Si bien al principio quienes los proporcionan deben encargarse de romper el hielo, una vez que lo han conseguido,  por regla general   el ambiente queda relajado , se divierten  y se van con unas cuantas sonrisas encima, lo cual es una buena táctica  a utilizar cuando deseamos que los invitados hablen, comenten y divulguen el evento. En la actualidad cada vez hay más  empresas que se dedican a la animación y  entretenimiento  de forma profesional a las que podemos recurrir.

La idea es que sea un conjunto acorde a la temática de la celebración, por ello  debemos reunirnos ambas partes (Planificadores de eventos y los servicios de animación) para ir en la misma dirección.

Claro que dependiendo del  tipo de evento, será posible o no  implementar juegos o un toque humorístico, es una alternativa a contemplar a la que en ocasiones se le teme, pero bien enfocada arroja excelentes resultados.

Otra opción es contratar un disc jockey, previa solicitud de referencias. Éste debe presentarte la música que crea conveniente acorde al evento, edad de los participantes, etc. O bien puedes facilitársela tú. A la vez puedes aprovechar su persona para que haga el papel de maestro de ceremonias y sea quien presente el evento.

Lo interesante de esta posibilidad es que los dj suelen tener su propio equipo de sonido, iluminación y los más profesionales cuentan con efectos especiales que podrían venir muy bien y ofrecer un añadido más interesante, como niebla, espuma, luces estroboscópicas. Etc.

Para ello debes hablar y solicitar información al coordinador o encargado de tu cuenta, para lo cual hemos elaborado una pequeña guía que te servirá para formular las preguntas que consideres necesarias.

¿Es posible contar con salas anexas para reuniones en caso de ser necesario?

¿Qué servicios incluye la contratación?

¿Qué costos tienen los posibles gastos adicionales? Como por ejemplo envíos de fax, copias, ordenadores, elementos de oficina.

Deberás solicitar: Altura de los techos de la sala a utilizar, para tener en cuenta el tema decoración e iluminación, Superficie en metros cuadrados del piso, muy útil cuando hay que colocar alfombras, pasarelas etc. Plano completo de la planta para prever accesos, salidas etc.

¿Que restricciones existen? Referidas al consumo de alcohol, horarios, responsabilidad civil, seguro, limpieza y otros.

¿Con que tiempo de antelación puede comenzar el montaje necesario para llevar a cabo el evento y con cuanto tiempo posterior cuentas para realizar el desmontaje?

Conviene evaluar que tipo de servicios pueden estar incluidos en el contrato y cuales no, tal vez a la hora de ahorrar puedes utilizar equipos y elementos que te proporcionen  en el sitio, o por el contrario traer por tu cuenta todo lo que creas necesario.

¿Disponen de decoradores profesionales?

¿Puedes montar stands de exhibición dentro de la sala? ¿Cuántos y de que medidas?

¿Hay un ascensor especial para utilizar en caso de tener que subir cargas o materiales para la construcción y montaje de stands? ¿En que horario se puede realizar dicho trabajo? ¿Cuentan con carpinteros o personal de mantenimiento que pueda contribuir en el mismo?

¿Es necesario que cada invitado acuda con una insignia o tarjeta de presentación?

¿Hay algún parking que puedan utilizar de forma exclusiva nuestros invitados?

Día a día nos sorprende facilitándonos el trabajo e incluso de tal forma que en muchos casos  ya ni siquiera es imprescindible que tengamos que estar físicamente en la oficina o en reuniones por citar solo algunos ejemplos.

Se trata del servicio Cloud computing, se integra de forma sencilla y rápida ya que no necesita de una instalación de hardware, es compatible con todas las aplicaciones empresariales y para utilizarlo no es necesario ser un experto, sólo tener nociones básicas.

Desde hace poco tiempo ya podemos trabajar en lo que se llama “La nube”, un espacio virtual en donde por medio de un Smartphone o cualquier ordenador que tengamos a nuestro alcance, podemos acceder a una plataforma en la que converge toda la información y planificación  del evento que se encuentre organizando la empresa.

Es una forma muy libre de poder hacer un seguimiento de un proyecto online, ya que es posible realizarlo desde cualquier parte del mundo en donde nos encontremos.

Desde este lugar en el ciber espacio, podemos reformar y editar el proyecto, continuar trabajando en equipo disponiendo de recursos que integran el chat para comunicarse de forma instantánea, un escenario web totalmente protegido en el que un administrador será el encargado de otorga contraseñas y nombres de usuario así como privilegios disponibles para poder ingresar al sitio en común.

Esto es lo que ofrece la tecnología LEO Action creada para eventos.

1. Elegir la ubicación de mi Stand en la feria

Entendemos que todos los expositores quieren el mejor sitio en la feria, pero no nos dejemos llevar por las apariencias. ¿Sabías por ejemplo que en muchas ferias la mejor posición es a partir de la 3a fila de stands? Los stands de la primer fila son “transparentes para los visitantes” que alzan la mirada hacia el fondo para reconocer la dimensión de la feria.

