Planio Blog

Vermeide diese 7 Fehler, wenn du dich nebenberuflich selbstständig machst

2018-03-09T17:59:46+01:00

Von heute auf morgen einen sicheren Job aufzugeben, ist ein großer Schritt. Viele machen sich deshalb zuerst nebenberuflich selbstständig. Doch auch in der abgesicherten Variante ist Selbstständigkeit kein Selbstläufer. Welche sieben populären Fehler solltest du vermeiden, um “nebenher” erfolgreich zu sein?

Spoiler Alert – hier sind sie:

Aber eins nach dem anderen...

Deutschland im Beschäftigungsboom: Nie gab es mehr sozialversicherungspflichtige Jobs. Die Zahl der Neugründungen dagegen ist auf einem historischen Tiefstand: 2016 waren es nur noch 672.000. Es ist nicht schwierig, einen Zusammenhang herzustellen. Gleich geblieben ist, dass die meisten Gründer – circa zwei Drittel – die “sichere Variante” wählen und sich zuerst nebenberuflich selbstständig machen.

Möchtest du dir auch nebenher etwas aufbauen, dein eigener Teilzeit-Chef sein? Der perfekte Augenblick dafür ist jetzt. Solange du einen sicheren Job hast kannst du dich ohne große finanzielle Sorgen selbstständig machen und dich ausprobieren. Dank der guten wirtschaftlichen Lage findest du leichter Kunden.

Möchtest du dir auch nebenher etwas aufbauen, dein eigener Teilzeit-Chef sein? Der perfekte Augenblick dafür ist jetzt!

Auch ohne den finanziellen Druck ist eine Gründung im Nebenerwerb, wie es auf Amtsdeutsch heißt, kein Selbstläufer. Zeitmangel ist wahrscheinlich dein größtes Problem. Damit du langfristig mit deiner nebenberuflichen Selbstständigkeit erfolgreich – und glücklich! – bist, solltest du nicht die folgenden sieben Fehler machen.

1. Sei dir über deine Motivation im Klaren

Du willst ohne viel zu tun schnell reich werden, so cool wie Mark Zuckerberg sein oder willst deinem Chef nur mal zeigen, dass du alles besser kannst als er? Das sind nicht die besten Beweggründe, wenn du dich nebenberuflich selbstständig machen willst.

Viele Gründer geben einen oder mehrere der folgenden Gründe als Motivation an:

Ich möchte mich durch ein zusätzliches Einkommen finanziell absichern oder mir einige Wünsche erfüllen.
Ich möchte neben meinen Hauptjob etwas tun, was mir Freude macht und mich ausfüllt.
Ich möchte mich weiterbilden und neues ausprobieren.
Ich möchte unbedingt eine Idee umsetzen, um das Leben anderer – oder gleich die Welt – zu verbessern.
Ich will mich selbstständig machen, möchte aber meinen sicheren Job nicht von heute auf morgen aufgeben.

Warum solltest du dir über deine Motivation im Klaren sein? Deine Nebentätigkeit wird dich Monate oder Jahre lang deine Feierabende und Wochenende kosten und dich vor viele Herausforderungen stellen. Weißt du nicht hundertprozentig, warum du all das auf dich nimmst, hältst du nicht lange durch. Wahrscheinlich wirst du bald die Lust verlieren oder angesichts von Schwierigkeiten aufgeben.

Außerdem bestimmt deine Motivation deine Strategie und hilft dir, richtige Entscheidungen zu treffen. Hast du vor, deine Tätigkeit dauerhaft nebenbei auszuüben und dir ein kleines Einkommen aufzubauen? Dann fängst du vielleicht lieber klein an, hältst die Kosten niedrig und gehst Schritt für Schritt vor. Willst du mittelfristig dein eigener Chef sein, kannst du richtig Gas geben und investierst mehr. Du verzichtest auf Urlaub um pumpst jeden freien Euro in dein Projekt.

Nebenberuflich selbstständig: Klein anfangen, Kosten niedrig halten und Schritt für Schritt vorgehen

Wenn du in einer Beziehung lebst und/oder Kinder hast, sprich auch mit ihnen über deine Motivation. Ohne ihre Rückendeckung und ihr Einverständnis, das ein oder andere Wochenende auf dich zu verzichten, wird es schwer.

2. Entwickle eine tragfähige Geschäftsidee

Willst du unbedingt „dein eigenes Ding“ machen? Guter Wille reicht nicht aus, um Erfolg zu haben. Um Geld zu verdienen brauchst du eine gute Geschäftsidee beziehungsweise ein tragfähiges Geschäftsmodell. Damit ist gemeint: Dein Business muss genug abwerfen können, um alle Kosten zu decken und dir im Vergleich zu deinem Arbeitsaufwand mindestens ein angemessenes Gehalt zu zahlen. Ansonsten ist es lukrativer, du machst einfach ein paar Überstunden.

Ein gutes Geschäftsmodell für Selbstständige setzt sich aus drei Faktoren zusammen. Zwei davon sind eng mit dir als Person verknüpft. Eine Idee eignet sich dann für die Selbstständigkeit, wenn...

du die dafür erforderlichen Fähigkeiten besitzt.
du die damit verbundenen Aufgaben liebst oder zumindest gerne tust.
es Nachfrage gibt beziehungsweise genügend Menschen bereit sind, für das betreffende Angebot zu bezahlen.

Deine perfekte Geschäftsidee liegt in der Schnittmenge dieser drei Faktoren. Finde etwas, das du gut kannst, das du liebst und das nachgefragt wird. Auf die ersten beiden Faktoren hast du großen Einfluss. Du kannst dir erforderliche Kenntnisse aneignen oder dir einen Partner mit spezieller Expertise ins Boot holen. Du kannst Tätigkeiten, die du weniger magst, von anderen erledigen lassen oder mit Software automatisieren.

Gibt es jedoch keine Nachfrage nach dem, was du anbieten möchtest, kannst du wenig daran ändern. Es ist nie eine gute Idee, das dritte Nagelstudio in einem 1.000-Einwohner-Ort zu eröffnen – selbst wenn du der beste Nageldesigner des Dorfs sein solltest. Jede Idee ohne echte Nachfrage ist bestenfalls ein Hobby.

Wie erkennst du, ob dein Geschäftsmodell Erfolg verspricht, bevor du Jahre deines Lebens und viel Geld dafür investiert hast? Damit kommen wir direkt zum nächsten Fehler, den du vermeiden solltest.

3. Schiebe deinen Reality-Check nicht zu lange auf

Im Web recherchieren, den Bekanntenkreis befragen, ein Logo kreieren, eine Webseite bauen, einen Businessplan schreiben, Konzepte entwerfen… die Liste der Dinge, die du tun kannst, statt einfach zu beginnen, ist lange. Oder du entwickelst Monat um Monat an deinem Produkt, baust immer neue Features ein und strebst nach Perfektion, bevor du es einem ersten Kunden präsentieren willst.

Natürlich, Vorbereitung ist wichtig und du solltest nichts überstürzen. Doch weder akribische Planung, noch Marktforschung noch ein perfektes Produkt garantieren dir Erfolg. Jeder wird dein Angebot toll finden, wenn du ihn fragst. Ob jemand wirklich Geld dafür ausgeben wird steht auf einem anderen Blatt. Willst du wirklich herausfinden, ob jemand dein Angebot braucht? Dann finde so schnell wie möglich erste zahlende Kunden.

