In post precedenti avevo affrontato le procedure per applicare gli stili predefiniti e uno sulla modifica.

Il gruppo Home | Stili offre anche il pulsante Cambia stili che apre un menù a tendina e dove si trovano alcuni comandi: Set di stili, Colori, Tipi di carattere.

Vediamo in dettaglio a cosa servono.

Nel primo comando del menù a tendina, Set di stili, si trovano delle formattazioni per il contenuto, sia esso un titolo di qualsiasi livello che per il testo. Quindi permette di cambiare rapidamente l’aspetto di questi elementi.

Nell’immagine sottostante un esempio:

Cliccando sull’immagine si ha uno zoom per vedere meglio le modifiche apportate dal comando.

Naturalmente la modifica del set di stili è valida per l’intero documento attivo.

Per motivi di grafica aziendale, o per mille altri motivi, si può voler cambiare il set di colori utilizzati nel documento.

Qui interviene il comando Colori posto subito sotto il comando Set di stili.

Come si nota dall’immagine sopra, lo stile è rimasto quello impostato in precedenza, mentre i colori degli stili, così i bordi, sono cambiati dopo la selezione della combinazione scelta.

Per impostazione predefinita, gli stili di Word 2010 utilizzano il tipo di carattere Cambria per i titoli, Calibri per il corpo.

Volendo modificare questa coppia di caratteri, selezionarne uno dall’apposito comando del menù Cambia stili.

Zoommando l’immagine, si nota che nell’elenco dei caratteri si trova un’icona di anteprima, il nome assegnato al set di caratteri, quindi i nomi dei tipi di carattere per i titoli e il corpo del documento.

Riassumento, il comando Cambia stili permette di sceglierne uno con caratteristiche diverse senza dover agire sui comandi di formattazione, con set di colori e caratteri diversi, per ogni esigenza.

Naturalmente niente vieta di andare a modificare gli stili così impostati, secondo le procedure già viste nel post specifico indicato sopra.

Trattandosi di semplici selezioni, non mi sembra il caso di dilungarmi oltre. In caso di dubbi, lasciate un commento con le vostre domande.

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Questo lo scrivo in risposta ad un commento lasciato da Claud, con i passaggi e le immagini di dettaglio.

La richiesta è:

messo che ho una tabella delimitata dalle celle U6; AC30, già popolata di numeri; se volessi colorare di giallo solo le celle contenenti numeri pari,  e di azzurro quelle contenenti i dispari come dovrei operare?

 

In primo luogo, uso un range più piccolo per semplificare l’esempio. Nella pratica, sarà sufficiente selezionare l’intero intervallo da formattare.

In secondo luogo ho bisogno di distinguere tra numeri dispari e pari. Se applico una divisione per il valore 2 ai primi, questi daranno un resto diverso da 0 (zero), cioè ci saranno dei decimali. I numeri pari avranno un resto pari a zero.

Selezionare l’intervallo.

Quindi cliccare sul pulsante Home | Stili | Formattazione condizionale | Nuova regola (in Excel 2007 e non è molto diverso per Excel 2010).

Nel riquadro Selezionare un tipo di regola: cliccare su Utilizza una formula per determinare le celle da formattare.

Nella casella Formatta i valori… aggiungere la formula della figura, cioè =RESTO(B2;2)=0.

Quindi cliccare sul pulsante Formato e applicare la formattazione desiderata: secondo richiesta, un colore di sfondo giallo.

La formula legge il valore di B2 e lo divide per il valore 2. Il segno di uguale prende il risultalto della funzione e verifica se il resto è pari a 0 (zero) oppure no.

In caso affermativo, applica il colore di sfondo, altrimenti non accade nulla.

Questa operazione viene eseguita automaticamente per tutte le celle dell’intervallo, indipendentemente dalla dimensione.

Cliccando sul pulsante OK della finestra in figura, si otterrà un certo numero di celle con lo sfondo giallo.

Per formattare le celle che contengono un valore dispari, il procedimento è lo stesso. La formula da aggiungere è:

=RESTO(B2;2)<>0

Nelle impostazioni del formato si selezionerà il colore azzuro per lo sfondo.

In questo caso la formula farà la solita divisione, ma andrà a verificare che il resto sia diverso da zero per applicare il colore di sfondo scelto.

Ecco il risultato:

Come sempre, per domande, dubbi o altro ancora, lasciate un commento.

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Avevo già parlato delle formattazione condizionale in questo post, ma mi ero limitato a descrivere le operazioni di base.

Una caratteristica molto interessante è la possibilità di utilizzare delle formule e basare sul loro risultato la formattazione delle celle dell’intervallo.

La condizione fondamentale è che tale formula sia di tipo Logico, cioè deve restituire VERO o FALSO come risultato.

Si possono utilizzare, quindi, tutte le formule o funzioni disponibili in Excel, resto fermando che diano un risultato logico.

Vediamo come risolvere il problema.

