Das Überallbüro

Interview, oder Jochen Mais Überallbüro

Lukas Pustina — Wed, 01 Dec 2010 08:21:43 +0000

Im Interview gibt Jochen Mai einen Einblick in seine Arbeitswelt. Er spricht über die Verbindung von Privat- und Arbeitsleben und welchen Einfluss neue Medien und Technologien auf seine Art zu arbeiten haben.

Jochen Mai ist Diplom-Volkswirt und Leiter des Ressorts „Management + Erfolg“ bei der WirtschaftsWoche. Anfang 2008 erschien sein Bestseller „Die Karriere-Bibel“ im Deutschen Taschenbuch Verlag (dtv). Das dazugehörige Online-Jobportal karrierebibel.de wurde im April 2009 mit dem „Lead-Award“ ausgezeichnet.

Das Interview

1. Der Job, oder was ist Dein Tätigkeitsbereich?

Ich bin Journalist, Autor und leite bei der WirtschaftsWoche seit gut neun Jahren das Ressort „Management&Erfolg“. Nebenbei betreibe ich mein Blog Karrierebibel, schreibe Bücher und halte Vorträge oder werde auf Podien eingeladen. Ich sehe das aber weniger als Job, sondern als Beruf. Ich muss meine Kreativität ausleben – und das tue ich beim Schreiben, beim Fotografieren, beim Malen oder Musizieren ebenso wie seit kurzem beim Filmemachen. Mein Beruf und meine diversen Aktivitäten geben mir die Chance, damit zu experimentieren sowie damit und daran zu wachsen.

2. Der Alltag, oder wie sieht Dein normaler Arbeitstag aus?

Aufstehen, Duschen, Frühstücken, dabei Feeds lesen und per Mail, Twitter, Facebook mit anderen kommunzieren, oft schon erste Blogartikel schreiben, ins Büro fahren, an Konferenzen teilnehmen, telefonieren, recherchieren, schreiben, publizieren, organisieren, planen, redigieren, bloggen, twittern, facebooken, nach Hause fahren und dort weiter kommunizieren.

3. Das Überallbüro, oder wie unterscheidet sich Dein Arbeitstag von früheren festen Büros?

Nicht viel. Ich habe ja noch immer ein Büro in der Readktion. Aber ich bin davon unabhängig. Im Grunde brauche ich nur mein Laptop, WLAN, Strom, Handy, Headset – und schon kann es losgehen.

4. Die Technik, oder welche Hardware und Software setzt Du ein?

So wenig wie möglich und so viel wie nötig. Seit kurzem besitze ich ein MacBook Pro und lerne gerade schwer von Microsoft auf die OS X Welt um. Ich nutze ein iPhone, und zum Skypen ab und an ein Headset von Sennheiser. Software: Skype, Firefox, Tweetdeck, Gimp, Final Cut, Word, Keynote – und diverse freie Programme sowie Add-Ons im Browser. Mein Blog basiert auf WordPress.

5. Die Work-Life-Balance, oder wie hat sich Dein Leben durch die Arbeitsumstellung verändert?

Vorab: Ich mag den Begriff Work-Life-Balance nicht. Wenn ich arbeite, lebe ich auch. Und umgekehrt. Ich kann beim Schreiben wunderbar entspannen und manchmal ist es eben auch Qual. Fakt ist aber, dass durch das iPhone und die permanente Erreichbarkeit so etwas wie ein Feierabend kaum noch existiert. Eher ist es ein unterschiedlich organisiertes Abwechseln von Arbeits- und Freizeiten, von aktiven und Ruhephasen. Zu denen muss man sich aber bewusst entschließen. Vor kurzem habe ich dazu auch eine Titelgeschichte in der WirtschaftsWoche geschrieben, öfter sprichwörtlich abzuschalten, was ich auch selbst tue. Zeitgleich erschienen damals auch zwei Bücher mit demselben Tenor. Offenbar ist das ein Thema, dass auch andere umtreibt. Und ich bin sicher, dass nicht die Technik, sondern unsere Fähigkeit zum Selbstmanagement die eigentliche Herausforderung der mobilen Zukunft ist.

6. Dein Rat, oder was empfiehlst Du anderen, die noch nicht im Überallbüro arbeiten?

Finde heraus, ob diese Arbeitsweise zu dir passt. Probiere verschiedene Tools und Techniken aus – und vergiss nicht, dass es neben dem Online noch ein Offline gibt. Virtuelle Teams können noch so gut gesteuert sein – auf physische Treffen sollte keiner verzichten. Denn nur hier entstehen Vertrauen und die nötige Offenheit für spätere Diskussionen. Das ist sogar wissenschaftlich belegt (habe darüber schon gebloggt).

Urlaub, einfach mal nichts machen

Lukas Pustina — Mon, 08 Nov 2010 09:39:24 +0000

Wenn man merkt, dass die eigene Leistungsfähigkeit nachlässt, ist die richtige Zeit für Erholung gekommen. Man sollte die Listen Listen sein lassen, Ziele zurückstellen und Aufgaben vertagen. Um sich richtig zu erholen, ist es wichtig, seinen Körper als auch seinen Geist entspannen zu lassen. Die gelingt nur, wenn man allen Druck und Stress beiseite schiebt und einfach mal nichts macht.

