Mi herramienta principal es el correo electrónico, he usado varios clientes para su gestión, desde Eudora, pasando por Outlook Express (ahora Windows Live Mail), Outlook, Thunderbird, etc. hasta llegar finalmente a Gmail y luego de estar encantado con esta aplicación, a implementar Google Apps para mi dominio empresarial.

Todas las tareas inherentes a mi trabajo se crean dentro del correo electrónico. Muy pocas vienen por otro lado, y cuando lo hacen, dan origen a un mensaje de alguna forma así que allí es donde concentro toda mi labor.

Conozco la metodología GTD desde hace unos años y aún lucho por encontrar mi flujo de trabajo perfecto, siempre ajustando, haciendo cambios, adaptándolo a mis necesidades. Por algún tiempo utilicé herramientas para GTD como ThinkingRock, GTD TiddlyWiki, Evernote en sus anteriores versiones, listas simples en archivos de texto, etc. Siempre el problema radicaba en que tenía que extraer información de los mensajes de email y pasarlo al sistema que estuviese usando lo que generaba doble trabajo y me dificultaba el rastreo de los proyectos y los mensajes relacionados. Lo mismo sucedía con los archivos adjuntos y el  material de referencia.

Luego de estar con Google Apps por cerca de dos años, he pulido bastante mi trabajo en el mismo y quiero darles a conocer la forma en que trabajo y que me ha permitido, hasta cierto punto, tener un flujo de trabajo cómodo, constante y efectivo para el desarrollo diario de mis labores.

Etiquetas

Mi forma de trabajar está basada 100% en el uso de los labels o etiquetas los cuales he separado en grupos con un prefijo, seguido de la etiqueta como tal. En este sentido:

PO: Todo mi trabajo gira alrededor de las órdenes de compra, luego de todas las gestiones de solicitud de cotización, cotizaciones como tal y revisiones, está la orden de compra, allí se origina realmente todo el proceso con el proveedor y el cliente, de esta forma, es uno de los grupos más importantes y adopta este prefijo ‘PO’ refiriéndose al inglés Purchase Order el cual está seguido del número consecutivo correspondiente.

@: Se refiere a mis contextos pero debido a que mi trabajo está concentrado en el computador, los míos se limitan a:

• @Acciones (todo lo que está por hacer)
• @AlgunDia (equivalente al someday/maybe del GTD)
• @Diferido (para cualquier asunto a revisar en otra ocasión)
• @EnEspera (para todo lo que está en manos de mis colegas o delegado a mi equipo de trabajo)
• @Próximas (la principal, lo que contiene las siguientes acciones, el trabajo pendiente inmediato)

#: Los anteriores contextos en si solos no me son de mucha ayuda así que los complemento con etiquetas con el prefijo ‘#:’ (aparecen después de los contextos ‘@’ pero antes de los pedidos ‘PO:’ y me ayudan a identificar el estado o punto en el que se encuentra determinado pedido:

• #:xSolicitar (requerimiento de un cliente que aún no se ha procesado)
• #:Solicitado (requerimiento de un cliente que ya ha sido tramitado ante el proveedor)
• #:Cotizado (requerimiento contestado por el proveedor, procesado por nosotros y enviado al cliente efectivamente)
• #:xConfirmar (cotización confirmada por el cliente, posiblemente a convertirse en pedido pero que aún está por confirmar finalmente por el proveedor)
• #:EnProceso (cotización convertida en pedido y que en este punto ya tiene asignado un número ‘PO’ y está en proceso de producción o elaboración por parte del proveedor)
• #:xPagar (pedido que está pendiente de pago)
• #:xEmbarcar (pedido que está próximo a partir de puerto extrajero)
• #:xArribar (pedido que está próximo a llegar a puerto nacional)
• #:Reclamo (pedido en proceso de reclamación por cualquier motivo)
• #:Docs (pedido cuyos documentos están en trámite o han sido enviados para nacionalización)
• #:Comisión (pedido sobre el cual está en proceso el pago de comisión por nuestro trabajo)

Nótese que no tengo una etiqueta que se refiera al pedido como finalizado pues cuando llega a este estado, simplemente elimino todas las etiquetas y dejo únicamente la que lleva el número de pedido la cual conservo por algunos meses a la espera de cualquier reclamo o solicitud inherente a la misma por parte del cliente.

Los tres anteriores grupos conforman el grueso de mi trabajo, sin embargo uso, en menor medida los siguientes grupos:

• C: (se refiere a ‘Clientes’ y va seguido de tres letras que identifican a un cliente en particular)
• P: (como el anterior se refiere a ‘Proveedores’ y va seguido de las tres letras que lo identifican)

Los anteriores existen para los contactos más frecuentes y para todas las comunicaciones que he tenido con un proveedor o cliente específico. Estas etiquetas se añaden automáticamente a los mensajes utilizando los filtros.

• PY: (se refiere a cualquier proyecto del trabajo y va seguido del nombre según sea por ejemplo: nuevos proveedores, estudio de muestras, nuevos productos, viajes, ferias, marcas, imágen corporativa, mercadeo, etc.)
• Ref: (por último un grupo para cualquier material de referencia por ejemplo: catálogos, certificados, viajes, ferias, etc.)

Enláces rápidos

Una muy buena característica de Gmail que me permite tener a la mano las etiquetas de mayor uso o crear búsquedas personalizadas con mis criterios. En mi lista conservo tan solo las tres más importantes para revisión de mis tareas: @Próximas, @Acciones, @EnEspera.

Tareas

Me permite agregar tareas que tienen plazos específicos con fecha, algo que no podía hacer anteriormente y que me obligaba a revisar constantemente todos los contextos para no perderlo de vista o agregarlo al calendario, sin embargo, la utilidad de esta característica es que me permite enlazar el mensaje correspondiente, de esta forma tengo rápido acceso a la acción a realizar.

Google Calendar

Para lo que son específicamente citas (poco frecuentes) o para viajes.