Prendiamo un nuovo foglio di lavoro. Nella cella A1 inserire l’etichetta Valori.

Nella cella A2 inserire una funzione che permetta di generare casualmente dei valori, compresi tra 0 e 100, senza decimali. Questo per semplificarsi un po’ la vita e identificare facilmente i multipli di 3, come da richiesta.

La funzione da inserire è: =CASUALE.TRA(0;100)

La sintassi risulta piuttosto chiara ed esaustiva, quindi non mi soffermo oltre.

Per avere un elenco di valori casuali, si può trascinare tale funzione con il quadratino di riempimento in basso a destra nella cella A2, una volta attivata, fino alla cella A26, per esempio.

A questo punto selezionare l’intero elenco di valori, cioè l’intervallo A2:A26.

Attivare il comando Home | Stili | Formattazione condizionale | Gestisci regole.

In alto a destra nella finestra si trova il pulsante Nuova regola. Cliccarlo per aprire la finestra di impostazione:

Nel riquadro superiore selezionare la voce Utilizza una formula per determinare le celle da formattare;

Nella casella Formatta i valori per cui questa formula restituisce Vero: inserire =RESTO(A2;3)=0;

Quindi cliccare sul pulsante Formato in basso a destra: impostare un colore di sfondo e un colore per il carattere nelle apposite schede della finestra di dialogo Formato celle che si apre (non inserisco i dettagli perché dovrebbero essere conosciuti).

Alla pressione del pulsante OK si ritorna alla finestra Gestione regole… Cliccare nuovamente su OK per applicare la formattazione.

La funzione RESTO restituisce la rimanenza della divisione tra il valore della cella indicata e il numero indicato come secondo argomento. I multipli di 3 daranno resto 0 (zero), tutti gli altri avranno un resto con decimali.

La condizione =0, posta dopo la funzione, confronta il risultato della funzione con il valore 0 (zero).

Adesso tutte le celle che contengono valori multipli di 3 nell’elenco, hanno uno sfondo arancione e un colore testo rosso, come da impostazioni visualizzate nel riquadro Anteprima della finestra sopra.

L’uso delle formule nella formattazione condizionale è un argomento vasto quanto le stesse formule.

Per avere altri esempi, fate una ricerca su Google. Il materiale abbonda.

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La discussione nei commenti non è completa, spostata in privato per questioni di comodità. Al termine, dato l’interesse che poteva avere quel tipo di calcolo, ho chiesto a Gianni se potevo usare quelle informazioni per creare un post. Gentilmente mi ha dato il permesso, augurandosi per primo che la cosa potesse essere utile ad altri.

Approfitto per ringraziarlo per la cortesia.

Riguardo la questione acqua, evito in qualsiasi modo di entrare nel merito di gestione, normative e quant’altro. Non sono competente e non è l’obiettivo di questo mio post.

Mi limito a fare riferimento all’esempio inviatomi e al relativo calcolo, dato che non sono rari i conteggi per scaglioni. E non solo in ambito acqua.

Venendo al succo, la sua intenzione era quella di creare un foglio di calcolo che gli permettesse di conteggiare i consumi, quindi di calcolare l’ammontare della bolletta, allo scopo di verificare i dati riportati in questa.

Per il calcolo sono previste 5 tariffe distinte in base ad un quantitativo prestabilito. E qui il problema nell’impostare il calcolo.

L’esempio è stato sviluppato in Excel 2007, per mia comodità. Non sono state usate funzioni o procedure tali da non permettere il funzionamento su versioni differenti del software. In caso di problemi, inviate un commento oppure usate il form per i contatti.

Anteprima del file per il calcolo dei consumi (clicca per ingrandire)

Nella figura sopra ho riportato l’anteprima di stampa, così da poter avere un’idea del file risultante.

Calcolo dei giorni e dei consumi

Nel riquadro in alto, sotto il titolo, sono riportate le letture effettuate e le relative date. Quindi il calcolo dei giorni tra le due letture e i metri cubi consumati. Nella figura sottostante potete vedere il dettaglio.

Riquadro delle letture del file

Nella cella C5 è inserita la formula =B5-A5. Il risultato è una data senza significato.

• Selezionare la cella C5
• Nella scheda Home della Ribbon, al gruppo Numeri, impostare Generale come Formato numero (casella di riepilogo)

Per il calcolo dei metri cubi consumati, una semplice sottrazione: in D6 la formula =B6-A6.

I volumi delle diverse tariffe

Prima di arrivare ai calcoli veri e propri, faccio notare la piccola tabella in fondo al documento. Questa riporta i diversi scaglioni e i relativi metri cubi che saranno usate come soglie per le funzioni da adottare.

Tabella degli scaglioni per il calcolo dei costi per l'acqua

Per spiegare velocemente, ad un consumo fino a 18 mc, si applica la tariffa T1. Per consumi tra 18 e 27 (cioè 18+9=27) la T2 e così via, fino alla tariffa T5 per consumi oltre i 45 metri cubi. Le tariffe sono riportate nella figura successiva.