Ich nehme mir die kommenden Tage frei und werde einfach mal nichts tun. Deswegen erscheint der nächste Artikel im Dezember.

Blogparade, oder das schlaue Internet

Lukas Pustina — Tue, 02 Nov 2010 17:20:09 +0000

Jochen Mai von Karrierebibel.de hat zur Blogparade gerufen — “Mach das Web zu einem schlaueren Ort!“. Er sucht Antworten auf die kuriosesten Suchanfragen, die zu meinem Blog geführt haben. Hier die Top 10:

Ziele und Aufgaben eines Baumarktes? — Ernsthaft?
Wie bekomme ich mein Gehirn wieder fit? – Der Anfang ist getan, Du hast den ersten Schritt gemacht.
Versuche Gehirn — Genau, guter Ansatz!
Spaß am Leben aber ziellos — Ich weiß nicht, ob das gut oder schlecht ist.
Arbeitsplanung Milchvieh — Ich wünschte ich könnte helfen, denke jedoch, dass die Tiere schon wissen was zu tun ist.
Homer Simpson Kuhmilch — Vielleicht weiß er mehr …
Ablenkung Schweinehund — Stimmt genau, bei Überallbüro.de bist Du richtig.
überall online Zeitverschwendung — Jedenfalls wird man den Schweinhund so nicht los.
Fokussieren Konzentratio Disziplin — Ja, das klappt wohl noch nicht ganz richtig.
Wie schalte ich Ablenkung aus? — Erste Schritt: Browser zu!

Weitere schlaue Antworten gibt es bei der Karrierebibel.

Letztes Jahr, oder die persönliche Überallzeitung

admin — Tue, 02 Nov 2010 09:52:23 +0000

Letztes Jahr um diese Zeit beschrieb ich im Artikel “Instapaper, oder die persönliche Überallzeitung“, wie man mit Instapaper seine eigene Zeitung zum überall Lesen erstellen kann. Instapaper speichert per Knopfdruck aus jedem Browser die aktuelle Seite zum späteren Lesen. Dabei wird die Seite lesefreundlich umformatiert und von Werbung sowie anderen störenden Elementen befreit.

Schaut Euch den Artikel noch mal an, falls Ihr mehr wissen wollt.

Interview, oder Felix Govaers Organisation

Lukas Pustina — Tue, 02 Nov 2010 09:33:39 +0000

Im Interview spricht Felix Govaers, Wissenschaftler bei der Frauenhofer Gesellschaft, über sein Organisationssystem. Insbesondere die ständige Fortentwicklung seines eigenen Systems und das kontinuierliche Hinterfragen alter sowie das Ausprobieren neuer Ansätze ist sein Erfolgsrezept für die persönliche Organisation.

Das Interview

1. Der Job, oder was ist Dein Tätigkeitsbereich?

In den vergangenen eineinhalb Jahren war ich als wissenschaftlicher Mitarbeiter, zur Hälfte an der Universität Bonn und zur Hälfte bei der Fraunhofer Gesellschaft eingestellt. Das war in Hinsicht auf die Organisation und Planung von Zeit und Aufgaben für mich eine beachtliche Herausforderung, da ich an beiden Instituten in Projekten mitgewirkt habe, bei einer Vorlesungsorganisation involviert war und an meiner Promotion gearbetet habe.

2. Die Herausforderung, oder was sind die wichtigsten Bereiche Deiner Planung?

Ich würde das mal salopp in Pflicht und Kür unterteilen. Die Pflicht sind selbstverständlich die obligatorischen Aufgaben, die in Projekten oder für Vorgesetzte anfallen. Weiter gehört dazu die zeitliche Planung, wann muss ich wo sein.

Die Kür ist die Organisation der restlichen Zeit. Das beinhaltet sowohl das Einplanen von langfristigen Aufgaben ohne akute Priorität, als auch das Energietanken durch Sachen, die mir Spaß machen. Der Punkt ist, dass man kreative Energie steuern, ja gar gezielt einsetzen kann und sollte. Gelingt mir das, dann macht die Arbeit großen Spaß.

Dazu gehört beispielsweise das Erstellen einer GUI. Meine Algorithmen brauchen so etwas nicht, aber es macht mir Spaß sie zu erstellen. Meist plane ich solche Spaßprojekte für 14 Uhr ein. Da ich mittags in die Kantine zum Essen gehe, bin ich ein Opfer des 14-Uhr-Tiefs. Ein Versuch anspruchsvolle Aufgaben zu diesem Zeitpunkt anzugehen würde mich nur frustrieren. Dennoch halte ich diese Lockerungsübungen optional. Je nach Gefühl setze ich sie ein oder setzte andere Aufgaben fort.

In derselben Art organisiere ich die Promotionsarbeit. Wenn über den Nachmittag hinaus noch Zeit ist, widme ich meine Konzentration dem Vorantreiben der Promotion. Allein das hehre Ziel gibt mir Motivation und damit neue Kraft.

