Das Aufgabenmanagement - Ein entscheidendes Element zum Erfolg

Gründe für das Aufgabenmanagement

Wer kennt es nicht, das Gefühl, tausend Aufgaben zu haben. Alle sollten gleichzeitig und sofort erledigt werden. Leider geht das nur mit einer guten Organisation. Viele Aufgaben die nicht ganz so wichtig sind hindern sonst ein schnelles Erledigen der wichtigen Aufgaben.

Mit einem geeigneten System können Sie Zeit sparen und mehr Aufträge in der gleichen Zeit erledigen.

Verbesserung durch die Eisenhower Matrix

Habe ich Ihr Interesse gewecht? Hier können Sie dieses Prinzip direkt selbst ausprobieren: Zur Eisenhower Matrix Webanwendung

Weitere Vorteile durch erfolgreiches Verteilen der Aufgaben

Neben dem Vorteil, dass Sie eine durchgängige Ordnung in Ihre Aufgaben bekommen, erwarten Sie in der hier angebotenen Webanwendung auch erfrischende Sprüche zur Motivation. Management geht durch Disziplin und innere Motivation. Hürden werden also schon vorab abgebaut.

Wie fängt man am Besten an?

Ach ja, hatte ich schon erwähnt, dass die angebotene Webanwendung komplett kostenlos ist?

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Ausprobieren und Anwenden dieses Verhaltenskonzeptes.

Tim Ferriss beschreibt in seinem Buch „Die 4-Stunden-Woche“, wie man mit dem Dreamlining, der Zielerreichungs-Methode der „Neuen Reichen“, auch unrealistische Ziele innerhalb der nächsten 6 – 12 Monate erreichen kann. Das Motto lautet dabei „Denke groß, nicht realistisch!“.

Da sich auch für uns bei TasksOnSteroids das Dreamlining im Praxistest bewährt hat, haben wir es unter dem Namen Dreamlines als Werkzeug für die Erreichung mittelfristiger Ziele in die TasksOnSteroids-Methodik aufgenommen.

Beim Dreamlining geht es darum, große Ziele zu definieren, die man in den nächsten 6 bis 12 Monaten erreichen will. Dabei ist es nicht wichtig, dass die Ziele realistisch sind, sondern nur, dass man das Ziel wirklich erstrebenswert findet. Tim Ferriss empfiehlt, dass man sich zum Finden der Ziele folgende Frage stellt: Was würde ich tun, wenn ich zehnmal klüger wäre als der Rest der Welt und alles erreichen könnte, was ich mir vornehme.

Jedes gefundene Ziel wird anschließend in eine der drei Kategorien HABEN, SEIN oder TUN eingeordnet. Hat man nun zu jeder dieser Kategorien mindestens drei bis vier Ziele gefunden, definiert man dazu jeweils eine Dreamline in der Form

Zu jedem Ziel trägt man anschließend noch die monatlichen Kosten und den nächsten Schritt ein, der zu tun ist, um das Ziel zu erreichen. Durch die monatlichen Dreamline-Kosten lässt sich zusammen mit den monatlichen Lebenshaltungskosten das monatliche Ziel-Einkommen errechnen, das man benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Hat man die Ziele erst einmal ausgearbeitet und die Zahlen schwarz auf weiß vor sich, wird einem schnell bewusst, dass viel mehr möglich ist, als man ursprünglich angenommen hat.

Mit Dreamlining lassen sich Träume verwirklichen!

Hier zwei Beispiel-Dreamlines:

• Surfen lernen
  • Dreamline: Ich träume davon, in 6 Monaten ein Surfer zu sein.
  • Monatliche Kosten: 200,- Euro (Gesamtkosten für Urlaub und Surfkurs 1200,- Euro / 6 Monate)
  • Nächster Schritt (heute): Urlaubslocation suchen, an der man Surfen kann und Kontakt mit einer Surfschule dort aufnehmen.
• Eine Weltreise machen
  • Dreamline: Ich träume davon, in 12 Monaten eine Weltreise zu machen.
  • Monatliche Kosten: 1500,- Euro (Wenn man die monatlich anfallenden Kosten zuhause minimiert und die richtigen Länder bereist, ist dieser Betrag durchaus plausibel.)
  • Nächster Schritt (heute): mit dem Arbeitgeber eine Vereinbarung zu einem Sabbatjahr treffen.

Detaillierte Infos zum Dreamlining sind im Blog von Tim Ferriss und in seinem Buch Die 4-Stunden-Woche zu finden.

Das ist eine der zentralen Fragen, die man sich bei der Erstellung einer 100-Ziele-Liste stellt. Und genau diese Frage haben sich auch die Jungs von „The Buried Life“ im Jahr 2006 erstmals gestellt und treten seitdem den praktischen Beweis an, dass die 100-Ziele-Liste funktioniert und zu ungeahnten Erfolgen beflügelt.

Einige ihrer Erfolge haben sie in ihrem Buch „What do you want to do before you die?“ dokumentiert.

Hier ein kleiner Auszug der Ziele, die sie bereits erreicht haben:

• Basketball spielen mit Barack Obama


• Über den Roten Teppich laufen


• Eine Parade anführen


• Eine Party in der Playboy-Mansion besuchen


• Ins Guinness Buch der Rekorde kommen

The Buried Life sind ein gutes Beispiel dafür, dass man über sich selbst hinaus wächst und viel mehr erreichen kann, als man sich selbst zutraut, wenn man nur bereit ist

      1) sich herausfordernde Ziele zu stecken und

      2) aktiv an der Verwirklichung dieser Ziele zu arbeiten.