Questo è il punto. Il consumo calcolato dalla lettura (prima figura) deve essere scomposto nei vari scaglioni, considerando quelli già calcolati.

Proseguendo con il calcolo, la cosa diventerà più chiara. Intanto riporto la tabella principale dove svolgere i calcoli.

Riquadro della bolletta per il calcolo delle tariffe in base al consumo

Come da esempio, i metri cubi dalla lettura sono 37 e riportati nella cella D6.

Calcolare il volume per la tariffa T1

Impostando in D10 la funzione =SE(D6<=C42;D6;C42), si verifica se il quantitativo di metri cubi D6 sia inferiore o uguale alla tariffa T1 di C42. Se ciò risponde al vero, allora si inserisce il valore di D6, cioè il risultato della lettura. In caso contrario si riporta il volume massimo della tariffa, scritto in C42, cioè 18 metri cubi.

Nella cella E10, nella figura, è già inserita una formula che calcola il prodotto tra la tariffa e i metri cubi riportati in D10. Lo stesso per le righe sottostanti.

Calcolare il volume per la tariffa T2

In questo caso si deve verificare se i metri cubi conteggiati in D6 sono inferiori alla somma dei volumi previsti per le tariffe T1 e T2. Questa somma è importante perché si deve tenere in considerazione sia il volume della prima tariffa che della seconda, perché il conteggio risulti corretto. Se tale verifica risulta vera, allora si sottrae dal volume di D6, cioè 37, dal risultato trovato per la tariffa T1 scritto nella cella D10. In caso contrario si riporta il volume massimo previsto, cioè 9 e riportato nella cella C43.

La funzione per ottenere questo risultato in D11 è: =SE(D6<(C42+C43);D6-D10;C43).

Grazie a questa funzione, si possono definire tutti i volumi compresi tra 18 e 27 e inserire il valore corretto che va da 0 a 9.

Calcolare il volume per la tariffa T3

Per la T3 si verifica se il volume totale dei metri cubi della lettura è compreso tra 27 (T1+T2) e 36 (T1+T2+T3). Se ciò risulta vero, si sottrae dal volume di D6 i valori trovati per T1+T2 delle celle D10 e D11.

La funzione in D12 è: =SE(D6<(C42+C43+C44);D6-(D10+D11);C44)

Calcolare il volume per la tariffa T4

Anche in questo caso si segue lo stesso principio adottato per le tariffe precedenti. Se i metri cubi sono inferiori alla somma delle 4 tariffe, allora si sottrae il volume consumato dalla somma dei tre precedenti volumi calcolati.

Ed ecco la funzione per la cella D13: =SE(D6<(C42+C43+C44+C45);D6-(D10+D11+D12);C45)

Calcolare il volume per la tariffa T5

L’ultima tariffa contempla tutti i consumi superiori a 45 metri cubi. Quindi si verifica se la lettura supera questo valore, indicato nella cella C46. Se vero si sottrae il valore della lettura dal valore di soglia della tariffa. In caso contrario, cioè se la lettura non supera i 45 mc, allora si riporta uno 0 (zero).

Ecco la funzione per la cella D14: =SE(D6>C46;D6-C46;0)

Verifica dei calcoli

A questo punto non resta che cambiare il valore riportato nella cella B6, relativo all’ultima lettura, per verificare che tutte le scomposizioni del volume di consumo siano corrette.

Impostando un valore che dia un consumo inferiore o pari a 18 mc, nella cella D10 verrà riportato un valore. In tutte le altre verrà inserito uno zero. Mettendo valori più grandi, le restanti celle verranno popolate con numeri tali da ridare sempre il consumo totale. Fate diverse prove per verificare il corretto funzionamento.

Considerazioni

Per le funzioni delle tariffe T2, T3 e T4 ho usato delle somme manuali. Si potrebbe modificare inserendo una funzione SOMMA al posto delle formule tra parentesi, però non cambia il concetto e, data la lunghezza, ho preferito lasciarle così.

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Essendo gli stili la base per la sua costruzione, consiglio la lettura del post per chi non lo avesse già fatto.

La necessità di creare un sommario, o indice dei contenuti, si presenta quando si ha un documento voluminoso, di diverse pagine, con diversi argomenti al suo interno per facilitare chi legge nel trovare rapidamente ciò che interessa.

Vediamo come procedere.

Per il post verrà usato un file di esempio con i paragrafi generati dal sito “Lorem ipsum”. Ciò che interessa non sono tanto i contenuti quanto la struttura del documento che andrà a formare il sommario.

La figura seguente mostra la prima pagina del documento:

Ingrandendo l’immagine è possibile notare che i caratteri non stampabili sono attivi, come mostrato dal pulsante nella Ribbon del gruppo Paragrafo.

L’interruzione di pagina visibile sul documento è stata inserita per lasciare lo spazio al sommario. I contenuti si sviluppano nelle pagine successive.

