Das Mooresches Gesetz (engl. Moore’s Law) besagt, dass sich die Größe von Computerchips bei gleichbleibender Leistungsfähigkeit alle 18 Monate halbiert. Moore beschrieb damit 1965 die Grundlage der digitalen Revolution, die immer kompaktere Geräte mit höherer Leistung erlaubt. Die Chipentwicklung gipfelt heute in der Möglichkeit, alle unsere Aufgaben im Überallbüro zu erledigen.

Im früheren Artikel “ScanSnap, oder der papiertragende Überallelefant“ beschreibe ich, wie man mit Papier im Überallbüro umgehen kann. Papier ist nach wie vor ein wichtiges Arbeitsmittel, aber es lässt sich nicht so leicht im Überallbüro mitführen wie digitale Daten. Aus diesem Grund scanne ich mit Hilfe des Fujitsu Scanners “SnapScan S1500″ Dokumente ein, die für meine tägliche Arbeit relevant sein können und speichere sie in Evernote. So gelingt es mir, auch Papierdokumente ins Überallbüro mitzunehmen. Mehr Details und  wie ich mit gescannten Dokumente arbeite findet ihr im oben genannten Artikel.

Wie Papier kann auch ein Scanner leider nur an einem Ort stehen und genutzt werden. Dieser Artikel beschreibt den Fujitsu Scanner “SnapScan S1300“, der als tragbarer Scanner hilft, sich vom Scanner im Büro zu lösen und dort zu scannen, wo man gerade arbeitet.

SnapScan S1300
Der Scanner ist konsequent für die Arbeit unterwegs ausgelegt. In zusammengeklappter Form ist er sehr handlich. Obwohl dem Scanner ein Netzteil beiliegt, kann man ihn über ein ebenfalls beigelegtes Y-USB-Kabel aus den USB-Ports eines Notebooks mit ausreichend Strom versorgen; das ist sehr pfiffig, da man so weniger zu tragen hat. Leider liegt keine Tasche oder Hülle zum Schutz bei.

Die Scanqualität entspricht dem größeren Modell S1500 und ist hervorragend für die Dokumentendigitalisierung geeignet. Gescannt werden können 4 Seiten vollduplex in 1 Minute. Dies ist 10 mal langsamer als der S1500 arbeitet und bei größeren Datenmengen langwierig.

Die Scan-Software “ScanSnap-Manager” ist die gleiche wie beim S1500 und zeichnet sich durch einfache Bedienung und gute Integration in meine Arbeitsabläufe aus. So lassen sich gescannte Dokumente ohne Umwege, automatisch in Evernote als neue Notizen einfügen. Sie liegt sowohl für Mac OS X als auch Windows bei.

Scannen im Überallbüro
Grundsätzlich fällt bei mir nicht so viel Papier an, dass ich ständig einen Scanner griffbereit haben muss. Ich scanne Dokumente meist während meiner Abendroutine zu hause ein. Während meiner Arbeit mit diesem mobilen Scanner hat er sich jedoch als praktische Hilfe für das Festhalten von handschriftlichen Notizen, Anmerkungen zu Papierdokumenten und Korrekturen in meinem Büro erwiesen. Auf diese Weise gelangen Notizen leicht in meine Evernote-basierte Wissensdatenbank.

Wer jedoch mit mehr Papier zu tun hat und nicht jeden Tag am gleichen Ort arbeitet — wie z.B. Berater und Vertreter — kann mit dem SnapScan S1300 leicht und qualitativ hochwertig Dokumente digitalisieren wo und wann er will.

Und Du? Hilft Dir ein Scanner Deine Arbeit zu erleichtern oder scannst Du Deine Dokumente gar nicht?

Preis bei Amazon: 273,40 Euro (Affiliate-Link)

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Tom Buhrow sprach am vergangenen Samstag vor den diesjährigen Absolventen der Universität Bonn. Er beschrieb die Mauern, die man im Leben überwinden muss, um seine Ziele zu erreichen. Nur wer sich anstrengend, Rückschläge in Kauf nimmt und nicht nachgibt, wird seine (wahren) Ziele erreichen.

Ich höre bei meinen Seminaren, von meinen Kunden und meinen Kollegen immer wieder, dass es ja für mich einfach wäre im Überallbüro zu arbeiten, sie jedoch keine Zeit hätten ihre Arbeitsgewohnheiten umzustellen. Das Tagesgeschäft ließe einfach keine Zeit dafür.
Diese Aussage ist im doppelten Sinne falsch!

Gewohnheiten zu ändern kostet Kraft und Überwindung
Laut dem Psychologen Kurt Lewin ist das Erlernen einer neuen Gewohnheit stets mit dem Verlernen alter Gewohnheiten verbunden. Dieser Prozess erzeugt Unsicherheit, da man von bewährtem Verhalten abweichen und unerprobtes Verhalten anwenden muss. Ferner glauben viele, dass solche Veränderungen ein Zugeständnis sein, man habe falsch gearbeitet.

