöjä. Jos kuitenkin haluat, että merkintätapa poikkeaa toisesta muutenkin kuin vain värinsä puolesta, voit hyödyntää Gmailin tähtiä, jotka löydät asetusten kohdasta Yleiset. Tähtiä voi siirtää riviltä toiselle hiirellä vetämällä. Tähti, joka on ylärivissä ensimmäisenä, on oletustähti, jonka saa käyttöön viestin vasemmalla puolella olevaa tyhjää tähteä napsauttamalla. Seuraavat napsautukset ottavat käyttöön merkintätapoja järjestyksessä vasemmalta oikealle.

Valitse sopiva kuvake viesteille, joihin on ehdottomasti muistettava vastata. Jos otat muita tähtimerkintöjä käyttöön, laadi niille selkeä systeemi ja pysy siinä. Kovin montaa erilaista merkintää ei kannata ottaa käyttöön, koska niiden tarkoitusta ei käytännössä kuitenkaan muista. Mikään ei tee sähköpostilaatikosta sekavampaa kuin sattumanvaraiset merkinnät.

Somemaailmankuva

noreply@blogger.com (Outi) — Tue, 07 Feb 2012 06:25:00 +0000

Harto Pönkä on pohtinut blogissaan ansiokkaasti presidentinvaalien volyymiharhaa. Tällä hän tarkoittaa sitä, että pienen joukon ääni kuuluu niin vahvana, että syntyy vaikutelma suuremmastakin samanmielisestä joukosta. Tämän ilmiön olen pistänyt merkille muissakin yhteyksissä, en vain ole osannut tiivistää sitä yhtä osuvasti.

Mutta millainen maailmankuva syntyisikään, jos muodostaisin sen yleisemmälläkin tasolla pelkästään sosiaalisen median välityksellä? Menin sitten leikittelemään ajatuksella ja nyt tunnen olevani poikkeava:

1) Kaikilla on Mac, iPad2, iPhone4S sekä Lumia ja Android.

Minulla on 3 PC-tietokonetta, 1 vanha iPhone ja vieressä rupsuttaa iPad1. Laatikossa on myös ikivanha Noksu, jossa ei ole hiventäkään älyä, mutta sillä voi takuuvarmasti soittaa maastosta pakkasellakin.

2) Suurin osa suomalaisista on jonkinsortin someasiantuntija.

Minä en ole. Koko sosiaalinen media on edelleen minulle ristiriitainen mysteeri.

3) Kaikilla on ihan hirvittävästi haastavia ja mielenkiintoisia töitä sekä ylimääräinen käsipari, jolla näpytellä statuspäivityksiä työruuhkan keskeltä, seminaareista ja viedessä lasta päivähoitoon.

Minä en tviittaile edes silloin kun olen itse osallistujan roolissa jossakin koulutuksessa. Keskityn tekemään muistiinpanoja, usein hävettävän vanhanaikaisesti käsin.

4) Kukaan ei ole koskaan masentunut tai edes alakuloinen.

Minulle marras- ja joulukuu ovat ankeaa aikaa ja sarkasmivaiva on silloin tavanomaistakin pahempi. Tänä syksynä ostin peräti kirkasvalolampun, mutta tähän aikaan vuodesta elämä hymyilee jo – päivä pitenee ja pääsee hiihtämäään.

5) Jokainen on ekstrovertti.

Vaikka teen koulutustyötä ja palautteiden perusteella moni ihminen tykkää tyylistäni, en ole silti norminmukainen 100 % ekstrovertti. Tunnustan, etten jaksa ihmisiä kaiken aikaa. Lataan akkuja tehokkaimmin olemalla itsekseni, luen ja kuuntelen musiikkia.

6) Kukaan ei äänestänyt ketään Paavoista ensimmäisellä kierroksella.

No sitä en tehnyt minäkään.

Merkitse niin muistat

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 06 Feb 2012 11:20:00 +0000

Tässä postauksessa jatkan edellisviikon aihetta. Vuorossa on jatkokäsittelyä varten arkistoitujen viestien merkintä. Tähän toimintoon kannattaa turvautua silloin kun halutaan varmistaa, että:

viestiin muistetaan vastata joko ASAP tai tiettyyn määräaikaan mennessä
viestistä mahdollisesti seuraavat tehtävät hoidetaan määräaikaan mennessä
merkityt viestit löytyvät nopeasti riippumatta siitä, missä ne sijaitsevat.

Kaikki odottamaan jätetyt viestit eivät välttämättä vaadi vastaamista. Viesti voi liittyä keskeneräiseen projektiin ja sisältää tietoa, jota tarvitset työn tekemiseen, mutta vastaaminen ei ole tarpeen. Osa viesteistä saattaa vaatia tarkistuksia ja lisäselvitystä, ennenkuin voit vastata lähettäjälle. Mahdollisesti lähetät pikavastauksen, jossa lupaat palata asiaan tarkemmin myöhemmin. Tämän jälkeen viesti kannattaa merkitä, jotta varmasti muistat tehdä sen mitä olet luvannut. Merkitystä viestistä tulee Outlook-tehtävä, joka muistuttaa asian hoitamisesta pitämällä sen näkyvissä. Esimerkiksi Leenamaija Otala neuvoo kirjassaan Älyllinen kunto, että työmuistilta kannattaa siirtää mahdollisimman paljon rutiininomaisia tehtäviä pois ja juuri näin toimit tehtävämerkintöjä luodessasi. Keskeneräisten asioiden muistamisesta huolehtiminen vain kuluttaa turhaan energiaasi.

Vastausta odottavien viestien merkitsemiseen käytetään pientä lippukuvaketta. Sen löydät viestirivin oikeasta laidasta ja se on oletuksena harmaa. Napsautettaessa kuvake muuttuu punaiseksi. Merkinnän pikavalikossa on vaihtoehtoja määräajoiksi: Tänään (oletus) ja edelleen Huomenna, Tällä viikolla, Ensi viikolla jne. Lipun väri vaalenee mitä pidemmälle tulevaisuuteen määräpäivä siirtyy. Jos viestiin on vastattava tiettyyn päivään mennessä, siihen kannattaa liittää muistutus, jonka myös pääsee määrittelemään pikavalikosta (Lisää muistutus).

Uusissa Outlook-versioissa (2007/2010) voit käyttää lippumerkintöjen kanssa väriluokkia erottaaksesi esimerkiksi eri projekteihin liittyvät tehtävät toisistaan tai sitten voit kansioida asioita projekteittain. Ei ole suurtakaan väliä sillä kummalla tavalla toimit, Tärkeintä on, että arkistointimenetelmäsi on niin selkeä ja yksinkertainen, että tulet käyttäneeksi sitä.

Viestin merkitseminen lipulla ja muistutuksen lisääminen muuttavat siis sähköpostiviestin tehtäväksi. Kun tehtävä on hoidettu, merkitse se valmiiksi napsauttamalla lippukuvaketta uudelleen ja vastaava merkintä poistuu myös tehtäväluettelosta. Älä poista yllä esitetyllä tavalla luotua tehtävää Tehtävät-palkin luettelosta ellet halua poistaa myös sähköpostiviestiä! Sähköpostiviestit ja tehtävät on toki mahdollista pitää erillään, mutta tällöin tehtävät luodaan muita tapoja käyttämällä.

Jos samassa kansiossa on sekä merkittyjä että merkitsemättömiä viestejä, saat merkityt viestit näkyviin Outlook 2010 -versiossa Aloitus-välilehden Etsi-ryhmän Suodata sähköposti -painikkeella. Jos käytät useita eri kansioita arkistointiin ja merkittyjä viestejä on eri kansioissa, luo oma hakukansio merkityille viesteille. Omat hakukansiothan jäävät Hakukansiot-kansioon alikansioiksi ja viestit saa aina tarvittaessa nopeasti näkyviin. Merkittyjen viestien hakukansioita voit käyttää myös Outlook 2007 -versiossa.

Muistathan, että hakukansiosta poistettu viesti poistuu myös Saapuneet-kansiosta. Viestin merkitseminen valmiiksi poistaa sen merkittyjen viestien hakukansiosta, mutta ei Saapuneet-kansiosta.

Liittoudu Delete-näppäimen ja arkistokansion kanssa

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 30 Jan 2012 09:27:00 +0000

En mitenkään häpeile sitä, että pidän sähköpostia siihen kuuluvine kalenteri- ja tehtävälistatoimintoineen hyvänä työvälineenä. Käyttäjien toimintatavat sen sijaan kaipaavat paljon siistimistä. Valistuksen aikakautta odoteltaessa voit vaikuttaa ainakin omiin työtapoihisi ja tämän tueksi sekä valistuksen aikakauden koittamisen jouduttamiseksi aloitan nyt muutaman postauksen mittaisen sarjan. Kirjoitan ensisijaisesti Outlook 2010 -sähköpostiohjelmaa ajatellen, mutta vastaava on mahdollista toteuttaa pienin poikkeuksin vanhemmilla Outlook-versioilla ja oikeastaan millä tahansa sähköposti-kalenteri-tehtävälista -yhdistelmällä.

Ajanhallintaoppaissa ja blogikirjoituksissa on esitelty lukemattomia erilaisia tapoja käsitellä saapunutta sähköpostia. Ehkä käytät näistä jo jotakin, mutta koska tämä on tärkeä asia, kerrataan hieman: On olemassa menetelmiä, jotka perustuvat 3–5 kansion systemaattiseen käyttöön. Jotkut neuvovat käyttämään kansioiden sijaan viestien luokittelumerkintöjä, jollaiset on Outlookin ohella mm. Gmailissa. Ei silti ole suurtakaan väliä mitä tapaa käytää, kunhan sen kokee toimivan omassa käytössään. Itse neuvon koulutuksissani arkistokansioiden ja luokkamerkintöjen yhdistelmään perustuvan menetelmän silloin kun aivan alkutekijöistä lähdetään, ja tietysti huomioin asiakkaan omat viestien arkistointia ja poistamista koskevat ohjeistukset.

Useimmat tietämäni sähköpostinkäsittelyneuvot perustuvat kuitenkin ajatukseen, että sähköpostiohjelmaa ei pidetä päällä kaiken aikaa tai ainakin noudatetaan viestejä kurkittaessa itsekuria. Pääsääntöisesti saapuneet postit luetaan ja käsitellään pari kertaa päivässä. Siinä vaiheessa kun sähköpostit otetaan käsittelyyn, edetään 3 työvaiheen kautta:

Poista heti
Toimi heti
Arkistoi

Poista niin paljon kuin suinkin voit. Tee tämä välittömästi. Yleensä viestin tarpeellisuuden voi päätellä jo lähettäjän nimestä ja aihekentästä. Tämä myös kertoo jotakin siitä, miten tärkeää viestin lähettäjän on osata kirjoittaa aihekentän sisältö!

Jos viestin käsittelyyn menee alle 2–3 minuuttia, hoida asia heti. Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi lisätietolinkin tai liitetiedoston lähettäminen (jos liitetiedostojen korvaamiseen ei ole parempaa keinoa), sopivan tapaamisajankohdan kuittaaminen joko sopivaksi tai uuden ajan ehdottaminen tai asian delegoiminen jollekin toiselle. Osa nopeasti käsiteltävistä viesteistä eivät välttämättä vaadi edes vastaamista vaan voit merkitä ne suoraan tehtäviksi tai tapaamisiksi.