Per inserire un’interruzione di pagina, dopo aver premuto il tasto Invio, premere la combinazione CTRL+Invio per far passare il cursore a pagina successiva.

Sulla destra si può notare il riquadro di spostamento al cui interno sono già riportati i titoli a cui sono stati assegnati gli stili Titolo 1 e Titolo 2 per organizzare il contenuto testuale.

Il pulsante attivo di colore arancione, nel riquadro di spostamento, indica il paragrafo su cui è posizionato il cursore. Un clic sui titoli riportati nel documento farà passare il cursore su questi, facilitando la navigazione del contenuto.

Di fianco ai titoli Capitolo 1 e Capitolo 2 si può notare la presenza di una freccia che sta ad indicare che all’interno del titolo sono presenti dei sottotitoli. Tale struttura, se necessario, è collassabile ed espandibile con un semplice clic.

In basso a destra si può notare l’utility di conteggio pagina che indica Pagina: 1 di 10. Cioè la posizione del cursore, a pagina 1, e il numero totale di pagine che compongono il file.

Ribadisco che la cosa fondamentale è che ad ogni titolo del documento siano già stati applicati gli stili Titolo opportuni.

Ora si procede all’inserimento del sommario.

Attivare la scheda Riferimenti sulla Ribbon e fare clic sul primo pulsante Sommario. Si apre una tendina in cui sono riportati degli stili di sommario rapidi. Cliccando su uno di essi si procede all’inserimento sul documento.

Le prime due voci, Tabella automatica 1 e Tabella automatica 2 non mostrano differenze evidenti al momento dell’inserimento. La voce Tabella manuale permette di inserire un sommario in cui i titoli dei capitoli possono essere digitati direttamente dall’utente.

In tutti e tre i casi, al clic su una delle voci viene inserito il sommario nel punto in cui è presente il cursore sulla pagina. Questo sarà racchiuso in un “contenitore” dove saranno presenti dei pulsanti per la modifica dello stile e per l’aggiornamento delle voci.

Ecco come si presenta una volta cliccato sul comando Tabella automatica 1. In alto si nota il comando per l’aggiornamento del sommario, utile quando si sono aggiunti o eliminati contenuti dal documento.

Gli altri comandi nella lista

Sotto gli esempi di sommario si trova la voce Altri sommari da Office.com. Il sottomenù che si apre sarà vuoto se non sono stati scaricati dal sito ulteriori stili di sommario.

Volendo personalizzare le impostazioni del sommario, è sufficiente cliccare sulla voce Inserisci sommario… sottostante. Viene aperta una finestra in cui è possibile modificare le impostazioni.

La scheda Sommario, visualizzata in figura, mostra in alto l’anteprima. Subito sotto, le opzioni permettono la visualizzazione dei numeri di pagina e il loro allineamento, oltre al carattere di riempimento che si posizionerà tra il testo e i numeri stessi.

Nel riquadro a destra è visibile l’Anteprima Web che trasforma il sommario in link ipertestuali che, al clic, rimandano il cursore alla pagina del titolo. Questa caratteristica risulta sempre molto utile, specialmente per quei documenti che saranno distribuiti in forma digitale o convertiti nel formato PDF.

In basso, nella sezione Generale, troviamo due opzioni:

Formati: è una casella di riepilogo in cui scegliere lo stile da applicare al sommario attuale. Selezionando una delle voci presenti, l’anteprima in alto verrà aggiornata così che l’utente possa valutare l’aspetto che verrà applicato.

Mostra livelli fino a: permette di impostare il numero di livelli per gli stili di testo che dovranno essere aggiunti al sommario.

Nell’esempio sono stati utilizzato soltanto due stili di titolo: Titolo 1 e Titolo 2. Se necessario, si possono usare fina a 10 livelli, associati ad altrettanti stili, quindi sarà necessario impostare qui il valore corretto.

Per l’esempio corrente è possibile lasciare invariato tale valore. Nel caso di più livelli, ad esempio 4, sarà necessario aggiornare il valore della casella se si vuole che vengano visualizzati correttamente tutti gli stili impostati.

Il pulsante Opzioni, in basso a destra, permette di impostare lo stile da utilizzare per i livelli di struttura dei titoli.

Come si nota in figura, lo stile Titolo 1 è assegnato al livello 1 del sommario, cioè per i titoli principali. Lo stile Titolo 2 al livello 2 e così via.

Se si fossero impostati 4 livelli all’opzione Mostra livelli fino a: precedente, lo stile Titolo 4 risulterebbe attivo. Naturalmente è possibile attivarlo anche in questo momento, inserendo il numero 4 nella casella vuota dello stile corrispondente. Di fianco alla voce Titolo 4 comparirà il flag di attivazione.

Quindi in questa finestra è possibile assegnare un livello di importanza per gli stili che comporranno il sommario.

Oltra a questo, la finestra risulta utile quando si sono creati dei nuovi stili personali per il documento e si vuole che questi vengano usati per formare il sommario. L’argomento non è stato ancora trattato sul blog, quindi rimando il tutto ad un post futuro.

