El problema esta en que estos detalles son muy importantes y no hay que pasarlos por alto, porque a la hora de estar en pleno desarrollo del acontecimiento pueden tornarse muy incómodos.

Hemos preparado una breve pero jugosa lista de 6  puntos clave que te llevarán a conseguir tus objetivos en tu próximo evento.

1-      El peor horario para llevar a cabo un evento es a primera hora de la mañana, si quieres asistencia, descártalo. Luego de las 12 del medio día  comienza la mejor franja horaria.

2-      Planifica lo más minuciosamente posible, los intervalos  que habrá en tu evento si es que los hay ¿Con que actividad serán ocupados?Es fundamental que los asistentes se mantengan activos, ocupados porque de lo contrario se genera un vacío que puede llevar a una sensación de  aburrimiento.

3-      Para salvar el punto anterior, lo ideal es contar con un orador muy dinámico, humorista y que tenga chispa suficiente por si en algún momento tiene que llenar un hueco, posea la habilidad de hacerlo.

4-      Hemos hablado en una entrada anterior  del registro  en línea para eventos, no olvides o dudes en implementarlo, será de gran ayuda para tu equipo en todo el proceso de inscripción y además una comodidad para los participantes.Recuerda mencionar la política de privacidad en cuanto a los datos para que nadie se lo piense dos veces a la hora de querer registrarse.

5-      Crea una comunidad  o foro para interactuar con la gente que desea asistir, de ésta forma podrás aclarar dudas, generar expectativa, motivar, lanzar incentivos etc.

6-      Todas las estrategias que apliques en el periodo Pre-evento para atraer  más público serán recompensadas a la hora de contabilizar tus resultados.

Muchos son los aspectos a tener en cuenta y es lógico que la presión vaya en aumento.

¿Quieres conocer cual es el perfil 10 de un planificador de eventos corporativos? Sigue leyendo

1-      Tiene que tener características multifacéticas, es decir saber desempeñar diferentes tareas en distintas áreas y mejor aun si puede realizar algunas de forma simultanea.

2-      Conocimiento cuando menos básico de herramientas de software para optimizar la gestión del tiempo y ahorrar dinero.

3-      Un buen planificador nunca puede retrasarse en los plazos. Debe cumplirlos y no sólo eso, sino que lo ideal es tener todo lo requerido finalizado y probado antes de tiempo. Eso se llama sin duda ser eficaz.

4-      Sin duda un rasgo fundamental es que tienes que ser un excelente relaciones públicas, lógicamente trataras con todo tipo de personas, con lo cual debes saber de que forma hacerlo y que protocolo seguir en cada caso.

5-      Es imprescindible que sea organizado, ordenado y totalmente apto para dirigir a un equipo de personas de forma hábil, persuasiva, eficiente, con carácter pero con respeto.

6-      Tiene que tener dotes de comunicador. Diariamente deberá estar en contacto con diferentes personas con cargos directivos, profesionales, con proveedores e incluso hasta con la prensa, por lo que debe ser claro, explicito, de buen nivel cultural  y saber expresarse de forma adecuada.

7-      Basado en el presupuesto que se encuentre disponible para desarrollar el evento, deberá buscar la forma de llevarlo al éxito gestionando las mejores  formas de pago, los gastos, planificando desde lo más básico a lo más complejo sin salirse de él.

Hoy te traemos dos ideas de bodas temáticas para que aproveches el calorcito y las organices en el exterior.

BODA HAWAIANA:

Lo ideal si eliges esta opción es que sea desarrollada a pie de playa.

Pero cuidado entes de preparar todo consulta en tu ayuntamiento, ya que en España muchas veces pueden multarte  y solo hablando de realizar la ceremonia, imagínate si además ¡Celebras en la playa la fiesta!  El mejor día de tu vida puede terminar totalmente arruinado.

Así es que pregunta antes, éste seria el mejor sitio, pero en caso de que no lo permitan entonces puedes hacerlo perfectamente en un patio o a orillas de una piscina.

Hay elementos claves para una Boda Hawaiana que no puedes pasar por alto. Apunta:

Primero que nada la música, las flores, fruta tropical, adornos con cocos por ejemplo centros de mesa.

Puedes invitar a los asistentes que van llegando a beber zumo de coco, entregándole a cada uno una pieza de esta fruta con su respectiva pajita.

Por supuesto la indumentaria para asistir deberá ser acorde, muy veraniega, floreada y colorida.