Wenn Sie nun auch selbst damit beginnen wollen, Ihrer Lebensziele zu verwirklichen, tragen Sie doch am besten gleich erste Ziele in Ihre persönliche 100-Ziele-Liste in CourseControl ein. Zögern Sie nicht! Wenn Sie es nicht ausprobieren, werden Sie vielleicht nie herausfinden, was alles in Ihnen steckt.

Ach ja, wenn Sie hier klicken finden Sie außerdem noch einige Tipps und Methoden, die Ihnen dabei helfen, Ihre 100-Ziele-Liste zu füllen.

Worauf warten Sie noch? Wenn Sie heute nicht damit beginnen, machen Sie es vielleicht nie. Und je länger Sie zögern, desto weniger Zeit haben Sie übrig, um Ihre Lebensziele zu verwirklichen.

Also, was wollen Sie tun, bevor Sie sterben?

"Eine lange Reise beginnt mit dem ersten Schritt" [Lao Tse]

Wirken Sie dem Aufschieben von Aufgaben entgegen, indem Sie schon bei der Erfassung bereits den nächsten zu erledigenden Schritt definieren.

Einmal begonnene Aufgaben werden viel seltener aufgeschoben. Solange eine Aufgabe nicht konkret definiert ist, lässt sie sich leicht aufschieben. Das liegt daran, dass man eine Aufgabe nicht einplanen kann, solange man nicht weiß, was bei der Aufgabe eigentlich zu tun ist. Wenn man sich also kein konkretes Bild von der Aufgabe macht, braucht man sich vorerst auch nicht weiter damit zu beschäftigen. Das führt dann allerdings dazu, das Aufgaben entweder irgendwann überfällig und damit zu einem Problem werden, oder in die Kategorie „Das wollte ich immer gerne mal machen, habe ich aber dann irgendwie doch nie getan.“ geschoben werden.

Dem kann entgegengewirkt werden, indem man sich bei der Erfassung einer Aufgabe eine Minute Zeit nimmt, und zumindest den ersten zu erledigenden Schritt bereits vorab definiert. Durch die initiale Festlegung des ersten Schrittes entstehen folgende Vorteile:

• Die Aufgabe wird konkret. Es wird klar, was als Nächstes zu tun ist.


• Die Aufgabe wird vom Unterbewusstsein als 'bereits Begonnen' angenommen. Das Unterbewusstsein beginnt, sich mit der Aufgabe zu beschäftigen und Lösungen zu produzieren.


• Mammut-Aufgaben werden in machbare, kleinere Einzelschritte zerlegt.

Hierzu ein Beispiel, das diese drei Vorteile verdeutlichen soll:

Wenn Sie die Erstellung Ihrer Steuererklärung als Aufgabe erfassen, besteht erst mal die Gefahr, dass diese Aufgabe die nächsten Wochen immer wieder aufgeschoben wird. Ausreden wie „Dafür reicht mir heute sowieso die Zeit nicht mehr“ oder „Diesen schönen Tag will ich nicht damit verbringen“ sind schnell gefunden. Bei jedem Aufschub nimmt die Aufgabe im Kopf größere Ausmaße an, bis sie zu einem scheinbar unüberwindbaren Monolithen wird.

Was passiert nun, wenn Sie stattdessen gleich mit der Anlage der Aufgabe den nächsten zu erledigenden Schritt planen?

„Als nächstes muss ich die Belege zusammensuchen“.

Zack, schon haben Sie eine konkrete Vorstellung davon, in welche Richtung die Aufgabe geht. Sie haben sich auch schon mit der Aufgabe beschäftigt und eventuell nicht nur einen, sondern im Eifer des Gefechts gleich mehrere Schritte definiert. Außerdem ist die Aufgabe jetzt kein unüberwindbarer Monolith mehr, sondern nur noch ein kleiner Schritt, den man tun muss und auf den dann der nächste kleine Schritt folgt.

Wissen Sie, wie man einen Elefanten isst? - Stück für Stück ;-)

Wussten Sie schon …
… das Sie auch mit LifeQuadrants die Möglichkeit haben, die nächsten Schritte zu Ihren Aufgaben zu planen? So können Sie mit LifeQuadrants ganz einfach die Aufschieberitis überwinden und Ihre Produktivität steigern.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, sich zum Jahreswechsel keine guten Vorsätze vorzunehmen, sondern stattdessen eine persönlichen Bestandsaufnahme Ihrer Wünsche und Ziele zu machen?

In Unternehmen wird mindestens einmal im Jahr eine Bestandsaufnahme in Form von Jahresabschlüssen, Inventur, etc. gemacht. Die Bestandsaufnahme soll Aufschluss darüber geben, ob die erwarteten Ziele erreicht wurden und wie es aktuell um das Unternehmen steht.

Die jährliche Bestandsaufnahme ist aber nicht nur für Unternehmen wichtig, sondern bietet auch Ihnen als Privatperson Vorteile. Von Ihrem persönlichen Jahresabschluss profitieren Sie z.B. aus folgenden Gründen:

• Sie führen sich die im letzten Jahr erzielten Erfolge nochmal vor Auge. Dadurch erhalten Sie die Bestätigung, dass sich der investierte Aufwand gelohnt hat. Diese Bestätigung wiederum spornt zu neuen Taten an.


• Sie werden an die Ziele erinnert, die Sie sich letztes Jahr gesteckt und dann vergessen haben. Durch diese Erinnerung erhalten Sie die Möglichkeit, Ihren Kurs zu korrigieren und ein Ziel erneut auf die Agenda zu packen oder, falls das Ziel in der Zwischenzeit nicht mehr wichtig ist, es komplett zu streichen.