Gewohnheitsänderungen sind jedoch ganz im Gegenteil ein Zeichen dafür, dass man sich weiterentwickelt. Es ist also nicht die Zeit die uns von Veränderungen abhält, sondern es sind die Anstrengung, Unsicherheit und Scham.

Das Tagesgeschäft ist eine Ausrede und eine schlechte noch dazu
Programmierer stehen unter enormem Zeitdruck, um ihr Produkt fertig zu stellen. Diesen Zeitdruck nutzen sie häufig als Begründung für unsaubere Implementierungen. Schließlich bliebt einfach keine Zeit für langsames Arbeiten. Kurzfristig mag dieses Vorgehen sogar funktionieren, jedoch auf mittlere und längere Sicht führt es zu unwartbarer Software, die keiner mehr reparieren kann. Das Buch “Clean Code” (Amazon Affiliate Link) antworten auf diese Behauptung:

The only way to go fast, is to keep the code as clean as possible.

Das heißt, dass wir nur durch bessere Methoden unser Tagesgeschäft bewältigen können, anstatt alten Arbeitsgewohnheiten stur zu folgen.

Drei Schritte zum Ändern von Gewohnheiten
Nimmt man Veränderungen als Weiterentwicklung war und sieht das Ziel, durch bessere Arbeitsgewohnheiten, effektiver zu arbeiten, dann helfen die folgenden drei Schritte, Gewohnheiten tatsächlich zu ändern.

1. Kleine Schritte: Ändere jeweils nur eine Gewohnheit zur gleichen Zeit. Auf diese Weise passt Du Dein Arbeitsverhalten in kleinen, erreichbaren Schritten an.
2. Zeit: Änderungen brauchen Zeit, denn sie können nicht von heute auf morgen funktionieren. Sei geduldig und lass Dich von Rückschritten nicht abbringen.
3. Protokoll: Schreib ein kurzes Tagebuch zum Fortschritt Deiner Gewohnheitsänderungen: Was hat heute gut geklappt, was nicht. Was werde ich morgen anders machen?

Zusätzlich kann es helfen, Freunden und Kollegen von den geplanten Änderungen zu erzählen. Umso bekannter man seine Pläne macht, desto schwieriger wird es sie aufzugeben.

Es ist immer schwierig eine Mauer zu überwinden, aber das geht allen Menschen so. Ich habe meine Arbeitsgewohnheiten auch nicht von heute auf morgen über den Haufen geworfen. Der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ist jedoch stets mein Wille gewesen, morgen besser zu arbeiten als heute. Folge den drei Schritten und es wird auch Dir gelingen, produktiver und motivierter zu arbeiten, wo und wann Du willst.

Und Du? Wie gehst Du mit Gewohnheitsänderungen um? Was hat Dir geholfen und welche Schwierigkeiten musstest Du überwinden?

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Vor ca. 2,5 Millionen Jahren hat der frühzeitliche Mensch das Pebble-Tool erfunden; das erste Werkzeuge und die Vorversion des Faustkeils. Diese Erfindung ging auf veränderte Umweltbedingungen zurück. Das trockenwerdendere Klima brachte Pflanzen mit härterer Schale um ihre Früchte hervor und der Mensch benötigte Werkzeuge, um diese zu knacken.

Ich habe schon oft über die Herausforderungen der modernen Arbeitsumwelt gesprochen und insbesondere den Aspekt des ablenkungsfreien Arbeitens beleuchtet. Was jedoch, wenn die Selbstdisziplin einfach nicht ausreichen will, konzentriert zu arbeiten? In diesem Fall braucht man ein Werkzeug zur Unterstützung, um trotz Ablenkungsversuchungen zu arbeiten: die Konzentrationsuhr.

Ablenkung

Ablenkung am Arbeitsplatz tritt in verschiedenen Formen auf: Anrufe, Kollegen, abschweifende Gedanken und Wartezeiten, wie zum Beispiel durch Downloads und Warteschleifen. Es geschieht schnell, dass man dann die Konzentration verliert und ein “kurzes Pläuschchen” hält, schnell mal wieder E-Mails abruft oder die Lieblings-Web-Seite ansteuert. Leider führen diese kurzen Ablenkungen dazu, dass unser Gehirn ständig zwischen verschiedenen Aufgaben umschalten muss und dadurch zu hohem Produktivitätsverlust.

Selbstdisziplin oder Konzentrationsuhr

An guten Tagen gelingt es mir leicht, den Ablenkungsversuchungen zu widerstehen. Dann ignoriere ich Anrufe und Kollegen, schreibe mir Gedanken schnell auf ein Post-It und konzentriere mich während Wartezeiten weiterhin auf meine aktuelle Aufgabe. An schlechten Tagen fällt mir dies jedoch schwer und der Mauszeiger scheint fast selbstständig zum Browserfenster zu wandern.