Para el menú, platos típicos hawaianos como el Lomi Lomi, que consiste en servir salmón salado con tomate o el Lau Lau que es de carne de cerdo, bacalao, ternera o pollo envuelto en una hoja de taro y cocinados en un  horno de barro,  o Puerco Kalua que tiene como ingredientes carne de cerdo asada cocinada con hojas de plátano.

Como souvenir puedes regalar un collar de flores al mejor estilo de Hawái.

BODA CAMPESTRE

Una casona antigua en el medio del campo, una finca o estancia de fin de semana son sitios muy adecuados para este tipo de eventos.

Esta boda puedes estar orientada al mejor estilo romántico.

Podemos comenzar con un vestido de novia con diseño floral de líneas románticas con un sombrero forrado en blanco o también con flores, grandes lazos, sandalias bajas etc.

Las mesas con manteles a cuadros o también de diseño florar, centros de mesa sencillos, comida casera, vino del país, zumos frescos, música del tipo country todo sobre un césped muy vede o en su defecto sobre césped artificial.

Para los souvenirs podrías elegir  sombreritos  de paja o que sean del mismo estampado que tu vestido.

Este es un factor que importa cada vez más a la sociedad y la industria de los eventos por supuesto no se encuentra ajena al tema.

Por lo que políticas de sostenibilidad se han implementado en muchos acontecimientos y cada vez es más común y bien visto que así sea.

Este es uno de los aspectos positivos que arrojan los eventos en línea, ya que ni siquiera es necesario descargar o instalar absolutamente nada gracias a la utilzación del software en la nube.

Gracias a ello, los datos se almacenan de forma automática debido a que los que han sido desarrollados  para eventos traen integrado un sistema de registro.

A través de procesos manuales evitaremos el uso del papel, ya sea para imprimir informes, formularios etc. Este software nos facilitara las tareas relativas a lo administrativo a la vez que nos ayudarán a reducir costos contribuyendo con el cuidado del medioambiente.

Hay varios software de gestión de eventos que realmente te facilitarán la vida, algunos como www.regonline.com.es , hasta permiten  que aceptes pagos en línea con tarjeta de crédito, protegiendo tus datos y almacenando informes o creando formularios totalmente personalizados.

Otra es: es.amiando.com    ofrece eficaces  herramientas de marketing para eventos o  www.doblemente.com, www.avanshop.es   y muchos más, la lista es interminable.

Pero si deseas también puedes probar con Purple Trail, es una aplicación gratuita, de características más limitadas que los anteriores, pero no esta mal.

Otra que se encuentra entre las que ofrecen código abierto es www.gesprotocolo.com , ha sido diseñada por el grupo de protocolo de la universidad de Alicante junto a analistas, informáticos, programadores y diseñadores del taller digital de la mencionada institución.

Para salir un poco fuera de lo común y rememorar viejas épocas que siempre  de una u otra forma añoramos, podemos hacer un evento tipo retro, por ejemplo eligiendo un tema de los años 60, 70 o de la época que prefieras y basar nuestro evento en ella.

De esta forma podremos distinguirnos en el momento actual y conseguir una propagación eficaz de buenos  rumores respecto ala acontecimiento que hemos realizado.

Veamos algunos trucos para lograrlo.

Piensa en como crear la atmosfera adecuada, cuantos más detalles de  aquellos tiempos consigas mejor. Puedes ir a alguna tienda de antigüedades, visitar a familiares que tengan objetos antiguos del tipo tocadiscos, telas  de colores brillantes y satinados.

Conseguir la música adecuada también es un punto clave del conjunto de elementos considerados imprescindibles, si tu fiesta esta basada en los años setenta acuérdate de incluir a los Bee Gee, fiebre del sábado por la noche,  la música de Grease, etc.

No descuides  el diseño de las invitaciones, en el que puedes  recordar que asistan  con ropa de época, la iluminación con lámparas antiguas. Para la decoración puedes colocar imágenes en la pared o posters de cantantes o grupos musicales o publicidad gráfica.

En cuanto a la comida, lo ideal es que elijas que sea tipo cóctel, así será sencillo, evitarás complicaciones en cuanto  a que platos elegir y por otro lado animarás a que la  gente se integre ya que es una fiesta más informal en donde apenas existen sitios donde sentarse.

Es una buena idea tener una barra o montar un stand de diseño tipo bar en el que no puedes  olvidar tener  una buena coctelera y hielo para preparar los mejores tragos de antaño.