• Ein Abschluss ist auch immer ein neuer Anfang. So sollten Sie sich im Zuge Ihres persönlichen Jahresabschlusses auch Gedanken über die Ziele und Wünsche machen, die Sie momentan beschäftigen und mit denen Sie sich im nächsten Jahr beschäftigen werden.


• Sie machen sich bewusst, in welche Richtung Sie sich bewegen. Was war mir früher wichtig? Was will ich heute erreichen? Was sind die Ziele, die mich schon über mehrere Jahre hinweg beschäftigen?

Wie steht es um Ihre persönliche Bestandsaufnahme?
Falls Sie bereits eine Liste haben, auf der Sie Ihre Ziele und Wünsche erfassen, kann man Ihnen nur gratulieren. Sie sind auf einem guten Weg, Ihre Ziele zu erreichen und Ihre Träume zu erfüllen. Für Sie wäre der Jahreswechsel doch eine gute Gelegenheit, Ihre Liste einmal durch zu gehen und auf den neuesten Stand zu bringen.

Wenn Sie Ihre Ziele und Wünsche bisher nicht schriftlich erfassen, sollten Sie den Jahreswechsel dafür nutzen, damit anzufangen. Wussten Sie, dass Sie die Wahrscheinlichkeit, Ihre Ziele zu erreichen, erheblich steigern, indem Sie sie schriftlich erfassen? Wenn Sie wissen wollen, warum das so ist, klicken Sie hier!

Falls Sie nun auch Ihre eigene Ziel-Planung beginnen oder die bestehende Ziel-Planung optimieren wollen, sollten Sie unbedingt gleich mal bei CourseControl vorbei schauen. CourseControl wurde speziell dafür entwickelt, Sie bei der Pflege und Organisation Ihrer Ziele und Wünsche optimal zu unterstützen.

Außerdem finden Sie in der CourseControl-Anleitung einige hilfreiche Tipps für Ihre Ziel-Planung. Sie erfahren zum Beispiel:

• Wie Sie mit wenig Aufwand Ihre Lebensziele herausfinden und zu Papier bringen.


• Wie Sie motivierende Ziele wählen und dadurch auch scheinbar unrealistische Ziele und Träume verwirklichen können.

Stress ist ungesund und sollte vermieden werden. Leider ist das aber nicht immer so einfach. Speziell so ereignisreiche Phasen wie das Ende des Jahres mit anstehenden Jahresabschlüssen, Weihnachtsvorbereitungen, Familienfeiern und Ähnlichem wird schnell mal stressig.

Aber mit ein paar einfachen Maßnahmen können Sie dem Stress in Zukunft die kalte Schulter zeigen.

Was kann man tun, um schlechten Stress zu vermeiden?

Aufgaben auf Papier bannen
Was man sich aufschreibt, braucht man sich nicht mehr zu merken. Schon allein durch das Aufschreiben von Aufgaben kann man Stress vermeiden. Das Unterbewusstsein wird von dem Zwang befreit, einen immer wieder an eine Aufgabe erinnern zu müssen. Dadurch wird man automatisch ruhiger und kann sich besser auf die Aufgabe konzentrieren, an der man gerade dran ist.

Wer früher plant ist später entspannter
Eine frühzeitige Planung der anstehenden Aufgaben vermeidet Stress. Deshalb sollte man sich vor arbeitsreichen Phasen die Zeit nehmen, eine ordentliche Planung aufzustellen. So hat man von vornherein das große Bild im Blick. Man weiß, was zu tun ist, welche Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben bestehen und wann man die einzelnen Tätigkeiten anfangen muss.

Raum für Erholsames
Von Aufgabe zu Aufgabe zu hetzen erzeugt Stress. Deshalb ist es wichtig, zwischendurch auch mal Aktivitäten nachzugehen, die man als erholsam und entspannend empfindet. Wenn man allerdings bereits total im Arbeitsstress versunken ist, vergisst man solche erholsamen Aktivitäten schnell. Ein einfaches Mittel, um in der Balance zu bleiben ist, auch erholsame Tätigkeiten in die Aufgabenplanung mit aufzunehmen. So kommt man auch in stressigen Phasen noch zu seinem erholsamen Spaziergang, dem Besuch im Fitnessstudio oder einer kurzen Meditation.

Besonders stressfrei lassen sich Aufgaben mit LifeQuadrants planen. Der Einsatz der Zeit-Management-Matrix sorgt dafür, dass sowohl Pflichten als auch erholsame Aktivitäten in Ihrem Zeitmanagement nicht zu kurz kommen.

Mit guten Vorsätzen ist es so eine Sache. In dem Augenblick, in dem man sie sich vornimmt, ist man Feuer und Flamme, sie zukünftig zu beherzigen und sein Leben dadurch in irgend einer Weise zu verbessern. Kurz darauf ist der gute Vorsatz dann wieder vergessen. Irgendwann erinnert man sich daran und erfindet Ausreden dafür, warum es nicht geklappt hat. Mit der Zeit leidet dann auch die Motivation und man setzt sich immer weniger gute Vorsätze, weil man das Vertrauen daran verliert, sich an sie zu halten.

In diesem Artikel möchte ich zwei Wege vorstellen, mit denen Sie ganz einfach gute Vorsätze zu guten Angewohnheiten machen und diese auch beibehalten können.