3. Die Organisation, wie organisiert Du Dich?

Meine Termine landen über ein Outlook-Plugin oder über Apples iCal-Kalender direkt im Google-Kalender. Das ist für mich derzeit die einzige Chance, den Kalender überall und jederzeit verfügbar zu haben. Gelegentlich greife ich auch über mein Android-Telefon darauf zu. Allerdings ist dort die Bedienbarkeit noch recht mäßig, sodass ich es oft vorziehe, die Termine aufzuschreiben und dann zu übertragen. Denn das Touchpad des G1 hakt noch ein wenig und ist bei weitem nicht so präzise wie man das von der Konkurrenz kennt. Zudem ist die Struktur der Oberfläche dort noch nicht optimal gestaltet. Im Eifer des Gefechts habe ich bereits Termine versehentlich im falschen Monat eingetragen. Dann bin ich schließlich zum analogen System zurückgewandert. Für mein nächstes Android-Telefon habe ich viel Zuversicht, dass Google nachgelegt hat. Weiter ist die SMS-Erinnerungsfunktion von Google ist wie geschaffen für mich, da mein Telefon das einzige Gerät ist, das ich definitiv an beiden Arbeitsstellen bei mir habe.

Für Aufgaben habe ich einige Konzepte von Überallbüro.de übernommen. So verwalte ich die Liste meiner Aufgaben online mit RTM. Auch hier war wichtig, hardwareunabhängig darauf zugreifen zu können. Von dort aus plane ich Aufgaben für den nächsten Tag oder die aktuelle Woche ein. RTM schickt mir zusätzlich noch eine Email mit den Aufgaben für den Tag, die ich erst schließe, wenn alles erledigt oder neu eingeplant ist.

Taggs, Prioritäten und ähnlicher Schnickschnack bringen mir persönlich dabei nichts. Ich habe Aufgaben, und die werfe ich alle in einen Topf. Meine Verwendung von RTM ist also ziemlich die einfachst mögliche. Für meine Zwecke ist das jedoch völlig passend.

Ausgezeichnet finde ich es auch dort Ideen festzuhalten. Da jede Idee erst einmal ausgemalt und probiert werden muss, ist sie zugleich eine Aufgabe. Naturgemäß zunächst ohne Deadline. So gehe ich von Zeit zu Zeit über meinen Ideenstapel auf RTM, und wenn mich die Lust packt, greife ich eine auf.

Strukturen visualisiere ich in Mindmaps. Früher habe Vym genutzt, inzwischen gefällt mir XMind besser. Mit deinem Post-its-System machst Du im Prinzip nichts anders, nur analog.

In Treffen halte ich grundsätzlich den Verlauf in Stichworten fest. Hierfür habe ich mir Symbole überlegt, die mir beim Überfliegen das Wichtige hervorheben. Ein “!” zeigt mir z.B. eine Information an, während ein “X” ein ToDo-Icon darstellt. Diese markieren eingekreist die entsprechenden Zeilen meiner Stichworte. Weitere Symbole, die ich verwende sind ein „N“ für das nächste Folgetreffen, „D“ für eine Deadline und ein „?“ für etwas, das ich nachschlagen möchte. Diese Markierungen helfen nicht nur die richtigen Stellen schnell zu finden, sondern auch meine geschriebenen Textstücke am nächsten Tag wieder richtig zu interpretieren. Je nach Kontext, in dem wir uns befinden, interpretieren wir Informationen unterschiedlich. Symbole helfen mir quasi Missverständnisse mit mir selbst zu vermeiden.

4. Die Fehler, was läuft schief, wenn man sich organisieren will?

Ich empfinde es als die größte Herausforderung ein System zu finden und zu lernen, das für einen persönlich gut passt. Bei der Arbeit merke ich, dass sich meine Fehler in der Organisation wiederholen. Damit kann man offensichtlich auf ein unvollständiges System schließen, das meine Schwächen noch nicht wasserdicht abfängt. So lange sich Schwächen in der Organisation auftun, seien es Fehler oder redundante Arbeit, sollte man sein System überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten suchen. Zudem entwickelt man sich selbst über die Zeit weiter. Einerseits wird dabei vieles der täglichen Arbeit zur Routine, andererseits kommt mit der Zeit oft mehr zusammen. Die Mammutaufgabe schlechthin finde ich sowieso den Berufseinstieg (s. auch Interview mit Berufseinsteiger Jakob Bieling). Dort fehlen sowohl die Routine, als auch das Wissen um sinnvolle, ja mögliche Organisationstechniken überhaupt. Ein Student braucht für seine drei Prüfungen im Semester und seine Hilfskraftstelle keine systematische Organisation. Das ändert sich schlagartig mit dem Berufseinstieg. Meiner Ansicht nach könnten Arbeitgeber die Produktivität von Hochschulabgängern direkt steigern, indem sie zunächst Techniken, wie Du sie auf Ueberallbuero.de vorstellst, anlernen lassen.

Generell denke ich, man sollte alles mit dem Handy bedienen können. In meiner Organisation fehlen z.B. Möglichkeiten Informationen zu übertragen, wenn ich auf dem Handy Mails lese. Deadlines, Aufgaben und Termine können so im ungünstigsten Fall noch unter den Tisch fallen, da ich nichts in die entsprechenden Programme eintrage, die Mail jedoch als „gelesen“ ansehe.