Il pulsante Modifica della finestra Sommario apre una finestra in cui sono elencati tutti li stili di sommario disponibili. Anche il sommario è formattato con degli stili e questi possono essere applicati e modificati dall’utente secondo le proprie necessità.

Nel riquadro Stili si può scegliere lo stile da applicare. In fondo alla finestra saranno elencate le impostazioni per lo stile selezionato.

Il pulsante modifica permette la modifica delle impostazioni dello stile. Per questo fare riferimento al post sulla modifica di uno stile predefinito di Word.

Alla pressione del pulsante Ok si ritorna alla finestra Sommario. Un clic sul pulsante Ok di questa finestra inserirà il sommario nel documento. Questo sommario, però, non è contenuto dentro nessun blocco, come era successo per gli stili applicati in precedenza. Il sommario è direttamente inserito nel documento.

La differenza con il primo metodo è che quest’ultimo non potrà essere modificato. L’utente dovrà cancellare il sommario inserito e ricominciare da capo la procedura, modificando le impostazini che ritiene opportune.

Il risultato di quest’ultima procedura è visualizzato nella figura seguente.

Aggiornare il sommario

Se si apportano modifiche al contenuto del file dopo aver inserito il sommario, ci si accorge che questo non viene aggiornato automaticamente.

Per aggiornarlo, fare un clic destro su una delle voci, quindi clic sul comando Aggiorna campo. Nella finestra che si apre, selezionare l’opzione Aggiorna intero sommario e cliccare sul pulsante OK.

Tutte le modifiche apportate al documento saranno riportate nel sommario, se ciò ha fatto in modo di spostare i titoli in pagine diverse da quelle precedenti.

Rimuovere un sommario

Per entrambe le modalità, la rimozione del sommario richiede che il cursore si trovi posizionato all’interno del sommario.

A questo punto cliccare il comando Sommario della Ribbon e, quindi, cliccare il comando Rimuovi sommario.

Conclusioni

Il post si dilunga abbastanza sulle varie descrizioni e opzioni. Facendo un po’ di pratica e qualche prova, vi accorgerete che l’inserimento del sommario automatico è un’operazione che richiede pochi secondi. Così come permette un velocissimo aggiornamento delle voci se il documento viene modificato in qualche modo.

Dopo questo argomento, dovrebbe risultare piuttosto chiaro quanto sia importante l’uso degli stili, oltre al non banale fatto che una modifica alle impostazioni dello stesso si riperquote su tutti i testi imposti nel documento, indipendentemente dal numero di pagine e di caratteri.

Per quanto riguarda la posizione del sommario, nell’esempio è stato inserito all’inizio del documento. In alcuni documenti o manuali ho notato che veniva posto alla fine, ma credo sia meno pratico per la ricerca di un preciso argomento. Comunque la scelta rimane all’utente.

Per quanto riguarda l’anteprima web, portando il mouse su una delle voci del sommario, si nota un riquadro che avvisa l’utente che per attivare il collegamento è necessario usare la combinazione CTRL+Clic sinistro per far saltare il cursore sul titolo nel documento.

Riguardo le procedure descritte, non dovrebbero esserci problemi. In caso contrario inserite un commento al post.

Buon lavoro

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Come accennato nel post precedente, gli stili sono una raccolta di impostazioni di formattazione definiti sotto un nome. Di conseguenza è possibile andare a modificare tali impostazioni.

Vediamo come.

Come prima cosa, prendiamo un file mettendoci un titolo e del testo. Nell’esempio della figura sopra, il titolo è File di testo impostato con stile Titolo 1, mentre il testo è impostato con lo stile Normale.

Nel gruppo Stili della scheda Home, si trova il pulsante con una freccia rivolta in basso, posto nell’angolo in basso a destra, messo in risalto con l’evidenziatore nella figura accanto. Cliccandoci sopra si apre la barra laterale degli stili che ci servirà per andare a modificare quelli desiderati.

Il risultato è visualizzabile nella figura sottostante.

Come si vede dall’immagine, la barra degli stili viene visualizzata e, essendo il cursore posizionato sul titolo “File di testo”, lo stile Titolo 1 risulta attivo e contornato da un bordo di colore azzurro.

Passando il cursore sul nome dello stile, all’estremità destra compare un pulsante. Cliccandolo si apre un menù a tendina, dove si trova il comando Modifica.

Cliccando il comando si apre una finestra di dialogo per la modifica dello stile in questione.

Nella casella Nome si nota Titolo 1, quindi lo stile che si vuol modificare in questo esempio.

Nella sezione Formattazione della finestra, si trovano gli strumenti per modificare il tipo di carattere, la dimensione, il colore, l’allineamento e altro ancora.

Per una prova, impostare il tipo di carattere Arial, con dimensione 16 pt. Lasciare attivo il grassetto e l’allineamento a sinistra.