Pieniä asioita ei kannata jättää roikkumaan, koska monesta pienestä kertyy iso kasa, joka on hoidettava joka tapauksessa. Säännöstä on tietysti poikkeuksia: Toisinaan tulee viestejä, joihin on reagoitava heti riippumatta siitä viekö asian hoitaminen aikaa 2 minuuttia vaiko 2 tuntia, mutta näille ei voi mitään. Tärkeintä on, että osaat erottaa nämä sellaisista tehtävistä, jotka voivat odottaa ja joiden toisinaan on hyväkin odottaa.

Arkistoi viesti. Viesti arkistoidaan kahdesta syystä: Kun viestin käsittely vaatii lisätyötä, joka veisi muutamaa minuuttia kauemmin eikä asia kuulu edellisen kohdan lopussa mainittuihin kiireellisiin tehtäviin, viesti arkistoidaan käsiteltäväksi myöhemmin. Viesti arkistoidaan myös silloin, kun se sisältää ohjeen tms. johon tiedät tai arvelet joutuvasi palaamaan myöhemmin. Tämän arkistoinnin tarvetta voitaisiin vähentää, jos käytössä olisi esimerkiksi Sharepoint-sivusto, wiki tai vastaava, mutta kuten alussa totesin: Valistuksen aikakauden toteutumista odotellessa.

Olipa viestin arkistoinnin syy mikä hyvänsä, arkistointitavan pitää kuitenkin tukea kahta asiaa: Muistat hoitaa viestistä seuraavat tehtävät ja löydät viestin nopeasti sitä tarvitessasi. Seuraavissa postauksissa mennään tarkemmin toimintoihin, jotka auttavat löytämään asiat nopeasti sekä välttämään hoidettavien asioiden unohtamisia ja tästä seuraavia tulipalonsammutusprojekteja.

Saapuneen viestin muuttaminen kalenterimerkinnäksi ja tehtäväksi on neuvottu aikaisemmin tässä: Outlook ja työpöydän siivoamisen taito.

Blogimarkkinoinnilla näkyvyyttä

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 23 Jan 2012 11:54:00 +0000

Kun sunnuntaina ryhdyin lukemaan Katleena Kortesuon ja Jarkko Kurvisen kirjoittamaa kirjaa nimeltä Blogimarkkinointi, blogilla mainetta ja mammonaa, nukahdin heti ensimmäisen luvun alussa! Syynä ei kuitenkaan ollut kirja vaan aamupäivän aikana raittiissa ulkoilmassa suksilla harjoitettu pitkäkestoinen liikunta. Päikkäreiden jälkeen kirja pysyi hyppysissä tiiviisti ja maltoin laskea sen käsistäni vasta vaalituloksien alkaessa ilmaantua saataville.

Tunnustan tosin, että kuoriessani kirjaa viime viikolla esille postipaketista ajattelin, että “ei taas tätä bloggaustiedettä, tämänhän pitäisi olla hauskaa”. Tarkemmin ajatellen totuus on kuitenkin se, että jotta bloggaus olisi mielekästä, blogilla on oltava lukijoita. Jotta blogilla olisi lukijoita, sen olemassaolosta on saatava ihmisille tieto ja kirjassa esitellyt keinot auttavat tässä. Kun ensin oppii, miten saa kävijät tulemaan blogiinsa ja vakuuttaa heidät hyvillä postauksillaan siitä, että sivulla kannattaa käydä, voi välillä antaa huutia hakukoneoptimoiduille otsikoille. Siinä vaiheessa kun blogin maine hoitaa hommansa, voi välillä irrotellakin.

Blogia pidetään kaikesta päätellen jo valtavirtana. Jotkut ajattelevat sen kukoistusaikakauden olevan jopa ohi. Kun kuitenkin näyttää siltä, että Facebook alkaa olla lähinnä suurten käsikassara, blogi on pienelle yrittäjälle mitä parhain sisältömarkkinointikanava. Kun Facebookin statuspäivitykset vilisevät ohi sekunneissa, blogista sisältö on helppo löytää kuukausien jälkeenkin. Toki Facebook-sivu on hyvä olla olemassa, koska sinne voi linkittää blogipostauksia ja alaansa liittyviä linkkejä sekä keskustella asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Mikään ei kuitenkaan päihitä toimivaa ja hyvin hoidettua blogia osana yrittäjän jättämää digitaalista jalanjälkeä.

Jos blogin aloittaminen tuntuu vastenmieliseltä siksi, että ei ole kynäihmisiä, mahdollisuuksia on muitakin. Bloggauksen ei tarvitse olla kirjoittamista. Supliikki-ihminen tekee podcastin tai videon, joitakin tuotteita on mielekkäämpää esitellä runsaan kuva-aineiston avulla, blogissa voi olla omia piirroksia yms.

Suosittelen kirjaa jokaiselle yrittäjälle, joka on edes hetken harkinnut blogin aloittamista. Omasta kappaleestanikin törröttää runsaasti liimalappuja, mikä tarkoittaa sitä, että muutamiin kohtiin pitää muistaa palata omia blogipostauksia rustatessaan.

Kirja tuli minulle postissa pyytämättä ja tilaamatta, joten vastikkeettomana se katsottaneen tuotelahjaksi. Katleena taitaa kuitenkin tuntea minut sen verran hyvin, että hän tietää lähettäneensä kirjan omalla vastuullaan. Jos päätän saamastani kirjasta kirjoittaa, en pane painoa sille miten se on käsiini päätynyt. Otan mielelläni vastaan luettavaa, kunhan muistatte, että Tuolin ja näppäimistön välistä ei ole kehuautomaatti. Jokainen täällä annettu positiivinen maininta pitää ansaita.

Kirjalla on myös oma blogi, jota kannattaa seurata.

Monitoimikone nimeltä GoodReader

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 16 Jan 2012 12:42:00 +0000

GoodReader for iPad löytyy App Storen tuottavuustyökalujen joukosta ja se on niitä sovelluksia, joille myös mielellään suo kyseisen nimityksen. Se on ideana nerokas: Lukuohjelma, johon on yhdistetty tiedostojen hallinta, muistiinpano- ja korostustyökalut sekä verkkokansioiden synkronointimahdollisuus.

GoodReaderiin voi ladata tiedostoja suoraan verkkosivuilta ja se voidaan yhdistää ftp-palvelimeen tai tiedostojenjakopalvelun tiliin, kuten DropBoxiin. Tiedostoja voidaan siirtää myös langattomassa verkossa iPadin ja PC/Mac-tietokoneen välillä (napsauta kuvaa niin näet sen suurempana).

GoodReader tukee useita eri tiedostomuotoja, mutta erityisen hyödyllisenä olen kokenut sen pdf-tiedostojen lukuohjelmana. Käytössä on valikoima työkaluja, joilla saa tehtyä merkintöjä tiedostoihin. Käytössä ovat mm. huomiokorostukset, erilaiset kehykset, nuolet ja vapaapiirtomerkinnät sekä muistilaput. Merkinnät säilyvät tiedostossa ja ovat luettavissa muillakin pdf-lukuohjelmilla. Tarvittaessa GoodReaderiin avatusta pdf-tiedostosta voidaan luoda merkinnät sisältävä erillinen kopio (annotated).

Myös Microsoft Office -tiedostoja on mahdollista katsella, mutta ulkoasun muutoksiin on syytä varautua. Esimerkiksi pyöreäkulmainen grafiikkaobjekti saattaa olla kantikas, sisennykset elävät omaa elämäänsä yms. pientä harmia. Jos Office-tiedostoja lataa iPadiin luettavaksi ja samalla on tarkoitus tarkistaa ulkoasu, tiedostot kannattaakin tallentaa pdf-muotoon. Ohjelman esittelysivulla on mainittu vanhat tiedostomuodot .doc, .xls ja .ppt, mutta myös uudemmilla Office-versioilla tehdyt asiakirjat aukeavat. Excel jättää eniten toivomisen varaa.

Google Asiakirjat -työtila voidaan lisätä DropBoxin tavoin yhdeksi palvelimista ja asiakirjoja voidaan ladata valinnaisissa formaateissa GoodReaderiin.

GoodReader maksaa muutaman euron verran, mutta turhempaankin voisi rahansa laittaa!

Laita Twitter töihin puolestasi

noreply@blogger.com (Outi) — Tue, 10 Jan 2012 06:00:00 +0000

Ennen joulua saimme suomenkielisen Twitterin ja on arveltu, että käyttöliittymä omalla kielellä voisi innostaa uusia käyttäjiä tulemaan mukaan. Kuitenkin samaan aikaan pohditaan alituisen verkkoläsnäolon mielekkyyttä ja etsitään keinoja hallita infoähkyä. Miksi siis ottaa taas uusi palvelu vahdittavakseen ja vielä Twitter, jossa pitäisi roikkua keskustelemassa?

Jos alasi uusin tieto tulee englanninkielisestä maailmasta, suosittelen Twitteriä kaikesta huolimatta yhdeksi tiedonhakukanavaksi. Toki se ei yksinään riitä, mutta ainakin minulle Twitter on eräs tärkeimpiä apuvälineitä tiedon saamiseksi. Voin vaivattomasti seurata oman alani uutisia ja saan linkkejä lähteisiin, joita huippunimet jakavat. Tosin mainitsemani vaivattomuus vaatii aluksi pieniä järjestelyjä.

Twitterin “oikeita” käyttötapoja on paljon, mutta jos haluat Twitterin auttavan tehokkaassa tiedonhaussa ja sitovan sinua mahdollisimman vähän, ota hälyn häivyttäminen tärkeimmäksi tavoitteeksesi. Tee tiedon suodatuksesta tärkeämpää kuin seuraajien määrä ja Klout-pisteet. Ota Twitter-käytön perusperiaatteeksi rusinoiden poimiminen pullasta.

Ensimmäiseksi opettele tekemään listoja, koska listat ovat ensimmäinen askel kohti metelin eliminointia. Toki voit olla valikoiva jo siinä, ketä seuraat Twitterissä, mutta jos haluat myös verkostoitua, kannattaa olla kohtuullisen kohtelias. Listoilla sitten säätelet mitä päivittäisessä virrassasi näkyy.

Listan tekeminen aloitetaan Twitterin kotisivulta kohdasta Listat (oletan siis, että käyttöliittymäsi on suomenkielinen). Listojen määrän ratkaiset itse omien kiinnostuksen kohteidesi mukaan. Ehkä yksi lista riittää ja lisäät siihen kaikki hyötysisältöä jakavat tviittaajat. Jos seuraat useita aiheita, on ehkä hyvä tehdä aiheenmukaista jaottelua. Lista voi olla julkinen tai yksityinen. Julkista listaa voi joku muukin ryhtyä seuraamaan eli tekemällä hyviä listoja voit saada kaupanpäällisiksi mainetta ajan hermolla pysyttelevänä ihmisenä.