An diesen schlechten Tagen hilft mir die Konzentrationsuhr*. Bevor ich eine Aufgabe angehe, überlege ich, wie lange ein konkreter Schritt zur Bearbeitung dieser Aufgabe dauern könnte; mal 5 min, mal 10, und auch mal 25 min. Danach stelle ich eine Stoppuhr oder einen Wecker auf diese Dauer ein und arbeite solange an meiner Aufgabe, bis die Zeit abgelaufen ist.**

Richte Deine Aufmerksamkeit auf Deine Aufgabe, bis die Uhr abgelaufen ist

Wichtig ist es, jedes Mal, wenn der Impuls zur Ablenkung kommt, die Stoppuhr im Blick zu haben und sich zu sagen: “Okay, noch 7:35 min, so lange bleib ich noch dran“. Dabei spielt es keine Rolle, ob man gerade aktiv an seiner Aufgabe arbeitet oder im Stuhl zurückgelehnt nachdenkt.

Nach Ablauf der Stoppuhr gönne ich mir 5 min Ablenkung, so dass mein Gehirn sich kurz ausruhen kann und wieder fit für die nächste Runde ist. Auf diese Weise entsteht ein getakteter Arbeitsrhythmus aus konzentriertem Arbeiten und Regenerationszeit.

Versucht es selbst

Die Konzentrationsuhr ist eine simple und leicht einsetzbare Technik, um am Ball zu bleiben. Wenn meine Selbstdisziplin mal wieder versagt, hilft mir die Konzentrationsuhr den inneren Schweinehund zu überwinden und meine Aufgaben abzuarbeiten.

Probiert es selbst und berichtet mir, wie es klappt oder was Ihr anders macht.

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* Entlehnt habe ich die Konzentrationsuhr der Pomodoro-Technik, die eine Eieruhr — italienisch “Tomatenuhr” — nutzt. Leider schießt der Autor der Pomodoro-Technik über das Ziel hinaus und konzipiert aufbauend auf der Eieruhr eine starre und unflexible Arbeitsweise, die das “richtige” Verhalten erzwingen will.

** Tipps für Fortgeschrittene: Man braucht keine echte Stoppuhr. Mittlerweile nutze ich nur die Uhrzeitanzeige meines Computers und schreibe mir die Endzeit auf ein Post-It. Dieses klebe ich auf meinen Bildschirm und dann geht es los.

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Ockhams Rasiermesser ist ein Prinzip aus der Philosophie und Methodenlehre und besagt, dass die einfachste Theorie zur Beschreibung einer Beobachtung meist die richtige ist.

In der Informatik ist Ockhams Rasiermesser als das “Keep it simple stupid” (KISS)-Prinzip (englisch, deutsch) bekannt. Entwirft man einen Algorithmus, so sollte dieser möglichst einfach und konkret sein. Dies erreicht man, indem der Algorithmus genau eine Aufgabe löst und das so einfach wie möglich.

Obwohl KISS vielen Menschen intuitiv bewusst ist, handeln sie diesem effektiven Prinzip beim Planen und Ausführen ihrer Aufgaben zuwider.

Tooleritis
Ich beobachte immer wieder das gleiche Phänomen. Wenn sich Kollegen oder Freunde entscheiden, ihr Arbeitschaos besser zu organisieren, verfallen sie häufig der Tooleritis. Sie suchen das ausgefeilteste Organisationssystem, die umfassenste Software und die optimale Zeitausnutzung. Aufgaben  bekommen verschiedenste Kontexte, Prioritäten und Farben. Jede Aufgabe wird zeitlich abgeschätzt und von der Software je nach Kalenderauslastung automatisch terminiert.

Wer unter Tooleritis leidet, macht sich zum Sklaven seiner Organisation. Die Erkrankten glauben, die Lösung für ihr ineffizientes Handeln sei die bessere Verwaltung ihrer Aufgabe und könnten damit nicht falscher liegen.

Arbeiten, nicht Organisieren
Das Ziel, seine Aufgaben zu erledigen, wird nicht durch bessere Organisation, farbige Prioritäten und Automatismen erreicht, sondern durch das Erledigen von Aufgaben. Punkt.

Organisationssysteme müssen leichtgewichtig sein. Sie unterstützen uns in unserer täglichen Arbeit, sind aber nicht unsere tägliche Arbeit.

Einfache Lösungen
Genau den gleichen Fehler machen viele bei der tatsächlichen Lösung einer Aufgabe. Sie streben nach der einen, allumfassenden Lösung für ihr Problem. Dabei verlieren sie aus den Augen, dass Perfektion nie erreicht werden kann. Anstatt also zu versuchen, die Superdupereinfürallemal-Lösung zu erarbeiten, ist es wesentlich sich auf  die konkrete Aufgabenstellung zu konzentrieren und nur diese zu bearbeiten.