Lo stile prevede già una spaziatura prima di 24 pt, cioè di circa 2 righe. E 0 pt per la spaziatura dopo. Questo permette di distanziare il testo sopra un titolo, separando visivamente l’argomento precedente dal successivo.

Cambiare anche il colore, utilizzando un blu. Questo per rendere più evidenti le modifiche apportate.

Nella parte inferiore della finestra si trovano delle opzioni. Quelle più importanti sono le due opzioni nella seconda riga.

Solo in questo documento fa in modo che le modifiche apportate allo stile siano disponibili solo per questo documento, senza modificare il normale comportamento dell’elaboratore testi.

Nei nuovi documenti basati sul modello, invece, registra queste modifiche sul modello Normal che viene usato per creare tutti i nuovi documenti. Quindi le modifiche allo stile saranno sempre disponibili per tutti i nuovi documenti creati da questo momento in poi.

La scelta, naturalmente all’utente. Nell’incertezza, lasciare che le modifiche siano valide solo per il documento in uso. Niente vieta, in un secondo momento, di rientrare e modificare tale opzione per estendere tale stile al modello Normal di Word.

Sotto le opzioni si trova il pulsante Formato. Questo apre un menù a tendina dove si trovano i comandi Carattere, Paragrafo, Tabulazioni, Bordo e altri ancora.

Ogni comando apre una finestra che permette di aggiungere opzioni e caratteristiche al nostro stile Titolo 1.

Carattere

Si tratta della normale finestra del carattere da cui si può scegliere il tipo, lo stile, la dimensione il colore e la sottolineatura. Si può aggiungere un effetto tra quelli elencati nell’apposita sezione, come Maiuscoletto o Tutto maiuscole.

La solita Anteprima permette di visualizzare il risultato prima di premere il pulsante OK.

La scheda Avanzate permette di impostare una proporzione differente per il testo, in senso orizzontale. Provare ad impostare una proporzione al 150% e vedere il risultato nell’anteprima.

Il comando Spaziatura permette di impostare una maggiore spaziatura tra i caratteri delle parole. Può essere un effetto che da maggior “respiro” ai titoli. Comunque fate una prova inserendo un valore 3 nella rispettiva casella del valore di:. Nell’anteprima verrà visualizzata tale nuova spaziatura.

Il comando Posizione permette di definire meglio le impostazioni per gli apici e pedici, se ve ne è il bisogno.

Tutte le opzioni che vanno dalla crenatura alle opzioni OpenType si riferiscono ad impostazioni tipografiche che esulano dal contesto del post. Suggerisco di ricercare su Internet le singole voci per conoscere il loro significato e uso.

Paragrafo

Questa finestra si è già vista nel post http://www.vincenzofatone.it/formattazione-dei-paragrafi-in-word/, quindi è inutile ripetere l’argomento.

Faccio notare soltanto che nella sezione Spaziatura siano impostati i valori Prima: 24 pt e Dopo: 0 pt, come accennato prima.

Nella scheda Distribuzione testo ci sono delle opzioni che permettono di stabilire il comportamento del testo quando ci si trova a fondo pagina, o a inizio.

Controlla righe isolate non permetterà che la prima riga di un paragrafo rimanga nella pagina precedente, oppure che l’ultima vada a pagina nuova. In questo caso l’intero paragrafo verrà spostato nella nuova pagina.

Mantieni con il successivo non permetterà l’inserimento di un’interruzione di pagina tra due paragrafi.

Mantieni assieme le righe non permetterà di inserire un’interruzione di pagina tra le righe di un paragrafo.

Anteponi interruzione farà in modo di posizionare un’interruzione di pagina prima del paragrafo in cui viene inserita.

Per quanto riguarda i titoli, che sono oggetto di questo post, tali opzioni sono superflue nella maggior parte dei casi. Tali opzioni sono più pertinenti quando si andrà a modificare, eventualmente, lo stile Normale, o chi per esso, per gestire il contenuto del nostro documento.

Tabulazioni

Il comando successivo del pulsante Formato è Tabulazioni, ma anche su questo ho scritto un post apposito e rimando a questo.

Bordi e sfondo

La finestra che si apre dal comando Bordo permette di impostare delle linee. Anche qui niente di nuovo.

Volendo staccare in modo ancor più marcato un argomento dal titolo successivo, si può impostare un bordo superiore per i titoli di primo livello.

Nella sezione Stile: si può scegliere il tipo di bordo da applicare, quindi si sceglie un Colore: e lo Spessore:. A questo punto è necessario inserire il bordo desiderato agendo sui pulsanti di posizione nell’anteprima. Nella figura si nota il pulsante del bordo superiore attivo.

Il pulsante Opzioni in basso a destra, permette di definire le distanze del bordo dal testo, ovvero dal titolo che si sta modificando. Anche qui, l’anteprima permette di visualizzare le modifiche per decidere se mantenerle o meno.

Nella finestra sono presenti altri bordi predefiniti. La scelta all’utente. Per quanto mi riguarda, tendo sempre a mettere qualcosa di semplice.