Jos olet uusi Twitterissä, mietit luultavasti mistä löytäisi hyviä seurattavia. Vuoden 2009 syyskuussa kirjoitin kolmiosaisen Twitter-ohjepostauksen, jonka osa 2 on osittain käyttökelpoinen. Postauksessa mainittujen palveluiden tilaa en ole tarkistanut, mutta ainakin neuvo tutkia kavereiden ja kiinnostavien tviittajien RT-viestien alkuperää toimii edelleen. Käy myös katsomassa ketä sinua kiinnostavat ihmiset seuraavat, tämän näet mm. Toiminta-välilehdeltä. Nimiä on helppo lisätä listalle, mutta käytä tässä tiheää seulaa. Esimerkiksi huippubloggaaja saattaa vain jaaritella Twitterissä, joten ketään ei kannatakaan pelkän nimen tai maineen vuoksi seurata. Sisältö ratkaisee. Ole myös valmis siivoamaan listojasi silloin tällöin, jotta ne pysyvät toimivina.

Kun haluat siirtyä vapaamuotoisen läpänheiton pariin, palauta perusuutisvirta tai vaihda listaa. Voithan nimittäin ottaa käyttöön listan myös kavereiden kanssa käytävää keskustelua varten.

Kun listat ovat kunnossa, tarkista että valitsemasi Twitter-apuohjelma tukee listojen käyttöä kunnolla. Tweetdeck ja Seesmic ovat ainakin tällaisia. Kevyemmästä päästä Chrome-selaimen laajennus SilverBird on hyvä. Muitakin on, mutta edellä mainittuja kehtaan pitkän käyttökokemuksen perusteella suositella. Jos seuraat Twitteriä työpäivän aikana ja haluat itse säädellä milloin tutkit uutisvirtaa, tutustu sovellusten käyttöön sen verran, että saat poistettua niiden oletusasetuksina olevat ilmoitukset, ponnahdusikkunat ja jänisräikät. Sen jälkeen selvitä, miten saat valitsemassasi työvälineessä listat oletustviittivirran paikalle.

Twitter-elämän alkuun kannattaa varata jonkin verran aikaa muokatakseen palvelun itselleen hyödylliseksi. Yllä kuvatuilla toimenpiteillä ja säännöllisin väliajoin tehtävällä siivoamisella saat työtehtäväsi kannalta keskeisen tiedon suoraan nenäsi eteen. Toistan vielä, että tämä ohje on suunniteltu auttamaan tiedonhakua ja oppimista. Jos tavoitteesi on markkinoida tai myydä, kysy ohjeita joltakin muulta. Älä kuitenkaan luukuta sitä markkinointiviestiäsi ajastettuna vuorokauden ympäri teetpä mitä muuta tahansa.

Toki on hyvä muistaa, että Twitter on myös sosiaalinen palvelu ja työasioissakin pitäydyttäessä siitä saa enemmän irti osallistumalla joskus keskusteluun, retweettaamalla (suomeksi: Uudelleentwiittaa) muiden viestejä ja jakamalla löytämiään linkkejä.

Aikakäsityksiä

noreply@blogger.com (Outi) — Sun, 08 Jan 2012 15:37:00 +0000

Vuoden alkajaisiksi keräsin erilaisia mietelmiä ajasta. Ajan voi nähdä niin monin eri tavoin. Se yleisin näkemys, joka tulee arjen keskusteluissa esille on kai se, että aikaa pitäisi jotenkin huijata riittämään tai joissakin tapauksissa sitä pitää kuluttamalla kuluttaa. Toisaalta jokainen on varmasti kokenut sen, että flow-tilassa aika pysähtyy ja joskus tulee sellainen olo, että saman on kokenut ennenkin mikä on tietenkin harhaa, sillä aikahan etenee etenemistään suoraviivaisesti. Vai onko se sittenkään ihan näin yksinkertaista?

Aika kuvaesitys

View more presentations from Outi Lammi

Hyvää vuoden 2012 jatkoa ja lämpimästi tervetuloa taas lukemaan ja kommentoimaan. Tiistaiksi luonnostelen postausta Twitter-tehokäytöstä. Pysykää verkossa!

Bloggausvuosi 2011 takana

noreply@blogger.com (Outi) — Wed, 21 Dec 2011 10:23:00 +0000

Jouluaatto lähenee ja on aika hengähtää. Tarinointi tuolin ja näppäimistön välistä keskeytyy pariksi viikoksi jatkuen taas viikolla 2. Kiitän teitä lukijat, kommentoijat ja linkittäjät kuluneesta vuodesta!

Ensi vuodeksi suunniteltuja teemoja tässä blogissa ovat mm. ajan- ja tehtävienhallinta sekä itsensä johtaminen. Näiden asioiden merkitys on tullut huomattua omakohtaisesti ja se kuuluu myös muiden puheesta. Työpaikoilla perustyö tuottaa ihan riittävästi kiirettä ja nettiaktiivien riemuksi julkistetaan koko ajan uusia ihmeellisiä yhteisöpalveluita kummasteltavaksi. Kouluttajana pitäisi kaiken lisäksi ehtiä tutustumaan työkaluihin vähän syvällisemmin kuin että onpa jännä juttu ja olinpa nyt taas ekojen joukossa tätäkin käyttämässä. Olisi pystyttävä näkemään tuoko uusi työkalu käyttäjälle lisäarvoa vai onko kyse vain uudesta uuden vuoksi. Haluan auttaa ihmisiä siirtymään perusnappulatekniikan tasolta sille tasolle, jolla työkaluja päästään käyttämään tuottavammin ja järkevämmin.

Pakollinen disclaimer: Tuottavuus sanana sisältänee ristiriitaisia merkityksiä, joten haluan kertoa miten se minun arvojärjestelmässäni määritellään. Ymmärrän tuottavuuden siten, että ihminen on työtä tehdessään mahdollisimman hyvässä flowssa, työ sujuu ja aikaa jää muillekin tärkeille asioille!

Eilisessä Jyväskylän kaupungin järjestämässä yrittäjäillassa kaupunginjohtaja Andersson kannusti parempaan johtajuuteen. Tämä on meidän pientenkin syytä muistaa, vaikka sitä johdettavaa ei löydykään ennenkuin kävelee peilin eteen. Sovitaanko niin, että me PPY-yrittäjät (= pirun pieni yritys) johdamme itseämme ensi vuonna entistä paremmin. Näin meistä jää enemmän jäljelle meille itsellemme ja rakkaille läheisille, joihin luen niin ihmiset kuin muutkin kanssamme elävät olennot.

Ensi vuonna voitte muuten vierailla virtuaalisessa kahvilassa. Perustin Ystäväyrittäjä Johanna Janhosen kanssa yhteisblogin, jonka nimi on Nettikahvilla. Käykääpä tutustumassa, se on jo auki. Kahvilan seinät ovat vielä viimeistelyä vailla, mutta teksti on tymäkkää ja seura hulvatonta.

Toivotan kaikille mukavaa joulua ja onnea vuodelle 2012.

Kuvassa on hyvä kaverini Nelli, joka on yksi niistä joille minä haluan jättää riittävästi aikaa.

Vuoden 2011 softasuositusten lista

noreply@blogger.com (Outi) — Fri, 16 Dec 2011 07:27:00 +0000

Jälleen on se aika vuodesta, jolloin arvovaltaiset blogit ja verkkolehdet julkistavat Top Ten -listojaan, joten tässä myös Tuolin ja näppiksen kymmenen parhaan sovelluksen lista. Listalle pääsyn kriteerinä ei ole välttämättä uutuus vaan omissa töissä koettu käyttökelpoisuus. Olen käyttänyt tuotteita itse viimeisen vuoden aikana ja kehtaan suositella.

PINTANSA PITÄNEET VANHAT TUTUT

Evernote. Tämä oli viime vuoden vastaavalla listalla ykkösenä ja se on edelleen tällä listalla aivan samasta syystä kuin viimeksikin: Evernoten tekijät ovat ymmärtäneet, että joustava ja sujuva työnteko ei voi olla kiinni siitä, millainen laite ihmisellä on käytössään. Sovellus löytyy kaikille päätelaitteille, joita käytän ja synronointi toimii kunhan verkko toimii. Ellet ole tutustunut tähän, tee se oman etusi nimissä. Sovelluksesta on edelleen olemassa maksuton ja maksullinen Premium-versio.

Chrome-selain. Paranoo vaan.

PowerPoint 2010. Tämäkin on pitänyt pintansa. Laitteiden ja käyttöjärjestelmien puolelta tutuksi tullut laakamadoilta lainattu joko-tai -ajattelutapa on hiipinyt koskemaan myös esitysmateriaalin tekemistä. Nyt “pitää” sanoa, että diaesityksiä ei pitäisi näyttää. Tämä ei kuitenkaan ole realistista. PowerPoint ja muut vastaavat ovat joillekin tarpeellisia apuvälineitä ja ne ovat myös hyviä työkaluja asianmukaisesti käytettyinä. Jos PowerPointit ovat rumia ja pitkästyttäviä, ne ovat sitä siksi, että ne on tehty rumiksi ja pitkästyttäviksi. PowerPoint 2010 on minusta Office 2010 -paketin paras sovellus. Tykkään ja peukutan.

Simple Diagrams. Tämän sovelluksen ostin ensin maksuttomana ja taisin sitä hehkuttaakin aikanaan Twitterissä ja muualla. Siitä huolimatta, että ohjelman “nag screen” ilmaantui turhankin tiuhaan muistuttamaan mahdollisuudesta hankkia maksullinen versio, pidin siitä. Maksoin lopulta sen vaaditut pari kymppiä, joilla sain käyttööni laajat kuvakirjastot ja tulevat päivitykset.

VUODEN 2011 PARAS OHJELMAPÄIVITYS

MindManager 2012. Uusi versio ilmestyi syksyllä 2011. Löydän koko ajan enemmän ja enemmän hyviä puolia mindmappauksesta yleensäkin, tehdäänpä sitä millä ohjelmalla tahansa tai käsin. Koen mind map -ohjelmien olevan hyvä vastaus tietotyön muutokseen, joka on ollut menossa jo pitkän aikaa ja jatkuu vauhdilla. Emme enää selviä pelkästään lineaarisesti ajattelemalla. Chuck Freyn blogipostauksessa oleva kuva havainnollistaa hyvin tarkoittamaani muutosta.

MindManager on jo monen version ajan ollut hyvin yhteensopiva Microsoft Office-sovellusten kanssa ja siksi mm. monien kirjoitustöiden tekeminen on sillä mahdollista hyvinkin myöhäiseen työvaiheeseen saakka. Wordiä tai taitto-ohjelmaa ei välttämättä tarvita kuin ulkoasun viimeistelyyn (mindmap-sovelluksiinhan voi sijoittaa tekstitiedostoja). MindManager Connect 2012 -ympäristö tukee myös Evernote-yhteiskäyttöä.

PARHAILLAAN TESTIPENKISSÄ

Celtx. Tämä ohjelma on monipuolinen suunnittelutyökalu, joka sopii mm. videokuvaajille, sarjakuvapiirtäjille, käsikirjoittajille ja vaikkapa esitysgrafiikan tekijöille:

“If you’re interested in writing for film, television, radio, comic books, or just plain prose – you need to download Celtx.”