Si brindamos facilidades y transmitimos flexibilidad y cierta tolerancia puede que la sensación de  relax nos  proporciones más beneficios.

Es como la política de cancelación de hoteles, el hecho de conseguir  reservar la estancia  sabiendo de ante mano que  por cualquier motivo que necesitemos anularla, no nos penalizarán, ni se quedarán con nuestro dinero es un tranquilidad adicional que ha todos nos gusta tener.

¿COMO IMPLEMENTAR POLÍTICAS DE CANCELACIÓN AMIGABLES?

Cuando colocamos una fecha límite para realizar cancelaciones lo ideal es brindar algún tipo de explicación en vez de ser tajante y decir “No se podrá cancelar después del  2 de enero”.

Es más aceptable decir, “Debido a la reserva de mesas y  catering, solo  es posible cancelar hasta el día 2 de enero”.

Si el proceso esta relacionado con un registro en línea, entonces tendrás que tener en cuenta según la forma de pago que hayas implementado, los posibles gastos extras que te ocasionen las cancelaciones que se produzcan. No será lo mismo realizar la devolución de un pago realizado con tarjeta de crédito a uno hecho con transferencia bancaria.

Lo mismo debe estar claro hasta que fechas el reembolso será parcial, total o no será posible hacerlo.

Piensa en qué  alternativas puedes ofrecer a los asistentes que por alguna razón tengan que anular su participación al evento. Por ejemplo:

• Que la entrada adquirida sea transferible, previo aviso
• Que exista la posibilidad de obtener algo así como un crédito o vale para un próximo evento

Cuidado, cuando es un evento de Caridad,  esta claro que en ese caso deberás tener otras políticas de cancelación tal vez más restrictivas, por los motivos obvios de donación de lo recaudado.

Confiamos en que encontramos la clave y nos quedamos con eso,  con lo cual lo que en un principio generaba un efecto sorpresa y de impacto, con el tiempo se convierte en más de los mismo y comenzamos a percibir que ya no obtenemos  el mismo efecto.

Lo ideal es ir llevando a la práctica diferentes métodos, incorporar nuevas tendencias e ir probando cuales son al acciones que mejor nos funcionan, ir tomando nota y alternarlas  a la hora de desarrollar eventos.

VEAMOS ALGUNAS 7  TÁCTICAS PARA EVITAR  HACER  EVENTOS ABURRIDOS

1-Buscar opiniones e ideas en la  gente joven, siempre añaden un toque de frescura, creatividad y ¿Por qué no? Locura, lo que puede traducirse en elementos divertidos para que implementes  en las reuniones.

2-Cuando busques  un título para un seminario, una temática, un evento, borra de tu mente los tradicionales y tan utilizados, esos ya no  captan la atención de nadie, usa en cambio  frases motivantes, que inciten a la acción o relacionadas con las emociones.

3-Cambia de sitio,  si hasta ahora tu evento era  organizado  por ejemplo en Londres, en el mismo hotel  cada año, ésta vez hazlo en otro sitio.

4-Si tienes que dar una conferencia o seminario, etc. Ubica el mobiliario de otra forma, tal vez todos sentados en círculo y tú en el medio dando la charla o de una forma que resulte cómoda, funcional pero diferente a lo que venías haciendo.

5-Si puedes llevar algo relacionado con tu evento para mostrarlo en vivo,  un objeto o elemento inesperado, puede ser una  forma de conseguir bueno rumores  una vez que finalice el evento.

6-Llevar a algún personaje reconocido  o en caso de que no puedas permitirte el gasto, podrías buscar en tu zona personas que  no sean conocidas pero que tengan conocimiento en alguna de las aéreas relacionadas con tu evento y puedan  ofrecer  una charla dentro del mismo de forma gratuita.

7-Por una parte ambos serían beneficiados, él se daría conocer y tú obtendrías  un ingrediente más para el acontecimiento sin costo alguno.

Por otro lado, estarías introduciendo el factor sorpresa ya que los asistentes no contaban con ello.

Cada uno de estos eventos  transmite algo diferente, por lo que debemos seleccionar el adecuado para llegar al público que nos interesa que asista.

Veamos en que consiste cada uno.

Talleres:

Suelen ser intensivos, sobre un tema en particular y además  funcionales, por lo general cuando la jornada concluye, los participantes  han puesto en práctica a través de un ensayo lo aprendido.

Ferias: 

Pueden ser de carácter anual o semestral, (Es raro que se  realicen con más frecuencia), es un escaparate perfecto para mostrar productos, servicios y nuevas tendencias, captar nuevos clientes, consolidar los obtenidos hasta el momento, así como para  obtener nuevos contactos y oportunidades comerciales.