Die Nutzung gewohnter Abläufe
Nehmen wir an, Sie haben häufig Sodbrennen und wollen diesem Problem nun mit einer guten Angewohnheit entgegentreten. Ihr Plan ist es, Ihren Säuren-Basen-Haushalt durch den Einsatz von Basensalz (beispielsweise Kaiser Natron) mehr in den basischen Bereich zu verlagern. Um das zu erreichen, wollen Sie zukünftig Basensalz in irgendeiner Weise in Ihren Alltag integrieren.

Sie könnten sich jetzt vornehmen, jeden Tag nach dem Aufstehen eine basische Lösung zu trinken. Da die neue Aktivität aber noch nicht in Ihrem Leben verankert ist, würden Sie sie vermutlich bald vergessen und wären wieder beim Eingangs erwähnten Problem.

Die bessere Lösung ist, die neue Aktivität fest in den gewohnten Alltag zu integrieren. So könnten Sie zum Beispiel Ihr Duschgel wegstellen und durch Basensalz ersetzen *. Jedes Mal, wenn Sie zukünftig duschen, werden Sie daran erinnert, das Basensalz anzuwenden. Das Sie den guten Vorsatz vergessen ist somit ausgeschlossen. Die neue Angewohnheit kann sich innerhalb kurzer Zeit in Ihrem Leben etablieren.

Die kontinuierliche Erinnerung
Eine zweite Möglichkeit, sich gute Vorsätze anzugewöhnen ist die kontinuierliche Erinnerung.

Schlechte Angewohnheiten abzulegen ist deshalb so schwer, weil wir sie uns über viele Jahre antrainiert haben. Das Unterbewusstsein wehrt sich gegen Veränderungen und will seine gewohnten Wege weiter gehen. Genau diesen Mechanismus können wir uns allerdings auch zu Nutze machen, um uns gute Verhaltensweisen anzugewöhnen. Man muss lediglich die gewünschte Tätigkeit oft genug wiederholen, dann geht sie einem in Fleisch und Blut über.

Für die Zeit, bis wir uns eine neue Angewohnheit verinnerlicht haben, können wir uns das Hilfsmittel der kontinuierlichen Erinnerung zu Nutze machen.

Wenn Sie beispielsweise zukünftig zwei Mal pro Woche trainieren wollen, erstellen Sie sich doch in Ihrem Mobiltelefon für Montag und Donnerstag jeweils eine wöchentliche Erinnerung an das Training. Wichtig ist dabei, dass jede dieser Erinnerungen als persönliche Verpflichtung angenommen wird. Schließlich wollen wir uns ja nicht angewöhnen, unsere kontinuierlichen Erinnerungen zu ignorieren ;-)

Falls die angestrebte neue Angewohnheit keinen zeitlichen Rahmen hat können Sie auch mit Klebezetteln arbeiten, die Sie an Stellen platzieren, die Sie häufig sehen (etwa die Kühlschranktür oder der Rand des PC-Bildschirms). Um Ihre Effektivität zu steigern könnten Sie sich zum Beispiel ein Post-It mit dem Text „Denke an Parkinsons Gesetz“ schreiben *². Jedes Mal, wenn Sie den Zettel lesen können Sie dann prüfen, ob Sie Ihrer aktuellen Aufgabe einen angemessenen, begrenzten Zeitrahmen zugeteilt haben und dies gegebenenfalls nachholen.

Wussten Sie, dass Sie sich auch für Ihre Aufgaben in TasksOnSteroids LifeQuadrants kontinuierliche Erinnerungen einstellen können? Die Erinnerungen erhalten Sie dann automatisch zum gewünschten Zeitpunkt per E-Mail.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich bei TasksOnSteroids Ihre kontinuierlichen Erinnerungen (sozusagen digitale Klebezettel) für neue Angewohnheiten ohne zeitlichen Rahmen einzutragen. Navigieren Sie dazu einfach zur 'Leitsätze'-Sektion, aktivieren Sie das 'anzeigen'-Häkchen und legen Sie beliebig viele Erinnerungen an. Bei jedem Seitenaufruf wird Ihnen dann nach dem Zufallsprinzip eine Ihrer Erinnerungen angezeigt.

Hier noch ein paar weitere Vorschläge für sinnvolle Erinnerungen:

• „Was habe ich letzte Woche erreicht“. Wenn Sie sich diese Frage einmal wöchentlich stellen und beantworten, können Sie sich dadurch kontinuierlich die eigenen Erfolge und den gemachten Fortschritt bewusst machen.


• „Wofür bin ich dankbar?“. Die gelegentliche Beantwortung dieser Frage macht einem bewusst, wie viele gute Dinge es im eigenen Leben eigentlich gibt.

* Zusatz-Info zum Thema Basensalz:
Basensalz ist ein hervorragendes natürliches Mittel zur Reinigung der Haut, das bereits den Römern bekannt war. Außerdem lässt sich der Säuren-Basen-Haushalt durch die Aufnahme der basischen Bestandteile des Basensalzes über die Haut genauso gut regulieren, wie wenn man eine basische Lösung trinken würde. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Gesundheit durch Entschlackung

*² Zusatz-Info zu Parkinsons Gesetz:
Parkinsons Gesetz sagt aus, dass Tätigkeiten dazu neigen, den gesamten zur Verfügung stehenden Zeitraum zu beanspruchen. Deshalb dauert zum Beispiel eine Studienarbeit immer ein Semester, und am Ende wird es immer stressig ;-) Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Buch Parkinsons Gesetz

"Das mache ich, wenn ich mal Zeit habe ..."