Latasin sovelluksen uteliaisuuttani ja sen parissa onkin tullut käytettyä yllättävän paljon aikaa. Tästä on siis toistaiseksi vähän käytännön kokemusta, mutta se vähäinen on sen verran positiivista, että sovellus ansaitsee oman paikkansa tällä listalla. Saatavilla maksuton versio ja Plus-versio.

OMPPULAATIKKO

Zite. Blogien ja verkkolehtien lukuohjelma, jolle voi “opettaa” omat mieltymyksensä. Sovelluksesta voi tallentaa parhaat linkit Evernoteen, Deliciousiin, Instapaperiin tai tviitata ja suositella Facebookissa. Tästä en hevillä luovu. Maksuton.

SlideShark. Sovellus on tarkoitettu PowerPointilla tehyjen esitysten näyttämiseen iPadilla. Siihen liittyy tili verkossa, johon diaesityksensä voi ladata ja josta sen voi ladata edelleen iPadille. Sovellus tukee mm. PowerPoint-animaatioita – animaatioissahan ei ole mitään vikaa kunhan niitä käytetään korostamiseen eikä hämmentämiseen. Maksuton.

Corculous. Hauska sähköinen korkkitaulu, jolle on ollut monenlaista käyttöä. Olen suunnitellut sillä itselleni inspiraatioseinän, käyttänyt aivoriihisovelluksena ja muuten vain “liimaillut” eri tarkoituksia varten verkkoleikkeitä ja verkosta kaappaamiani kuvia. 4,99 €.

Angry Birds Season. Tästä ei voi kirjoittaa. Äkälinnut on kuin jooga. Äkälintujakaan ei voi kuvata asiaan vihkiytymättömälle vaan ne on koettava. 1,59 €.

Myös vuoden 2010 Top Ten -lista kannattaa lukea. Allekirjoitan siinä olevat suositukset edelleen.

IT-osaaminen, tuo tärkeä vähäpätöisyys

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 12 Dec 2011 13:57:00 +0000

Sunnuntaina verkossa pyöri linkki uutiseen, jossa kerrottiin Helsingin kaupungin ryhtyvän tarjoamaan Open Officen rinnalla käyttöön Microsoft Officea, koska virkamiehet eivät ole oppineet käyttämään maksutonta sovellusta. Lehtijutuista ei nyt aina voi tietää, mitä todellisuudessa on tapahtunut, mutta jos asiat menevät edes suunnilleen siten kuin kerrotaan, ilmiö vahvistaa sitä samaa minkä olen itsekin huomannut eli Suomessa puhutaan hyvästä it-osaamisesta aivan kuin se olisi vakio vaikka todellisuus on toista.

Ilmeisesti ongelmia on tuottanut se, ettei osata tallentaa tiedostomuodosta toiseen. Tiedoston tallennus toiseen tiedostomuotoon etenee nykyisin käytössä olevilla toimistosovelluksilla niin yhdenmukaisella tavalla, että pulmia ei pitäisi olla jos vain tietää mitä tiedosto ja tiedostomuoto tarkoittavat. Jo A-korttitutkinnossa (ks. kohtaa 6, tiedostojen käsittely ja ominaisuudet) vaaditaan, että kokelas pystyy tallentamaan tiedoston määriteltyyn tiedostomuotoon ja osaa avata erilaisia tiedostoja sovelluksiin, joilla niitä pystyy muokkaamaan.

Itse en pidä A-korttikursseja, mutta osaamattomuus tulee kyllä vastaan useammin kuin yleisen puheen perusteella odottaisi. Minulta tilataan eniten räätälöityjä koulutuksia ryhmille, jotka jo osaavat perusasiat. Tai joiden pitäisi osata. Kun muistelen, niin hämmästyttävän moni siirtymäkurssi Office-versiosta 2003 versioon 2010 on mennyt vanhan kertaamiseksi kun ei tunneta edes niitä toimintoja, jotka ovat olleet käytössä pitkään, säilyneet versiosta toiseen muuttumattomina ja joita ilman ei järkevästä työnteosta tule mitään. Googlen Asiakirjat kiinnostivat yhtä ryhmää sillä perusteella, että ne ovat ilmaisia ja helppoja käyttää. Puolet ryhmästä (ennakkotietojen mukaan piti olla it-perustaidot hanskassa) ei hallinnut selaintyöskentelyä ja niinpä emme päässeet etenemään varsinaisen aiheen eli asiakirjojen parissa ihan suunnitellulla tavalla. Se toivottu helppous olisi edellyttänyt kohtalaista perusosaamista.

A-kortin vaatimuslistan vaihtoehtona voisi tietysti esittää jokaisen käyttäjän kohdalla seuraavan yksinkertaisen kysymyksen: Miten tämä ihminen saa käytössään olevalla työvälineellä hoidettua vaivattomimmin ne asiat, jotka hänen työssään pitää saada hoidettua? Kaikkien ei tietenkään tarvitse osata kaikkea, mutta se pitäisi kyllä hallita mikä helpottaa omaa työtä. Jos työväline on Excel, pitää esimerkiksi osata kirjoittaa kaavoja, lajitella tai piirtää kaavio, joka ei valehtele. Jos on käsiteltävä eri lähteistä tulevaa aineistoa, on ymmärrettävä leikepöydän toiminta tai se mihin kaikkeen tiedostomuodon valinta vaikuttaa. Jostakin syystä it-osaaminen on kuitenkin saanut jäädä sellaiseksi, jolla ei nyt ole niin väliä ja “kyllähän se siitä”.

Joskus huvittaa se, miten ihmiset ryhtyvät lähes vihamielisesti selittämään minulle miksi Facebook tai “elävälle elämälle vieras” it yleensä ei heitä kiinnosta. Minulle on kuulkaa ihan sama onko joku Facebookissa, jossakin muualla vai onko olematta. Jos kuitenkin haluaa toimia yhteiskunnan täysivaltaisena jäsenenä, neuvon hyväksymään tietotekniikan realiteettina, johon on syytä perehtyä. Yhä useamman työ pyörii sen varassa. Mitä elämälle vierasta on siinä, että osaa käyttää työvälineitään sujuvasti ja pääsee sen vuoksi vähän aikaisemmin kotiin tai harrastuksiin? Tietääkseni kenellekään ei tähän mennessä ole ollut haittaa tiedosta, joka estää töpeksimästä verkossa tai menettämästä rahojaan tai identiteettiään asiattomille – nämäkin ovat tämän päivän it-osaamista, vaikka niitä ei voikaan opetella ihan suoraan nappuloita painelemalla.

Suomalaisuutta, josta voi olla ylpeä

noreply@blogger.com (Outi) — Wed, 07 Dec 2011 06:45:00 +0000

Eilen itsenäisyyspäivänä olin tulossa Loimaalta kotiin Jyväskylään ja kuuntelin matkalla Radio Novaa. Juontajat puhuivat tietysti päivän teemasta eli itsenäisyydestä ja suomalaisuudesta. He pyysivät kuuntelijoita kertomaan mistä he suomalaisina ovat ylpeitä. Tampereen kohdalla totesin juuri ajaneeni erään hienoa suomalaisuutta edustavan yrityksen ohi.

Minuun on jo aikaisemminkin tehnyt vaikutuksen Kiilto Oy -nimisen yrityksen katolla oleva kyltti, jossa lukee "Usko tulevaisuuteen, mutta älä unohda vaikuttaa siihen." Muutenkin yrityksestä saamani mielikuva on erittäin positiivinen. Kiilto vei myös päivän pisteet sillä, että yrityksen pihassa kaikissa lipputangoissa liehui Suomen lippu. Komea rivistö! Olihan noita lippuja yritysten pihoissa, mutta tyypillisin näkymä oli yksi vaivainen lippu muuten tyhjässä rivistössä tai yrityksen omien mainoslippujen vieressä. Saamattomimmat olivat jättäneet omat mainoslippunsa salkoihin kuten arkenakin - kai sitä siinäkin on säästetty kun ei ole tarvinnyt hätistellä työntekijää pois tuottavammasta työstä.

On vielä lisättävä, että suomalaisena olen ylpeä maamme toistaiseksi hyvästä maineesta maailmalla. Näin pienestä maasta on löytynyt paljon luovuutta ja osaamista. Apumme on myös koettu hyödylliseksi mm. ristiriitatilanteita ratkaistaessa. Näissä on aihetta hyvään itsetuntoon. Kun itsetunto on kohdallaan, voimme suhtautua muuhun maailman avarakatseisesti ja pelottomasti eikä tarvitse umpioitua menneitä aikoja haikailemaan. Toivottavasti minun Suomeni on myös tulevaisuudessa maa, josta voi olla ylpeä.

Hyvä ihminen, korjaa jo se Wordin pitkä tavuviiva

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 28 Nov 2011 14:17:00 +0000

Viime viikolla suivaantuminen yhdyssanavirheisiin (yhdys sana virheisiin, siis) johti mm. siihen, että Jyväskylä on nyt julistettu yhdyssanavirheettömäksi vyöhykkeeksi. Lisäksi kaikkien Facebookin päivien lisäksi on tiedossa kokonainen teemaviikko eli Punakynäviikko.

Tällainen oikeakielisyysaktivoituminen ilahduttaa minua niin, että sen kunniaksi neuvon, miten päästä eroon rumasta pitkästä tavuviivasta, joka todellisuudessa on ajatusviiva (Alt+0150). Vertaa: Tavuviiva “-” ja ajatusviiva “–”.

Kyse on siis siitä merkistä, joka Wordin oletusasetuksin ilmestyy sananalkuisen yhdysmerkin paikalle kun kirjoitat sanaliittoyhdyssanan, esimerkiksi Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelma. Ajatusviiva tässä kohden on typografisesti väärä merkki enkä ole ainoa, joka noituu sen löytymistä Wordin oletusarvona versio toisensa jälkeen.

Kun vääränlainen merkki ilmestyy asiakirjaan, sen pääsee poistamaan merkin alapuolelle ilmestyvän Automaattisen korjauksen asetukset -painikkeen valikkokomennolla Automaattisen muotoilun asetusten hallinta. Tämä avaa automaattisen korjauksen valintaikkunan Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehden kohdalta ja kun poistat valintamerkin kohdasta Yhdysmerkit (--) viivoilla (–), merkki kirjoitetaan vastedes oikein.

Ja kun et kuitenkaan huomaa käyttää kirjoitustilanteessa em. painiketta, voit mennä nyt heti paikalla Wordin asetuksiin Backstage-näkymän (2007-versiossa Office-valikon) Asetukset-painikkeella (2007-versiossa: Wordin asetukset). Valitse Tarkistustyökalut ja edelleen Automaattisen korjauksen asetukset.

Huomaa, että sama virhe on kaikissa Office-ohjelmissa ja se on korjattava erikseen jokaisessa.