Chat

Muy útil para tratar asuntos rápida e instantáneamente con mi equipo de trabajo. Ahora con voz y video se hace mucho más efectivo. Aquí tengo la posibilidad de incluir clientes y proveedores pero no es fácil tenerlos disponibles en línea. Un problema de cultura y preferencias en el uso de las herramientas de trabajo de cada quien. Aquí es donde viene muy útil Skype, por ejemplo, pero es tema de otro artículo.

Revisar

En todo lo descrito anteriormente está implícito el Recopilar, Procesar y Organizar de la metodología GTD y mal que bien es un proceso relativamente sencillo y fácil de realizar, sin embargo, la parte difícil de mantener el sistema andando es el Revisar y creo que aquí es donde radica el éxito del GTD pues es donde comienza la retroalimentación de todos los pasos anteriores y el reinicio del ciclo. Si se falla en este punto, todo lo anterior no sirve de nada. Puedo tener todas las etiquetas bien puestas, definidas las acciones siguientes, programadas todas los mensajes con plazos pero si no estoy constantemente revisando, el sistema falla y perdemos todo el trabajo previo. Berto Pena de ThinkWasabi tiene un artículo bien interesante para tener éxito con el GTD.

¿Y Google Docs?

Lamentablemente no me acomodo a Google Docs. Me resulta más cómodo trabajar con MS Office o en su defecto con OpenOffice. Igualmente, he dejado de sacar los adjuntos del correo electrónico pues con las etiquetas, y al estar en los mensajes, los tengo siempre a mano dentro de Gmail. Es otra de las ventajas de este sistema.

Conclusión

El GTD en definitiva hay que ajustarlo al contexto y características del trabajo que cada quien realiza. Es difícil pensar que la metodología estándar funcione para todo el mundo, sin embargo, es un punto de partida muy importante para estructurar el trabajo y lograr terminar los tareas de acuerdo con las exigencias a las que cada quien se enfrenta.

Espero que este artículo sirva de inspiración para aquellos quienes, como yo, han querido implementar GTD pero que a su vez tienen su trabajo basado en su mayor parte en el correo electrónico y no han encontrado una solución que se ajuste a sus necesidades. ¡Mucha suerte!

David Allen llega ahora con un nuevo libro titulado Making It All Work que traduciría algo como Haciendo que todo funcione. Y revisando los sitios que hacen referencia al mismo, noto que trata en detalle el tema de lo que él llama la Matriz de la auto-gestión, un tema que explicó en una charla para Google, publicada en el canal oficial de Google en Youtube y de la cual hice un repaso detallado en Febrero. En dicha ocasión, basado en el video, escribí:

Matriz de la auto-gestión

Cuadrante 1 - Reactivo (Reactor)

 

Poca perspectiva, poco control. Estamos frente al reactivo, siempre manipulado por lo urgente y más sobresaliente. Es aquel que sale de una reunión con mil cosas por hacer, programar y organizar, se bloquea.

Cuadrante 2 - Micro Gerente (Micro Manager)

 

Alto control, poca perspectiva. Es el que reorganiza un escritorio evadiendo una difícil llamada por hacer. Va al detalle, tiene demasiado control, demasiada estructura y carece de flexibilidad.

Cuadrante 3 - Loco hace-todo (Crazy Maker)

 

Alta perspectiva, poco control. Aquel con muchas ideas, muchos pensamientos, quiere hacer de todo. Pero no tiene conciencia del tiempo y los recursos. Muchos de los que no quieren hacer GTD, son ‘Crazy Makers’, pensando, erróneamente, que GTD se trata de mucho control, que se van a convertir en Micro Gerentes, y no quieren eso.

Cuadrante 4 - Capitán y Comandante (Master & Commander)

 

Alta perspectiva, alto control. El cuadrante ideal. Como ejemplo menciona el típico jefe que uno no ha visto en dos semanas, que entra a nuestra oficina y pregunta justamente por aquello de lo que no nos hemos hecho cargo o salió mal. Lo tienen en sus entrañas. Este cuadrante es un punto intermedio entre estructura y libertad.

Me sorprende ver que estos son los temas del nuevo libro y que el propio Allen había hecho referencia a ellos desde hace más de un año atrás. Aún cuando lo que explica en el video es bastante resumido, es suficiente para entender la idea. Vendrán nuevas críticas del libro y veré si la compra del mismo reditúa.

Para leer mi artículo original completo: David Allen en Google hablando sobre GTD (Getting Things Done)
Video: David Allen: Getting Things Done

Noticias sobre el nuevo libro (en inglés):

• David Allen: What Kind of Self-Manager Are You? en bnet.com
• David Allen’s Making It All Work a New Look at GTD en lifehacker.com

Aunque no cuento aún con un kindle, traigo a colación este sitio por los siguientes motivos:

1. Cuenta con una selección de libros en español (cerca de 80 en el momento).
2. Puedo descargar el libro seleccionado en formato .pdf, es más, puedo elegir un formato .pdf personalizado con tamaño de papel y márgenes.
3. Tiene ayuda específica para el uso de cada dispositivo de lectura.
   • Kindle
   • Sony PRS 500 & 505
   • iPhone & iPod Touch
   • Cybook Gen 3
   • iLiad
   • Smartphones/PDA
4. El sitio adopta la filosofía de las redes sociales pues tiene opciones de recomendaciones, etiquetas, carga de libros, los más descargados, agregados recientemente, etc.

Para encontrar la selección de libros en español, picamos en el menú ‘Discover’, luego ‘Books’ y allí desplegamos las opciones de ‘Filter’ para seleccionar ‘Spanish’. De momento hay titulos en inglés, español, francés y algunos en ruso. Algunos de los títulos interesantes que se encuentran en español son:

• El extraño caso del Dr. Jekyll y Mr. Hyde
• El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha
• Los viajes de Gulliver
• Drácula

Ojalá pronto veamos a los autores latinoamericanos allí. De momento no encuentro cuál es el modelo de negocio de este sitio, mientras tanto, aprovechemos lo que allí se ofrece.