5. Das System, oder welches System, Hardware, Software setzt Du ein?

Seit ich auf dem Mac arbeite, verwende ich die Standardwerkzeuge für Mails und Kalender von Apple. Auf meinem Handy läuft noch das recht frühe Android 1.5. Mein Google-Kalender ist auf dem Mac via Cal-DAV-URL eingebunden. Unter Windows binde ich ihn über das kostenlose „Google Calender Sync“ Tool in Outlook ein. Über den Erinnerungsdienst von Google werde ich an Termine jeweils mit einer SMS vorgewarnt. Aufgaben werden von Remember-the-Milk empfangen und sortiert, und auch die erinnern mich täglich mit einer Email an das Anstehende. Daten und Dokumente werden sicher und bequem per Dropbox auf verschiedene Systeme verteilt. Strukturen, Ideen und Brainstorming führen bei mir in Kombination immer zu einer Mindmap. Da finde ich alles, was ich kenne, gut. Zur Zeit benutze ich XMind wegen seiner Plattformunabhängigkeit. Für das Wenig, was jetzt noch übrig bleibt, muss Stift und Papier herhalten.

6. Dein Rat, was empfiehlst Du allen, die sich besser Organisation möchten?

Nun, dass sich jeder sein persönliches System erstellen muss, ist nichts Neues. Solange man nicht vollständig zufrieden damit ist, sollte man sich regelmäßig erkundigen was für neue Entwicklungen es gibt. Die Art und Weise, wie man Informationen handhabt, hat einen enormen Quantensprung hingelegt, seit Internet quasi überall verfügbar ist. Da lohnt es sich durchaus zu verfolgen, was Softwareentwickler daraus machen. Zudem ist es von großem Vorteil, wenn man einen Blog kennt, der darüber hinaus die sinnvolle Verwendung neuer Software zeigt, so wie Ueberallbuero.de.

Mikogo, oder im Schlafanzug arbeiten

Lukas Pustina — Wed, 27 Oct 2010 12:27:09 +0000

Im heutigen Gastbeitrag stellt Maike das Online-Kollaborationsprogram Mikogo vor. Maike studiert BWL und arbeitet seit Sommer diesen Jahres für Mikogo. Sie zeigt konkret auf, wie man den Arbeitsplatz mit Desktop Sharing an den heimischen Schreibtisch verlegen kann. Und so auch von Business-Casual zum Pyjama wechseln.

Mikago, oder im Schlafanzug arbeiten

Dress Code hin oder her: Ich finde Business Kleidung unbequem. Blusen kneifen mich, Kostüme passen mir nicht, schicke Schuhe gefallen mir nicht. Ich mag Flanellschlafanzüge mit seltsamen Mustern und dicke Wollsocken. Zwar gibt es über solche Angelegenheiten keine Studien, aber ich bin mir sicher, dass Deutschlands Ich-würde-gerne-im-Schlafanzug-zur-Arbeit-gehen Fraktion nicht nur aus mir besteht. Ich behaupte sogar kühn, dass die Dunkelziffer extrem hoch ist. Wem es jedoch ein wenig an Mut fehlt, um im Morgenmantel mit dem Zug ins Büro zu fahren, dem bleibt nur eine Option: Das Home Office.

Ein Home Office hat jede Menge Vorteile. An die Stelle der langen Anfahrt ins Büro tritt der Gang ins Arbeitszimmer oder an den Schreibtisch. Doch ein Manko bleibt: die Kollegen und Kunden sind weit weg. Deswegen erfordert es eine effiziente Kommunikationstechnologie, mit der die Distanz überbrückt werden kann: Mikogo.

Mikogo ist ein Desktop Sharing Tool und simuliert genau jene Situationen, die im Großraumbüro an der Tagesordnung sind. Meetings, das Nebeneinander am Computer sitzen oder auch Verkaufspräsentationen. Anstelle des Konferenztisches tritt einfach das Internet. Indem es dein eigenen Bildschirminhalt an alle Sitzungsteilnehmer überträgt, können Dinge direkt am Monitor besprochen werden, ohne dass jemand den heimischen Schreibtisch verlassen muss (oder eben den Schlafanzug gegen den Business Look tauschen).

Sitzungsstart

Um eine Mikogo Session zu starten, braucht es lediglich 3 Klicks. Der Sitzungsorganisator wählt einfach im System Tray das M-Icon aus und wählt dann im Menü „Start Session“. Der Mikogo Server generiert daraufhin eine Session-ID, die an die anderen Teilnehmer weitergegeben wird. Bis zu 10 Personen können gleichzeitig an einem Online Meeting partizipieren, eine installierte Version von Mikogo braucht dabei nur der Organisator. Die anderen betreten den virtuellen Konferenzraum durch einen Klick auf den Teilnehmen Button auf der Mikogo-Website, geben die Sitzungsnummer ein und sehen dann sofort in Echtzeit den Bildschirminhalt des Organisators.

Funktionen

Mikogo bringt eine Reihe von Funktionen mit sich, bei denen insbesondere die Switch-Presenter-Option, Zeigepfeil, Whiteboard und der Session Recorder im Home Office Alltag von Nutzen sind.