Fazit
Wenn Du das nächste Mal eine Aufgabe planst, halte inne und überlege, was die drei Kernschritte zur Lösung sind. Lass Dich nicht von zusätzlichen Erweiterungen oder “Schön wäre es, wenn man noch …” ablenken. Genauso halte inne, wenn Du beginnst die Aufgabe zu bearbeiten. Verzichte auf überflüssiges Brimborium und konzentriere Dich auf das Ergebnis.

Und Du?
Passiert es Dir auch manchmal, dass Du anstatt eine einfache Aufgabe zu lösen, der Versuchung unterliegst, allumfassende Superlösungen zu bauen, die dann am Schluss doch scheitern und viel zu viel Zeit kosten? Wie gehst Du damit um?

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“Die Fesseln der Gewohnheit sind meist so fein, dass man sie kaum spürt. Doch wenn man sie spürt, sind sie so stark, dass sie sich (offenbar) nicht mehr zerreissen lassen.” (Samuel Johnson). Unsere Gewohnheiten sind das Ergebnis unserer Erfahrung im Umgang mit den Bedingungen unserer Umgebung. Ändert sich unsere Umwelt, vergessen wir jedoch häufig, auch unsere Gewohnheiten zu überdenken. Dies trifft insbesondere bei kleinen Änderungen zu, da sich augenscheinlich nichts geändert hat.

Eine solche unscheinbare Änderung unserer Arbeitsumgebung ist die Verbreitung von Fernsehern und Bildschirmen im 16:9 (oder ähnlich) Breitbildformat. Untersuchungen haben bereits früh gezeigt, dass das menschliche Sichtfeld eher einem Breitbildformat entspricht. Die Initiative für die Umstellung vom 4:3 auf das 16:9 Seitenverhältnis kam ursprünglich aus der Unterhaltungsindustrie — Fernsehen wir im Kino. Mittlerweile sind sogar die meisten Computer- und Notebook-Bildschirme im Breitbildformat; auch um die Darstellung von Filmen auf diesen Geräten zu verbessern.

Leider haben wir bisher unsere Gewohnheit, wie wir den Platz auf diesen Bildschirmen für die tägliche Arbeit nutzen, nicht in Frage gestellt. Die Fensteraufteilung der Programme folgt immer noch den Regeln aus der Zeit von 4:3 Monitoren. Die gängige Aufteilung “Navigation links, Übersicht rechts oben und Inhalt links unten” ist nicht mehr zeitgemäß. Die Zeilenlänge ist viel zu groß. Dadurch müssen wir beim Lesen den Kopf leicht bewegen, um die gesamte Zeile lesen zu können und es fällt dem Auge schwer, die nächste Zeile zu finden.

Wissenschaftliche Untersuchungen (engl.) haben gezeigt, dass in Print-Medien die Zeilenbreite für optimale Lesbarkeit ca. 9 – 15 cm beträgt. Neuere Untersuchungen für die Lesbarkeit an Computerbildschirmen führen Zeilenlängen von bis 18 cm als sinnvoll auf. In beiden Fällen liegt man deutlich unter der Breite von Breitbildmonitoren. Betrachtet man die Webseite des Spiegels, so fällt auf, dass die Zeilenbreite ungefähr 16 cm beträgt und damit im optimalen Bereich liegt.

Wir sollten die Standardeinstellungen unserer Programme bzw. unsere Gewohnheit, sie zu nutzen, überdenken und den veränderten Bedingungen anpassen. Ich habe mein Mail-Programm und Evernote auf eine 3-Spaltenansicht umgestellt, so dass die Dreiteilung vertikal verläuft. Dadurch wird die Darstellung übersichtlicher und die Texte lesbarer. Es fällt mir so sehr viel leichter, längere E-Mails zu lesen und auch mal im Text zurückzuspringen.

Für Apple Mail gibt es das Plugin “Letterbox” welches die 3-Spaltenansicht erlaubt. In Thunderbird 3 ist diese Funktion bereits integriert und über das Menü “Ansicht, Fensterlayout, 3-Spalten-Ansicht” einstellbar. Evernote bietet ebenfalls von Haus aus eine 3-Spaltenansicht an. Auch in vielen anderen Programmen kann man die Bildschirmbreite effektiver nutzen.

Versucht es selbst und vergesst dabei nicht: Änderungen von Gewohnheiten sind sehr viel schwerer, die Trägheit viel größer als man denkt. Am Anfang spürt man oft Ablehnung und innerliches Widerstreben. Gebt Änderungen Zeit. Probiert es eine Woche aus und entscheidet dann, ob die neue Gewohnheit besser ist als die alte.

Und Du? Welche Gewohnheiten hast Du überwunden, um Deine Arbeitsumgebung besser auf Dich anzupassen? Lass die anderen Leser teilhaben und schreib einen Kommentar!

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Der Erfolg von Überallbüro.de ist nur dank Euch möglich gewesen und dafür möchte ich mich herzlichst bedanken. Eure Anregungen, Kommentare und technischen Tipps waren der wertvolle Ansporn, den man als Blog-Schreiber braucht. Dafür möchte ich mich bei Euch mit einer Verlosung zum einjährigen Geburtstag des Überallbüros bedanken.

