Een belangrijk onderdeel hierin vormt het doorbreken van traditionele patronen, zowel bij de gebruiker als bij de beheerder van de huisvesting. Een ingrijpend veranderingsproces op het grensvlak van personeelsmanagement, facility management en IT management dat nauw verbonden is met de strategie van de onderneming.

Dit boek geeft inzicht in de achtergronden van deze verandering, daagt uit mee te denken in de beeldvorming van het nieuwe werken en biedt handreikingen voor de aanpak van het veranderingsproces.

Mooij, M. (2009). Ruimte voor het nieuwe werken. Alphen aan den Rijn: Kluwer.

Bestellen

In Magazine X, het relatiemagazine van Eiffel staat deze zomer een interview met Michel Mooij.

Gebouwen bepalen hoeveel ruimte er op een bepaalde plek beschikbaar is voor de uitvoering van de activiteiten en de processen van de organisatie. Daarmee zijn gebouwen van invloed op de logistiek en de productie. Gebouwen zijn ook vormgeving en daarmee beïnvloeden ze  de sfeer waarin medewerkers met elkaar samenwerken en waar klanten tegemoet worden getreden. Maar er is meer!

Het belang van de juiste locatie

Het gebouw vormt de omgeving en het decor voor het inrichten van werkplekken en  bepaalt hierdoor hoe flexibel er met werkplekken kan worden omgegaan. En, een belangrijke: gebouwen zijn belangrijke veroorzakers van kosten op andere gebieden. Een slechte locatiekeuze veroorzaakt bijvoorbeeld hoge transportkosten en productiviteitsverlies door lange reistijden, om nog maar te zwijgen over de bijkomende CO₂-uitstoot.

Reden genoeg om nauwlettend te bewaken dat de gebouwen en de behoeften van de organisatie goed op elkaar afgestemd blijven. Betekent dit dan ook dat het ideale gebouw de organisatie moet volgen? Moet elke verandering in de organisatie worden gevolgd door een verhuizing of een verbouwing van de inrichting?

De behoeften van de organisatie

De behoeften van gebruikers veranderen snel. Zo snel, dat de levenscyclus van het gebruik vele malen korter is geworden dan de levenscyclus van het gebouw. Dit betekent dat een gebouw tijdens haar levensduur vaak door verschillende gebruikers zal worden bewoond. Gebouwen zullen organisaties moeten aantrekken en weer los moeten laten. Daarom is het nodig dat gebouwen duurzame kwaliteit bezitten. Gebouwen zijn van nature traag. Niet alleen omdat ze groot en duur zijn, maar ook omdat ze onderdeel zijn van grotere systemen, zoals de stad en de eco-systemen van de omgeving.

Door de traagheid van gebouwen en de dynamiek van het gebruik op een nieuwe manier met elkaar te verbinden, kan er meer flexibiliteit ontstaan in het gebruik van gebouwen. De beweeglijkheid van de organisatie wordt groter als er, om een verandering mogelijk te maken, minder verplaatst behoeft te worden. Met andere woorden, door de organisatie op een lossere manier te koppelen aan haar huisvesting, krijgt de organisatie meer bewegingsvrijheid.

Het Nieuwe Werken

Een lossere koppeling tussen de duurzaam vorm te geven, en de dynamisch te organiseren zaken, vraagt om nieuwe concepten voor Corporate Real Estate Management en Facility Management. Het betekent dat een organisatie niet meer probeert om de veranderende behoeften van de gebruikers met aanpassingen van de gebouwen en hun inrichting  te volgen, maar dat de organisatie  de gebruikers faciliteert, door het organiseren van de interactie tussen de werkprocessen en de werkomgeving.

Het Nieuwe Werken is een manier om die interactie vorm te geven. Hierbij wordt de organisatie actief ingeschakeld bij het optimaliseren van haar werkomgeving. Door de mensen wisselend gebruik te laten maken van verschillende locaties, ruimten en meubelopstellingen – functioneel en qua sfeer - ontstaat flexibiliteit in het gebruik. Zonder dat de gebouwindeling telkens behoeft te worden aangepast.

Het uitgangspunt voor het creëren van een werkomgeving wordt dan anders. De nadruk ligt niet meer op de steeds veranderende gebruiker, maar op de unieke – met de locatie verbonden - kwaliteit van gebouwen.

Duurzaam bouwen en beheren

De oplossing is duurzame gebouwen te maken volgens tijdloze principes, ongeacht de functie van dat moment. Over het algemeen betekent dit een zekere ‘overmaat’, eerder gericht op meerdere vormen van gebruik dan op die ene minimale functionele oplossing. Een organisatie kan zich die ‘overmaat’ permitteren, omdat de ruimte over een langere periode intensiever wordt gebruikt.

• Het beheer kan daardoor volledig worden gericht op het object en de functionaliteit ervan op langere termijn.
• Er hoeft niet telkens te worden ingespeeld op de grillige veranderingen in het gebruik.
• De facilitaire organisatie hoeft de spullen niet langer ‘achter de gebruikers aan te dragen’.

Dit biedt uiteindelijk meer flexibiliteit voor de gebruikers en meer stabiliteit in het beheer van de faciliteiten en het vastgoed. Een rekensom leert dat daarmee uiteindelijk de huisvestingskosten kunnen worden verlaagd.

Laat ruimte voor onvoorziene gebruiksmogelijkheden

De organisatie wordt nog vaak als uitgangspunt gekozen voor de ontwikkeling van huisvesting. We zien dan dat er meerdere plannen worden ontwikkeld. Dit gebeurt dan op basis van regelmatig bijgestelde veronderstellingen over de ontwikkeling van de organisatie. Als dan uiteindelijk wordt geconstateerd dat het ideale plan niet goed in het gebouw past, is er vaak al een veelvoud van de werkelijk benodigde kosten gemaakt.

Door de specifieke beperkingen en kwaliteiten van het gebouw juist als uitgangspunt te kiezen, kan sneller een inrichting ontworpen worden die de gebruiksmogelijkheden van het gebouw maximaliseert. Een  mooi, leuk en gevarieerd vormgegeven gebouw kan een veelheid aan gebruiksmogelijkheden bieden aan een organisatie die geleerd heeft om flexibel gebruik te maken van de aanwezige kwaliteiten van een gebouw.

Stelling

Dankzij het nieuwe werken wordt op deze manier het hergebruik van bestaande gebouwen beter mogelijk!

Ik nodig u van harte uit hieronder op deze stelling te reageren.