Virhe on harmillinen, mutta onneksi siitä pääsee helposti eroon. Se myös kannattaa korjata, sillä meitä on paljon, joille pitkät tavuviivat yhdyssanavirheistä puhumattakaan viestittävät negatiivisia asioita kirjoittajasta. Lenitasukat liituraitapuvun kanssa tai sukat sandaaleissa ovat pikkujuttu sen rinnalla ettei tunneta typografisia merkkejä.

Entä milloin sitä pitkää tavuviivaa sitten saa käyttää? No ainakin silloin, kun ajatusviiva on todella tarpeen lauseessa ja esimerkiksi silloin kun annetaan lukualueen rajakohdat, vaikkapa 2–8. Lisää esimerkkejä löydät kielioppaista. Merkin voi kirjoittaa yllämainittuna Alt-koodina tai painamalla Ctrl+miinus (numeronäppäimistön “-”). Läppärin käyttäjän kannattaa hyödyntää Wordin Lisää-välilehdellä olevaa Merkki-painiketta, jolloin ei tarvitse temppuilla näppäimistön kanssa.

Ja oikeastaan joku oikeakielisyyden asiaa ajava bloggaava viestintäkouluttaja saisi tarjota kansanvalistusta yhdyssanasäännöistä, kuka ottaisi haasteen vastaan?

Kampanjan logo: Linda Saukko-Rauta.)

Lisäys: Katleenan blogissa on postaus Viisi yleisintä yhdyssanavirhettä. Suosittelen.

Toinen lisäys: Tarkkaavainen lukija lähetti sähköpostia ja muistutti, että tässä esimerkkinä käyttämäni "Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelma" olisi parasta kirjoittaa sitovaa yhdysviivaa käyttäen eli Ctrl+Shift+-. Tällä estetään tavuviivan jääminen yksin eri riville tekstinkäsittely-sanan kanssa. Erittäin hyvä huomautus. Tämä on syytä pitää mielessä vähintään silloin kun tietää asiakirjan lähtevän jonkun muun muokattavaksi ja tulostettavaksi. Helpoimmalla varmasti pääsee kun opettelee käytännön ja noudattaa sitä aina.

Janne Ansaharju kertoo sisältömarkkinoinnista

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 21 Nov 2011 10:23:00 +0000

Blogivierailut jatkuvat. Tällä viikolla kylässä on Janne Ansaharju, mukava mies Suomen Turuust’, johon olen tutustunut netissä kuten niin moneen muuhunkin hyvään tyyppiin viime vuosina. Pyysin Jannea avaamaan erästä meille yrittäjille tärkeää aihetta:

1) Mitä sisältömarkkinointi on?

Sisältömarkkinointi on kiinnostavan sisällön julkaisemista markkinointitarkoituksessa. Sisällöstä tulee osa markkinointia silloin, kun sisällöntuotanto on suunnitelmallista ja tavoitteellista – puhutaankin sisältöstrategiasta.

Sisältömarkkinointi kattaa osin tai kokonaan perinteisen markkinointiviestinnän arsenaalin: mainonnan, tiedotus- ja suhdetoiminnan, myynninedistämisen ja myyntityön.

Sisältömarkkinoinnista tekee houkuttelevaa sen helppous, edullisuus ja se, ettei sisällön julkaisemisesta määrää “portinvartijat”, kuten perinteisessä mainonnassa tai tiedottamisessa. Sisältömarkkinoinnissa tuottaja on itse myös julkaisija.

Tyypillisin sisältömarkkinoinnin tapa ja väline on blogi. Sisältömarkkinoinnin keinoja ei kuitenkaan kannata rajoittaa yhteen kanavaan. Selvästi yleistyviä sisällön muotoja ovat videot ja audiojulkaisut (podcast).

Pohdi itsellesi luontaisia tapoja tuottaa sisältöä. Jos tekstiä ei juuri synny, videoblogi voi olla hyvä vaihtoehto. Kannattaa myös hyödyntää ne lähteet, joista sisältöä tulee firmassa jo muutenkin. Kouluttaja julkaisee esitysdiansa ja luentomateriaalinsa, ravintoloitsija vinkkaa ruokareseptejä, kampaaja ottaa kuvia asiakkaittensa kampauksista, jne.

Samaa tai samankaltaista sisältö voi myös kierrättää mediasta toiseen, kunhan sen tekee harkiten ja käyttäjän ehdoilla. Kaikki sisältö ei sovi sellaisenaan joka paikkaan.

2) Miksi yrittäjän kannattaa tuottaa sisältöä nettiin, mitä hän sillä saavuttaa?

Yhä useammin ostaja aloittaa kauppamatkansa netistä. Runsas sisältö nousee suureen arvoon, koska hakukoneet suosivat sivustoja, joissa on paljon sisältöä ja joihin johtaa paljon linkkejä muilta sivustoilta.

Sisällöntuottaja löydetään helpommin kuin kilpailija, joka ei juuri kotisivuaan päivitä.

Toinen merkittävä sisältömarkkinoinnin etu on se, että hyödylliseksi koettua sisältöä jaetaan eteenpäin. Käyttäjät toimivat markkinoinnin apuna. Juuri tästä syystä monilla blogipohjaisilla kotisivuilla Googlen lisäksi merkittävä liikenteen lähde onkin Facebook ja muut sosiaalisen median palvelut.

Sisältömarkkinoinnissa on myös hankalammin mitattavia, mutta ei vähäpätöisiä hyötyjä. Säännöllinen sisällöntuotanto antaa kuvan luotettavasta ja osaavasta ammattilaisesta. Useimmiten arvostus nousee ensin kollegojen keskuudessa, mikä ei suinkaan ole huono asia. Siinä tulee samalla paalutettua omaa markkina-asemaa kilpailijoihin nähden.

3) Mitä mieltä on sisällön tuottamisessa koska netissä julkaistaan jo muutenkin niin paljon tietoa?

Vaikka netti on tietoa pullollaan, se ei ole välttämättä kovin korkealaatuista. Silloin on mahdollisuus “lyödä” kilpailijat korkeatasoisella sisällöllä.

Varsinkin suomenkielisessä netissä on vielä paljon toimialoja, joissa sisältömarkkinointia ei ole hyödynnetty ollenkaan. Tällaisessa tilanteessa yrittäjän ei kannata epäröidä hetkeäkään. Alan ensimmäisellä bloggaajalla on luonnollisesti parhaat apajat.

Joillain aloilla kilpailu on todella kovaa ja sisällön tasokin keskitasoa parempaa. Silloin ei auta muu kuin etsiä oma ehkä hyvinkin kapea markkinarako. Uskon, että jokaiselle sellainen löytyy. Rakoa ei kannata jäädä odottelemaan, vaan sen voi löytää jopa sattumalta, kun kokeilee erilaisia sisältöjä ja julkaisukanavia.

Suomenkielisellä alueella sisällöntuottajat ovat pääsääntöisesti melko laiskoja. Lupaavan alun jälkeen homma hiipuu pikku hiljaa. Ahkera ja suunnitelmallinen julkaisija lyö läpi viimeistään siinä vaiheessa, kun kilpailijan kunto pettää. Sisältömarkkinointi on kestävyyslaji.

4) Mistä löytää aika sisällöntuottamiselle?

Yrittäjällä ei koskaan ole tarpeeksi aikaa. Se johtuu oman kokemukseni mukaan siitä, että tulee keskityttyä vääriin asioihin. Siihen auttaa vain suunnitelmallisuus ja priorisointi.

Yhtä totta kuin ajan puute on se, että mieluisiin asioihin kyllä liikenee aikaa. Yrityksessä tällaisen asian luulisi olevan markkinointi. Ilman onnistunutta markkinointia on mahdotonta päästä nauttimaan edes kohtuullisesta taloudellisesta tuloksesta –saati runsaammasta menestyksestä.

Kun sisällöntuotannosta tekee markkinointistrategian, sille varataan resursseja. Sisältömarkkinoinnissa ei välttämättä tarvita muita resursseja kuin aikaa. On vain otettava kalenteri käteen ja järjestettävä sitä.

5) Millä säilyttää motivaatio silloinkin kun liikenne jumittaa samoissa lukemissa?

Sisältöstrategiaan on syytä kirjata selkeät ja realistiset tavoitteet. Tavoitteiden toteutuessa on helppo huomata sisällöntuottamisen olleen tuloksellista. Onnistumiset motivoivat jatkamaan ja jaksamaan. Ja sellaista ei kannata kauan jatkaa, mistä ei ole hyötyä.

Tavoitteita ei pidä asettaa liian korkeiksi ja niitä on hyvä tarkistaa välillä. Minusta ainakin osan tavoitteista on liityttävä taloudelliseen tulokseen. Sillä pelkillä kävijämäärillä ja tykkääjillä ei kassavirtaa synny. On paljon oleellisempaa saada yksi asiakas kuin 1000 tykkääjää tai blogin lukijaa. Toki tykkääjät ja lukijamäärät kannattaa kirjata välitavoitteiksi, jotka myöhemmin tuottavat taloudellista tulosta. Määrä ei korvaa laatua sisältömarkkinoinnissakaan.

Kiitos Jannelle haastattelusta. Lisää Jannen tekstiä löydät osoitteesta www.sisältömarkkinointi.fi.

Vieraita: Johanna Janhonen kertoo mikä on wiki

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 14 Nov 2011 12:07:00 +0000

Verkostossani eräs omaa osaamistani täydentävä hyvä tyyppi on Janhosen Johanna, jolta pyysin blogihaastattelua aiheesta wiki. Wikihän on mainio työkalu, joka voi auttaa esimerkiksi sähköpostikaaoksen siivoamisessa. Se miten Johannasta on tullut wikiasiantuntija kerrotaan hänen oman yrityksensä sivulla ja seuraavassa Johanna avaa wikin olemusta neljän esittämäni kysymyksen kautta:

1. Mikä wiki on ja mistä sellaisen saa esimerkiksi yrityksen käyttöön? Mistä pienen yrityksen kannattaa ottaa wiki, entä mistä suuren?

Lunttasin Wikipediasta, maailman tunnetuimmasta wikistä, miten se määrittelee wikin http://fi.wikipedia.org/wiki/Wiki :

Wiki on verkkosivusto, jonka sisältöä käyttäjät voivat itse muokata haluamallaan tavalla, usein ilman sivustolle kirjautumista. Vuorovaikutteisuus ja muutosten tekemisen yksinkertaisuus tekevät wikistä tehokkaan yhteisöllisen kirjoittamisen työkalun. Termillä wiki voidaan myös viitata yhteistyöohjelmistoihin, jotka helpottavat wiki-verkkosivustojen käyttöä.

Yksinkertaistaen: lukijat pääsevät muokkaamaan wikejä oman nettiselaimensa kautta. Wikit ovat sukua blogeille, joissa lukijat eivät voi muokata varsinaisia blogitekstejä, mutta voivat jättää niiden alle omat kommenttinsa. Wikeissä taas kaikki saavat yleensä muokata kaikkea otsikosta lähtien.
Wikialustoja on olemassa kaiketi satoja, itse olen käyttänyt alle kymmentä eri alustaa. Wikejä voi perustaa pilveen tai asentaa wikiohjelmiston omalle palvelimelle, osa palveluista on ilmaisia. Se, mikä alusta valitaan ei riipu yrityksen koosta, vaan siitä, ketkä sitä käyttävät ja missä tarkoituksessa ja siitä, miten paljon ajatellaan loppukäyttäjien etua mm. sisäänkirjautumisen helppoudessa ja käytettävyydessä.