Angenommen, du bist Programmierer und möchtest einen Online-Kurs zum Thema „Malbolge für Anfänger“ anbieten. Es würde dich Wochen kosten, Videos und Texte für den Kurs zu produzieren. Bevor du damit startest willst du einen Praxistest durchführen. Du möchtest herausfinden, ob fünf Menschen für deinen Kurs bezahlen würden.

Dafür setzt du eine Landingpage auf, über die du deinen Kurs zum günstigen “Frühbucherpreis” anbietest. Zum Beispiel kannst du dafür die 30-tägige kostenlose Testphase der Software Unbounce nutzen. Zahlungen wickelst du über Dienstleister wie Digistore24 ab. Mit einer auf deine Zielgruppe ausgerichteten Facebook-Anzeigenkampagne bewirbst du deine Landingpage. So machst du innerhalb weniger Wochen hunderte oder tausende potenzieller Interessenten auf dein Angebot aufmerksam.

Sobald du fünf Buchungen hast, beginnst du mit der Produktion deines Kurses und professionalisierst deinen Auftritt. Deine ersten Kunden zeigen dir nicht nur, dass dein Angebot gefragt ist. Du kannst sie direkt nach ihren Wünschen fragen und dein Angebot anhand ihrer Antworten ausbauen.

Falls du statt dessen Waren verkaufen willst, kannst du einen Testlauf über Amazon oder Ebay starten, bevor du einen eigenen Online-Shop aufsetzt. Entwickelst du eine App, veröffentliche so bald wie möglich einen Prototypen oder ein MVP (Minimum Viable Product) und nutze das User-Feedback für die Weiterentwicklung.

Habe Mut und stehe dazu, dass dein Angebot noch nicht perfekt ist. Im schlimmsten Fall zahlst du den ersten Kunden ihr Geld zurück. Es gibt keine Ausrede, deine Geschäftsidee nicht so schnell wie möglich in der Realität zu testen.

4. Kümmer' dich nicht um alles selber

Zeit ist dein absoluter Engpass, wenn du dein Business neben deinem 40-Stunden-Job betreibst. Umso wichtiger ist es für dich, dich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Um Geld zu sparen erledigen viele nebenberuflich Selbstständige erst einmal alles alleine: Produktentwicklung, Marketing, Vertrieb, Finanzen, Büroarbeiten. Allerdings verzettelst du dich dabei leicht. Die vielen Routineaufgaben kosten nicht nur wertvolle Zeit. Wenn dir deine Buchhaltung schlaflose Nächte beschert bleibt auch der Spaß auf der Strecke.

Idealerweise gründest du zusammen mit einem Partner, der dich ergänzt. Er kümmert sich um die Dinge, die du nicht kannst oder magst, und andersherum. Wenn du so einen Partner hast: Herzlichen Glückwunsch! Wenn du keinen hast und trotzdem nicht alles alleine machen möchtest, heißt das nicht, dass du gleich Mitarbeiter einstellen musst.

Es fängt mit einem guten Steuerberater oder einer Buchhaltungshilfe an, die dir Papierkram abnehmen. Recherche, Schreibarbeiten und Telefonate gibst du an virtuelle persönliche Assistenten (VPA) ab, die diese Aufgaben zum günstigen Stundensatz erledigen. Ein Logo oder Werbebanner erstellen dir gerne tausende Freelancer aus der ganzen Welt über Plattformen wie fiverr oder upwork.

Viele lästige Aufgaben schaffst du dir komplett vom Hals, indem du sie durch clevere Software automatisch erledigen lässt. Über Tools wie Zapier kannst du hunderte verschiedener Tools miteinander verknüpfen und so zum Beispiel aus Anfragen über deine Webseite automatisch eine Aufgabe in deiner To-Do-App erstellen.

Es gibt Lösungen, die automatisch Beiträge in den sozialen Netzwerken veröffentlichen und aus Powerpoint-Präsentationen animierte Videos erstellen. Die Auswahl ist fast grenzenlos. Viele davon kannst du in begrenztem Umfang oder für ein paar Wochen kostenlos nutzen. Und selbst wenn du monatlich zehn oder zwanzig Euro dafür bezahlen musst: Ist die Zeit, die sie dir sparen, nicht viel mehr Wert?

5. Unterschätze den Bürokratie-Dschungel nicht

Sich nebenberuflich selbstständig zu machen ist in mancher Hinsicht einfacher, als Vollzeit-Gründer zu sein. Es wäre allerdings falsch zu glauben, dass du das ganze Thema Recht und Steuern auf die leichte Schulter nehmen kannst, weil du dir nur ein Taschengeld dazu verdienst. Prinzipiell gelten für dich genau die gleichen gesetzlichen Pflichten. Um folgende Bereiche solltest du dich gewissenhaft kümmern:

Themen zur Gründung: Freiberufler oder Gewerbetreibender, Umsatzsteuerpflicht, Sozialversicherungspflicht, Verdienstgrenzen, Rechtsform, Scheinselbstständigkeit, etc.
Anmeldung beim Finanzamt und/oder beim Gewerbeamt
Meldung beim Arbeitgeber
Mitgliedschaft in Berufskammern o.ä. bei erlaubnispflichtigen Berufen
Regelmäßige Buchhaltung und ggf. Umsatzsteuervoranmeldung
Jahresabschluss und Einkommensteuererklärung
Marken- und Wettbewerbsrecht
Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
Datenschutz nach DSGVO, wenn du mit personenbezogenen Daten arbeitest (z.B. E-Mail-Adressen)

Diese Liste ist nicht abschließend. Hier findest einige weitere Erklärungen dazu, worauf du achten musst. Die Aufzählung soll dir keine Angst machen. Im Endeffekt ist es meist simpler als gedacht, vor allem wenn man sich fachkundig beraten lässt und einmal zu Beginn alles sauber vorbereitet. Informiere dich aber auf jeden Fall, welche Pflichten du erfüllen und welche Regeln du einhalten musst. Du willst nicht, dass irgendwann der Finanzprüfer auf deiner Matte steht oder dir eine Abmahnung ins Haus flattert. Solche Dinge können aus einem netten Nebenverdienst schnell ein teure Angelegenheit machen.

6. Setz' dir klare Ziele

Nebenberuflich selbstständig zu sein ist ein ständiger Balanceakt zwischen Hauptberuf, Familie, Freizeit und eben deinem Projekt. Dein innerer Schweinehund und deine Gesundheit mischen ebenfalls mit. Willst du dich nicht umsonst aufreiben und deinen Burn-Out riskieren, musst du dir SMARTE Ziele setzen. Also realistische Ziele, die du nachweisbar bis zu einem bestimmten Termin erreichen möchtest. Ziele helfen dir, deine Kräfte richtig einzuteilen und Prioritäten zu setzen. Nimm dir Ziele vor wie:

In vier Wochen möchte ich den ersten Verkauf über meinen Online-Shop machen.
In einem halben Jahr möchte ich ein monatliches Einkommen von mindestens 200 Euro generieren, bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von maximal vier Stunden.
In einem Jahr möchte ich meinen Job kündigen und voll in die Selbstständigkeit wechseln.

Brich die Ziele in einzelne Meilensteine und Aufgaben herunter und plane den Weg bis dorthin. Berücksichtige, wie viel Zeit du einsetzen kannst und vergiss nicht, Puffer einzubauen. Dadurch erkennst du recht schnell, ob die Ziele realistisch sind. An dieser Stelle kann dir ein Projektmanagement-Werkzeug wie Planio helfen, die Übersicht zu behalten.