Pide un plano actualizado de la feria, no sólo del pabellón, señaliza las entradas, los accesos al bar, los caminos al baño, las salidas a fumar ( hoy son importantes! ), … y hazte una composición del tráfico en torno a tu Stand, eso te permitirá comprender mejor tu situación en la feria.

La ubicación es importante, pero no siempre la podrás elegir, por lo que analizarla es el primer paso para sacarle el máximo partido.

2. Tamaño del Stand

Antes de decidirte por solicitar una cantidad determinada de m2 para tu Stand calcula el número de representantes de tu empresa que asistirán a la feria y su cometido. Ten en cuenta que si vais a realizar acciones comerciales o de captación de clientes calcula un área de entre 8 a 12m2 por punto de venta.

Es muy importante calcular cuanta gente puede concurrir simultáneamente en el Stand y si tienes prevista alguna acción promocional concreta que pueda “disparar” el volumen de visitantes.

3. El mensaje del Stand

Diseño y decoración el Stand deben estar al servicio de tu marca, de tus productos y/o servicios. Es fundamental que transmitas a la empresa que te diseña el Stand los objetivos que te has marcado para la feria y si es un buen Diseñador de Stands sabrá sin duda ayudarte a conseguirlos.

( ** cuña: trabajamos con más de 3.000 proveedores de Stands en todo el mundo y nuestra especialidad es saber en cada momento, para cada tipo de Stand, para cada ciudad, cuales son los mejores proveedores, en diseño y precio, así que si necesitas un Stand dínoslo y te ayudaremos a encontrar los mejores proveedores: sin comisiones, sin sobrecoges, gratis -> Ayudadme a encontrar la mejor empresa de Stands )

Es fundamental que el mensaje de tu Stand sea inequívoco y claro, conciso, fácilmente recordable y diferenciador. Sí, lo sabemos, no es fácil, pero es que las cosas fáciles no aportan valor!

El diseño y montaje de stands  basados en la arquitectura efímera, no sólo está en manos de los arquitectos  para llevar a cabo una puesta en escena  monumental, sino que además  es importante contar con un gran equipo, generalmente compuesto por  diseñadores, programadores, grafistas, técnicos industriales y multimedia, en donde cada uno de ellos se responsabiliza de su tarea para luego integrarla al conjunto.

Es necesario que posean cualidades como alta creatividad, imaginación que aporte aire fresco, que dominen herramientas publicitarias y de marketing, decoración, técnicas de escaparatismo etc. Digamos que estos profesionales  deben contar con un popurrí de conocimientos  que son los que marcarán la diferencia a la hora de ver la obra finalizada.

Para  conseguirlo se hace un estudio individualizado teniendo en cuenta  diferentes aspectos como el concepto del proyecto, el diseño, la gestión, la comunicación, la producción y  el  montaje, todos ellos son factores imprescindibles para  que el resultado sea óptimo.

Este tipo de acciones nos son precisamente económicas, ya que emplean las últimas técnicas y tendencias, son muy vistas en grandes exposiciones en donde  el público asistente y  los expositores son de carácter nacional e internacional.

A  muchos de ellos acuden miles de personas en masa como es el caso de los conciertos, cuando todo esta en orden y el evento transcurre aparentemente bien, todos se van conformes y encantados de haber invertido dinero en la entrada.

Sin embargo si algo falla de forma evidente, las críticas no se hacen esperar, toda la responsabilidad  recae sobre la logística y la previa planificación que ha prestado la agencia  que organiza. Si esto sucede puede ser muy perjudicial para la empresa, sobre todo en eventos de gran magnitud, en éste caso la mala fama que va de boca en boca  y la rápida propagación de la misma gracias a las redes sociales puede ser un golpe muy duro.

Por ello la estructuración anticipada es fundamental, puede traer muchos beneficios añadidos comenzando por el reconocimiento y por la publicidad gratuita que hacen los mismos asistentes cuando están conformes con lo recibido, en definitiva son ellos quienes te suben al cielo o te bajan al subsuelo.

El prever ciertos aspectos que han fallado en otros eventos realizados, tener soluciones preparadas al alcance para ponerlas en marcha de inmediato, no solo te harán sentir más seguro como planificador sino que además te evitará frustraciones posteriores.

Lógicamente todo esto se verá reforzado por un aumento en las contrataciones y ganancias  gracias al prestigio que se ha ido ganando, como también tendrá una incidencia muy positiva en los empleados que se sentirán más motivados, logrando así una identificación con la empresa, algo que genera la sinergia necesaria para que el equipo vaya en la misma dirección.

Sin importar cuantas ediciones anuales se venga desarrollando la misma celebración, hay que promocionarlo, venderlo y motivar a los invitados para que una vez mas podamos contar con su asistencia, dar buenas razones para concurrir a un evento, es un modo de incentivar a la gente que te interesa que no se lo pierda.

No hay que dejar de actualizarse en cuanto a las posibles  formas  que tenemos para difundirlo,  la idea es “Llegar”, demos un repaso por los métodos tradicionales como; El correo directo, teasers de correo enviados con seis semanas de anticipación, de boca en boca, radio, televisión, revistas, medios gráficos en general, comunicados de prensa realizados con al menos dos semanas de antelación, laterales de autobuses, vallas, boletines internos, publicidad de pago, redes sociales, páginas webs etc.