Verlosung

Ich verlose unter allen Lesern, die bis nächsten Freitag, 21.05.2010, einen Geburtstagsgruß hinterlassen, 3 mal jeweils einen Gutschein für ein einjähriges “Remember The Milk” Pro Abonnement*. Also hinterlasst einen Geburtstagsgruß und schreibt, wie Überallbüro.de Euch im täglichen Leben geholfen oder Eure Einstellung zum produktiven Arbeiten verändert hat.

Ich wünsche Euch allen für das zweite Jahr viel Erfolg beim Umsetzen der Tipps aus dem Überallbüro. Die beliebtesten Artikel und häufigsten Suchanfragen von Google aus dem letzen Jahr findet ihr nachfolgend.

Die beliebtesten Artikel

1. Konzentration, oder nicht ablenken lassen
2. Fokus, oder immer dran bleiben
3. ScanSnap, oder der papiertragende Überallelefant

Die häufigsten Suchanfragen von Google

1. “sich nicht ablenken lassen“
2. “Evernote sinnvoll einsetzen“
3. “E-Mails organisieren“

* Falls Ihr Remember the Milk schon einsetzt, könnt Ihr trotzdem an der Verlosung teilnehmen. Das Jahr wird Euch dann bei Remember the Milk gutgeschrieben.

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Die Opferzahlen des Reaktorunfalls von Tschernobyl (bereits Verstorbene sowie zu noch erwartende Todesfälle) wird auf 4.000 bis 100.000 Menschen geschätzt. Im Gegensatz dazu berichtet das Statistische Bundesamt, dass jährlich allein in Deutschland 16.000 Menschen durch Alkoholmissbrauch sterben. Allein im Jahr 2004 starben in Deutschland 41.342 Menschen durch von Tabakkonsum verursachten Lungenkrebs. Das ergibt pro Jahr ca. 47.000 Tote durch Alkohol- und Tabakkonsum.

In seinem Buch “Das Einmaleins der Skepsis: Über den richtigen Umgang mit Zahlen und Risiken” nennt Gerd Gigerenzer, Professor für Psychologie am Max-Planck-Institut für Bildungsforschung, zwei Ursachen für menschliche Ängste: Katastrophen und Unbekanntes. Wir Menschen fürchten uns mehr vor Ereignissen bei denen auf einen Schlag viele Menschen ums Leben kommen als vor dem sukzessiven Tod über eine lange Zeit. Ein Flugzeugabsturz oder ein Atomreaktorunglück machen uns mehr Angst als der schleichende Krebstod. Die Angst vor dem Unbekannten ist größer als die vor bekannten Gefahren. Bei Begriffen wie Kernenergie und Gentechnik haben wir ein mulmiges Gefühl im Bauch, die Risiken von Alkoholkonsum empfinden wir jedoch nicht als Bedrohung.

Diese Ängste sind natürliche, evolutionsbedingte Instinkte, die wir alle in uns tragen. Der bekannte Marketing-Fachmann und Blogger Seth Godin ordnet diese instinktiven Denkstrukturen unserem Reptiliengehirn zu, einem Teil des Gehirns, der sich vor Äonen gebildet hat und immer noch aktiv in uns arbeitet. Diese Instinkte hindern uns im heutigen Leben daran, Veränderungen aufgeschlossen und vorurteilsfrei zu bewerten. Allzu leicht folgen wir lieber alten Pfaden, als neue Wege zu erkunden; schließlich “haben wird das immer schon so gemacht“.

“Im Leben ist nichts sicher, außer der Tod und die Steuer“, so Benjamin Franklin und drückt damit aus, dass unser Leben voller Unsicherheiten ist — egal, ob wir auf alten oder neuen Pfaden wandeln.

Sei kreativ, wo und wann Du es am besten bist

Veränderungen müssen keine Angst machen, wenn man sie aktiv gestaltet. Dies gilt allgemein für das ganze Leben als auch für die Methoden des Überallbüros. Was früher funktioniert hat, muss nicht schlecht sein. Aber neue Vorgehensweisen können besser zur aktuellen Arbeitsumgebung passen und unser Leben erleichtern, wenn man die Angst ablegt und positiv oder sogar mit Freude die Veränderungen aufnimmt.

Leben heißt Veränderung. Wer dies akzeptiert, wer dies aktiv annimmt, geht leichter und zufriedener durch das Leben.

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“Der Sinn des Reisens besteht darin, die Vorstellungen mit der Wirklichkeit auszugleichen, und anstatt zu denken, wie die Dinge sein könnten, sie so zu sehen, wie sie sind“. Dieses Zitat von Samuel Johnson begleitete mich auf meiner vier wöchigen Reise nach Mali, Westafrika, wo ich meine Vorstellung vom jederzeit verfügbaren Internet, mit der Wirklichkeit in einem Entwicklungsland vergleichen konnte. Welche Auswirkungen dies auf die Arbeit im Überallbüro hat und wie man allgemein auf Reisen sinnvoll arbeiten kann, stelle ich in diesem Artikel vor.