An Zielen kannst du nicht nur deinen Erfolg messen. Sondern auch deinen Misserfolg, so uncool das klingen mag. Es geht nicht darum, ob du vielleicht ein paar Wochen länger für ein Ziel brauchst oder Anpassungen vornehmen musst. Das ist normal. Nach einiger Zeit stellst du vielleicht fest, dass sich dein Geschäft finanziell nicht auszahlt oder du den Stress auf Dauer nicht aushältst. Sei so ehrlich, dir das einzugestehen. Verbuche es als Erfahrung, konzentriere dich auf etwas Neues oder betreibe die Sache ohne Druck als Hobby weiter.

7. Vernachlässige deinen Hauptjob nicht (gleich)

Du hast die perfekte Geschäftsidee, bist heiß auf Erfolg und dein nebenberufliches Business läuft wie geschmiert? Es ist verlockend, deine Projekte auf Kosten des Hauptjobs zu betreiben, vielleicht sogar während der täglichen Arbeitszeit mal schnell das ein oder andere zu erledigen. Schließlich arbeitest du lieber für dein eigenes Konto, statt für das deines Chefs. Widerstehe diesem Drang.

Melde deine Nebentätigkeit bei deinem aktuellen Arbeitgeber an. In der Regel enthalten Arbeitsverträge einen Passus dazu. Tust du das nicht, drohen dir arbeitsrechtliche Schritte bis hin zur fristlosen Kündigung. So hast du dir deinen Einstieg in die hauptberufliche Selbstständigkeit nicht vorgestellt.

Dein Job ist deine wichtigste Einkommensquelle und ermöglicht dir überhaupt erst, nebenher ein Business aufzubauen. Du weißt nicht, wie lange du diesen Job noch brauchst. Selbst wenn du vorhast, bald zu kündigen: Verbrannte Erde zu hinterlassen ist eine ganz schlechte Taktik. Dein Ruf als unzuverlässiger, unehrlicher Mensch wird dir kaum auf deinem weiteren Weg helfen. Dagegen kommt es oft vor, dass ehemalige Arbeitgeber oder Geschäftspartner zu den ersten Kunden eines Selbstständigen gehören.

Du willst dich nebenberuflich selbstständig machen? Starte heute!

Eine nebenberufliche Tätigkeit wird dich reich, glücklich und berühmt machen – oder dich deinen letzten Nerv kosten. Wie du dabei die sieben häufigsten Fehler vermeiden kannst, weißt du jetzt. Wenn du es richtig anstellst, kann du dir mit einem nebenberuflichen Business ein schönes Finanzpolster aufbauen, dich kreativ ausleben oder einen Grundstein für deine spätere Karriere als Unternehmer legen. Ganz egal, welches Ziel du genau hast, das Wichtigste ist: Leg los. Starte heute!

Wie man ein virtuelles Team führt: Mit 7 Strategien zum Erfolg

2018-02-09T08:03:28+01:00

12% der deutschen Arbeitnehmer arbeiten regelmäßig im Homeoffice, viele davon in sogenannten virtuellen Teams. Zusammenarbeit über räumliche Distanzen hinweg stellt Teamleiter vor neue Herausforderungen. 7 Strategien sind besonders wichtig, um ein verteiltes Team zum Erfolg zu führen.

Google und Facebook bauen für ihre Mitarbeiter riesige Campusse inklusive Wellness-Center, Spielplätzen und Vegan-Restaurants. Alles, um Talente aus aller Welt anzuziehen und möglichst rund um die Uhr in ihren Büros zu halten.

Wahrscheinlich sitzt dein Unternehmen weder im Silicon Valley noch besitzt es so prall gefüllte Bankkonten wie Apple. Um hoch qualifizierte Mitarbeiter für dich zu gewinnen musst du andere Wege gehen. Spezialisten, vor allem im technischen Bereich, wohnen nicht um die Ecke und sind nicht unbedingt scharf darauf, für einen neuen Job umzuziehen.

Virtuelle Teams zu führen erfordert besondere Kompetenzen

Oft bleibt nichts anderes übrig, als in virtuellen Teams zu arbeiten, von verschiedenen Orten aus: am heimischen Schreibtisch, im Café oder einem Co-Working-Space. 12% der deutschen Arbeitnehmer arbeiten regelmäßig im Homeoffice. Technisch gesehen ist die Zusammenarbeit als virtuelles oder verteiltes Team überhaupt kein Problem mehr. Dank High-Speed-Internet und den vielen genialen Tools auf dem Markt.

Virtuelle Teams haben Vorteile, die über die eingesparte Miete fürs Großraumbüro hinausgehen. Viele schätzen die persönliche Freiheit und die Work-Life-Balance, die dieses Arbeitsmodell bietet. Doch Technik ist kein hundertprozentiger Ersatz für den direkten Kontakt mit Kollegen. Wenn man täglich zusammenarbeitet, sich aber so gut wie nie persönlich trifft, entstehen spezielle Herausforderungen.

Führungskräfte sind selten wirklich auf das Führen virtueller Teams vorbereitet. Durch die räumliche Entfernung entfällt ein Großteil der “natürlichen” Kommunikation und der zwischenmenschlichen Interaktionen. Persönlichkeit und Fähigkeiten des Teamleiters sind deshalb nicht weniger gefragt, sondern mehr. Er muss das Team zusammenhalten und sozusagen die Distanzen überbrücken.

In diesem Artikel zeige ich dir, wo die Herausforderungen liegen und welche sieben Handlungsfelder du bearbeiten musst, um ein virtuelles Team erfolgreich zu führen.

1. Stelle Teammitglieder ein, denen du vertraust

Ein virtuelles Team funktioniert nur, wenn es aus den richtigen Menschen besteht. Ansonsten ist die Erfolgschance ziemlich gering. In verteilten Teams ist ein hohes Maß an Vertrauen das Allerwichtigste. Schließlich kannst du nicht mal schnell einen Blick durchs Büro wandern lassen und schauen, ob alle konzentriert bei der Arbeit sind oder mal wieder das Smartphone checken.

Mitglieder eines virtuellen Teams müssen intrinsisch motiviert sein, also aus sich selbst heraus. Sie müssen sich selbst organisieren und Dinge erledigen, ohne dass sie permanent jemand daran erinnert. Sie sollten gerne mit verschiedenen Software-Tools arbeiten und digital kommunizieren. Und nicht zuletzt müssen sie mit der gewissen sozialen Isolation zurechtkommen, die die Arbeit im Homeoffice, fernab von den Kollegen, mit sich bringt.

Achte auf diese Merkmale, wenn du Mitarbeiter für dein Team auswählst. Stelle nur jemanden ein, dem du zu hundert Prozent vertraust. Gib ihm einen großen Vertrauensvorschuss mit auf den Weg. Ob jemand wirklich ins Team passt und die richtige Einstellung hat, lässt sich nicht auf den ersten Blick sagen. Teste einen neuen Mitarbeiter in einem kleinen Projekt oder für eine bestimmte Zeit, bevor du ihn fest ins Team integrierst.

2. So früh wie möglich Normen und Regeln in deinem Team definieren

Jedes “normale” Team hat ein ungeschriebenes Regelwerk. Wer ist für welches Thema zuständig? Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie findet die Kommunikation im Team statt? Wie werden Konflikte gelöst? Ist es in Ordnung, tagsüber auch mal Privates zu erledigen? Wann kann man Urlaub nehmen?