Si hay algo que ha evolucionado  (y continua haciéndolo) en los últimos tiempos, es sin duda la tecnología relacionada con la comunicación, y por lo mismo debemos continuar aprendiendo al respecto para evitar quedarnos en el tiempo.

Las empresas consultoras y agencias de publicidad son una buena alternativa a la que podemos recurrir para que nos asesoren de forma correcta a la hora conocer los canales de comunicación más adecuados para el evento que llevaremos a cabo.

Darle un repaso a los objetivos establecidos  y al marketing  por medio de la lluvia de ideas, revisando los eventos de ediciones anteriores, e incluso comparar con algunos a los que haya asistido y te hayan gustado son buenas opciones para renovar ideas.

También el estar seguro de haber elegido un tema relevante y tener en claro los elementos claves para la campaña, ayudaran a que no quede nada librado al azar, como regalos promocionales, teasers, invitaciones, contactos de prensa, carteles, etc.

Por ello,  una opción un tanto diferente puede ser el contratar un buque o un  yate, si escoges esta alternativa no te olvides de tener en cuenta a los siguientes aspectos.

¿Cual es el presupuesto destinado?

A diferencia de los eventos en tierra, aquí hay alguien que comanda el buque, con lo cual debemos  advertir a los invitados a que hora exactamente partirá la embarcación, si llegan tarde se quedaran fuera, ya que en éste tipo de contrataciones cada minuto de tiempo es dinero extra que te costará.

Una opción es acordar con antelación un tiempo máximo de espera (estipulado dentro del precio) para los invitados que puedan demorarse algunos minutos en llegar.

También podríamos citar a los asistentes una hora antes de la salida.

Demás esta decir que una vez que ha zarpado el buque no volverán hasta que se de por concluido el evento.

Hay muchas empresas que se dedican a crear una atmósfera totalmente temática en un barco, así como servicios de catering  o gastronomía  que muchas veces es un servicio que se puede contratar junto con el alquiler del barco.

Para no tener imprevistos desagradables, es importante saber que esta tratando con profesionales que tiene todo el tema burocrático de permisos y certificaciones en regla, ya que hay ciertas disposiciones que cumplir como por ejemplo, cantidad permitida de pasajeros a bordo. De lo contrario podrías verte envuelto en responsabilidades  legales y fiscales que no te dejarían muy bien parado ante tus invitados.

Como siempre la primera impresión es la que cuenta, con lo cual una vez que llegan los invitados, se encuentran de ante-mano con una imagen agradable o con una que hecha por tierra cualquier tiempo y dinero que hayas dedicado a la ornamentación del sitio.

La temática tiene que estar cien por ciento acorde al motivo del evento, como hemos dicho en otras ocasiones, en lo posible de características interactivas en donde el publico asistente pueda participar, de lo contrario es preferible que sea algo clásico y hasta un tanto aburrido, antes que totalmente desfasado con  la celebración en si.

Para que esto no suceda, podemos convocar una reunión con el personal, decoradores, diseñadores, de la organización, ya que la sinergia es importantísima, de ahí surgen  ideas variadas, en este aspecto todo es bienvenido no solo la experiencia sino también el   toque de creatividad, originalidad y hasta  muchas veces se toma un poco de  lo que ha aportado cada uno logrando así una solución global magnifica.

Tener en cuenta el objetivo y mensaje que se desea transmitir para que no se pierda en la temática, además de tener un buen sentido de la ubicación en cuanto a las áreas, dentro del espacio físico, por ejemplo algunas de las más interesantes serían; La mesa de invitados,  la pista de baile, la entrada al evento etc.

Algunas ideas para eventos Temáticos:

Castillos Medievales

Fiestas Mexicanas

Noche en la Playa

Circos

Bosques Tropicales

Bingo

Inolvidables años `70

Ambientación hawaiana

Náutico, yates, cruceros

Lejano Oeste

Tribal

Dependiendo del producto, una de las técnicas que mejor resultados arroja, es cuando se puede relacionar el ambiente en donde es presentado con el uso del producto en sí.

Otra clave es que dirijas el evento solo a un público específico, tu producto tendrá un nicho de mercado al cual le interesará asistir a tu evento, no desperdicies dinero ni tiempo invitando a gente que tal vez sólo vaya a curiosear.

Una buena pregunta que debes hacerte es: ¿Que tipo de evento te interesa llevar a cabo?

De interés Comercial

Dirigido a los consumidores

Un evento para lanzar un producto a través de medios de comunicación

Otra opción es darlo a conocer en una feria, por medio de muestras gratuitas, información etc. Se puede llegar a un público bastante importante (En cantidad me refiero), claro que habría que elegir muy bien que tipo de feria, para que los prospectos sean del perfil que te interesa.

También puedes conectar el lanzamiento de tu producto con alguna causa en la que encuentres un punto en común con lo que comercializarás, de ésta forma te aseguras de la concurrencia pública.

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