Mal ehrlich, wir alle sagen diesen Satz doch gelegentlich. Wussten Sie aber, dass dieser Satz ein Indikator für eine schlechte Work/Life-Balance ist? Das Problem mit dem 'Jetzt keine Zeit haben' ist nämlich, dass damit häufig wichtige durch dringende Aufgaben verdrängt werden.

In den gezeigten Beispielen wurden jeweils die dringenden Aufgaben vorgezogen, einfach nur weil für sie der höhere Termindruck bestand. Die Wichtigkeit der Aufgaben wurde dabei aus den Augen verloren. Genau dieser Mechanismus führt dazu, dass sich immer wieder dringende Aufgaben (egal, wie wichtig sie tatsächlich sind) ganz vorne in der Schlange anstellen und dadurch wichtige Aufgaben auf die lange Bank geschoben werden.

Aufgaben in Lebensbereichen, die einem persönlich wichtig sind und die einen langfristig weiterbringen würde haben leider meist keinen (verbindlichen) Termin. Hier wäre z.B. der bereits zuvor erwähnte Familienausflug oder das tanken neuer Energie durch die Ausübung von Hobbys zu nennen. Private Verpflichtungen werden ebenfalls gerne aufgeschoben, weil Ihnen der verbindliche Termin fehlt.

Die Wurzel des Problems
Traditionelles Aufgaben-Management unterstützt diesen Effekt der „Prioritäten-Blindheit“. Beim traditionellen, zeit-orientierten Aufgaben-Management werden Aufgaben in erster Linie anhand ihres Termins gemessen. Die Wichtigkeit einer Aufgabe wird schnell aus den Augen verloren, speziell dann, wenn eine Aufgabe droht überfällig zu werden.

Außerdem werden traditionelle Aufgaben-Management-Systeme gerne auf den Job beschränkt, was dazu führt, dass die Aufgaben in diesem Bereich automatisch bevorzugt behandelt werden. Ein Aufgaben-Management, das eine ausgeglichene Work/Life-Balance unterstützt muss allerdings auch alle anderen Lebensbereiche einschließen. Bitte nicht falsch verstehen! Das soll jetzt nicht heißen, dass Sie zukünftig alle Aufgaben, die in Ihrem Leben anfallen, planen müssen. Sie sollten aber zumindest die Möglichkeit dazu haben.

Ist eine gute Work/Life-Balance überhaupt erstrebenswert?
Überlegen Sie doch einmal, welche Auswirkungen es auf Ihr Leben gehabt hätte, wenn Sie sich häufiger auf die wirklich wichtigen Dinge konzentriert hätten, anstatt schnellen Erfolgen hinterher zu rennen. Das Ergebnis ist klar: Sie hätten weniger Zeit vergeudet und mehr Erfolge bei den großen Zielen des Lebens erzielt. Und das ist doch erstrebenswert, oder?

Die Lösung
Aufgaben rein zeit-orientiert zu organisieren scheint also nicht der beste Ansatz zu sein, wenn man sein Leben im Gleichgewicht halten will. Um das Problem zu lösen, muss ein Aufgaben-Management-System Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit UND Dringlichkeit darstellen. Genau hierfür wurde die Zeit-Management-Matrix (auch bekannt als „Zweidimensionale Aufgabenplanung“) entwickelt. Bei der Zeit-Management-Matrix werden Aufgaben in einem Koordinatensystem, wie man es aus der Mathematik kennt, angeordnet. Dadurch wird auf einen Blick klar, wie wichtig und wie dringend eine Aufgabe ist. Man hat dadurch die Wichtigkeit einer Aufgabe immer im Blick und kann objektiver entscheiden, welche Aufgabe als nächstes angegangen wird.

Falls Ihr Interesse nun geweckt ist, erfahren Sie hier detailliert, wie Sie sich Ihre eigene zweidimensionale Aufgabenplanung erstellen können.

Was ist die Eisenhower Matrix?
Herkömmliche, lineare Aufgabenmanagement-Systeme verleiten gerne dazu, dringenden Aufgaben vor wichtigen Aufgaben den Vorrang zu lassen, da sie nur eine zeitliche Aneinanderreihung von Aufgaben zulassen. Das liegt daran, dass die Dringlichkeit einer Aufgabe gerne mit ihrer Wichtigkeit verwechselt wird. Der Mensch neigt einfach dazu, überfällige Aufgaben noch schnell erledigen zu wollen, bevor es zu spät ist. Dafür wird auch in Kauf genommen, dass tatsächlich wichtige Aufgaben unerledigt liegen bleiben.

Eine zweidimensionale Aufgabenplanung korrigiert eines der Hauptprobleme linearer Aufgabenplanungssysteme, nämlich das Fehlen einer ordentlichen Priorisierung. Bei einer zweidimensionalen Aufgabenplanung werden die Aufgaben nicht in einer Reihe angeordnet, sondern in einem Koordinatensystem, wie man es aus der Mathematik kennt. Jede Aufgabe erhält eine Priorität und einen Termin und somit können diese beiden Attribute nicht mehr versehentlich verwechselt werden. Aufgrund dieser beiden Attribute werden die Aufgaben dann in einen der Quadranten des Koordinatensystems eingeordnet, wobei jeder Quadrant seine eigene Bedeutung dafür hat, wie die entsprechenden Aufgaben zu behandeln sind. Auf die Bedeutung der Quadranten wird in diesem Artikel zu späterer Zeit noch genauer eingegangen.

Wofür braucht man eine zweidimensionale Aufgabenplanung?
Verbesserung der Work-Life-Balance
Die zweidimensionale Aufgabenplanung unterstützt den Aufbau einer guten Work-Life-Balance.