2. Mihin wiki on tarkoitettu?

Yleinen harhaluulo on, että wikit ovat tietosanakirjoja, mikä tietysti johtuu Wikipedian tunnettuudesta. Wikejä voidaan käyttää vaikka mihin, ohjeiden kirjoittamisesta projektiraportointiin, asiakaspalvelusta tietopankkiin ja niin edelleen. Wikejä käytetään myös sosiaalisen intranetin alustana, jolloin kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus muokata sisäisiä materiaaleja. Työntekijät löytävät ihannetapauksessa tarvitut tiedot nopeasti ja organisaatio saa kerättyä talteen hiljaista tietoa.

3. Mitä taitoja wikin käyttäminen vaatii?

Wikin käyttöönotto onnistuu keskimääräistä näppärämmältä tietokoneenkäyttäjältä (tätinörtiltä), mutta wikin muokkaamisen pitäisi onnistua kaikilta. Uuden työvälineen sisäänajossa suosittelen toki koulutusta, jossa kerrotaan paitsi wikialustan mahdollisuuksista myös siitä, mihin sitä organisaatiossa käytetään (ja mikä taas jää sen ulkopuolelle). Käyttötavat kannattaa sopia heti alkuun, esim. miten sivut ja sivukategoriat nimetään, ketkä ovat wikin pääkäyttäjiä ja mitä heidän tehtäviinsä kuuluu. Wiki ei itsessään ole mikään ihmeidentekijä, joka ratkaisee organisaation kommunikointiongelmat, tarvitaan prosessi ja säännöt, johto pitää sitouttaa ja käyttäjät motivoida. Toisin sanoen wikin teknisen käytön oppii paljon nopeammin kuin avoimen wikikulttuurin.

4. Olen itse tuonut esille wikiä pikaviestimen ohella eräänä keinona vähentää sähköpostikuormaa. Olenko tässä oikeassa?

Sinä olet useimmiten oikeassa ja niin tässäkin tapauksessa :). Wikeillä (ja blogeilla) voidaan esim. vähentää sähköpostien riesana kulkevia liitteitä. Bloggasit keväällä http://www.outilammi.com/2011/05/hus-tyotapoja-paivittamaan.html ohjeiden kirjoittamisesta wikiin, mikä onkin oikein hyvä idea. Ohjeet tuppaavat vanhenemaan, mutta jos ohjeiden lukijat päivittävät ohjeita samalla kun niitä itse tarvitsevat (tai jos eivät osaa sitä tehdä, he voivat lisätä wikin keskusteluosioon päivityspyynnön), ei isoja ohjepäivityksiä enää tarvita.

Kiva kun pyysit minua blogiisi kylään. :) Lisälukemista wikeistä kiinnostuneille löytyy kotisivultani: http://piilotettuaarre.fi/?page_id=585.

Kiitos Johannalle hyvistä ja havainnollisista vastauksista!

Tuottavuustyökaluista

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 07 Nov 2011 14:58:00 +0000

Edellisessä postauksessa käsittelin tuottavuutta, ja siihenhän päästään tietysti tuottavuustyökaluja käyttämällä. Vaan mitenkähän on?

Tuottavuustyökaluista saatava hyöty perustuu kahteen asiaan:

mitä itse työkalu on suunniteltu tekemään
miten systemaattisesti työkalua käytetään.

Jälkimmäisestä seuraa se, että tavallinen ruutulehtiö ja kynä voi olla osaavissa käsissä erinomainen työväline. Tuottavuutta ei saavuteta sillä, että käydään lataamassa älypuhelimeen, selaimeen tai iPadiin joukko sovelluksia. Tässäkin pätee vähemmän on enemmän -sääntö. On parempi opetella kunnolla joku tietty työväline ja pysyä siinä. Jos on systemaattinen ja toimivaksi koettu tapa käyttää OneNotea, ei välttämättä tarvita Evernotea, ja päinvastoin.

Kaikenlaiset kalkattimet, piipittäjät ja töräyttelijät, joita on tarjolla tuottavuusnimikkeen alla eivät välttämättä edes ansaitse tuottavuustyökalun nimeä, koska ne toimivat aivan päinvastaisesti kuin nimitys antaisi ymmärtää. Esimerkiksi Chrome-selaimen laajennusten Tuottavuus-osiosta kannattaa ohittaa lisäosat, jotka hälyttävät uudesta sähköpostiviestistä tai yhteisöpalveluiden tapahtumista. Toki joidenkin työtehtäviin kuuluu Twitterin tai vastaavan palvelun monitorointi, jolloin hän tietysti toimii sillä tavalla kuin on tarpeellista, mutta jos päätyönä on esimerkiksi tilinpäätösraportin kirjoittaminen, tieto uusista Facebook-tilapäivityksistä on sivuseikka.

Tuottavuuden kannalta selaimen nurkassa piipittävät ja vilkkuvat kuvakkeet ovat suorastaan tuhoisia, sillä jokainen keskeytys vaatii veronsa. Aina kun huomio kiinnittyy uuteen asiaan, palaaminen käsillä olleeseen vanhaan tehtävään vaatii jonkin verran ponnistelua. Emme suinkaan vaihda huomion kohdetta kuin veitsellä leikaten. Kun kuuluu seuraava piippaus, jonka lähde “pitää” mennä tarkistamaan, palautuminen alkuperäisen tehtävään on taas aavistuksen verran vaikeampaa. Tavallisessa toimistotyössä ihminen saatetaan keskeyttää parisenkymmentä kertaa tunnissa ja tämän seurauksena tuottava ajattelu on vain murto-osa siitä, mikä olisi mahdollista. Jos suinkin voit, kokeile vaikka huomenna tehdä pari tuntia töitä niin, että sähköposti ja sosiaalisen median palvelut ovat kiinni. Ennustan, että hämmästyt. Tarpeettomien hälytysten poiskytkeminen karsii ihmisen ulkopuolelta tulevien keskeytysten määrää ja tähän kannattaa pyrkiä mahdollisuuksien mukaan. Meille jää vielä riesaksi oma vaelteleva mielemme, jonka tuottamissa sisäsyntyisissä keskeytyksissä on ihan riittävästi tekemistä. (Lähde: David Rock, Your Brain at Work; Saying no to distractions.)

Oletko muuten huomannut, että esimerkiksi App Storessa tuottavuusnimikkeen (Productivity) alla on mm. tekstinkäsittelyohjelma ja esitysgrafiikkaohjelma. Tuntuuko oudolta? Ei ainakaan pitäisi. Minusta olisi vielä oudompaa ajatella, ettei esitysgrafiikka-, taulukkolaskenta- tai tekstinkäsittelyohjelmalla olisi mitään tekemistä tuottavuuden kanssa. Jos omaan työhön kuuluu esitysaineiston tekeminen, taulukoiden laatiminen tai vaikkapa dokumenttien kirjoittaminen, niin silloin tähän työhön tarvittavat ohjelmat ovat tuottavuustyökaluja. Ja niiden osaamisen on hyvä olla sillä tasolla, että työ ei ole tuottavuudelle vastakkaista turaamista.

Tuottavuudesta

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 31 Oct 2011 13:53:00 +0000

Tuottavuuden käsitteellä on useita määritelmiä, joiden sisältö riippuu pitkälti määrittelijästä. Uusi suomen kielen sanakirja sanoo aiheesta seuraavasti:

Tuoton, tuotoksen suhde tuotantopääomaan tai työvoimaan, tuotos panosyksikköä kohden, kannattavuus.

Tämä puiseva määritelmä on hyvä lähtökohta. Kaikessa kuivakkuudessaan se ei viittaa siihen suuntaan, että ollakseen tuottava ihmisen pitäisi paahtaa jatkuvasti samalla teholla ja mielellään vielä vauhtia parantaen sekä olla luova ja oppia uutta koko ajan. Jos on vähänkään perillä ihmisaivojen toiminnasta, tietää, että ajatus tauottomasta tasavauhtisesta pakertamisesta on järjetön.

Tuottavuusguru David Allen sanoo näin: “Mieti edellistä kertaa, jolloin tunsit itsesi todella tuottavaksi. Sinulla oli tuolloin todennäköisesti tunne, että asiat olivat hallinnassasi. Et ollut stressaantunut, keskityit täysin tekemääsi, aika tuntui menettävän merkityksensä.” Tämähän kuulostaa samalta kuin Mihály Csíkszentmihályin flow.

Allen kirjoittaa myös siitä, miten meidän pitäisi kehittää erityinen toimintatapa, jonka mukaan elämme ja teemme töitä tällä uudella vuosituhannella. Mikähän se tällainen toimintapa sitten olisi? Lauri Järvilehto on käyttänyt laajennetun mielen käsitettä (Chalmers ja Clark, extended mind) kuvaamaan sitä, miten meidän tulisi jo hylätä käsitys ajattelusta pelkästään ihmisen oman pään sisäisenä toimintana. Meitä pommitetaan jatkuvasti tiedolla, sekä tarpeellisella että tarpeettomalla, lisäksi meidän on myös hallittava entistä enemmän yhä nopeammin muuttuvia tietokokonaisuuksia. On mahdoton ajatus, että se onnistuisi pelkästään oman pään avulla. Miten se onnistuisi nyt jos jo esivanhempamme katsoivat parhaaksi ottaa käyttöön muistiinpanovälineitä mielen taakkaa kantamaan. Meillä informaatiotulvien patoamiseen on käytössä nykyteknologia, jonka avulla ajattelukapasiteettia on mahdollista laajentaa tavalla, jota edes kaikkien vanhemmat eivät osaa kuvitella. Ulkoinen apumuisti kulkee näppärästi haltijansa mukana pilvipalveluihin kytketyissä mobiililaitteissa. Lisäksi apumuistin tai osia siitä voi antaa toisten käyttöön ja on mahdollista saada käyttöönsä ulkoisen muistin sisältöä toisilta.

Nyt kuulen sieluni korvin huokailuja “nörteistä” (nörttitädeistä!) ja “tylsästä tekniikasta”, johon asiantuntijoiden ei kannata kallista työaikaansa tuhlata. Olen eri mieltä. Teknisten muistiinpano- ja tuottavuusvälineiden tarkoituksenmukainen hallinta on asiantuntijatyön nykypäivää. Hämmästyttävän usein IT-työvälineistä puhutaan edelleen kuin jonakin ajattelusta ja luovuudesta erillisenä, vaikka juuri digitaaliset työvälineet mahdollistavat nykyistä paljon suurempien tietokokonaisuuksien saatavuuden ajattelun ja päätöksenteon tueksi. Tietotekniikka nähdään hyvälle elämälle ja inhimillisyydelle vastakkaisena, vaikka se juuri päinvastoin voisi vapauttaa meidät esimerkiksi huolehtimaan itsestämme paremmin ja viettämään enemmän aikaa läheisten ihmisten kanssa. Koiraihmisenä on pakko vielä lisätä tähän: läheisten elollisten olioiden kanssa.