La scheda sfondo, chiaramente, permetterà di scegliere un colore di sfondo da applicare sulla riga del titolo. Verrà mostrata la solita tavolozza dei colori da selezionare. In alternativa una tavolozza con la gamma completa dei colori che si trova sotto il comando Altri colori di riempimento.

Numerazione

Il comando Numerazione permette di impostare una numerazione per il titolo, come se fosse un punto numerato o un punto elenco. Potrebbe essere usata come numerazione dei capitoli, se si intende usare lo stile Titolo 1 per formattare i capitoli di un libro. Da tenere in considerazione che, come un punto numerato o elenco, il titolo subirà un rientro.

Per gestire tale rientro, è necessario tornare alla finestra Paragrafo e disabilitare, eventualmente, i rientri dei margini e speciali, riportandoli a zero.

Formato effeti testo

Ultima finestra è Effetti di testo. Nella colonna di sinistra sono riportati i diversi “attributi” del testo su cui si può agire. Nel riquadro di destra le opzioni disponibili. In figura è stato impostato un riempimento sfumato e modificata la posizione del colore centrale per le interruzioni di sfumatura.

Questi effetti si applicano al testo e non al bordo impostato in precedenza, quindi è opportuno studiare la combinazione di effetti e caratteristiche da mettere insieme.

Le opzioni disponibili nelle varie pagine di questa finestra non necessitano di particolari spiegazioni. Come sempre, buona norma è sperimentare per verificare gli effetti e le loro combinazioni.

Ancora una volta ricordo che, lasciando che lo stile sia disponibile per il solo documento attivo, tutte queste modifiche non andranno ad intaccare il normale comportamento di Word. Quindi via agli esperimenti.

Cliccando sul pulsante Chiudi, quindi sul pulsante Ok della finesta Modifica stile, si torna sul documento e tutte le modifiche saranno visibili sul titolo.

Da questo momento, ogni volta che verrà impostato uno stile Titolo 1 su un testo, questo avrà le caratteristiche appena viste e impostate.

Modificare lo stile per il testo

Tutto il post è stato imperniato sulla modifica dello stile Titolo 1. Tutte le finestre, i comandi e le opzioni sono valide anche per il testo, rispettando le opportune differenze tra un titolo e il contenuto, naturalmente.

Lo stile da modificare sarà, salvo diverse impostazioni dell’utente, lo stile Normale.

Magari si preferirà cambiare solo il tipo di carattere, l’allineamento, la spaziatura tra i paragrafi e l’interlinea. Comunque il concetto da seguire è quello di fare in modo che il testo sia ben leggibile, identificabile e chiaro. Quindi non c’è bisogno di particolari modifiche.

Cliccando sull’immagine potrete vedere una versione con risoluzione a 1024×768, così da poter verificare meglio le modifiche apportate. Si nota subito l’impostazione di un rientro di prima riga e l’allineamento giustificato. Volendo, si può aumentare l’interlinea e dare un maggior respiro al contenuto, magari con un valore di 1,5 righe.

Conclusioni

A questo punto si può dire che la modifica di uno stile non è difficile, poiché si basa su strumenti che sono già stati usati. La differenza è che vengono riunite le impostazioni in uno stile da applicare al contenuto.

Come sempre, la confidenza con uno strumento sta nella frequenza con cui viene usato.

Usate gli stili per formattare i vostri documenti. Personalizzateli come più vi aggrada. Saranno presto evidenti i vantaggi e lo potenza di questo strumento, oltre alla semplicità d’uso.

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Questa modalità di lavoro, però, può andar bene per brevi file di testo. Non per un documento strutturato e più complesso, in generale.

Per comprendere cosa significhi “strutturato”, è sufficiente aprire un libro di testo, meglio un manuale, e scorrere il sommario. Troviamo dei titoli, che rispondono al nome dei capitoli. Facilmente questi avranno dei sotto capitoli, cioè capitoli di dettaglio dell’argomento trattato. Alcuni sotto capitoli possono avere, a loro volta, dei sotto capitoli, articolando maggiormente la struttura.

L’immagine a fianco è un esempio: si tratta di un sommario di una dispensa. Fate un clic sull’immagine per visualizzare una versione ingrandita.

I capitoli sono allineati sul margine sinistro del foglio, mentre i sotto capitoli hanno un rientro a seconda del livello impostato.

In questo modo si definisce visivamente l’importanza e la relazione con i titoli di livello superiore.

L’esempio del sommario, comunque, non è casuale, ma ci tornerò in seguito.

A questo punto dovrebbe diventare evidente il fatto che i contenuti dovranno essere organizzaizzati opportunamente, prima di iniziare la stesura. Niente vieta di fare modifiche in corso d’opera, certo. Ma un’idea di partenza diventa necessaria.

Qui entrano in gioco gli stili predefiniti di Word. Nella versione 2007, sia nella versione 2010, nella scheda Home della Ribbon si trova il riquadro Stili in cui sono elencati gli stili disponibili.