Pensando en esto y en mejorar mis hábitos al trabajar con los computadores, me encontré con las recomendaciones que hace el sitio Centers for Disease Control and Prevention (Centros para el control y prevención de enfermedades). Se encuentran varios sitios en español con recomendaciones al respecto pero esta es de lejos la más completa. Como está en inglés, quiero hacer la traducción a continuación:

Mientras gastamos cada vez más tiempo en nuestros computadores, necesitamos ser conscientes de como el diseño y la disposición de nuestro equipo puede impactar en nuestra comodidad, salud y productividad.

AREA DE TRABAJO

El área de trabajo debe ser lo suficientemente amplia para acomodarlo a usted, permitir el rango completo de los movimiento involucrados en llevar a cabo las tareas requeridas y proveer espacio para el equipo y materiales que componen la estación de trabajo.

• Use un headset (en Colombia las llaman diademas) para llamadas largas o uso frecuente del teléfono.
• Ponga los artículos de más frecuente uso directamente frente a usted.
• Evite las áreas de trabajo atiborradas.

ESCRITORIO / ESTACIÓN DE TRABAJO (COMPUTADOR)

Los muebles comunes y corrientes no se acomodan a las necesidades de todas las personas. Una persona más alta necesitará un ajuste para levantar su superficie de trabajo; una persona más pequeña puede necesitar un escabel para los pies u otros accesorios. Muebles ajustables se pueden necesitar en situaciones donde la gente comparte o usa la misma estación de trabajo.

• El escritorio debe ser organizado para que los objetos usados frecuentemente estén cerca del usuario para evitar extenderse a tomar cosas en exceso.
• La superficie de trabajo debe tener un acabado mate para minimizar los brillos o reflejos.
• El área debajo del escritorio debe estar siempre limpia/despejada para acomodar las piernas del usuario y permitir su extensión.
• Si se está usando un escritorio de altura fija, agregue una bandeja para el teclado que se ajuste verticalmente para proporcionar ajuste adicional.
• Se debe usar un escabel si, luego de ajustar la altura de la silla, los pies no descansan planos en le piso.
• Use un headseat o altavoz para evitar incomodidad en el cuello y el hombro si usted usa un teléfono frecuentemente durante el día.
• Ponga el teléfono del lado de su mano no-dominante, es decir, a la izquierda si es diestro y a la derecha si es zurdo.
• Ponga su lámpara de escritorio (si usa una) para iluminar documentos sin que cause brillo en el la pantalla del computador o ilumine directamente sus ojos.
• Se debe usar un sujetador de documentos si estos se han de consultar durante el tecleo. Este sujetador debe:
  • Ser estable y ajustable (altura, posición, distancia y ángulo de visión).
  • Sostener su documento en cualquiera de los dos lados del monitor.
  • Estar a la misma distancia a la que está el monitor para evitar frecuentes cambios de enfoque y podría usted poder del uno al otro sin necesidad de mover su cuello o espalda.

AJUSTES DE LA SILLA

Contrario a la creencia popular, sentarse, lo que la mayoría de la gente cree es relajante, es dañino para la espalda. Sentarse por largos períodos de tiempo puede causar aumento en la presión de los discos intervertebrales. Sentarse también es dañino para los pies y las piernas. La gravedad tiende a estancar la sangre en las piernas y pies y crea un retorno lento de la misma al corazón.

Las siguientes recomendaciones pueden ayudar a incrementar la comodidad para los usuarios de computadores:

• No permanezca en una posición estática por períodos prolongados de tiempo.
• Cuando ejecute tareas diarias, alterne entre sentarse y estar de pie o haga pequeñas caminatas durante el día.
• El respaldo de la silla debe tener soporte lumbar.
• Ajuste la altura del espaldar de modo que soporte la curvatura natural en la parte baja de la espalda.
• Puede ser útil usar una toalla enrollada, un rollo o cojín lumbar para dar soporte a la parte baja de la espalda.
• El ángulo del espaldar es subjetivo pero el tronco y las piernas deben formar un ángulo de entre 90 y 115 grados.
• Ajuste la altura de la silla de modo que los pies descansen planos sobre el piso.
  • Siéntese derecho en la silla con su región lumbar contra el apoyo y los hombros tocando el espaldar.
  • Los muslos deben estar paralelos al piso y las rodillas más o menos al mismo nivel de las caderas.
  • El respaldo de las rodillas no debe entrar en contacto directo con el borde de la silla. Debe existir entre 2-4 pulgadas de distancia
• Los apoyos de brazos deben ser extraíbles y la distancia entre los mismos ajustable.
  • Ajuste la altura y/o el ancho de los apoyos de brazos de manera que el usuario pueda descansar sus brazos a los lados y relajar/soltar los hombros mientras teclea.
  • No use los apoyos de brazos para descargarse; estos tampoco deberán elevar sus hombros notablemente o forzarlos a mover sus manos lejos de su cuerpo para usarlos.
  • Los codos y los antebrazos debe descansar levemente en los apoyos de brazos para no causar problemas circulatorios o nerviosos.
• Use un escabel cuando al ajustar su silla y el resto de su estación de trabajo le impidan descansar sus pies en el piso.
• Asegúrese que tiene cierto espacio (2-3 pulgadas) entre las piernas y el escritorio.
• Tenga suficiente espacio debajo de su superficie de trabajo que le permita halarse completamente hasta el borde del escritorio con espacio para que sus piernas y rodillas quepan cómodamente.