Switch Presenter: Jeder Teilnehmer kann während der Sitzung zum Presenter ernannt werden. Nach dessen Zustimmung ist dann für alle dann dessen Bildschirminhalt zu sehen.

Zeigepfeil und Whiteboard: Durch einen Klick auf eine Stelle im Mikogo-Fenster erscheint für alle ein Pfeilsymbol mit dem zugehörigen Namen des Teilnehmers. Mit dem Whiteboard können wie mit dem klassischen Textmarker bestimmte Bereiche bunt markiert werden.

Session Recorder: Mikogo bietet die Möglichkeit, jede Session zu protokollieren und im Nachhinein mit dem Session Player wiederzugeben. Einen Überblick über weitere Funktionen gibt es hier.

Um im Arbeitsalltag auch bei sensiblen Daten die größte Sicherheit zu gewährleisten, arbeitet die Software mit einer 256-Bit-AES Verschlüsselung.

Versionen

Mikogo steht als Mac- und PC-Version unter www.mikogo.de zum Download bereit und ermöglicht dank Plattformunabhängigkeit auch die Kommunikation zwischen den beiden Betriebsystemen. Die Nutzung von Mikogo ist nicht nur für private Nutzer, sondern auch im kommerziellen Bereich kostenlos.

Verwandte Artikel:

TeamViewer, oder das digitale Fernrohr

Letztes Jahr, oder Arbeitsplanung

Lukas Pustina — Mon, 18 Oct 2010 08:53:51 +0000

Letztes Jahr um diese Zeit beschrieb ich im Artikel “Arbeitsplanung, oder das Was und Wann“, wie ich meine Aufgaben und Zeit plane. Mit Hilfe von Remember The Milk und einem Kalender halte ich meine Aufgaben fest und wähle die Zeiten aus, wann ich mich an die Aufgaben setze.

Dieser Artikel war die Einleitung zu einer dreiteiligen Serie und gab eine Übersicht über mein Organisationssystem, das ich auch heute kaum verändert erfolgreich einsetze.

Schaut Euch den Artikel noch mal an, falls Ihr mehr wissen wollt.

Listenlos, oder arbeiten wie ein Meisterkoch

Lukas Pustina — Mon, 11 Oct 2010 05:57:27 +0000

Das Dreyfus-Modell (engl., PDF von Jörg Markowitsch) beschreibt den Wissensstands einer Person in 5 Stufen. Während sich ein Novize buchstabengetreu an Anleitungen hält, agiert ein Experte in meist nach dem Gefühl, seiner Intuition folgend.

Ein Kochlehrling hat Schwierigkeiten mit der Anweisung einen Teelöffel Salz zur Suppe zu geben. Er stellt sich die Frage, welche Art Teelöffel und ob dieser gehäuft oder glatt gestrichen sein soll. Ein Meisterkoch hingeben schmeckt die Suppe ab und gibt eine Priese Salz dazu ohne über Maßeinheiten und Mengen nachzudenken. Seinem Gefühl folgend, passt es einfach.

Mein persönliches Organisationssystem

Nachdem ich erkannt hatte, dass ich meine Arbeit besser organisieren sollte, begann meine Suche nach dem passenden Organisationssystem. Egal welches ich ausprobierte, mangels Erfahrung folgte ich blind den entsprechenden Regeln und Tipps. Dabei dienten mir Listen als Erinnerung an zu erledigende Aufgaben, Zeitabschätzungen der Arbeitsplanung sowie ihre Abarbeitung als Kontrolle und Fokussierungshilfe.

Dieser Ansatz ist zu Beginn für den Novizen sinnvoll und richtig. Mit der Zeit änderte sich aber meine innere Einstellung. Was früher nur mit harten Regeln funktionierte, entwickelte sich zu Gewohnheiten, zu Automatismen. Während die Listen zu Beginn Halt und Kontrolle gaben, kam mit der Zeit eine natürliche Arbeitseinstellung dazu.

Mir war plötzlich viel klarer was meine Ziele sind, welche Schritte im jeweiligen Projekt zu erledigen sind und es fiel mir leichter, die Konzentration und Fokussierung auf die Arbeit zu finden.

Meine Listen

Mir ist vor einiger Zeit aufgefallen, dass meine Listen immer kürzer werden. Daraufhin habe ich mich gefragt, ob ich meinem Organisationssystem noch richtig folge oder ob ich es schleifen lasse. Dabei wurde mir klar, dass Listen für mich nur noch für das Festhalten von Ideen und Gedanken sowie als Erinnerungshilfen für kleinen Besorgungen dienen. Ich setze sie als Braindump ein, um meinen Kopf von Kleinigkeiten freizuhalten. Das tägliche Entlanghangeln an Listen, von Aufgabe zu Aufgabe also die Kontrollfunktion von Aufgabenlisten ist für mich entbehrlich geworden.

Meine Zukunft

Ich weiß nicht genau, wie diese Entwicklung weiter gehen wird. Der natürliche Weg scheint, nur noch Ideen und Gedanken festzuhalten, da sich alles andere durch die persönlichen Gewohnheiten erledigt.