Solche Normen haben sich irgendwann im Team etabliert und werden von neuen Teammitgliedern relativ schnell übernommen. In virtuellen Teams fehlt dieser Prozess, man ist einfach nicht lange genug zusammen. Ohne solche Normen entsteht Unsicherheit. Als Teamleiter musst du diese Lücke schließen. Definiere so früh wie möglich mit deinem Team eure internen Regeln, wie ihr in Zukunft zusammenarbeiten wollt. Dazu gehören Fragen wie:

Wann finden Meetings und andere Termine statt?
Wie sind die Arbeitszeiten geregelt? Gibt es eine Kernarbeitszeit?
Wie wird die eigene Arbeit dokumentiert?
Welche Tools und welche Kommunikationskanäle werden für welche Zwecke genutzt?
Welche Umgangsregeln gelten, zum Beispiel im Chat oder in einer Videokonferenz?
Wie wird mit Fehlern oder Konflikten zwischen Teammitgliedern umgegangen?

Es wäre ein Fehler, zu glauben, diese Dinge würden sich von selbst regeln. Deshalb solltest du die gemeinsam besprochenen Regeln und Normen dokumentieren und für alle zugänglich machen. Ermutige die Teammitglieder, nachzufragen, wenn sie unsicher sind, wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten sollen.

3. Statt CC an alle: Effiziente Kommunikation in virtuellen Teams

Kommunikation ist das A und O in virtuellen Teams, wenn es mit der Zusammenarbeit klappen soll. Einerseits muss alles Wichtige besprochen werden. Andererseits darf die Kommunikation nicht ausufern, was auf digitalen Plattformen gerne passiert. Wer schon mal in einer Kommentarspalte oder einem Online-Forum stundenlange Hin-und-her-Diskussionen geführt hat, weiß, was ich meine.

Vieles bespricht man am besten direkt. Ein wöchentliches Teammeeting per Videokonferenz sollte fester Bestandteil jeden virtuellen Teams sein. Darin besprichst du mit deinem Team den Status der aktuellen Projekte, die Aufgaben für die Woche und andere Themen, die gerade aktuell sind. Kleine Teams halten oft zusätzlich jeden Morgen ein kurzes Meeting, zum Beispiel das Daily Scrum Meeting. Halte dein Team dazu an, bei Bedarf eigene Meetings untereinander abzuhalten.

Videokonferenzen haben gegenüber Telefonaten den Vorteil, dass die Teilnehmer konzentrierter sind. Man wird ja gesehen. Zeichne wichtige Meetings auf und stelle sie allen zur Verfügung. So entstehen weniger Missverständnisse, weil jeder nachsehen kann, was genau besprochen wurde. Ein kurzes Protokoll im Wiki zu jedem Meeting fasst die Kernpunkte zusammen.

Die alltägliche Projektkommunikation läuft in verteilten Teams hauptsächlich über Team Chat-, Ticket- oder Collaboration-Tools. Auf E-Mail-Kommunikation innerhalb des Teams solltest du lieber verzichten, das wird schnell unübersichtlich.

Lege mit deinem Team fest, welches Medium für welche Art Kommunikation verwendet wird. Ein Chat eignet sich für schnelle Nachfragen beim Kollegen und kurze Diskussionen. Infos wie Spezifikationen oder Aufgabenbeschreibungen, die für alle wichtig sind, sollten dagegen lieber in einen Kommentar im Projektmanagement-Tool geschrieben werden.

Diskussionen per Chat oder Kommentarfunktion können leicht hitzig werden und sich in die Länge ziehen. Weil alle nonverbalen Faktoren in der Kommunikation fehlen sind Missverständnisse vorprogrammiert. Emojis helfen nur bedingt. Es ist deshalb von Vorteil, Probleme und heikle Themen immer persönlich per Telefon oder Videochat zu besprechen.

4. Transparentes Projektmanagement und Zusammenarbeit

In einem verteilten Team bekommen die einzelnen Mitglieder im Alltag nicht mit, woran die anderen gerade arbeiten, wann einzelne Aufgaben fertig werden und wo ein Projekt gerade steht. Ein schneller Zuruf über den Schreibtisch funktioniert nun mal nicht.

Ein zentrales Projektmanagement-Tool wie Planio sorgt in deinem Team dafür, dass die Arbeit trotzdem möglichst reibungslos klappt. Alle Aufgaben sollten darin den einzelnen Mitgliedern zugewiesen werden, der Fortschritt dokumentiert und wichtige Infos hinterlegt werden. So kann sich jeder einen Überblick verschaffen. Unnötige Wartezeiten wegen unerledigter Aufgaben oder Rückfragen werden vermieden.

In Planio kannst du außerdem Dokumente zentral ablegen und zwischen deinem Rechner und den Kollegen synchron halten und alle Arbeitszeiten erfassen, damit's später bei der Abrechnung mit dem Kunden keine Schwierigkeiten gibt.

Einige dich mit deinem Team auf Tools, die alle gerne benutzen und die euren Anforderungen entsprechen. Lasse neue Tools erst testen, bevor sie produktiv eingesetzt werden. Nichts ist schlimmer als ein Sammelsurium verschiedener Lösungen, die nicht genutzt werden, mehrfache Datenpflege erfordern und schlimmstenfalls von der Arbeit abhalten. Im Idealfall lassen sich eure Tools integrieren, oder ihr nutzt eine Software, die alle Anforderungen auf einer gemeinsamen Plattform abdeckt. In Planio könnt ihr zum Beispiel direkt aus dem Projektmanagement-Tool heraus auf gemeinsame Dateien zugreifen oder einen Chat zu einem beliebigen Ticket starten.

Entwickle einen Leitfaden für eure Projektmanagement-Lösung oder nutze definierte Workflows, damit alle Teammitglieder wissen, was sie wo, wann, wie und wie ausführlich dokumentieren müssen. Transparentes und einheitliches Projektmanagement ist der Schlüssel für die produktive Zusammenarbeit.

5. Statt Kaffeemaschine: Informelle Kommunikation und Teambuilding

Die fachliche, projektbezogene Kommunikation in deinem virtuellen Team klappt wahrscheinlich von Anfang an gut. Sich über Tools zu organisieren und digital zu kommunizieren gehört für die meisten Professionals zur Routine, für die jüngeren sowieso.

Für ein starkes Team ist das nicht ausreichend. Ohne die informelle, persönliche Ebene wird kein Vertrauen innerhalb deines Teams entstehen. Der tägliche Smalltalk an der Kaffeemaschine oder in der Kantine ist keine Verschwendung von Arbeitszeit, sondern gehört einfach mit dazu. Wer im Homeoffice arbeitet ist trotzdem ein soziales Wesen und sucht persönlichen Anschluss, braucht manchmal Aufmunterung oder einfach jemanden zum Quatschen.

Organisiere regelmäßige persönliche Treffen deines Teams. Je nach Größe und räumlicher Distanz kann das monatlich sein oder auch zweimal pro Jahr für zum Beispiel eine ganze Woche. Selbstverständlich ist das nicht: In einer Umfrage gaben 41% der befragten “Heimarbeiter” an, dass sie ihre Kollegen niemals persönlich getroffen haben.

Solche Treffen sind perfekte Gelegenheiten, um gemeinsam Erfolge zu feiern, neue Projekte zu starten und neue Teammitglieder kennen zu lernen. Ihr könnt gemeinsam in Kreativ-Workshops Ideen entwickeln, Verbesserungen für die Zusammenarbeit diskutieren, schön Essen gehen und abends das Kneipenviertel unsicher machen. Solche Events sind das Highlight eines jeden virtuellen Teams und geben jedes Mal einen ungeheuren Motivationsschub. Und man lernt wieder ganz neue Seiten an seinen Kollegen kennen.