Conferencias:

Utilizadas para brindar información sobre actualizaciones y tendencias con respecto a un sector o industria, nuevas técnicas y posibles  estrategias comerciales  a aplicar, como también suele implicar presentaciones magistrales dirigidas a quienes participan.

Seminarios:

Tienen como objetivo educar, en ellos se implica la asistencia de una o más personas  expertas en el tema, pudiendo incorporar además la conferencia y el debate como parte del evento.

Hay una tendencia al desarrollo de seminarios de carácter gratuito, su objetivo es atraer nuevos clientes  potenciales, de una forma más efectiva. A través de estos eventos se ofrece contenido de calidad,  lo cual muchas veces es utilizado como estrategia; Es decir, sería como una muestra de un seminario posterior más completo y profundo en el que para participar habría que pagar.

Funciona muy bien, ya que si ha sido bien planificado, el público se queda con ganas de más y es cuando podemos aprovechar el momento para inscribirlos en el próximo seminario o tomar sus datos para al día siguiente (No dejar que pasen más de dos) comunicarnos con ellos  y conseguir que asistan.

Hay una fecha inicial par la venta de entradas y puede  haber una fecha limite para adquirirlas, hasta ahí no hay inconveniente, pero el dilema surge cuando de pronto a escasas horas o días de cerrarse el periodo de venta, nos encontramos con la sorpresa de que se ha extendido.

Para algunos puede estar muy bien, pero creo que son más las desventajas que podemos  obtener de esta acción que los beneficios.

ALGUNOS EJEMPLOS PARA ENTENDER POR QUÉ:

Cuando deseamos participar en un evento por lo general ni bien nos enteramos que es posible comenzar a comprar los tickets o entradas lo hacemos sin dudarlo por miedo a que  se agoten.

Pero puede que en ese momento no contemos con el dinero suficiente y hagamos mil malabares para obtenerlo y por fin conseguir nuestra entrada. Tanto estrés  para un tiempo más tarde enterarnos de que el proceso de compra se ha ampliado. ¡Vaya Frustración!

A raíz de ello, hay varias cosas que el público puede deducir o interpretar:

• Lo han hecho porque no hay suficiente gente que asista

• Puede que la próxima vez esperen hasta el ultimo momento, de alguna manera ya has sentado un precedente de que luego terminan extendiendo el plazo de venta.

• También hay quienes dejan todo para último momento y cuando se encuentran con  la prórroga  para comprar sus entradas, lo que hacen es seguir esperando, tal indecisión puede terminar en que al final no compren  nada porque les ha surgido algo justo el día en que se celebra  el evento.

El marketing de eventos para lograr la asistencia deseada, no es tan fácil como creen aquellos  que no se encuentran en el sector; Es decir no basta con solo hacer publicidad y esperar a que llamen o envíen un e- mail para inscribirse, comprar la entrada, aceptar la invitación etc.

Veamos  5 estrategias sencillas que puedes emplear  para conseguir más asistencia a tu evento (sin que tengas que reducir el precio de la entrada).

1-   Puedes asociarte a otro evento  que no sea tu competidor, pero que de alguna forma se encuentre relacionado. Una promoción cruzada de ambos o acción conjunta para difundirlo, puede reducir costos y beneficiarlos.

2-   Utiliza testimonios reales de eventos que hayas realizado anteriormente, puedes hacerlo por medios gráficos, videos etc. Los textos o grabaciones no deben ser muy extensos pero tan poco te pases de breve. No basta con que se exponga lo bien que lo han pasado, el testimonio  debe contener un ingrediente específico donde se destaque algo que motive a la persona que esta recibiendo el mensaje.

3-   Otra alternativa es ofrecer algo de valor a tu  público, a modo de agradecimiento por su asistencia, puede ser algo relacionado con la tecnología  o referido a la temática del evento, que sea de utilidad y no te signifique un gasto importante.

4-   Puedes preguntar a gente que sabes que  seguro asistirá al evento, si conoces a más personas quienes pueda interesarle y recabar sus datos para enviarles la invitación.

5-    Si el acontecimiento es de alcance internacional, puedes conseguir para éste tipo de público, descuentos por parte de sitios que son atractivos para visitar y conocer, o tal vez para espectáculos que coincidan con la época. Es algo mas que estas ofreciendo y por lo general es valorado y muy bien recibido.