MONITOR

Una vez que la altura de la silla y de la superficie de trabajo estén ajustadas adecuadamente, el monitor debe ubicarse de manera que la parte superior del mismo está a la altura o un poco por debajo del nivel de los ojos mientras está sentado en posición vertical. Las siguientes sugerencias pueden ayudar a prevenir el desarrollo de fatiga visual, dolor en el cuello y fatiga en los hombros, mientras usa su computador o estación de trabajo:

• Asegúrese de que la superficie de la pantalla está limpia.
• Ajuste el brillo y el contrasta para máxima comodidad.
• Ubique el monitor directamente frente al usuario para evitar torsión excesiva del cuello.
• El usuario debe ubicar el monitor a una distancia de visualización cómoda, aproximadamente 18-30 pulgadas de distancia.
• Ubique los monitores en ángulos rectos con respecto a las ventanas para reducir el brillo. Cierre las persianas según lo necesite para reducir el brillo del sol.
• Ubique los monitores lejos de luces directas lo cual crea brillo excesivo o use un filtro para brillos sobre el monitor para reducir el mismo.
• Ajuste la inclinación del monitor para que las luces del techo no se reflejen en su pantalla.
• Si usa un sujetador de documentos, debe ser ubicado aproximadamente a la misma altura del monitor y a la misma distancia de sus ojos para prevenir cambios frecuentes de visualización entre el monitor y los materiales de referencia.
• Visite a su médico optómetra u oftalmólogo frecuentemente.
• Ajuste monitores más grandes según su necesidad. Podría necesitar sentarse más lejos e incrementar el tamaño de la letra para obtener el mayor beneficio de la pantalla más grande.

Aquellos usuarios de lentes bifocales o trifocales deben poner atención especial a la ubicación de su monitor. Estas personas, sin saberlo, inclinan su cabeza hacia atrás para poder leer en la pantalla a través de la parte inferior de sus lentes. Esto puede derivar en malestar en el cuello, el hombro y la espalda. Algunas soluciones pueden ser: bajar el monitor o comprar lentes diseñados específicamente para el trabajo en computadores.

TECLADO

Muchos de los problemas asociados al uso de computadores ocurre en el hombro, el codo, el antebrazo, la muñeca y la mano. El trabajo continuo en el computador puede exponer los tejidos blandos en estas áreas a repetición, posturas forzadas y sobre-esfuerzos, especialmente si la estación de trabajo no está organizada adecuadamente.

Los siguientes ajustes deben hacerse para prevenir el desarrollo de un problema ergonómico en las extremidades superiores:

• Primero ajuste su silla como se mencionó anteriormente, luego con sus brazos descansando cómodamente a su lado, levante sus antebrazos para formar un ángulo de 90 grados con sus brazos.
• Ajuste la altura del teclado de forma que los hombros queden relajados y permita que las manos descansen a los lados. Una bandeja articulada para el teclado es necesaria para acomodar la distancia y altura apropiadas.
• Ubique el teclado directamente al frente y cerca del usuario para evitar la extensión excesiva.
• Los antebrazos deben ir paralelos al piso (aproximadamente a un ángulo de 90 grados con el codo).
• El ratón debe ser ubicado al lado del teclado y a la misma altura. Evite el alcance extendido y elevado del teclado y el ratón. la parte anterior de la muñeca debe mantenerse plana (en posición neutral). No apoye su mano sobre el ratón cuando no lo esté usando. Descanse sus manos en su regazo cuando no esté entrando datos.
• Un descanso acolchado para la muñeca le ayudará a mantener su muñeca en una posición recta y neutral mientras teclea y mantiene sus brazos lejos de los bordes de la superficie de trabajo.
• No apoye sus muñecas o manos sobre un descanso para palmas o muñecas mientras está tecleando. Estos están diseñados para proveer soporte durante los descansos.
• La inclinación del teclado puede necesitar ajuste para que esté plano y permita a sus muñecas estar rectas y no dobladas mientras teclea.
• Presiones las teclas suavemente; no las golpee ni las mantenga presionadas por largos períodos de tiempo. Mantenga sus hombros, brazos y dedos relajados.

Si su superficie de trabajo es muy alta y no ajustable, ajuste su silla para llevar sus brazos a la posición correcta. Si levanta su silla, asegúrese de que sus pies tienen el soporte adecuado.

RATÓN, TRACKBALL U OTROS DISPOSITIVOS DE ENTRADA

• El ratón está presente en virtualmente todos los ambientes de oficina. Hay ratones diseñados específicamente para los contornos de las manos, derecha o izquierda.
• Ubicar el ratón, trackball u otros dispositivos de entrada muy lejos, muy bajo, o muy hacia un lado puede causar molestia en el hombro, la muñeca, el codo y antebrazo. Ubicar el dispositivo de entrada a su alcance ofrece una comodidad natural y máxima coordinación mano-a-ojo.
• No doble su muñeca hacia arriba. Asegúrese de que está sentado lo suficientemente alto para que la estación de trabajo esté ligeramente por debajo de la altura del codo y así su mano descanse naturalmente sobre el ratón.
• Usar el ratón demanda cierto nivel de estabilidad de la superficie; si se usa sobre una bandeja para el teclado, esta no debería tambalearse.
• Un trackball tiene una esfera expuesta la cual se manipula con los dedos. Requiere del uso de diferentes grupos músculos y tendones con respecto del ratón y puede añadir variedad a la manipulación de la información de su computador. Algunos diseños de trackball, sin embargo, pueden causar malestar y posibles lesiones en el área alrededor del pulgar, el cual se extiende y contrae para maniobrar el trackball.
• Pruebe diferentes modelos de ratones, trackball u otros dispositivos de entrada. Tenga en cuenta la forma y el tamaño, qué tan cómodo es para su mano, su facilidad de uso y cualquier característica especial que puede hacer su trabajo más fácil.

Además del ratón y el trackball, hay disponible una gran variedad de dispositivos de entrada. Tenga en cuenta sus limitaciones físicas y sus requerimientos.