Dein Fazit

Entscheidend ist mit der persönlichen Entwicklung auch das eigene Organisationssystem weiter zu entwickeln. Im Interview beschreibt Jakob Bieling genau diese Entwicklung, wie er von festen Regeln zu seiner eigenen Methode gefunden hat.

Macht Dir also klar, in welcher Entwicklungsstufe sich Du und Dein Organisationssystem befinden. Es ist wichtig, nicht sklavisch Büchern, Regeln und Tipps zu folgen, sondern selbstständig zu entscheiden, wie viel Organisation nötig und wie viel übertrieben ist.

Deine Meinung

Welche Erfahrung hast mit Deiner Entwicklung gemacht? Ich bin sehr gespannt auf Deine Perspektive und Erfahrungen.

Verwandte Artikel:

Letztes Jahr, oder Teamviewer

Lukas Pustina — Sun, 03 Oct 2010 08:57:41 +0000

Letztes Jahr um diese Zeit beschrieb ich im Artikel “TeamViewer, oder das digitale Fernrohr” wie man über das Internet einen entfernten Computer bedienen kann, ohne wirklich davor sitzen zu müssen. Ob Fernwartung, Präsentation oder das Kopieren von Daten — mit Teamviewer holt man Bildschirm, Tastatur und Maus von einem auf den anderen Computer. Für den privaten Einsatz ist Teamviewer kostenlos.

Schaut Euch den Artikel noch mal an, falls Ihr mehr wissen wollt.

Interview, oder Franz Hoffmanns Überallbüro in Afrika

Lukas Pustina — Fri, 01 Oct 2010 05:35:53 +0000

Dieses Mal im Interview beschreibt Franz Hoffmann sein Überallbüro in Bamako, Mali, West Afrika. Franz hat die Loslösung von einem festen Arbeitsplatz vollständig erreicht, denn seine Kollegen arbeiten in Deutschland und seine Kunden sind weltweit verteilt. Er zeigt auf eindrucksvolle Weise, wie man mit den richtigen Werkzeugen und dem passenden System überall und jederzeit arbeiten kann und dadruch an einem wunderschönen Ort sein Leben genießen kann. Insbesondere die Loslösung vom normalen Arbeitstrott hat Franz eine ganz neue Perspektive und mehr Zeit für sich und seine Leben gegeben.

Franz Hoffmann ist Produktdesigner und Geschäftsführer von Leschi www.leschi.de. Gemeinsam mit seinen Mitarbeiten und Partnern liefert er Wärme-, Nacken- und Kuschelkissen sowie andere Wohlfühlaccessoires in weltweit 30 Länder. Zusätzlich zu seiner Arbeit studiert Franz erfolgreich BWL an der Fernuniversität Hagen und ist somit für Prüfungen des öfteren Gast der Deutschen Botschaft in Bamako.

Das Interview

Der Job, oder was ist Dein Tätigkeitsbereich?

Als Produktdesigner und Geschäftsführer meines eigenen Labels bin ich mit drei Kernbereichen beschäftigt, Design sowie Produktentwicklung, Key-Account-Management und Führung. Unser Sortiment besteht aus freundlichen, kuscheligen Produkten, die rund ums Sofa verwendet werden, der Schwerpunkt liegt auf Wärmekissen. Für die Produkte entwerfe ich die Formen und Schnittmuster und übergebe sie der Produktion. Meine Kunden, meist im Ausland, betreue ich per Telefon und E-Mail, empfehle Sortimente und bereite gemeinsame Marketingaktionen vor. Jeweils zum Frühjahr und zum Herbst wird die neue Kollektion auf Messen in Europa präsentiert zu denen ich persönlich anreise. Dazu kommen die Führungstätigkeiten wie beispielsweise strategische Analysen, taktische Kontrolle und Personalführung, die dann in klassische Managementaufgaben mündet.

Der Alltag, oder wie sieht Dein normaler Arbeitstag aus?

Der erste Griff am Morgen schaltet die USV ein, der Router fängt an zu blinken und die Internetverbindung wird aufgebaut. Dann greife ich meinen Rucksack, den Bürostuhl und ein Glas frisch gepressten Orangensaft und klettere über die Holzleiter aufs Flachdach. Je nach Sonnenstand rücke ich meinen Schreibtisch in den Schatten der Mangobäume an der linken oder rechten Hausseite. Dann lese ich E-Mails und schaue in den Operationsplan für den Tag.

Die Meetings laufen per Skype. Einer der Teilnehmer übernimmt die Moderation des Meetings, was aufgrund der recht hohen Latenzzeit wichtig ist. Durch die Entfernung benötigt die Stimme lange um hin- und herzureisen, das führt ohne Ordnung häufig dazu, dass man sich ins Wort fällt.

Das Nebeneinandersitzen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien simulieren wir durch Desktop-Sharing. Dabei übermittelt ein Teilnehmer den Inhalt seines Bildschirms, man schaut praktisch auf den gleichen Monitor. Das ist für gemeinsame Planungen an Exceltabellen und Brainstormings anhand von Mindmaps essentiell. Zusammen mit der meist hervorragenden Sprachqualität von Skype hat man fast das Gefühl beieinander zu sein.