Abseits solcher Höhepunkte ist es deine Aufgabe als Teamleiter, die persönliche und zwanglose Kommunikation innerhalb deines Teams zu fördern. Gelegenheiten bieten sich dafür vor oder nach euren regulären Meetings per Videokonferenz. Manche Teams treffen sich virtuell zum Morgenkaffee oder zum Freitags-Lunch. Solche Rituale stärken den Zusammenhalt im Team enorm und wirken der sozialen Isolation entgegen. Nicht zu unterschätzen ist auch der kreative Effekt, den solche informelle Kommunikation auf ein Team hat: Die besten Ideen entstehen selten im Meeting, sondern bei Pizza und Bier.

Ein permanenter Chatraum nur für Smalltalk oder eine geschlossene Facebook-Gruppe kann das schnelle Gespräch mit dem Schreibtischnachbarn ersetzen. Ermutige dein Team, auch neben der Arbeit untereinander Kontakt zu halten. Alle sollten wissen, dass persönliche Kommunikation untereinander während der Arbeitszeit nicht nur geduldet ist, sondern erwünscht. Solange es sich im Rahmen hält, natürlich.

Fällt es einigen deiner Teammitglieder schwer, Kontakte aufzubauen und zu pflegen? Stelle ihnen einen festen “Buddy” zur Seite. Die “Buddies” können sich besser kennenlernen und sich zum Beispiel einmal die Woche über Persönliches austauschen und sich gegenseitig unterstützen.

6. Kümmere dich persönlich um dein Team

Als Führungskraft hast du den größten Einfluss darauf, ob Vertrauen und Zusammenhalt innerhalb deines Teams wächst. Dass dein Team nicht bei dir im Büro sitzt, heißt nicht, der menschliche Aspekt deiner Führung wäre weniger wichtig. Gerade wegen der räumlichen Distanz deines Teams musst du eure Beziehungen noch aktiver pflegen.

Halte persönlichen Kontakt mit deinen Teammitgliedern. Rufe sie “einfach mal so” an, wenn du gerade fünf Minuten Leerlauf zwischen zwei Termin hast. Ein monatliches Mitarbeitergespräch, in dem nicht nur über Projekte geredet wird, sollte das Mindeste sein. Frage aufrichtig, wie es geht, was Frau, Kind und Hund so machen. Höre zu. Versuche herauszufinden, wie es um Stimmung und Motivation steht. Frage, was du tun kannst, um Arbeit und das Klima im Team angenehmer zu machen.

Sei nie zu beschäftigt, um ein offenes Ohr für die Probleme des Teams zu haben. In virtuellen Teams besteht die Gefahr, dass miese Stimmung und Konflikte erst spät offensichtlich werden. Als Teamleiter bekommst du davon nichts mit und keiner aus deinem Team traut sich, dich damit zu behelligen. Sieh und höre deshalb genau hin, was in deinem Team passiert. Erkennst du Konflikte zwischen Teammitgliedern, sitze sie nicht aus. Sprich mit den Beteiligten oder mit dem ganzen Team, moderiere und finde eine gemeinsame Lösung. Gehe mit gutem Beispiel voran und lebe vor, wie ein starkes Team zusammenhält.

7. Kontrolle oder Vertrauen: Produktivität in virtuellen Teams

Mitarbeiter im Homeoffice hängen nur rum, pflegen ihre Facebook-Timeline oder kümmern sich um die quengelnden Kinder? Niedrige Produktivität ist wohl die Angst schlechthin bei der Führung virtueller Teams. Wie gehst du damit am besten um?

Vertrauen in dein Team ist die Basis für den Erfolg. Natürlich ist es für Budgetierung und Fakturierung oft nötig, Arbeitszeiten zu tracken. Nutze solche Instrumente aber nicht vorrangig zur Anwesenheitskontrolle, solange du keinen echten Grund dazu hast. Ob dein Team produktiv ist oder nicht, hängt nicht von deiner Kontrolle ab. Kontrolle wirkt eher gegenteilig. Es kommt ja nicht von ungefähr, dass “beschäftigt aussehen” in vielen Unternehmen als Kernkompetenz unverzichtbar geworden ist.

Begeistere dein Team stattdessen für gemeinsame Ziele. Erschaffe eine Vision, hinter der alle stehen. Baue ein starkes Wir-Gefühl auf und lebe jeden Tag vor, was es heißt, für das Team das Beste zu geben. Feiere Erfolge. Gib so oft wie möglich aktiv Feedback, lobe und kritisiere konstruktiv. Binde die Teammitglieder in Entscheidungen ein.

Bei den meisten Tätigkeiten sagt die Arbeitszeit nichts über das Resultat aus – das gilt für Teams im Büro wie für virtuelle Teams gleichermaßen. Ergebnisorientierung lautet deshalb das Zauberwort, wenn du ein virtuelles Team führst. Wer termingerecht und in hoher Qualität abliefert, braucht nicht weiter kontrolliert werden. Hochqualifizierte und hochmotivierte Leute schätzen es extrem, wenn du ihnen vertraust – sie werden es dir mit Loyalität zurückzahlen.

Du entscheidest, ob dein virtuelles Team erfolgreich wird

Die Menschen machen ein Teams aus. In einem verteilten Team ist das genauso. Software und digitale Kommunikation macht verteiltes Arbeiten zwar erst möglich, sie hält ein Team aber nicht zusammen. Wenn sich virtuelle Teams in hohem Grade selbst organisieren wirst du als Teamleiter weder überflüssig noch beschränkt sich deine Rolle auf die Schnittstelle zwischen Team und Unternehmen.

Ganz im Gegenteil, in einem virtuellen Team sind klassische und neue Führungskompetenzen noch stärker gefördert: Das Team untereinander zu vernetzen, alle zu fördern, permanent zu motivieren, zu moderieren sich zu kümmern, Vorbild und Identifikationsfigur zu sein. Der Erfolg deines Teams hängt in großem Maße von dir ab. Mach deine Hausaufgaben und arbeite permanent an deinem “virtuellen Führungsstil”. Dann wird dein virtuelles Team keine Notlösung sein, sondern ein echtes Modell für die Zukunft.

Weitere Tipps und praktische Erfahrungen zur Führung virtueller Teams bekommst du hier:

Vortrag “Arbeiten in verteilten Teams” auf dem Webmontag Frankfurt im Januar 2016 von Markus Tacker, bei Youtube
“How to run a remote team”, auf zapier.com
“Besser arbeiten in verteilten Teams – ein praktischer Erfahrungsbericht”, auf produktbezogen.de

Aus der Projektleiter-Trickkiste: 8 clevere Wege für mehr Leistung im Team

2018-01-26T09:40:35+01:00

Sagen wir es, wie es ist: Projektleiter zu sein ist ein schwieriger Job: Eng bemessene Zeitvorgaben, unterschiedliche Interessen bei den Beteiligten, und der ständige Druck von allen Seiten machen die Arbeit zu einer emotionalen Achterbahnfahrt.

Was viele von uns besonders frustriert: Das Gefühl, der Einzige zu sein, der sich wirklich um den Projekterfolg sorgt. Man reißt sich die Beine aus, um das Projekt am Laufen zu halten, macht Überstunden und nimmt auch private Einbußen in Kauf.

Aber was ist mit den anderen Projektmitarbeitern?