Kuva: herrberg@stock.xchng

David Allen: “Asioita ei voi hallita rentoutuneesti, mikäli niitä hautoo mielessään.” Allenin mukaan mieli vapautetaan murehtimasta keskeneräisiä tehtäviä ja niiden yksityiskohtia käsillä olevien objektiivisten apuvälineiden avulla. Tällaiset välineet ovat jo useimmilla käytössä ja elleivät käsillä olevat miellytä, lisää saa myös netistä maksutta ja maksamalla. Näiden välineiden nimiä ovat Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Onenote, Evernote, Googlen kalenteri, Remeber the Milk, Doodle, ToodleDo, Yammer, jne. On jo korkea aika siirtää osaaminen seuraavalle tasolle ja ottaa digitaaliset työvälineet todelliseen hyötykäyttöön.

(Allenin lainauksest teoksesta Kerralla valmista, Bazar 2008.)

Sähköposti on korvattavissa, mutta viestivirrasta et pääse

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 24 Oct 2011 14:23:00 +0000

Amerikkalaiset ovat Tietoviikon verkkolehden artikkelin mukaan hurahtaneet verkon yhteisöpalveluja muistuttaviin työvälineisiin. Me suomalaiset olemme hyvää vauhtia menossa tämän kehityksen perässä ja se ei ole mikään huono uutinen edellyttäen, että siirtyminen uusiin palveluihin tehdään harkitusti.

Tarve löytää vaihtoehtoja sähköpostille on ollut tunnustettu tosiasia pitkään. Keskustelua hieman hämärtää se, että sähköpostin turmiollisesta vaikutuksesta Suomen kansaan vänisevät myös kaikenlaiset laitostuneet diletantit, jotka puuhastelevat omassa umpiossaan muiden samanlaisten kanssa ilman pienintäkään kosketusta käytännön arkeen. Suuntaa näyttäväksi visiönääriksi kelpuutan sähköpostin käyttöä kyseenalaistavan puhujan/kirjoittajan vasta kun hänellä on esittää käytännöllisiä ideoita tai hän edes pohtii sitä, miten sähköpostin korvaaminen hoidettaisiin, sillä viestivirta ei tule katoamaan mihinkään. Kyse on viestivirran ohjaamisesta toisin ja ellei tätä tiedosteta, aiheutetaan vain kaaos jossakin muualla. Mm. Helene Auramo toteaa osuvasti Onko työpaikkaa ilman sähköpostia -artikkelissaan: “Sähköpostien --- muoto vain muuttuu, kun ne siirtyvät toiseen kanavaan.”

On paljon asioita, jotka pitää ottaa huomioon kun ryhdytään toteuttamaan vastaavanlaista projektia kuin esimerkiksi Atos, joka on päättänyt luopua yhtiön sisällä lähetettävistä sähköposteista 3 vuoden sisällä. Sisäisestä viestiliikenteestä onkin helppo aloittaa turhan karsiminen, siitä suuri osa on hoidettavissa muilla, paljon järkevämmillä tavoilla. Jostakin syystä muuten Atos-uutisesta riemastuneet tuntuvat unohtavan, että artikkelissa mainitaan “yhtiön sisällä”, lisäksi myös todetaan, että “...johto hyväksyi sen, että maileista ei voi kokonaan luopua”.

Silloin kun sähköposti tai osa siitä korvataan toisella järjestelmällä, on oltava mietittynä mm. se, että miten huolehditaan sellaisen tallentamisesta, joka on eri syistä säilytettävä - tätä on ja tulee olemaan niin yritysten sisäisessä viestinvaihdossa kuin yritysten ja asiakkaiden välillä. Yhdessä muokattavat asiakirjat voi tallentaa wikiin, SharePointiin tms., mutta liitteitä sisältävistä viesteistä ei päästä aikoihin eroon ainakaan yritysten välisessä viestinvaihdossa. Tästä seuraa toinen kysymys: Tukeeko käyttöönotettu järjestelmä myös tallennetun nopeaa löytämistä. Esimerkiksi itse olen päätynyt käyttämään Facebook-viestitoimintoa satunnaisesti myös yritystoimintaani liittyvässä ajatustenvaihdossa, vaikkakaan en mitään tarjous- yms. tietoja kyseisen katiskan välityksellä ikinä lähettäisi. Olen useammin kuin kerran harmitellut sitä, miten hitaasti vanhan viestin saa esille - paljonhan on sellaista asioista sopimista, jota hiotaan useassa viestissä ja joskus on tarkistettava, että mitenkäs nämä jutut oikein menivätkään. Outlookin nykyisillä hakutoiminnoilla löydän minkä tahansa viestin n. 10 sekunnissa jos vain on pienikin muistikuva aiheesta tai että keneltä se aikanaan tuli. Samaa ei voi sanoa Facebookin viestitoiminnosta, joka on loppujen lopuksi vain selainpohjainen sähköposti ja erittäin alkeellinen sellainen. Jos olisin suurempi yritys ja ottaisin käyttöön jonkin Facebookin kaltaisen välineen, yksi keskeinen valintakriteeri olisi kunnollinen hakutoiminto ja tietenkin mahdollisuus varmuuskopioida sellainen sisältö, johon pitää pystyä viittaamaan myöhemmin.

Toisinaan hätäinen into korvata sähköposti muulla – ja valitettavan usein paljon kömpelömmällä ja tietoturvaltaan heikommalla välineellä – antaa vaikutelman että halutaan vain vaikuttaa edistyksellisiltä. Minulle tulee tästä mieleen joogafilosofiasta tutuksi tullut ajatus muotoon takertumisesta...

Lisälukemiseksi myös linkkejä postauksiin, joissa asiaa sähköpostin käytöstä ja myös tilanteista, joissa sitä EI pitäisi käyttää:

Perttu Tolvasen blogista Sähköpostivinkit: Guy Kawasakin top-5 vinkit sähköpostin lähettämiseen ja Mihin sähköpostia EI pidä käyttää.
Kimmo Rousku: Kahdeksan vinkkiä esimiehille ja alaisille.
Omat postaukseni Hus, työtapoja päivittämään ja Koulutuksella vapaaksi sähköpostin orjuudesta.

Osaaminen on ajan- ja tehtävienhallintaa

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 17 Oct 2011 12:09:00 +0000

Olen syksyn aikana joutunut hoitamaan sellaisia asioita, joihin liittyen on tarvinnut allekirjoittaa ihan oikea tulostettu paperinen asiakirja kynällä. Tämän vuoksi olen saanut myös luettavakseni sähköpostin liitteenä Wordilla tehtyjä dokumenttiluonnoksia. Niiden kirjoittaja on ollut hyvinkoulutettu asiantuntija, mutta niinpähän taas kaikesta tieto- ja osaamisyhteiskuntahehkutuksesta huolimatta jouduin toteamaan, että tekstiä oli tasattu välilyöntinäppäimellä eikä se Enterin toimintakaan tainnut olla ihan sisäistettynä.

Maailman isojen ongelmien edessä on tietysti samantekevää millä tekstinsä tasaa enkä ole niin epätoivoinen, että yrittäisin tässä haalia kalenteriini A-tai @-korttitason Word-koulutuksia. Muut tahot hoitavat alkeiskurssit paljon kärsivällisemmin kuin minä, mieluummin teen Officesta asiakaskohtaisia räätälöintejä. Tunnen myös monta ihmistä, jotka sanoisivat tässä kohden, että "hei, sehän on vain Word". Jos Word on kuitenkin pääasiallinen työkalu, se ei ole mikään "vain" ja perusasioiden osaaminen säästäisi aikaa ja vaivaa. Pystyn kuvittelemaan lukemattomia tilanteita, joissa väärä tasaustapa sekä rivien ja kappaleiden sekoittaminen toisiinsa kertautuvat ja pakottavat tekemään lisää asioita väärin, jolloin ongelmat kasautuvat lisää.

Tulee myös mieleen, että jos tekstinkäsittelyohjelmaa käyttää vaikeimman kautta niin missä muussa haaskataan aikaa? Pystytäänkö esimerkiksi yrityksessä kerran kirjoitettuja dokumentteja hyödyntämään myöhemmin ja miten helposti tämä onnistuu. Löytyvätkö tarvittavat tiedostot vaivattomasti? Entä onko Excel yhtään tehokkaammassa käytössä kuin viiden euron nelilaskin? Käytetäänkö Outlookia edelleen kuin vanhaa Eudora-sähköpostia (ja Eudora-valtakauden työtavoilla)? Tuleeko kiire sen vuoksi, että käytössä olevan PowerPoint-pohjan käyttö vaatii kummallista temppuilua leikepöydän kanssa? Jos kaikki tämä on työpaikalla arkea, tilanne on kotitöihin rinnastettuna sama kuin jos ryhtyisi kuuraamaan olohuoneen lattiaa hammasharjalla. Olemme varmasti yhtä mieltä siitä, että se nyt ainakin on päätöntä hommaa.

Facebookissa on aina jokin päivä

noreply@blogger.com (Outi) — Sat, 08 Oct 2011 08:49:00 +0000

Hyvin harvoin osallistun Facebookin ns. päiviin, en mene tykkääjäksi käskien ja pyynnöstäkin harkiten, avatarkuvassani ei näy nauhoja, merkkejä ja hörhelöitä. Miksi näin tylysti, lillummehan avoimuuden, sosiaalisuuden ja yhteisöllisyyden* pilvellä?

Minulta on kysytty usein mielipidettä siitä, miten tulisi suhtautua kutsuihin, joita etenkin Facebookissa riittää. On päivää sitä sun tätä, pitää halata puuta, pensasta, kompostoria ja liimailla kannustavia mietelauseita yleisövessojen peileihin. Vaatiiko jokin “some-etiketti” tykkäämään aina kun kaveri pyytää tai kehtaako pyytää poistamaan itsensä siitä elämää suuremman asian ryhmästä, johon huomasi tulleensa liitetyksi. Jotkut tykkäysrekrytoinnit koetaan jo tungettelevina.

Vastaan aina, että “tämä on kuule sinun itsesi päätettävä”. Jokaisella on oma tapansa olla. Jos nyt jollekulle on apua siitä, että avaan omia valintakriteerejäni niin hyvä on. Lähtökohtana voisi pitää esimerkiksi oikeutta tehdä valintoja omassa elämässään. Tästä edesmennyt Steve Jobs puhuu Stanford Commencement Address -videolla noin yhdeksännen minuutin kohdalla. Merkitykselliset asiat elämässään voisi löytää esimerkiksi kysymällä itseltään (käännös omani): “Jos tämä olisi elämäni viimeinen päivä, tekisinkö sitä, mitä aion tehdä tänään. Jos vastaus on liian usein kieltävä, on muutosten aika.” On toki asioita, joita pitää tehdä ollakseen ihminen, vaikka ne eivät aina olisi kiinnostavia tai hauskoja. Sen sijaan hämmästyttävän monessa asiassa on vapaus valita, jopa silloin kun ensi reaktionaan toteaa: “No kun enhän mä voi...”. Maksuttomien yhteisöpalveluiden käyttäjäksi ryhtyminen ei ainakaan tuo mukanaan mitään muuta velvoitetta kuin antaa nimi ja valikoituja tietoja vastineeksi oikeudesta käyttää palvelua. Tämän velvoitteen esittää kaupallisin periaattein toimiva palveluntarjoaja ja käyttäjä päättää onko valmis maksamaan luovuttamillaan tiedoilla juuri tämän palvelun käytöstä. Sen jälkeen kaikki on vapaaehtoista.