L’immagine sopra ci mostra il riquadro indicato.

Il riquadro attivo, di colore arancione, indica lo stile Normale, cioè lo stile predefinito di Word che va usato per il contenuto.

Altri stili sono disponibili scorrendo l’elenco mediante il pulsante con la freccia rivolta in basso, prima del pulsante Cambia stili. Con il pulsante più basso si può aprire una tendina che mostra in un colpo solo tutti gli stili, come si vede nella figura successiva.

Applicare uno stile è molto semplice. Si può attivare lo stile su una riga vuota, poi editare il testo. Oppure selezionare un testo e cliccare sullo stile desiderato.

Sperimentare è certo il modo migliore per apprendere, quindi aprite un nuovo documento vuoto di Word e ricopiate il file di esempio della figura seguente e provate ad applicare gli opportuni stili, indicati nel testo stesso.

Per un immagine ingrandita, cliccate su di essa.

A questo punto dovrebbe essere più chiaro cosa siano gli stili predefiniti: un’insieme di regole di formattazione per un testo, raccolti sotto un nome.

Invece di applicare manualmente tali regole, una per una, è possibile applicarle con un solo clic sul nome dello stile, con un buon risparmio di tempo.

Applicare gli stili corretti

Può sembrare un’affermazione scontata e di poco conto, invece è il cuore del problema.

Applicare i corretti stili alle diverse parti del testo è il primo passo per poter utilizzare altre funzionalità e automatismi messi a disposizione dal software.

Come accennato prima, i titoli vanno formattati con gli stili Titolo 1, Titolo 2 e così via, secondo la loro gerarchia. Niente vieta che si possano apportare modifiche in un secondo momento.

Un’obiezione sovente è quella che gli stili predefiniti non sono esteticamente gradevoli. C’è da tener presente che uno stile esistente può essere modificato profondamente dall’utente, com’è anche possibile crearne di personalizzati e rimpiazzare quelli predefiniti, ma questo merita un post a sé.

Per il testo dei contenuti Word applica lo stile Normale. Il mio suggerimento è di lasciarlo così e, se proprio non piace, vedere poi come modificare una stile predefinito.

Una nota per i contenuti incollati dal Web. A seconda delle formattazioni delle pagine web, una volta incollato il testo si potrebbe avere uno stile diverso, solitamente Normale (web). In questo caso bisogna aver cura di selezionare il testo e applicare lo stile Normale. Questo perché, modificando lo stile Normale di Word, il testo formattato con lo stile diverso non verrebbe modificato in alcun modo.

Esistono, poi, stili per i punti elenco, per le tabelle, per i grafici e per tutti gli oggetti che possono essere inseriti sul documento. Va da sé che, controllando gli stili, si possa avere un controllo completo dell’aspetto del documento.

Conclusione

Il risultato dell’uso degli stili, per adesso, è l’omogeneità dell’intero documento. Cioè i titoli dello stesso livello avranno la stessa formattazione, così il contenuto del documento.

Non solo. Essendo gli stili un’insieme di regole associate ad un nome, personalizzandolo si avrà la modifica istantanea di tutto il testo formattato con questo in tutto il documento, indipendentemente dal numero di pagine complessivo. Ciò risparmia di dover selezionare e riformattare tutto il testo da modificare.

Riguardo gli automatismi di cui accennavo, uno di questi è il sommario automatico di Word. Per essere formato, questo fa propiro riferimento agli stili per distinguere tra titoli e contenuto.

Quindi il suggerimento è quello di prendere l’abitudine all’uso degli stili, per poi vedere quali altri strumenti si possono utilizzare grazie a questa base.

Ricordo che il post è introduttivo all’argomento. Ne seguiranno altri che andranno ad approfondire i diversi aspetti, prossimamente.

Per dubbi o domande, vi rimando alla pagina dei contatti, oppure ai commenti per questo post.

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La ECDL Core Level, o Patente Europea, è una certificazione con valore all’interno dell’intera comunità europea.

Gli esami, in Italia, devono essere sostenuti presso un Test Center abilitato da AICA (Associazione Italiana Calcolo Automatico) e, al superamento di tutti e sette gli esami previsti, viene rilasciato il certificato.

Nella sezione Simulazioni ECDL ho messo a disposizione degli utenti iscritti al sito due simulazioni per il modulo 1, perché possano essere uno strumento di preparazione e di verifica da usare prima di affrontare una sessione d’esami. Altre simulazioni arriveranno prossimamente.

Naturalmente tali strumenti non garantiscono in alcun modo il superamento di un esame e non mi assumo alcuna responsabilità per esiti negativi durante una sessione autorizzata.

L’intento è quello di dare una mano agli utenti a rafforzare e a verificare la propria preparazione in vista degli esami.

Nella pagina simulazioni ECDL, una volta registrati, si possono lasciare i propri commenti sulle simulazioni, segnalando eventuali errori o suggerimenti.

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