• Las almohadillas táctiles le permiten mover el cursor del computador al deslizar su dedo sobre una pequeña almohadilla. A diferencia de los ratones, trackballs y otros dispositivos, las almohadillas táctiles no tiene piezas móviles que se atoren o se rompan, por lo tanto nunca requieren desmontaje para su limpieza.
• Las pantallas táctiles permient apuntar directamente a un objeto. No requieren de entrenamiento, son más rápidos que los dispositivos señaladores y no requieren de una superficie adicional. Sin embargo, las desventajas de las pantallas táctiles incluye fatiga en el brazo, manchas, interferencias ópticas y aumento del brillo.
• La entrada por voz le permite “hablarle” a su computador. En la actualidad, tales programas pueden entender y responder al habla natural a una tasa de hasta 160 palabras por minuto.
• Dispositivos del tipo pluma usan presión, luz, interrupción electromagnética o frecuencias de radio para introducir y manipular información a través del contacto con la pantalla o una almohadilla horizaontal. Un pen pad requiere tanto espacio en la superficie de trabajo como un ratón. Si se usa la tecnología de pluma en una almohadilla horizontal, la estación de trabajo debe proveer luz anti-brillo adecuada para la almohadilla y la pantalla.

ILUMINACIÓN

La iluminación inadecuada al trabajar con un computador es un gran factor que contribuye a las molestias visuales incluyendo fatiga visual, ojos que pican y visión borrosa o doble.

La iluminación en la mayoría de los ambientes de oficina es muy brillante para una óptima visualización de pantallas o monitores. Se puede reducir quitando 2 de los 4 bombillos fluorescentes, quitando uno que otro bombillo o apagando completamente las luces en el techo. La iluminación suplementaria en el escritorio es mejor que la iluminación general para la lectura o las copias impresas.

Siga las siguientes recomendaciones para reducir el cansancio en los ojos y la fatiga visual:

• Cierre las cortinas/persianas para reducir el brillo.
• Ajuste la iluminación para evitar el brillo en la pantalla (la fuente de luz debe llegar a un ángulo de 90 grados, con luz de bajos vatios, preferiblemente).
• Evite luz intensa o desigual en su campo de visión.
• Ubique el monitor a un ángulo de 90 grados con respecto de las ventanas (donde sea posible).
• Reduzca la iluminación general (donde sea posible).
• Use iluminación indirecta o con pantallas donde sea posible.
• Las paredes no deben ser pintadas con terminados reflectante.
• Use un filtro para el monitor para reducir el brillo de las luces generales.

HÁBITOS DE TRABAJO

El trabajo repetitivo y estático (trabajar en el computador) causa mucha fatiga a sus extremidades superiores y a sus ojos. Es muy importante que tome descansos cada 20 a 40 minutos para dejar que su cuerpo descanse y se recupere. Tomar un pequeño descanso (3 o 5 minutos) no significa que deje de trabajar, otras actividades como hablar con un compañero, hacer copias, archivar, etc. se pueden hacer durante estas pausas.

También es importante cambiar de posición periódicamente. Sentarse en una posición o inclinar sus brazos por un periodo de tiempo largo puede interferir con la circulación.

COMPUTADORES PORTÁTILES

NOTA: LOS COMPUTADORES PORTÁTILES NO SE RECOMIENDAN COMO COMPUTADORES PRINCIPALES. EN LA OFICINA O EN LA CASA, SE RECOMIENDA UNA ESTACIÓN DE SOPORTE PARA PROVEER AJUSTE EL CUAL MEJORARÁ POSTURAS NEUTRALES.

Informática

Mantener posturas neutrales ayudará a reducir el estrés y el cansancio la sistema musculoesquelético.

• Incorpore mini descansos cada 20 a 30 minutos para interrumpir la repetición y las posturas estáticas.
• Mantenga una distancia cómoda de su pantalla/monitor; alrededor de 18-30 pulgadas.
• Mantenga su cabeza y cuello en una postura neutral; evite la flexión y rotación excesiva del cuello.
• Cambie el ángulo de la pantalla/monitor de manera que quede perpendicular a su línea de visión, si la iluminación lo permite.
• Ubique el teclado a la altura de los codos y mantenga sus muñecas rectas mientras teclea. Pruebe con la altura de la mesa, la altura de la silla y el ángulo del teclado para mantener una posición neutral de muñecas.
• Recuerde: Si usted levanta su silla, use un escabel para apoyar sus pies. Cuando esté sentado sus caderas deberán estar ligeramente más altas que sus rodillas.
• Si está sentado en una silla lateral o un sofá, use una almohada para proveer soporte a sus brazos mientras teclea. Esto le ayudará a mantener una posición neutral de las manos, las muñecas y los brazos.
• Use un ratón externo en cambio de usar el pequeño touchpad o trackball.
• Limpie la pantalla/monitor regularmente usando materiales antiestáticos.
• Las manos y muñecas deberán mantenerse en una posición recta mientras se teclea y no deberán descansar en un apoya muñecas o mesa mientras se teclea. Estos están diseñados para proveer apoyo mientras no se está tecleando.

Transporte del computador

Tenga estas ideas en mente mientras carga su portátil de un lugar a otro:

• Elimine equipaje innecesario de su maletín, mientras menos peso en su cuerpo, mejor.
• Cargue su portátil en un maletín con tiras y manijas acolchadas. Cambie de manos o brazos frecuentemente para balancear la carga.
• Use equipaje con ruedas cuando le sea posible.

Enlace: Computer Workstation Ergonomics
Sitio: Centers for Disease Control and Prevention

De esta forma nació el libro que lleva por título aquel con el que bautizo este artículo: ¿Trabaja en lo que le gusta o en lo que le toca? y al respecto comenta:

“El libro nació porque yo quería llenarme de argumentos para hacer mi proceso. Hace tres años hice un artículo como ‘free lance’ para la revista Carrusel, precisamente, sobre la gente que trabajaba en lo que le gustaba. El artículo resultó ser uno de los más comentados en eltiempo.com el día que salió, lo que me dio a pensar que yo no era la única que estaba pensando en eso”

Allí también relata la historia de tres personajes Colombianos que optaron por cambiar drásticamente de ocupación.

Vale la pena leerlo y hacernos la pregunta.