Gut geeignet für kreative Menschen
Es hat sich gezeigt, dass die zweidimensionale Aufgabenplanung sich vor allem gut für Personen eignet, die sonst nicht oder nur schlecht mit Aufgabenmanagement-Systemen zurecht kommen. Speziell kreative Menschen haben häufig Schwierigkeiten damit, sich an lineare Aufgabenmanagement-Systeme zu halten, wohingegen Ihnen die Verwendung eines zweidimensionalen Aufgabenmanagement-Systems leichter fällt. Warum das so ist, erfahren Sie hier.

Steigerung der Effektivität
Durch die übersichtliche Darstellung von Aufgaben in zweidimensionalen Aufgabenmanagement-Systemen kann man seine Effektivität erheblich steigern.

Wie erstellt man eine zweidimensionale Aufgabenplanung?
Eine Eisenhower Matrix lässt sich ganz einfach selbst erstellen. Man benötigt dafür nur einen Block, einen Stift und ein paar Klebezettel.

Zuerst zieht man auf einem Stück Papier zwei Linien, eine längs, eine quer. Die beiden Linien teilen das Blatt jeweils in der Mitte, sodass ein Koordinatensystem mit vier gleich großen Quadranten entsteht. Der horizontale Strich erhält eine Pfeilspitze die nach links zeigt und wird mit dem Wort 'Dringlichkeit' beschriftet. An den vertikalen Strich malt man eine Pfeilspitze, die nach oben zeigt. Die Beschriftung lautet 'Wichtigkeit'.

Jede neue Aufgabe wird nun auf einen Klebezettel geschrieben, erhält eine Priorität und einen Termin und wird aufgrund dieser beiden Werte im Koordinatensystem eingeordnet.
Die Aufgaben weiter oben sind also wichtiger als die Aufgaben, die weiter unten stehen. Alle Aufgaben wandern aufgrund Ihres Termins im Laufe der Zeit von rechts nach links.

Die Bedeutung der Quadranten

Die Aufgaben, die rechts oben stehen, sind wichtig und noch im Termin. Diese Aufgaben sollten bevorzugt behandelt werden, bevor sie mit der Zeit in den Quadranten links oben wandern und überfällig werden. In diesem Quadranten stehen auch all die Dinge, die in unserem Leben meist keine Dringlichkeit (also keinen Termin) bekommen, obwohl sie uns eigentlich wichtig sind (Zeit mit der Familie verbringen, etc).

Alle Aufgaben die links oben stehen, sind bereits überfällig und wichtig. Diese Aufgaben müssen erledigt werden. Allerdings darf man sich nicht alleine auf diese Aufgaben konzentrieren, sondern sollte ein gesundes Maß zwischen der Erledigung der Aufgaben rechts und links oben finden. Das Hauptziel für diesen Quadranten sollte sein, ihn abzubauen und immer möglichst klein zu halten, ohne dabei den rechten Quadranten zu vernachlässigen.

Aufgrund ihrer niedrigen Wichtigkeit sollte nur wenig Aufwand in die Erledigung der Aufgaben links unten investiert werden. Nach Möglichkeit sollte man solche Aufgaben delegieren, also zur Erledigung an andere Personen verteilen.

Rechts unten werden unnötige Zeitfresser entlarvt. Alles, was hier landet, kann im Normalfall nach einer kurzen Prüfung gleich wieder gelöscht werden.

Software-Unterstützung für Ihr Aufgabenmanagement
Wenn Sie eine komfortable Möglichkeit suchen, Ihre Aufgaben nach der zweidimensionalen Aufgabenplanung zu organisieren, sollten Sie sich unbedingt LifeQuadrants Eisenhower Matrix ansehen. LifeQuadrants bringt zusätzlich zum normalen Funktionsumfang der zweidimensionalen Aufgabenplanung viele weitere Vorteile, die Ihnen dabei helfen werden, Ihre Ziele schneller zu erreichen und gleichzeitig Ihre Work-Life-Balance zu verbessern.

Literatur
Die zweidimensionale Aufgabenplanung wird von Dr. Stephen Covey sehr detailliert in seinem Buch 'Der Weg zum Wesentlichen' erläutert.

Was denken Sie, wo Sie heute wären, wenn Sie sich immer auf die wesentlichen Aufgaben konzentriert hätten? Welche Ziele hätten Sie erreichen können, wenn Sie all den unnötigen, Zeit verschlingenden Aufgaben keine Beachtung geschenkt hätten?

Wie viel Zeit hätten Sie gewonnen, die Sie mit interessanteren Dingen hätten verbringen können?

Unwichtige Zeitfresser loswerden
Ein Hauptproblem, das zu schlechter Effektivität führt ist die Beschäftigung mit unwichtigen Aufgaben, die Zeit verbrauchen ohne uns dabei unseren Zielen näher zu bringen. Leider sind Zeitfresser meistens nicht auf den ersten Blick erkennbar. Wenn man nun aber lernt, solche Aufgaben zu identifizieren kann man sie auch entsprechend behandeln. Indem man Zeitfressern wenig bis gar keine Aufmerksamkeit schenkt, hat man automatisch mehr Zeit für die Aufgaben, die einen weiterbringen.

Eine gute Möglichkeit zur Identifikation von Zeitfressern bietet die Zeit-Management-Matrix. Bei dieser Art des Aufgabenmanagements erhalten Zeitfresser eine eigene Kategorie (den Quadrant rechts unten) und sind damit den wichtigen Aufgaben nicht mehr im Weg.