Ohne dass man ständig den Leuten hinterherläuft, passiert nichts. Aufgaben müssen ständig nachverfolgt werden, und oft wirken die anderen Teammitglieder passiv und unselbstständig.

Muss man sich damit abfinden? Sicher nicht.

Als Projektleiter mit über 10 Jahren Erfahrung hatte ich anfangs die gleichen Schwierigkeiten, doch hat sich meine Sicht auf das Problem geändert.

Zwei Dinge wurden mir nämlich klar: Erstens habe ich eingesehen, dass ich Menschen nicht ändern kann. Sich über ihre Unzulänglichkeiten aufzuregen, machte also keinen Sinn. Die zweite und wichtigere Erkenntnis: Ich habe gesehen, dass ich Menschen sehr gut beeinflussen kann, wenn ich mit psychologischem Verständnis und Intuition an die Sache rangehe.

Die Erkenntnisse aus meiner Arbeit sind ein Katalog an Strategien zur Beeinflussung von Mitarbeitern. Ich habe sie im folgenden Artikel niedergeschrieben.

Legen wir also los!

Mache klare Ansagen und achte auf Deine Körpersprache

Als frisch gebackener Projektleiter fühlen wir uns unwohl dabei, Anweisungen zu geben. Wir sind in unserer alten Rolle als Teammitglied verhaftet und haben Angst, durch ein zu forsches Auftreten den freundschaftlichen Kontakt zu den Kollegen zu zerstören.

Als Folge hören sich unsere Anweisungen ziemlich schlaff an. Etwa so:

“Könntest Du vielleicht … die <AUFGABE> erledigen … wenn Du Zeit hast?”

Würdet ihr Euch bei einer derart laxen Anfrage sofort ans Arbeiten machen?

Wohl kaum.

Was ihr Eurem Teammitglied eigentlich vermittelt: “Hey, sorry, dass ich Dich bei Deiner Arbeit störe. Ich weiß, ich nerve Dich schon wieder und ich komme mir auch richtig dumm dabei vor. Aber ich wollte Dich fragen, ob Du für mich eine Aufgabe erledigen kannst. Es ist dringend … aber fühle Dich nicht verpflichtet, etwas zu tun, wenn Du gerade viel zu tun hast … ”

So kommen wir nicht weiter. Unsere Anweisung verhallt im Raum und niemand fühlt sich verpflichtet, auch nur den kleinen Finger zu heben.

Daher solltest Du Dich darin üben, klare und direkte Anweisungen und Aufgaben-Zuteilungen zu machen. Sofern Du hier größeren Lernbedarf hast, trainiere einfach wie ein Schauspieler vor dem Spiegel, bis Dir der folgende Satz selbstbewusst über die Lippen geht: “Bitte erledige die <AUFGABE> bis <DATUM> und gib mir Bescheid, wenn Du fertig bist. Danke”.

Die Wortwahl macht aber nur einen Teil der Überzeugungskraft aus. Viel wichtiger ist unsere Körpersprache, d.h. unser Gesichtsausdruck, unsere Stimme und die eigene Körperhaltung.

Zunächst zur Stimme: Damit man Dich auch im Großraumbüro versteht, muss Deine Stimme laut genug sein. Bist Du eher der stille Typ, mag das für Dich fast wie Schreien klingen. Und möglicherweise ist das genau die richtige Lautstärke! Ebenso solltest Du auf eine deutliche Aussprache achten und nicht zu schnell reden.

Und was ist mit der Körperhaltung?

Diese muss Durchsetzungsstärke ausstrahlen, selbst wenn Du Dich nicht als Alphatier siehst. Achte auf eine gerade Haltung und lasse die Nase nicht nach unten zeigen, weil das Unterwürfigkeit signalisieren würde.

Schaue Deinem Gegenüber selbstbewusst in die Augen und trainiere Dich darin, auch über längere Zeit den Blickkontakt aufrechtzuerhalten. Das vermittelt Verbindlichkeit und Stärke, sofern man es nicht übertreibt und wie ein Irrer dreinblickt.

Lächeln oder nicht lächeln?

Hier musst Du aufpassen, denn wenn Du überfreundlich wirkst, passt dies nicht zum Gesamtbild eines durchsetzungsstarken Projektmanagers (das Du hoffentlich vermitteln willst). Während Deine Worte dann zwar bestimmt klingen mögen, wird ihre Wirkung durch eine sehr freundliche Körpersprache abgeschwächt. Im Endeffekt wird man Dich nicht ernst nehmen.

Vor Augen halten solltest Du Dir ebenso, dass Du als Projektleiter nicht jeden Zeitgenossen als Freund gewinnen musst. Das geht auch gar nicht, denn dafür verfügen Projekte über zu viel Konfliktpotential und widersprüchliche Interessen.

Dein Ziel sollte sein, mit Deinem Team die Aufgaben voranzutreiben und dadurch den Projekterfolg sicherzustellen.

Baue vorhandene Hürden ab

Es mag naiv klingen: ich bin aber überzeugt, dass Menschen grundsätzlich ihre Arbeit so gut wie möglich erledigen wollen. Im Alltag kommen nur allerlei Dinge dazwischen:

Mitarbeiter sind mit zu viel anderer Arbeit beladen
Es fehlt Ihnen an Wissen oder Erfahrung
Sie arbeiten unfokussiert und springen von einer Aufgabe zur nächsten
Es fehlt an der nötigen Selbstorganisation

Während wir als Projektleiter nur schwer etwas gegen die zwei letzten Punkte tun können, haben wir doch Handlungsmöglichkeiten bei den ersten zwei Dingen.

So kann das Teammitglied eventuell entlastet werden, indem man andere Aufgaben streicht oder verschiebt. Dadurch kann sich die Person voll und ganz dem Projekt widmen.

Was kannst Du tun?

Ein freundliches Telefonat mit dem Vorgesetzten des Teammitglieds kann schnelle Erfolge bringen. In der Praxis werden Mitarbeiter nunmal mit allerhand stupiden und nicht wertschöpfenden Aufgaben auf Trab gehalten, die nur dazu dienen, dass sich der Chef gut fühlt. Weg damit!

Wenn mangelndes Fachwissen oder fehlende Erfahrung das Problem sind, muss natürlich entsprechend nachgeschult werden. Finde heraus, wo genau Wissenslücken bestehen und mache Dich auf die Suche nach einem geeigneten Experten oder Coach, der unterstützen und schulen kann.

Logischerweise erkennst Du solche Hürden nur, wenn Du Deine Mitarbeiter bei ihrer Arbeit beobachtest und regelmäßig mit ihnen sprichst. Wer ungern den Arbeitsplatz verlässt und den Kontakt mit Menschen scheut, der wird nicht weiterkommen.

Mache Ausreden unmöglich

Diese Situation hast Du vermutlich schon zigfach erlebt:

Du gibst einem Mitarbeiter eine Aufgabe, die in zwei Wochen zu erledigen ist. Dann hörst Du nichts mehr von der Person und wähnst Dich in der Gewissheit, dass die Aufgabe in besten Händen ist. Schließlich hat die Person ihre Unterstützung zugesagt und es gab auch keine Rückfragen.

Alles in Butter? Weit gefehlt!

Kurz vor Ablauf der Deadline erfragst Du bei dem Teammitglied den aktuellen Stand und erwartest natürlich eine positive Antwort. Doch dann musst Du Dir Folgendes anhören: “Aaaah sorry. Ich wusste nicht genau, was Du hier von mir willst!”