Enlace: ¿Ha pensado en cambiar de actividad?
Sitio: vive.in

Las aplicaciones que voy a listar han sido probadas y comprobadas sin presentar fallos (a excepción de las que menciono explícitamente como posiblemente problemáticas), algo muy común en las aplicaciones gratuitas para la plataforma Palm. Sin un orden en particular, aquí están:

1. Belltime

Reloj y alarma altamente configurables. En esta versión se pueden configurar cuatro espacios, en cada uno se elige el reloj o alarma a utilizar, hay reloj digital y análogo, alarma diaria, alarma semanal, alarma programada con fecha, cronómetro, y zonas horarias.

Dentro de las configuraciones interesantes para las alarmas está la posibilidad de escoger la acción a realizar cuando la alarma se active,  escoger el sonido, el número de repeticiones que sonará, el intervalo de tiempo entre cada repetición y una característica genial, se puede escoger el rango de volumen desde que la alarma empieza a sonar, hasta que termina, así el despertar se hace suave y progresivo, sin sobresaltos.

2. Colorize

Colorize permite seleccionar diferentes combinaciones de colores para el Treo o la Palm. Su ventajas ventajas sobre la aplicación original instalada en Palm son:

• Tiene muchas más combinaciones de colores.
• Los temas se pueden exportar al memopad, modificar los códigos de color, e importar nuevamente.
• Permite editar los temas actuales en todos sus elementos: formularios, menús, objetos y campos.

Es una aplicación muy recomendada para cambiar el look de cuando en cuando.

3. Converter

Este es un conversor de unidades para, prácticamente, cualquier tipo: aceleración, ángulo, área, densidad, energía, flujo, fuerza, longitud, números, poder, presión, temperatura, velocidad, tiempo, torque, volumen, peso y hasta tallas de ropa y zapatos y consumo de combustible

Es muy fácil de usar, se selecciona el tipo de unidad a convertir en el menú (arriba, a la derecha), se elige la unidad desde donde queremos convertir (en la columna de la izquierda), ponemos el valor y pulsamos sobre la unidad a la cual queremos convertir (en la columna de la derecha).

4. Destaller

De tanto probar aplicaciones, instalar, desinstalar, en ocasiones no queda fácil desinstalar los programas de la Treo (o Palm) completamente. Quedan rastros de bases de datos, librerías y configuraciones que ocupan memoria innecesariamente. Con este pequeño programa es realmente sencillo hacerlo. Lo que lo hace especial y fácil es que lista todas las aplicaciones en la columna izquierda y los archivos relacionados a la aplicación en la columna derecha, así, al borrar, no quedan restos y estamos seguros de eliminar la aplicación, configuraciones y archivos asociados completamente.

5. Keycaps600

Esta aplicación es simple, nos evita usar la tecla de función (la tecla azul) que se usa para escribir símbolos, y la tecla de cambio (shift) que se usa para bloquear mayúsculas. Es configurable a gusto del usuario pero su uso predeterminado es: al teclear una vez, da la letra, al teclear seguido dos veces, da el número o símbolo de la tecla y, al sostener la tecla oprimida, da la opción de mayúscula. A quienes quienes usamos tildes y la letra ñ es nos quedan debiendo dicha opción, pues no existe y debemos seguir usando la tecla alt para acentos (tildes)  y caracteres especiales.

6. Minitones

Esta es una de mis favoritas. Originalmente, la Treo no permite usar archivos .MP3 para ser usados como ringtones. Minitones revisa la tarjeta de memoria SD en busca de archivos .MP3 y ofrece la opción de importarlos, cambiarles el nombre y recortarlos a gusto para después usarlos como ringtones. Genial y muy fácil de usar. También permite ingresar a las preferencias de sonido de la Treo directamente desde la aplicación.

7. LEDOff

Tal vez la primera utilidad que instalé. Aquella luz verde centelleante como la de un avión me parece bastante molesta. Esta aplicación permite elegir los eventos que se acompañen con señal luminosa. Personalmente, deshabilito las siguientes:

• Para Signal, deshabilito In coverage.
• Para Battery, deshabilito Charging y Topping off

8. Fieldplus

Otra muy buena aplicación. Una de las tediosas tareas en una Treo es seleccionar texto, copiar y pegar. Para eso hay que usar el stylus y no se tiene muy buena precisión.

Esta aplicación, a la que se accede a través del botón de preferencias de la Treo (aparece como una opción allí) permite usar la tecla de cambio (shift) en conjunto con las teclas de navegador para seleccionar texto y luego de esto, la tecla del centro para ejecutar acciones: seleccionar palabra, línea o párrafo, copiar, cortar y pegar. Supremamente útil y recomendada.

9. Soundrec

Otra de las primeras aplicaciones que instalé. Venía de usar una Palm Zire 72 la cual tiene incorporada la función de grabar notas de voz. Grande fue mi sorpresa cuando me di cuenta de que la Treo 650 no tiene esta función.

Al rescate sale Soundrec, permite grabar las notas de voz y personalizar algunas funciones como el volumen de grabación y reproducción, y opción de grabación con una sola tecla. En algunas ocasiones provoca reinicios de la Palm, aparentemente no se lleva bien con algunas otras aplicaciones.

10. Checklist

Una muy conveniente aplicación para llevar listas sencillas.

Aunque no tiene muchas opciones para poner en práctica GTD, hace su trabajo. Permite crear varias listas diferentes y a su vez, categorizarlas. Tiene opciones para exportar las listas, importarlas, copiarlas, purgarlas, etc.

11. CheckBook

No puede faltar una aplicación para hacerle seguimiento a nuestras movimientos de dinero. Este programa es suficiente y completo para ese trabajo. Permite crear varias cuentas, cruzar movimientos entre las mismas, crear categorías, pagos programados, etc.

Yo he creado dos, una en la que llevo mi estado de cuenta de ahorros y otra con la que hago seguimiento al efectivo. Las dos cuentas están relacionadas y así veo a dónde va mi dinero. Permite exportar los movimientos y hacer copias de respaldo.