Mehr Motivation durch Erfolgserlebnisse
Die Erledigung von unwichtigen Aufgaben (ja, es handelt sich wieder um die bereits erwähnten Zeitfresser) ist meistens eher unbefriedigend, da man durch sie seinen Zielen nicht näher kommt. Die Konzentration auf wichtige und Ziel führende Aufgaben führt dagegen dazu, dass man Erfolge feiern kann. Jede erledigte wichtige Aufgabe, egal ob groß oder klein, gibt uns das Gefühl, den aufgewendeten Aufwand wert gewesen zu sein, wenn sie uns einem Ziel tatsächlich näher gebracht hat. Genau aus diesem Grund geht von wichtigen Aufgaben auch eine motivierende Wirkung aus, die zu neuen Taten anstachelt, wohingegen Zeitfresser eine Gefahr für die Motivation darstellen.

Auch wichtige Aufgaben lassen sich mit der Zeit-Management-Matrix ganz einfach identifizieren, da auch sie eine eigene Kategorie erhalten (die beiden oberen Quadranten).

Effektivität verdoppeln
Man kann nun die eigene Effektivität schon alleine dadurch steigern, dass man wichtigen Aufgaben den Vorzug vor unwichtigen Aufgaben gibt und sich durch die damit verbundenen Erfolgserlebnisse wiederum zu neuen Aufgaben motiviert. Wenn man nun im gleichen Zuge auch noch Zeitfresser eliminiert, bleibt gleich noch mehr Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens. Auf diese Weise kann man ganz einfach die eigene Effektivität mindestens verdoppeln.

Einfach mal ausprobieren
Für den Umstieg auf die Zeit-Management-Matrix ist kein hoher Einarbeitungs-Aufwand nötig. Probieren Sie diese Art des Aufgaben-Managements doch einfach mal eine Woche lang aus. Nutzen Sie ruhig in der Übergangsphase Ihr altes Aufgaben-Management-System weiter und pflegen Sie parallel neue Aufgaben in die Zeit-Management-Matrix ein. Sie werden sehen, wie Ihnen die Zeit-Management-Matrix die Auswahl wesentlicher Aufgaben erleichtert und wie Ihre Effektivität und Motivation dadurch gesteigert wird.

Informationen dazu, wie Sie sich eine eigene Zeit-Management-Matrix erstellen können, erhalten Sie hier.

Aufgaben-Management der nächsten Generation mit LifeQuadrants
TasksOnSteroids bietet mit LifeQuadrants eine komfortable Möglichkeit, die Zeit-Management-Matrix zum Aufgaben-Management zu nutzen.

Im menschlichen Gehirn ist die rechte Gehirnhälfte für Tätigkeiten wie Musikalität, Kreativität und räumliches Vorstellungsvermögen zuständig und die linke Gehirnhälfte übernimmt Funktionen wie logisches und analytisches Denken. Aber die meisten Menschen nutzen nicht beide Gehirnhälften im selben Umfang. Kreative Menschen, also Menschen, die sich beispielsweise leichter tun mit der Erfassung und Erstellung grafischer Inhalte, tendieren zu einer überwiegenden Verwendung der rechten Gehirnhälfte. Mathematisch begabte Menschen hingegen verwenden hauptsächlich ihre linke Gehirnhälfte.

Klassische Aufgaben-Management-Systeme, in denen Aufgaben in linearer Form, Temin an Termin gereiht, dargestellt werden, sind für kreative Menschen schwer handhabbar. Außerdem unterbinden solche Systeme die Kreativität und führen somit häufig dazu, dass kreativ veranlagte Menschen nach kurzer Zeit das Interesse an solchen Systemen verlieren. Zusätzlich führt die fehlende Möglichkeit, der eigenen Kreativität im Aufgaben-Management freien Lauf zu lassen bei kreativen Menschen häufig zu unnötigen Stress-Situationen, wenn sie versuchen, ihre Aufgaben in ein solches System zu zwängen, obwohl es ihrer Natur widerspricht.

Die Lösung: Agiles Aufgaben-Management mit der Zeit-Management-Matrix.
Die Zeit-Management-Matrix wurde bereits vom ehem. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower eingesetzt und später vom Effektivitäts-Experten Dr. Stephen R. Covey optimiert. In der Zeit-Management-Matrix werden Aufgaben anhand der beiden Kriterien "Termin" und "Wichtigkeit" organisiert.

Wie man sich eine eigene Aufgabenplanung nach diesem Prinzip aufbauen kann, wird im Artikel "Die zweidimensionale Aufgabenplanung - wichtig vs. dringend" beschrieben.

TasksOnSteroids bietet mit LifeQuadrants eine komfortable Möglichkeit, die Zeit-Management-Matrix zu nutzen. In LifeQuadrants werden die Aufgaben in einem grafischen System dargestellt. LifeQuadrants zwingt dem Benutzer keinen bestimmten Zeitplan auf und schreibt auch nicht vor, welche Aufgaben wann angepackt werden müssen. LifeQuadrants leitet den Benutzer vielmehr in die von ihm angestrebte Richtung, ohne dabei den Überblick über das 'Große Bild' zu verlieren.

LifeQuadrants hilft Ihnen dabei, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu trennen und das Augenmerk auf die Tätigkeiten zu lenken, die Sie voranbringen. Denn, wenn man seinen persönlichen und beruflichen Zielen näherkommen will, ist es von essentieller Bedeutung, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und seine Zeit nicht mit Aufgaben zu verschwenden, die einen nur beschäftigen, aber eigentlich nicht weiterbringen.

Probieren Sie es am besten sofort aus!