Diese Antwort hast Du nicht erwartet.

Was ist hier schiefgelaufen?

Eine mögliche Erklärung: Die Person hat Ihre Aufgabe tatsächlich nicht verstanden und hätte viel früher nachfragen sollen.

Eine andere Erklärung: Die Person hat ihren Job auf die lange Bank geschoben und dann plötzlich festgestellt, dass dunkle Wolken am Horizont aufziehen: “Verdammt! Ich muss was abliefern, habe aber nichts gemacht!”.

Und weil wir Menschen nunmal ungern eigene Schwächen einräumen, sucht die Person nach einem schmerzfreien Ausweg, bei dem sie nicht dumm dasteht. Mit anderen Worten: Unser Teammitglied bedient sich einer Ausrede, anstatt den Fehler einzugestehen.

Beliebt sind folgende Ausreden:

Ich habe ehrlich gesagt nicht verstanden, was Du von mir willst.
Mir war nicht klar, dass ICH dafür verantwortlich war.
Ich hatte ein anderes Verständnis von meiner Aufgabe als Du.
Mir war nicht klar, dass Du das Ergebnis jetzt schon brauchst.

Mir stellen sich bei solchen Ausreden die Nackenhaare auf. Darum tue ich mein Möglichstes, dass Ausreden erst gar nicht erst gemacht werden können.

Wie?

Zunächst muss die Aufgabe natürlich klipp und klar erläutert werden. Überlege Dir, ob irgendwelche Punkte in der Aufgabenbeschreibung missverstanden werden könnten und mache notfalls zusätzliche Angaben.

Sinnvoll ist auch eine Erläuterung des Zwecks: Warum ist die Aufgabe so wichtig und wofür soll das Arbeitsergebnis genutzt werden? Als Beispiel: Es macht einen großen Unterschied, ob man “nur” einen internen Produkttest durchführen lässt oder ob der Produkttest dazu dient, die Zulassung für ein Produkt zu erlangen.

Um sicher zu gehen, dass die Aufgabe tatsächlich verstanden wurde, kannst Du das Teammitglied bitten, die Aufgabe zu wiederholen.

Natürlich reichen mündliche Aufgabenbeschreibung in der Praxis nicht aus. Fasse daher die angetragene Aufgabe noch einmal schriftlich zusammen und sende sie dem Teammitglied zu. Wenn ihr noch E-Mail benutzt, dann am besten in einer einfach zu lesenden und sauber formatierten E-Mail. Nutzt ihr ein Projektmanagement-Tool wie Planio, dann leg am besten direkt dort eine Aufgabe und weise sie direkt dem Teammitglied zu.

Last but not least gehört zu jeder Aufgabe auch ein Fälligkeitstermin. Bis wann muss der Job erledigt werden? Setze unmissverständlich einen Termin fest, und lasse Dir versichern, dass Dein Teammitglied den Zeitplan tatsächlich einhalten kann.

Die Aufgabenverfolgung delegieren und die Sandwich-Methode

Dies ist meine Lieblingsmethode, die ich immer gerne in Projekten einsetze.

Hier geht es darum, dass man als Projektleiter weniger nachverfolgen muss und gleichzeitig die Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams fördert. Ich weise meine Teammitglieder an, dass sie sich selbstständig in Meetings zusammensetzen, wann immer Arbeitsergebnisse von einem Kollegen zum nächsten weitergereicht werden oder wenn es Abstimmungsbedarf gibt.

Am besten funktioniert die Strategie in Projekten mit zahlreichen internen Abhängigkeiten, und durch sie schafft man bei den Projektbeteiligten ein höheres Maß an Verantwortlichkeit.

Das klingt ziemlich abstrakt. Daher ein konkretes Beispiel:

Michael arbeitet im Marketing, und wir haben ihn gebeten, ein Konzept für die neue Vertriebssoftware zu schreiben.

Sandra ist unsere Entwicklerin, und ihre Aufgabe ist es, die neue Software anhand von Michaels Konzept zu entwickeln.

Als erfahrener Projektleiter sehen wir folgendes Problem. Es kann passieren, dass Michael seine Aufgabe vor sich herschiebt und nicht rechtzeitig abschließt. Wir müssten regelmäßig nachhaken um sicherstellen, dass die Aufgabe tatsächlich bearbeitet wird.

Welchen anderen Weg können wir gehen?

Wir bitten Sandra, dass sie Michael für den Tag seines Abgabetermins eine Meeting-Einladung sendet (Übergabe des Konzepts an die Entwicklung). Michael würde ständig in seinem Wochenplaner den anstehenden Termin sehen und daran erinnert werden, was er zu tun hat.

Was geht in Michaels Kopf vor?

Bei Nichteinhaltung des Termins würde er nicht nur meine Erwartungen als Projektleiter enttäuschen, sondern er würde auch Sandra im Regen stehen lassen. Also will er es gar nicht so weit kommen lassen. Die Aufgabe wird wie gewünscht erledigt. Punkt!

Warum würde ich nicht Michael bitten, den Termin mit Sandra zu planen? Dadurch läge die Kontrolle ganz bei ihm, und er könnte den Termin verschieben oder erst gar nicht wie von mir angeordnet einplanen.

Man kann die Strategie noch eine Stufe weitertreiben, und sie wird dann zur Sandwich-Strategie. Angenommen außer Sandra würden weitere Kollegen auf Michaels Zuarbeit warten. In dem Fall bitten wir auch die anderen Kollegen, sich mit Michael abzustimmen (und mit ihm einen Termin zu vereinbaren).

Das Resultat: Als Projektleiter müssen wir weniger Zeit und Energie in die Aufgabenverfolgung stecken, und durch die enge Zusammenarbeit der Teamkollegen lassen sich viele Probleme wie Mißverständnisse von vornherein vermeiden.

Ich helfe Dir, Du hilfst mir

Stelle Dir folgende Situation vor: Es ist Freitagnachmittag und Dein Projekt befindet sich in einer äußerst wichtigen Phase. Alles scheint gut zu laufen bis Du feststellst, dass doch noch eine ungeplante Programmierarbeit notwendig ist. Sonst könnt ihr am Montag nicht weitermachen. Autsch!

Was also tun? Du brauchst dringend Unterstützung von Deinem Entwickler, der gerade auf dem Sprung ins Wochenende ist und seinen PC schon runtergefahren hat.

Jeder andere Kollege würde jetzt heimgehen, doch Dein Mitarbeiter lächelt freundlich, sagt “schau ich mir gleich an” und macht sich an die Arbeit.

Warum läuft das mit ihm so gut?

Ihr beide kennt Euch schon lange und hattet auf der Arbeit immer wieder miteinander zu tun. Wenn einer von Euch beiden Hilfe brauchte, stand der andere immer mit Rat und Tat zur Seite. Vielleicht hast Du Deinem Kollegen sogar mal beim Umzug geholfen und dafür das Wochenende geopfert.

So etwas schafft einen starken Bund zwischen Menschen. Und wem einmal geholfen wurde, der will diese Hilfe erwidern und etwas “zurückgeben”. Das ist das Prinzip der Reziprozität, dass fest in uns Menschen als Verhaltensmuster verankert ist.

Baue also rechtzeitig ein Netzwerk an Mitstreitern auf, damit Du im entscheidenden Moment auf Unterstützung zählen kannst!