12. FileProg

Un programa que  provee información detallada de cada archivo contenido en la Treo. Podemos ver el tamaño, el tipo y la fecha de creación. También permite copiar, pegar, eliminar y hasta transmitir via inalámbrica los archivos. Podemos aplicar filtros para encontrar ciertos archivos, crear directorios y lanzar las aplicaciones. Es un complemento para Destaller, mencionada antes.

13. TraceCrash

Esta es sencilla, simplemente lleva un registro de las aplicaciones que causan una caída del sistema operativo de la Palm.

De esta forma, es fácil ubicar aquella aplicación que está causando problemas para borrarla inmediatamente. Muy útil con tanto freeware mal programado que se ve por ahí.

14. BDicty

Este es un lector de documentos. Es usado principalmente para gestionar diccionarios, de todo tipo.

Personalmente tengo instalado uno de términos económicos en inglés, muy útil para mi ocupación en comercio internacional. Se pueden encontrar diccionarios gratuitos en www.beiks.com.

15. SharkMsg

Este es muy útil. Con el se pueden escribir frases predeterminadas para ser enviadas como mensajes de texto cuando, por cualquier motivo, no podemos contestar una llamada. Simplemente se rechaza la llamada, el cuadro de diálogo de SharkMsg se abre, se selecciona la frase apropiada y oprimimos enviar. Tiene también la opción de programar el envío de un mensaje específico como opción predeterminada.

Aún lo estoy probando pues me da la impresión de que aún cuando lo pongo en modo manual, termina enviando mensajes sin solicitarlo. También aparece el cuadro de diálogo al colgar una llamada que yo mismo he hecho (ilógico).

Bueno, creo que eso es todo. La mayoría de gente que veo que usa estos teléfonos inteligentes no sacan el máximo provecho y se limitan al uso de los programas instalados de fábrica o a usarlos exclusivamente como teléfonos.

Pienso contratar el plan de datos dentro de poco (nuevamente) luego de lo cual volveré con otro grupo de aplicaciones como Google Maps, CC Lite (un cliente de mensajería instantánea), coto GPS (un GPS) y otros bastante interesantes.

Comentarios, sugerencias, ampliación de esta lista, etc. pueden incluirlos en los comentarios.

• Frutos rojos
• Vino tinto
• Pescado
• Aceite de oliva
• Frutos secos

Muchos seguidores de las dietas ‘raw’ (alimentos sin procesar) y vegetarianos no estarán de acuerdo con esta lista pues incluye algo de alcohol y carne (pescado), sin embargo, vale la pena revisar el post y hacernos nuestra propia opinión.

Algún médico me dijo una vez que todos los esfuerzos que se hacen para mantener una buena salud, como por ejemplo el ejercicio y la sana alimentación no han demostrado que realmente se llegue a vivir más tiempo, sin embargo, lo que si es seguro es que la calidad de vida será muchísimo mejor que la aquellos que no tienen (o no tenemos, debería decir) estos buenos hábitos.

Enlace: Top 5 de alimentos anti-envejecimiento
Sitio: Vitónica

Ventajas del Calendario Compacto

David Seah describe las siguientes como ventajas del Calendario Compacto:

• Los días están todos juntos, así visualmente, la “distancia” corresponde directamente al tiempo. Esto hace fácil estimar visualmente cuanto tiempo necesita, una ventaja visual compartida con el Diagrama de Gantt
• El calendario para todo el año se ajusta en una sola hoja de papel, con bastante espacio para hacer anotaciones. También se puede imprimir una sección para proyectos cortos.
• Mantiene el formato de calendario mensual, con los días de la semana en columnas, así es un poco más fácil de usar que un diagrama de Gantt.
• Los Sábados y Domingos están sombreados diferente, así no estamos tan tentados a planear trabajo en esos días.
• Tambíén es fácil contar las semanas. Las “Unidades de semana” tienden a ser los bloques sobre los que se programan proyectos de largo plazo.
• Se está forzado a dividir los proyectos en tareas que se ajusten a períodos de 5 días laborales. Los diagramas de Gantt, en comparación, tienen a dibujar largas líneas a través de los fines de semana. Aún cuando no se trabaje los fines de semana, desde una perspectiva visual, parece que está implícito que se debería estar trabajando.
• Como se tienen los días de la semana en la misma columna, es fácil marcar eventos recurrentes, por ejemplo, si hay una reunión de la empresa cada Viernes, es fácil de ver cuándo será, lo que no es tan sencillo en un diagrama de Gantt.

Uso del Calendario Compacto

• Se hace un círculo alrededor de la fecha de inicio de una tarea
• Se lleva una flecha desde dicha fecha hasta el recuadro en blanco al lado derecho y se hace la nota
• Se puede usar directamente en el computador en su versión de excel (e imprimir luego)
• Es posible imprimir por bloques, mes, bimestre, trimestre, etc.

Descargas

El calendario está en los siguientes formatos:

• En hojas de MS Excel, listas para imprimir en diferentes colores: azul, púrpura, rosa, verde y uno que he llamado ejecutivo. Creo que hay para todos los gustos. Todos están en el mismo archivo y he incluído el calendario de 2008 al final.
• En formato PDF, también todos los colores en un solo archivo. Al imprimir, seleccionan “página actual” para imprimir el calendario seleccionado.

Colombia 2009 (formato MS Excel)
Colombia 2009 (formato PDF)

David Seah ha realizado una actualización para el calendario de 2009 con formatos automáticos para la distribución de los días según el año y para el estilo de las celdas de los primeros días del mes. Voy a trabajar en esta versión y la publicaré con los festivos de Colombia.

Sugerencias, quejas, agradecimientos, etc. me los pueden dejar aquí en los comentarios.

Parte 3: Organizarse con Eficacia, realmente, no es solo listas

Hace unas semanas tuve la oportunidad de entrevistar al autor de Organízate con Eficacia David Allen sobre una variedad de temas.

• Parte 1: Salud y Estrés
• Parte 2: Organízate con Eficacia… en la red

Siga leyendo para la concluyente parte 3 donde le pregunto sobre su nuevo libro y el enfoque en el núcleo de GTD.