Ennenkuin moittiva some-etusormi heilahtaa tällaisen itsekkyyden edessä niin kerron että osallistun yhdistystoimintaan ja olen ollut mukana hallitustyössä - on vain vähän aikaa siitä kun astuin syrjään 3-vuotisen puheenjohtajakauden jälkeen. Teen edelleen talkootyötä harrastuksen parissa ylläpitämällä korvauksetta n. 2000 tykkääjän Facebook-sivua ja paria vähän pienempää, kirjoitan lehtiartikkeleita ja osallistun tapahtumien järjestämiseen. Minua on pyydetty kahtena vuonna peräkkäin mukaan hallitustyöhön myös liittotasolla, mutta olen kieltäytynyt tehtävän vaatiman matkustuksen vuoksi - istun jo riittävästi junassa ja busseissa työviikon aikana. En siis pidä itseäni mitenkään superitsekkäänä, tosin en ole mikään uhrautujakaan. Teen vain valintoja, joita on tehtävä, koska yhdessä elämässä ei ole kaikelle tilaa. Et ole “hyvä tyyppi” sillä, että menet joka paikkaan mukaan. Kun on kaikessa mukana, naamakin kuluu niin, että se muuttuu tapetiksi seinällä.

Maailmassa on aina ollut ihmisiä, jotka vaativat ja saatuaan eivät suinkaan kiitä vaan vaativat lisää. Myös tästä syystä on jokaisen omalla vastuulla vetää rajansa. Tosin osallistuminen verkossa ei välttämättä vie aikaa ja voimia, koska onhan helppo klikata Tykkää-nappia tai käydä jättämässä nimi adressiin aina kun joku sitä pyytää - tähän kai kaikki sosiaalisen median keinoin käytävä nimienkeruu perustuu. Vaivannäön määrä tai ajankäytön hallinta ei silti ole ainoa kriteeri, millä rajaan omaa tykkäämistäni ja osallistumistani. Vaikka on helppo napsauttaa hiirellä, pidän myös kiinni vapaudestani valita: yritänkö edes ohjata tekemistäni vai ajelehdinko aivottomasti virran mukana. On oikeus tykätä tai ottaa kantaa vasta kun on tutkinut asioita itse ja vielä senkin jälkeen saa olla osallistumatta. Eikä nyt kannata ryhtyä huitomaan maailmanparannuskortilla: Kaikki eivät halua verkkopresenssiinsä kannanottoja ja politikointia vaan vaikuttavat maailmaan mieluummin vähäeleisesti omien tekojensa kautta ja itsensä näköisellä tavalla. Haluttomuuteen ottaa verkossa näkyvästi kantaa ei varmasti vähiten vaikuta se valitettava seikka, että verkkokeskustelukulttuurimme keskimääräistä laatua voisi verrata siihen, mihin apinaesivanhempamme ylsivät noin viikko sen jälkeen kun olivat laskeutuneet puusta.

Jos edelleen on vaikea löytää raja sille, minkä verran verkossa pitää auttaa ja osallistua, heittäytyminen avunpyytäjän osaan voi avata silmät. Oma ymmärrykseni auttamisesta ja vastavuoroisuudesta selkiytyi kun jätin pariin otteeseen ideointiavunpyynnön Facebook-sivulleni. On sanottu, ettei pidä odottaa suoria vastapalveluksia, mutta silti naiviuttani kuvittelin, että juuri ne joita itse olen eri tavoin auttanut, olisivat innolla rientäneet talkoisiin. Vaan kuinkas kävikään: Apua on tullut, mutta ei välttämättä sieltä, mihin on antanut omaa aikaansa. Tämä on ollut vapauttavaa: En ole velkaa mihinkään tai kenellekään. Saa osallistua ja olla osallistumatta, tilanteen mukaan. Facebookista eivät päivät lopu.

*)Kun Kauhajoen kouluampuminen oli ajankohtainen, käsittelin mm. yhteisöllisyyttä blogipostauksessa Minä olen vastuussa, myös SINÄ olet vastuussa. Perusajatukseni yhteisöllisyydestä on edelleen sama: Yhteisöllisyyttä meillä on aina, merkittävää on se, onko yhteisöllisyys positiivista vai negatiivista.

Google Asiakirjojen uudistuksia

noreply@blogger.com (Outi) — Tue, 04 Oct 2011 09:55:00 +0000

Uusi ulkoasu

Elokuussa huomasin Google Dokumentit -työtilassani linkin, joka kehotti kokeilemaan uutta työtilaa. Kokeilin. En milloinkaan palauttanut vanhaa takaisin, koska en ole sitä kaivannut. Uusi työtila eli nyt nimeltään Google Asiakirjat on eilisestä alkaen tullut laajemminkin tarjolle, joten kurkkaapa tiliäsi niin pääset testaamaan vaikutelmia itsekin.

Uusi käyttöliittymä on yhdenmukainen niiden muutosten kanssa, joita Googlen työkaluissa on nähty viime aikoina. Muutoksista en löydä pahaa sanottavaa. Kaiken kaikkiaan pidän Googlen uutta ilmettä aiempaa raikkaampana ja nykyaikaisempana.

Mm. seuraavat asiat ovat muuttuneet:

Sovellusten painikkeet ovat harmaasävyiset. Vastaaviin ohjelmiin tottuneille ne eivät liene edelleenkään mitenkään haasteelliset. Joitakin muutoksia on myös valikoiden sisällössä. Esimerkiksi komento asiakirjan liittämiseksi sähköpostiin on nyt Tiedosto-valikossa.
Asiakirjaa muokattaessa näytön yläreunassa näkyy koko ajan tieto meneillään olevasta (Saving) tai toteutetusta tallennuksesta (All changes saved). Ilmoitus rauhoittanee verkkotyövälineisiin tottumattomia.
Tiedostoluettelon rivitiheyttä voi säätää, jolloin kerralla näkyvien tiedostojen määrän voi valita käytössä olevan näytön koon mukaan. Tiedostoluettelo on muutenkin aiempaa selkeämpi.

Ellei uusi ulkoasua tunnu omalta, sen voi palauttaa mutterikuvakkeen valikosta.

Uusia toimintoja
Lisäksi Googlen toimistotyövälineissä on runsaasti uusia toimintoja. Yksi maininnan arvoinen on Laskentataulukko-sovelluksen Pivot-taulukkoraportti. Mukava asiakirjojen jakamiseen liittyvä uudistus on mahdollisuus sallia pelkästään asiakirjan kommentointi. Entä oletko huomannut, että työkalurivin vasemmassa laidassa on painike muotoilujen kopioimista varten. Painike on nimeltään Värityksen muotoilu (kuka näitä kääntää?) ja se kopioi sekä merkki- että kappalemuotoiluja samaan tapaan kuin Microsoft Office -ohjemista tuttu muotoilusivellin.

Tiedostoluettelon Luo-painikkeen valikossa oleva Taulukot (beta) on yhtä kuin Google Fusion Tables -työväline, jonka voit ottaa käyttöön halutessasi. Taulukot on työväline suurten tietomäärien käsittelyä ja visualisointia varten. Voit esimerkiksi liittää numerotietoa Googlen karttaan.

Asiakirjoja voi muokata Google+ -palvelun Hangout-istunnossa kun ottaa käyttöön Hangouts with extras -laajennuksen. Kokemuksistaan on kirjoittanut Anne Rongas Opeblogissa. Ilmeisesti Hangouts with extras on vasta kokeilukäytössä, mutta toivotaan, että se jää vakiotoiminnoksi.

Lasku vai tarjous, tämän tulisi käydä ilmi heti eikä vasta sitten kun vastaanottajalla jo keittää

noreply@blogger.com (Outi) — Mon, 03 Oct 2011 11:53:00 +0000

Käyttöliittymäsuunnittelun eräs periaate on konventioiden kunnioittaminen. Tämä tarkoittaa sitä, että pitää käyttää samanlaisia tai samankaltaisia elementtejä kuin alustalla muualla tai vastaavanlaisessa sovelluksessa yleensä käytetään. Ei siis niin, että määrittelee OK-painikkeen toimimaan kaksoisnapsautuksella joka toisessa valintaikkunassa tai pistää käyttäjän raahaamaan painikkeen valintaikkunan toiseen laitaan ennenkuin jotakin tapahtuu.

Myös printti on eräänlainen käyttöliittymä. Paperista asiakirjaa koskevat omat konventionsa, vaikka ei ryhdyttäisikään säätämään millin kymmenesosia asiakirjastandardin varjolla. Kun saat postissa kirjeen, katsot luultavasti ensimmäiseksi sen yläosaa. Ellei sieltä nopeasti löydy asiakirjan nimeä (tarjous, tilaus, lasku) jatkat dokumentin tutkimista. Jos silmiinpistävin osa läpyskää on sen alareunassa oleva tilisiirtolomake, ei ole mikään ihme, jos päättelet saaneesi laskun. Tutkit seuraavaksi laskun lähettäjän tietoja ja jos toteat, ettet ole tämmöisestä yrityksestä tilannut, ihmettelet. Et ole mahdottoman paha ihminen jos myös närkästyt. Mitä teet kun lopuksi löydät pienellä präntätyn tekstin jostakin aivan muualta kuin missä asiakirjan nimi yleensä on ja siinä sanotaan, että kyseessä onkin tarjous? Minä en ainakaan riennä maksamaan ja hekottele mennessäni, että olipa hyvä jäynä ja hauska tarjous.

Kuvittelen, että tällaisen laskun tai tarjouksen (laskutarjouksen tai tarjouslaskun?) lähettäjä on ajatellut helpottavansa ostamista. Onko hän kenties lukenut nettikauppojen suunnittelun hyvistä käytännöistä ja oppinut, että ostaminen pitää tehdä helpoksi. Ei se nyt kuulkaa ole ihan sama asia! Ostamisen helppous on sitä, että nettikaupassa on selkeä navigointi eikä käyttäjää eksytetä toinen toisensa jälkeen auki ponnahtavien ikkunoiden labyrinttiin. Ostamisen helppous on myös sitä, että saatavilla on tilannekohtaisia ohjeita ja että tilausrivin voi perua jos tulee virhe. Asiakkaan on myös tiedettävä mitä hän on tekemässä: Lukeeko hän vasta tuotetietoja vai onko jo lisäämässä tuotteita ostoskärryyn. Missään nimessä ostamisen helppous ei ole sitä, että paperinen mainos tai tarjous naamoidaan laskuksi. Koska aiheeton lasku tietää nykyisten asiakapalvelunormien vallitessa tuntikausien selvittelyä, ei kannattaisi antaa pienintäkään viittausta tällaiseen suuntaan.