Das Überallbüro nutzt die Fähigkeiten des mobilen Internets, um überall und jederzeit die gleichen Arbeitsbedingungen wiederherzustellen. Vor Reisebeginn war mir bewusst, dass ich diese Voraussetzung in Mali nicht als gegeben annehmen konnte: Mein Überallbüro musste auf schmale Bandbreiten und unzuverlässige Verbindungen vorbereitet werden.

Balast ablegen

Je weniger Gepäck man mitnimmt, desto unbeschwerter reist man und desto leichter kommt man mit Verlust zurecht. Dennoch kann der Verlust von wichtigen Dokumenten Schwierigkeiten verursachen. Aus diesem Grund habe ich meine Flugtickets, meinen Reise- und Impfpass und alle Medikamentenbeipackzetttel eingescannt und in Evernote gespeichert. So hätte ich im schlimmsten Fall digitale Kopien sowohl auf meinem Notebook als auch im Internet abrufen können.

Automatische Werkzeuge abschalten

Ich sammele mein Wissen, verwalte meine Arbeitsvorgänge und schreibe meine Notizen ausschließlich in Evernote. Dokumente aller Art speichere ich per Dropbox. Beide Programme synchronisieren Änderungen automatisch im Internet und stellen sie meinen anderen Computern zum Download bereit, sobald sie sich verbinden. Meine Adressdaten und Kalendereinträge verteile ich mit Hilfe von MobileMe auf meine Computer.

Diese im Hintergrund arbeitenden Werkzeuge erleichtern im Alltag meine Arbeit. Sie arbeiten so zuverlässig und transparent, dass man sie leicht vergisst. Es überraschte mich sehr, als alle drei Programme plötzlich die geringe Bandbreite im Internet-Café vollständig aufbrauchten. Deshalb ist es sinnvoll die automatische Synchronisation dieser Dienste abzuschalten und sie bei Bedarf manuell auszulösen.

Die drei Werkzeuge haben sich gerade nach meiner Rückkehr sehr bewährt. In wenigen Minuten waren meine Arbeit, meine Notizen, meine Photos und Kalendereinträge vom Notebook auf alle Rechner übertragen; ohne aufwändiges Heraussuchen und Kopieren von Hand.

Selbst im Urlaub gibt es etwas zu tun

Meine Aufgabenverwaltung übernimmt Remember the Milk, das ausschließlich eine Web-Benutzeroberfläche anbietet. Diese funktioniert bei guter Internet-Verbindung hervorragend, setzt diese aber auch für die Arbeit voraus. Um auch ohne Verbindung arbeiten zu können, bietet RTM in der kostenpflichtigen Variante mit Hilfe von Google Gears* einen Offline-Modus an. Aktiviert man ihn, so werden alle Aufgaben auf den Rechner kopiert und können fortan ohne bestehende Verbindung bearbeitet werden.

E-Mails

Was für reales Gepäck gilt, kann auch auf virtuelles Gepäck übertragen werden: Je weniger Ballast man hat, desto leichter ist die Übertragung. Um bei niedriger Bandbreite und schlechter Verbindung dennoch E-Mails lesen zu können, bündele ich alle meine E-Mail-Konten in einem einzigen Google Mail Konto. So muss ich nur eine einzige Webseite aufrufen, um meine E-Mails zu lesen. Da Google Mail ein Web-Interface hat, werden nur die Nachrichten übertragen, die ich wirklich lesen möchte. Große Dateianhänge oder Werbung kann ich überspringen.

Jedoch selbst das schlanke Google Mail Web-Interface kann auf Grund seiner Web 2.0 Fähigkeit dennoch zu schwerfällig sein. Hier kann man mit Preview aus Google Mail Labs und der HTML-Ansicht Abhilfe schaffen. Google Mail Labs bietet Zusatzfunktionen zu Google Mail an, die man einzeln aktivieren kann. Die Zusatzfunktion Preview zeigt den Inhalt des Posteingangs bereits an, während das Web-Interface noch geladen wird. So sieht man schnell, ob sich das vollständige Laden von Google Mail lohnt. Das Umschalten auf die HTML-Ansicht durch den Link unterhalb der Listenansicht im Web-Interface schaltet auf eine bandbreitenschonende, Javascript-lose Ansicht um.

Die Möglichkeit mit Filtern E-Mails zu markieren erlaubt es automatisch wichtige von weniger wichtigen E-Mails zu trennen. Man kann mit Filtern Labels vergeben und E-Mails mit einem Sternchen versehen, so dass wichtige E-Mails leicht aus der Menge neuer Nachrichten herausgefischt werden können.