Bob Walsh: ¿Cómo va el nuevo libro, nos puede contar al respecto?

David Allen: Ahí va. Y realmente se desarrolló del Seminario de Plan de Trabajo, el cual es un seminario público de un día que desarrollé hace un par de años. Fue como una reingeniería de mi seminario público hacia una descripción general de alto nivel de un día. Es como GTD en esteroides. Es como que la percepción de GTD de la mayoría de la gente es aún superficial.

Pero los principios que subyacen el porqué GTD funciona, tienen grandes implicaciones y aplicaciones que la mayoría de la gente no ha mirado en profundidad o que no entendió lo suficiente. Entonces, esto será simplemente una explicación adicional de eso.

Bob: ¿Tratando de llevarlos más allá de la idea de sólo listas?

David: Bueno, mucha gente mira GTD y dice, Dios, tengo que hacer todo ese sistema… eso es mucho para hacer, me rindo. Y no entienden realmente que si quiere entrar a cualquier lado y quiere tener más control, todo lo que realmente necesita es una versión de recopilar. Eso es sentarse y tomar todo lo que tiene mi atención o la atención de todos en el grupo en el cual quiero tener control. Luego lo puede sacar. Necesito externalizarlo.

Entonces, externalizar cosas que tienen su atención es una cosa muy poderosa para hacer como paso inicial hacia tomar el control. Eso puede estar en una relación, puede estar en su familia, puede estar en un departamento, puede estar en un proyecto. Ese principio central, dice la gente, “¿Quiere usted decir que debo escribir todo? Bueno, no quiero o no necesito escribir todo, aún así haré únicamente media lista.”

Aún son unas pocas personas, aún gente que usted cree que hacen GTD, que están haciendo realmente GTD. Es decir, realmente nada en su mente. Absolutamente nada en su cabeza. Han aprendido que el cerebro no es el lugar para tener eso. Y es externalizado. Toma un par de años para la mayoría de la gente, realmente empezar a integrar eso para que así se construyan, como consecuencia, los comportamientos que permiten un tipo de control automático.

Entonces, hay mucho en eso. Otra vez lo digo, no cambiaría nada. El primer libro, cuando se piensa en ello, es aún el manual táctico. Si se quiere tener control del entorno personal, aquí, siéntese y hágalo. La parte dos del primer libro es nuestro proceso de entrenamiento. Eso no ha cambiado.

Así es como lo hacemos realmente. Ahora, hemos aprendido algunas cosas, en su mayor parte, es un tanto una confrontación para la mayoría de la gente sentarse y caminar hacia esto. Unas pocas personas lo hacen. Pero realmente están listos para eso.

Pero la mayoría de la gente se sienta y dice, “Dios mío, quiere decir ¿juntar cada cosa que no es perfecta, completa o terminada en mi mundo y ponerlo en un lugar? Dios mío, me rindo”. Es muy intimidante y lo entiendo. Pero también explica porqué y cómo funciona y hace que la gente lo adopte.

No se irá. Mi libro es número 33 ahora mismo en todo Amazon. Ha incrementando las ventas 20% cada año y no hacemos nada para promoverlo mas que lo que estamos haciendo en términos de nuestro trabajo. Porque creo que la gente se da cuenta y dice, Dios mío, este no es otra moda de negocios que pasará. Esto es una completa y nueva forma de hacer coincidir sus procedimientos operacionales con la forma en que su cerebro trabaja realmente.

El objetivo es estar participando positivamente y en su mundo. Todos estamos o no estamos de vez en cuando. GTD fue solo como mire, hay una forma para estar. Y estar significa en su zona. Me entiende, cuando usted está en su zona, el tiempo desaparece, no importa lo que esté haciendo. Como que no hay esa sensación de estar abrumado, no hay distinción entre el trabajo y la vida. No hay ese “Dios, estoy estresado”. Simplemente se está .

Se puede “estar” meditando y en zazen por seis horas, o “estar” corriendo una milla de cuatro minutos o estar disfrutando con sus hijos. Entonces “estar” no tiene nada que ver, no es dependiente de una situación. De lo que depende es de que se entre en esa clase de flujo. Usted conoce, el tipo que escribió el libro del flujo. Toda la idea del flujo es ser capaz de comprometerse en algo en lo que se siente participar exitosa y positivamente y eso constituye un desafío.

Entonces toda la idea de las acciones siguientes de las cosas, de externalizar su mundo y llevar las cosas a partes factibles de hacer. Todas esas cosas realmente sirven y dan soporte a la gente para hacer más fácil el entrar en esa zona. Eso es de lo que se trata GTD. Es, de alguna forma, como si usted llegase a perder la perspectiva y el control, sabrá cómo retomarlo rápidamente.

Eso es lo que GTD es. Si usted está fuera de control o si ha perdido la perspectiva, le garantizo que si escribe todo, lo saca de su cabeza. Si toma las decisiones para las acciones siguientes y decisiones sobre todas las cosas que tienen significado para usted y las lleva a un lugar confiable, el cual luego revisará frente al horizonte de compromisos que tiene para que así lo pueda integrar todo y luego pueda hacer un juicio intuitivo sobre qué hacer, muy seguramente usted ‘estará’.

GTD le da un plan. Si usted quiere llegar allá, así es como se llega. No es algo en que creer. Tal vez hay algo malo sobre GTD pero nunca he recibido un solo email o algo que haya dicho alguien que está mal.

El asunto es ¿cómo lo implemente la gente? Todos dicen, “Está todo muy bien, lo que pasa es que no tengo tiempo”. O, “Empecé, lo dejé, y diablos”. Esa es la en su mayoría la reacción.

Bob: ¿Usted o su editor han fijado una fecha de publicación o un título?

David: Enero, 2009 es la fecha proyectada de publicación.

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Enlace: David Allen Part 2: Getting Things Web Done
Sitio: Web Worker Daily