Nach dem ersten Glas O-Saft sind die Kunden dran. Ich betreue den Großteil der Export-Kunden. Das läuft von Ost nach West ab. Erst sind die Japaner und Australier dran, da sie meist noch arbeiten, wenn ich aufstehe, und mittags die Europäer.

Drei Autominuten entfernt hat Alpha, ein Schneider aus dem Senegal, in einem winzigen Raum fünf Nähmaschinen aufgestellt und fertigt Hochzeitskleidung. Eine seiner uralten Nähmaschinen kommt zufälligerweise aus Berlin. Benötige ich einen Prototypen, stürme ich mit den Schnittmustern in den Laden, tausche die neuesten Champions-League-Ergebnisse aus und Alpha stellt mir einen seiner Jungs ab, der mit erstaunlicher Akribie meine Vorgaben umsetzt. Bis heute habe ich nicht verstanden, woraus ihre Motivation für diesen tollen und prompten Service entspringt. Ich vermute aber, dass sie es selbst spannend finden, die merkwürdigen Designs dieses noch merkwürdigeren Deutschen umzusetzen. Vielleicht ist es aber nur die Freude daran eine völlig absurde Tätigkeit zu verrichten: Wärmekissen nähen bei 42 °C im Schatten.

Diese Prototypen bespreche ich anschließend mit meinen Partnern in Berlin. Das Produkt wird vor der Skype-Kamera gedreht und gewendet und Änderungsschritte definiert, die Alphas Jungs später umsetzen. Ist meine Arbeit abgeschlossen, geht das Schnittmuster an unseren Qualitätsmanager, der die Umsetzung durch die Produktionsstätte in Polen einleitet. Wiederum werden Prototypen erstellt und diesmal in Europa vor die Kamera gehalten. Dass das Dreieck Mali – Polen – Deutschland so gut funktionieren würde, hatten wir vorher nicht gedacht. Ursprünglich war vorgesehen, dass ich für die Produktentwicklung nach Deutschland zurückkomme.

Das Mittagessen koche ich zu Hause, da die malischen Straßenimbisse selbst für einen rustikalen Berliner eine Herausforderung darstellen. Mit dem Teller Nudeln klettere ich wieder aufs Dach und entspanne vor der Tagesschau – ein Stück Heimat!

Der Nachmittag ist meist längeren Arbeitstreffen vorbehalten. Wieder per Desktop-Sharing und Skype. Die Bandbreite reicht momentan leider nicht dafür, auch noch das Video bei Skype anzuschalten, aber vor kurzem wurde UMTS in Bamako eingerichtet und das lässt hoffen.

Das Überallbüro, oder wie unterscheidet sich Dein Arbeitstag zum festen Büro in Deutschland?

Für mich ist die Kommunikation der Hauptpunkt und der wichtigste Unterschied; zu Kunden, zu Lieferanten, zu Partnern und zu Kollegen im Büro. Denn erst wenn ich kommunizieren will, fallen die 5.000 km Distanz ins Gewicht. Vorher ist es egal, ob ich das Schnittmuster in Berlin oder in Bamako erstellt habe. Will ich es aber besprechen und mir ein Feedback einholen, muss ich kommunizieren. Die Technik ist für mich essentiell und so verwende ich wesentlich mehr Zeit und Gedanken an die Infrastruktur als in Berlin. Das nervt und macht die Fokussierung auf die eigentlichen Aufgaben mitunter schwierig.

Durch die räumliche Distanz zu den Partnern bin ich mehr auf mich allein gestellt und durch meine Abwesenheit ging das den Partnern im Berliner Büro genauso. Das führte überraschenderweise schon ab dem ersten Tag dazu, dass alle fokussierter waren, Meetings besser vorbereitet wurden und mehr individuelle Verantwortung übernommen wurde. Vorher hätte man sagen können, dass wir zu häufig über zu viel unwichtiges Zeug sprachen, das man auch allein hätte entscheiden können. Ein deutlicher Pluspunkt!

Zudem bin ich erheblich weniger Störungen ausgesetzt als im lauten Berliner Großraumbüro. Ich kann die Aufgaben nach meinem Rhythmus durchziehen, und auch die größte Hektik kommt nur abgemildert bei mir an. Insgesamt benötige ich weniger Zeit für die gleiche Menge an Ergebnis. Gänzlich unterbrechungsfrei läuft aber auch mein Tag in Mali nicht ab, mitten in einem Gruppen-Meeting schaute einmal ein Tuareg-Krieger auf seinem Kamel über die Mauer und erwartete einen Beitrag zu seinem Reiseproviant.

Inzwischen merke ich gelegentlich, dass ich Lust auf etwas Gesellschaft hätte, um dem Gefühl zu entgehen, ich sei gänzlich von der Außenwelt abgeschnitten. Noch in Deutschland planten wir eine dauerhafte Video-Übertragung zwischen den beiden Büros einzurichten. Das scheiterte bislang an der technischen Umsetzung. Wem eine praktische Software für die dauerhafte Bild- und Tonübertragung im Stil einer Überwachungskamera einfällt, bitte melden. Man muss auch die Bildfrequenz bzw. –qualität einstellen können, um sich an die afrikanischen Bandbreiten anzupassen.