Nachrichten

Newsfeeds mit RSS sind das Mittel der Wahl, um auch bei niedriger Bandbreite Nachrichten und Blogs lesen zu können. Mit dem passenden News Reader werden alle neuen Nachrichten vollständig geladen, so dass man sie in Ruhe offline lesen kann. Ich nutze dafür NetNewsWire, das Bilder und Videos nicht automatisch lädt und so die Bandbreite schont. Um auf dem Laufenden zu bleiben, genügen mir die Texte allemal.

Leider verbreiten viele Blogs ihre Inhalte nur auszugsweise per RSS und man muss doch die Webseite besuchen, um den ganzen Artikel lesen zu können. Dies fällt gerade auf Reisen mit langen Offline-Zeiten sehr negativ auf.

Strom sparen

Bleibt das Notebook längere Zeit ungenutzt, so ist hilfreich es entweder ganz auszuschalten oder anstatt “Suspend to RAM” “Suspend to Disk” zu nutzen. Dadurch bleibt die Batterie länger aufgeladen.

Fazit

Vorbereitung ist alles: Auch ohne ständige Internet-Verbindung kann das Überallbüro selbst in Mali genutzt werden. Die Flexibilität dort zu arbeiten, wo ich will, hat gerade in Mali zu neuen Ideen und Erkenntnissen geführt, die ich so nie in Deutschland, geschweige an einem festen Büroarbeitsplatz gehabt hätte. Das entspricht ganz dem, worauf uns Samuel Johnson aufmerksam machen wollte: Neue Perspektiven entdecken und die Welt mit anderen Augen sehen.

Und Du? Welche Vorbereitungen triffst Du, bevor Deine Reise beginnt, und welche Werkzeuge helfen Dir?

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*Google Gears kann man sich kostenlos bei Google herunterladen. Google hat die Entwicklung von Google Gears eingestellt, da der kommende HTML Standard (Version 5) die gleiche Funktionalität vorsieht. Bis dahin lässt sich Google Gears jedoch nutzen und RTM hat angekündigt, HTML5 einzusetzen, sobald die Browser-Hersteller es integriert haben werden.

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“Die ersten Schritte bestimmen den ganzen Weg”, so Arthur Schopenhauer. Diesem Zitat folgend ist es sinnvoll, sich zu Beginn einer neuen Aufgabe die ersten Teilschritte zu überlegen, bevor man mit der Arbeit beginnt.

Das Ziel meiner Aufgabenverwaltung ist es, meinen Geist von Ballast zu befreien. Indem ich alle Aufgaben aufschreibe, befreie ich mich von dem latenten Stress, etwas vergessen zu haben. Die konkrete Ausarbeitung von Teilschritten der Lösung gehört nicht in die Aufgabenverwaltung, sondern ist bereits Teil der Arbeit.

Vorausschauend arbeiten
Bevor ich mit der tatsächlichen Lösung beginne, überlege ich, welches die nächsten drei Teilschritte zur Lösung sind. Diese schreibe ich auf ein Post-It auf und klebe es direkt zwischen mich und meine Tastatur auf den Tisch. Auf diese Weise skizziere ich den Weg, den ich die nächsten Minuten oder Stunden gehen möchte. Ist ein Teilschritt abgeschlossen, streiche ich ihn durch.

Es passiert, dass mir während der Arbeit an einer Aufgabe einfällt, welche Teilschritte ich übersehen habe oder welche noch sinnvoll wären. Diese füge ich stets hinter den drei ursprünglichen Teilschritten auf dem Post-It hinzu. Es ist wichtig, die neuen Teilschritte am Ende einzufügen, damit man nicht “vom Hölzchen aufs Stöckchen” kommt und sich am Ende verzettelt. Der Fokus muss immer auf der ursprünglichen Aufgabe liegen und nicht auf einer perfekten Lösung für alle denkbaren Eventualitäten.

Sollte ich während der Bearbeitung unterbrochen werden, hilft mir das Post-It, dort wieder anzusetzen, wo ich unterbrochen worden bin.

Arbeitsprotokoll
Die gesammelten Post-Its geben mir am Ende meines Arbeitstages an, was ich tatsächlich abgearbeitet habe. Sie sind das Protokoll meiner Arbeit.

Versucht es selbst: Bevor Ihr eine neue Aufgabe angeht, überlegt, was die ersten Schritte zu einer Lösung sind. Schreibt sie auf und haltet Euch an den Fahrplan. Löst die Aufgabe für Euren spezifischen Kontext und vermeidet ausufernde, perfekte Allgemeinlösungen.

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Im Logbuch hält der Kapitän eines Schiffes alle wichtigen Ereignisse einer Fahrt fest. Dazu gehören unter anderem Kurs, Geschwindigkeit und Wetterlage. Die Funktion des Logbuches ist es, die Ereignisse an Bord nachzuhalten. Logbücher sind auf Handels- und Marineschiffen verpflichtend und gelten in juristischen Auseinandersetzungen als anerkanntes Beweismittel. Logbücher werden auch in anderen Fachgebieten eingesetzt. Bereits die ersten Computerpioniere führten Logbücher. Auf ein solches Logbuch geht der Begriff des Software-Bugs zurück. 1946 fand Grace Murray Hopper (engl.) nach einem Ausfall des Mark II eine Motte zwischen den Röhren des Computers. Zur Dokumentation der Ursache des Ausfalls klebte sie das tote Insekt in das Logbuch des Mark II.