Die schriftliche Erfassung der eigenen Ziele ist äußerst wichtig und hat erheblichen Einfluss darauf, ob man ein Ziel erreicht oder nicht. Ist man bereit, etwas Extra-Aufwand bei der Planung der eigenen Ziele zu betreiben, kann man die Erfolgswahrscheinlichkeit, ein Ziel auch zu erreichen, erheblich steigern.

Zu diesem Thema wurde von der Dominican University in Kalifornien eine Studie durchgeführt. Dieser Artikel behandelt Teile der Studie, die komplette Studie ist hier zu finden.

In der Studie wurden Personen in fünf Gruppen eingeteilt.

• Gruppe 1 hatte sich Gedanken über die eigenen Ziele gemacht, aber nichts schriftlich erfasst.


• Gruppe 2 hatte ihre Ziele schriftlich erfasst.


• Gruppe 3 hatte Ziele schriftlich erfasst und zusätzlich erste Schritte zur Erfüllung der Ziele definiert.


• Gruppe 4 hatte zusätzlich zu schriftlich erfassten Zielen und definierten ersten Schritten einen Freund über die Ziele informiert.


• Gruppe 5 hatte schriftlich erfasste Ziele, definierte erste Schritte und sich bereit erklärt, einen Freund wöchentlich über der Fortschritt zu informieren.

Das Ergebnis der Studie war, dass die Personen in Gruppe 5 erheblich mehr Ziele erreicht hatten als alle anderen Gruppen (die Erfolgsquote konnte im Vergleich zu Gruppe 1 fast verdoppelt werden). Jede Gruppe hat ein besseres Ergebnis erzielt als die jeweilige Vorgängergruppe, die einzige Ausnahme bildet hier die Gruppe 3 (die erste Gruppe, die konkrete nächste Schritte zu ihren Aufgaben definiert hat), die schlechter abschnitt als Gruppe 2 (hierzu später mehr).

Der Vergleich der Gruppen 1 und 2 zeigt, dass alleine das Aufschreiben von Zielen eine erhebliche Steigerung der Erfolgswahrscheinlichkeit zur Folge hatte. Aus diesem Grund sollte sich jeder die Zeit nehmen, die eigenen Ziele genau zu durchdenken und schriftlich zu erfassen.

Das Problem von Gruppe 3: Warum gibt es diese Verschlechterung bei den erreichten Zielen von Gruppe 3? Meine Interpretation des schlechten Ergebnisses von Gruppe 3 ist, dass die Probanden nach der Definition erster Schritte das eigentliche Ziel aus den Augen verloren haben und deshalb weniger erreicht haben als die Vorgängergruppe. Bezieht man nun zusätzlich Gruppe 4 in die Betrachtung ein, stellt man allerdings fest, dass dieser negative Effekt wieder aufgehoben werden konnte, indem das Ziel einem Freund mitgeteilt wurde. Außerdem darf man nicht übersehen, dass bei Gruppe 3 noch immer eine Steigerung im Vergleich zu Gruppe 1 zu verzeichnen ist. Es ist also trotz des etwas schlechteren Ergebnisses nicht davon abzuraten, die nächsten Ziele einer Aufgabe zu planen.

Die soziale Verpflichtung: Speziell beim Vergleich der Gruppen 4 und 5 mit den anderen Gruppen zeigt sich sehr schön der Effekt, der zu erzielen ist, wenn man ein persönliches Ziel an eine soziale Verpflichtung knüpft. Eine soziale Verknüpfung kann beispielsweise über eine Wette hergestellt werden. Oder man kann, wie in der Studie, einem unterstützenden Freund von einem Ziel erzählen. Das Ergebnis ist dasselbe: eine gesteigerte Erfolgswahrscheinlichkeit beim Erreichen des Ziels. Das Geheimnis dahinter ist, dass man sich durch eine solche soziale Verknüpfung der Gefahr aussetzt, dass andere Menschen von Niederlagen erfahren könnten. Um das zu vermeiden, bringt man automatisch mehr Energie auf, um das Ziel zu erreichen und steigert somit die Erfolgswahrscheinlichkeit des Unterfangens. Man kann diesen Effekt noch weiter steigern, indem man die Anzahl der Leute erhöht, die man über ein Ziel informiert.

Diese Studie zeigt, dass es durchaus einen großen Unterschied macht, ob man sich über ein persönliches Ziel einfach nur Gedanken macht, oder ob man es zu Papier bringt und ggf. weitere Maßnahmen zur Steigerung der Erfolgswahrscheinlichkeit unternimmt.

Ein weiterer Vorteil der schriftlichen Erfassung von Zielen darf nicht vergessen werden. Durch das Aufschreiben von Zielen bekennt man sich zu einem Ziel und nimmt es als solches an. Ziele werden dadurch konkreter wahrgenommen. Das Aufschreiben eines Ziels hat häufig überhaupt erst zur Folge, dass ein Ziel angepackt wird.

Um Sie optimal bei der Planung Ihrer individuellen Ziele zu unterstützen, bietet Ihnen TasksOnSteroids die Möglichkeit, die oben genannten Methoden einzusetzen, um Ihre Ziele zu erreichen. Mit TasksOnSteroids können Sie Ihre kurz-, mittel- und langfristigen Ziele in schriftlicher Form planen, und um eine Steigerung der Erfolgswahrscheinlichkeit zu erzielen, haben Sie auch die Möglichkeit, die Komponente der sozialen Verpflichtung einzubeziehen, indem Sie Ihre Ziele je nach Belieben veröffentlichen.

Das TasksOnSteroids-Team wünsch nun viel Erfolg beim Planen und Erreichen Ihrer Ziele.