Die Tests – die klappten wenigstens – zeigten aber schon mal, dass man durchaus die Anwesenheit anderer Personen darüber simulieren kann. Es erzeugte für mich schon mal ein Wir-Gefühl und ein: „auch andere, nicht-virtuelle Menschen arbeiten an der gleichen Geschichte wie du“.

Das Leben, oder wie ist das Privatleben in Mali?

Der wohl deutlichste Unterschied besteht in den realen Sozialkontakten. Ich verbringe die meiste Zeit im bzw. auf dem Haus und lebe in dieser Zeit an einem völlig anderen Ort, in einer eigenen Zeitzone, mit völlig anderen Menschen. Wenn der Computer aus ist, blicke ich manchmal nach draußen und frage mich: wo bin ich? Es dauert aber nicht lange, bis ich von der einen Realität zu anderen wechseln kann. Dann fällt mir schnell auf, dass ich in Afrika bin und Bamako eine abgedrehte, dreckige, laute, übervolle, afrikanische Stadt ist, die darauf wartet erkundet zu werden. Es ist, also ob ich von der Arbeit direkt in den Urlaub starte. Es gibt keinen Alltag. Wenn ich Deutschland Schwierigkeiten hatte von der Arbeit abzuschalten, dann gelingt mir das in Bamako auf Knopfdruck. Rechner aus, Tür auf und das Leben schwappt herein.

Am liebsten fahre ich am Abend mit meiner Frau an den von Mangobäumen umrahmten Pool des kleinen und ein bisschen schäbigen Hotels Eden-Village, direkt am Niger. Allein der Weg dahin ist so unglaublich anders als in Deutschland. Selbst nach einem Jahr fühlt es sich so neu und fremd an. Das ist ein wahrer Traum!

Wenn ich aber zwei Tage am Stück selbst abends nicht das Haus verlassen habe, fällt mir die Decke auf den Kopf und ich muss dringend reale Freunde treffen. Diese sind noch nicht so zahlreich und wenn keiner Zeit hat, texte ich den Bäcker, Tankwart oder den Äpfelverkäufer mit belanglosem Zeug zu, um ein bisschen unter Leute zu kommen. In Berlin lief das von allein, da war immer einer am Start.

Die Technik, oder welche Hardware und Software setzt Du ein?

2 Windows-Laptops, 1 Windows-Netbook, 1 Apple-Laptop, Dual WAN-Router [Draytek Vigor 2910, sehr solide](zum Anschließen von zwei Internetanschlüssen), 1 Interanschluss mit 386 kbit und 1 mit 256 kbit (tagsüber zu Spitzenzeiten meist nicht voll verfügbar), Extra-Akku für den Hauptlaptop, USV mit Batterielaufzeit bei Stromausfällen bis zu 3 Stunden, 22‘‘-Monitor, kleiner HP-Laserjet mit 2 Tonern auf Reserve, jeweils mehrfache Ausführung von Maus, Headset [Sennheiser PC-31 sehr zu empfehlen, günstig und gut], Tastatur und 1 Million Kabel. Dazu noch 3 Backup-Festplatten, Allwetter-Bambus-Schreibtisch auf dem Dach, USB-Tastatur-Staubsauger gegen Wüstenstaub, USB-Ventilator (für den Prozessor) und extrem wichtig, die Klimaanlage ohne deren Einsatz kein Hirn in der heißen Zeit arbeiten kann.

Es ist ein Ensemble mit Netz und doppeltem Boden, das ich nicht nur rein praktisch, sondern auch für den Seelenfrieden benötige. Wenn ein wichtiges Kundengespräch ansteht, muss alles funktionieren – auf die Minute genau. Das sind Anforderungen, die völlig konträr zum malischen Alltag sind und mir die zwei Welten, in denen ich lebe deutlich vor Augen führen.

Bei Stromausfällen von über 3 Stunden, wenn die USV leer ist, ziehe ich ins Hotel um. Mit Generator im Keller und Internet in der Lobby, das außer mir kaum einer nutzt, ist das eine gute Alternative. Das kommt etwa 1-2 mal im Monat vor. Die Standortverlagerung führt mitunter sogar zu neuem Schwung und einer Abwechslung. Bonus ist der Hotelpool, der ebenfalls kaum von anderen Gästen genutzt wird.

Dein Rat, oder was empfiehlst Du anderen, die noch nicht im Überallbüro arbeiten?

Zusammen mit meinen Partnern habe ich die Firmenstruktur so umgebaut, dass Platz für persönlichen Freiraum entsteht. Das erschien uns zuerst völlig utopisch und sogar gefährlich für das Business. Aber rückblickend waren die Hürden nicht so hoch wie eingangs erwartet. Gerade in Kreativberufen ist mentale Freiheit und Ausgeglichenheit sehr wichtig für gute Resultate und das ist Grund genug ein Risiko einzugehen.

Ich denke, dass der schwierigste Schritt der ist, sich das Arbeiten außerhalb eines klassischen Büros vorzustellen. Worauf kommt es wirklich an bei meiner Tätigkeit? Wann produziere ich Resultate und wann verbringe ich nur Arbeitszeit? Hat man diese Frage für sich und seinen Beruf geklärt, entdeckt man vielleicht Freiräume an Stellen, die man vorher nicht sah.