Logbücher müssen aber nicht nur Ereignisse festhalten. In diesem Artikel stelle ich mein Ingenieurslogbuch vor, in dem ich gelöste Probleme festhalte. Stoße ich erneut auf das gleiche oder ein ähnliches Problem, kann ich mein Logbuch schnell zur Rate ziehen.

Don’t repeat yourself (DRY) — Wiederhole Dich nicht — ist ein Leitsatz aus der Software-Entwicklung. Es besagt, man solle den Aufwand für die Lösung eines Problems nur einmal treiben. Dieser Leitsatz lässt sich auf viele Aufgaben des täglichen Lebens übertragen. Insbesondere für uns Knowledge-Worker.

Ein Großteil der Arbeit von Knowledge-Workern besteht darin, Wissen zu sammeln um Probleme zu verstehen und zu lösen. Bücher, wissenschaftliche Fachartikel, Google, Blogs etc. sind die Quellen meines Wissen, das ich anpassen und anwenden muss, um ein konkretes Problem zu lösen. Bei diesem Vorgehen arbeite ich meist sehr zielorientiert. Ich identifiziere ein Teilproblem meiner Aufgabe, suche eine Lösung, passe sie an, baue sie in den Gesamtkontext ein und gehe zum nächsten Teilproblem über. Obwohl dieser Ansatz für ein konkretes Problem sehr gut funktioniert, ist er über mehrere Aufgaben und Probleme betrachtet ineffizient. Denn häufig ähneln sich Teilprobleme. Mir fällt dann bei der Recherche oft auf, dass ich etwas ähnliches schon einmal gemacht habe, aber ich weiß meist nicht mehr wo und wie.

Für diesen Zweck führe ich ein Ingenieurslogbuch, in das ich alle Lösungen eintrage: Wie erzeuge ich in Word ein geschütztes Leerzeichen? Wie erstelle ich eine automatische Abwesenheitsnotiz in Outlook? Wie koche ich ohne Reiskocher perfekten Sushireis?
All diese Fragen können im Internet beantwortet werden. So habe ich die Lösungen ja selbst gefunden. Aber muss ich noch einmal suchen, nachdem ich die Lösung bereits früher gefunden habe?

Das Logbuch führe ich in Evernote, so dass ich jederzeit und überall darauf zugreifen kann. Evernote sorgt selbstständig für die Synchronisation zwischen meinen Computern und meinem Mobiltelefon synchronisiert.

Jeder Eintrag in meinem Ingenieurslogbuch hat eine Kategorieüberschrift, eine kurze Beschreibung sowie einen Zähler. Der Zähler gibt mir die Auskunft, wie oft ich auf diesen Eintrag zugegriffen habe. Manchmal ist es auch sinnvoll den Link zur Quelle der Information zu speichern:

Überallbüro — Problemlösungen effektiv festhalten: 1
http://ueberallbuero.de/2010/04/logbuch-oder-wiederhole-dich-nicht/
Halte die Lösungen für Teilprobleme in einem Logbuch fest. Dadurch vermeidest Du die Recherche wiederholen zu müssen, falls Du ein ähnliches Problem lösen musst.

Sind die Notizen zu einer Lösung zu lang, so erstelle ich eine eigene Notiz dafür und versehe sie mit dem Tag Engineer’s Log. Die Einträge sind nicht sortiert, sondern der neuste wird immer zu Beginn der Notiz eingefügt. Ich habe verschiedene Sortierungen ausprobiert. Jedoch bin ich zu dem Ergebnis gekommen, dass man für eine konkrete Suche immer eine andere Sortierung benötigt. Da Evernote alle Notizen volltextindiziert, kann man entweder nach der Beschreibung des Eintrages suchen oder man durchsucht das Dokument von oben nach unten. Gegenüber einer vollständig neuen Recherche mit Hilfe von Büchern, Google etc. kommt man so immer schnell ans Ziel.

Also, mach Dir keine doppelte und dreifache Arbeit, sondern investiere ein paar Minuten in Dein persönliches Logbuch, um bei nächsten Mal schnell und effizient Wiederholungen zu vermeiden.

Und Du? Wie verwaltest Du Dein Wissen? Nutzt Du spezielle Werkzeuge? Oder geht es Dir wie mir vor einiger Zeit und Du ärgerst Dich schon wieder nach den gleichen Begriffen bei Google suchen zu müssen? Kann man es besser machen als mit einem Logbuch? Schreib Deine Meinung in einem Kommentar!

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© Lukas Pustina für Das Überallbüro, 2010. | Permalink | 5 Kommentare