Dabei helfen kleine Gesten, wie zum Beispiel:

Jemanden auf einen Kaffee oder zum Mittagessen einladen
Jemanden auch für kleine Beiträge loben (idealerweise im Beisein anderer!)
Echtes Interesse an der anderen Personen zeigen und zuhören
Tipps geben zu nicht projektbezogenen Themen wie Karriere und Weiterbildung

Öffentliche Verpflichtung

Hast Du schon einmal gegenüber anderen Personen ein Vorhaben geäußert (“werde das tun”), und Dich dann stark verpflichtet gefühlt?

Mir ging es jedenfalls so, als ich mit meiner Fitnesstrainerin meinen Trainingsplan besprach. Sie fragte mich: Wie oft willst Du ins Fitness-Studio kommen? Meine Antwort: “Umm, zweimal die Woche.”

Lustigerweise geht es mir jede Woche aufs Neue so, dass ich mein Soll von zwei Trainingsrunden erfüllen will -- oder muss. Weil ich mich dazu öffentlich verpflichtet habe.

Warum ist das so?

Wir Menschen sind darauf programmiert, ein stimmiges Verhalten an den Tag zu legen. Unser zukünftiges Verhalten bestimmt sich daraus, was wir in der Vergangenheit getan, gedacht oder gesagt haben. Diese Verhaltenskonsistenz macht ein Zusammenleben in der Gesellschaft erst möglich.

Für den einzelnen von uns bedeutet das, dass uns unser Ruf sehr wichtig ist.

Und diese Tatsache lässt sich prima bei der Arbeit nutzen.

Nehmen wir an, in Deinem Team gibt es einen Andreas, der für das User Interface Design verantwortlich ist. Seine Arbeitsergebnisse sind Spitze, aber um seine Termintreue ist es nicht so gut bestellt.

Nun sind Dir die Ideen ausgegangen, wie Du aus ihm einen zuverlässigen Mitarbeiter machen kannst. Irgendwie bleibt er halt doch der Alte!

Wenn Du ihn also nicht ändern kannst, versuche doch einmal Folgendes:

Im nächsten Teammeeting erläuterst Du Andreas im Beisein des Teams seine neue Aufgabe. Du fragst ihn, ob die Aufgabe klar ist und lässt ihn auch wiederholen, bis wann er was zu erledigen hat (Wenn Andreas selbst sagt, “Okay, ich werde bis nächsten Freitag die <AUFGABE> erledigen.”, dann wird er sich mit hoher Wahrscheinlichkeit daran halten.)

Sonst würde er sich schließlich selbst untreu! Und wer will schon an sich selbst zweifeln?

Die Arbeitsergebnisse offenlegen

Bei dieser Strategie machen wir uns einen anderen menschlichen Drang zu nutze: Der Sorge um den guten Ruf. Wir alle wollen gegenüber unseren Mitmenschen im besten Licht erscheinen, auch gerade was unsere Arbeitsqualität betrifft.

Diese Tatsache hilft uns dabei, unserem Team mehr Leistung zu entlocken.

Um die Methode zu verstehen, stelle Dir folgende Situation vor: Das Unternehmen, für das Du tätig bist, hat in den letzten Monaten starke Umsatzeinbrüche erlitten. Nun hat Dich Dein Chef gebeten, die Verkäufe des letzten Halbjahres auszuwerten, damit man Rückschlüsse auf die Ursachen ziehen kann.

Was passiert mit Deiner Auswertung, sobald Du sie fertig hast?

Szenario 1: Du schickst Deinem Chef die Auswertung per eMail und wartest auf seine Rückmeldung.
Szenario 2: Dein Chef bittet Dich, das Ergebnis beim nächsten Geschäftsbereichs-Meeting zu präsentieren. Dort sitzen allerhand hochrangige Manager (und es wird gemunkelt, dass sogar der CEO vorbeischauen wird).

In welchem Fall würdest Du Dich mehr ins Zeug legen?

Keine Frage, im Szenario 2. Du würdest einen deutlich höheren Druck verspüren, das bestmögliche Resultat abzuliefern. Schließlich willst Du Dich nicht bei der Präsentation blamieren. Zudem siehst Du die Rede vor dem Management als Chance zur Darbietung Deiner Stärken.

Was unterscheidet die beiden Szenarien?

Im Szenario 2 sind die Arbeitsergebnisse für ein größeres Publikum sichtbar. Zudem bekommst Du direktes Feedback von den Anwesenden. Demgegenüber spielt sich das Szenario nur zwischen zwei Personen – Deinem Chef und Dir – ab, und die Rückmeldung kommt zeitversetzt.

Die Erkenntnis aus dem Beispiel lautet: Als Projektleiter können wir einfordern, dass unsere Teammitglieder ihre Arbeitsergebnisse offenlegen oder in einer größeren Runde vorstellen. Dadurch werden nicht nur Terminvorgaben eher eingehalten, sondern man bekommt in der Regel auch ein besseres Ergebnis.

Wie kannst Du die Strategie anwenden? Hier einige Beispiele:

Johannes ist ein introvertierter aber hochgescheiter Software-Entwickler, der gerade an einem neuen Algorithmus zur Mustererkennung arbeitet. Wir bitten ihn, seinen Code auf dem nächsten abteilungsübergreifenden Meeting zu präsentieren, damit andere Entwickler von seinen Erkenntnissen profitieren können.
In Telefonkonferenzen kannst Du Deine Mitarbeiter bitten, dass sie ihre Arbeit über Desktop-Sharing präsentieren. Wir machen das nicht mit bösen Absichten, sondern um die Eigenverantwortlichkeit jedes Einzelnen zu betonen.
Annette ist Ingenieurin in der Gruppe für autonomes Fahren. Sie wurde gebeten, bei der technischen Auswertung eines kürzlich passierten Unfalls mitzuhelfen, und der Vorstand wünscht eine Präsentation ihrer Erkenntnisse auf der nächsten Vorstandssitzung.

Was haben alle Beispiele gemeinsam?

Alle genannten Personen sind sich dessen bewusst, dass ihre Arbeit von einem größeren Personenkreis begutachtet und bewertet wird. Daher stecken Sie besonders viel Energie in ihre Aufgabe und wir können mit einem soliden Ergebnis rechnen.

Belohne Dein Team

Jetzt kommen wir zur letzten Strategie, bei der wir Belohnung als Mittel zum Ansporn nutzen. Viele von uns haben solch eine Situation schon einmal erlebt:

Wir sitzen an einem typischen, langweiligen Arbeitstag im Büro, und die Routine hat uns fest im Griff.

Dann bricht unser Chef mit einer Überraschung herein:

“Ich habe eine gute Nachricht für Dich, Stefan. Wenn das mit Deinem Projekt weiterhin so gut vorangeht, dann schicken wir Dich Ende September auf die Entwicklerkonferenz nach Hamburg. Also, häng’ Dich nochmal richtig rein.”

Wow! Damit hast Du nicht gerechnet. Plötzlich klart sich der Himmel auf und Du denkst Dir: ”Hmm, das Leben ist gar nicht so schlecht. Ich mag meinen Job!”.

Warum funktioniert die Karotte meist besser als die Peitsche?

Hierfür muss man verstehen, dass sich überdurchschnittliche Leistung für die meisten Mitarbeiter nicht auszahlt. Wer sich besonders anstrengt, wird bei der jährlichen Gehaltserhöhung vielleicht etwas besser bedient. Doch der höhere Arbeitseifer steht in keinem Verhältnis zum monetären Plus. Wer lange genug gearbeitet hat weiß zudem, dass gute Arbeit nur dazu führt, dass man noch mehr Arbeit bekommt!

Mit einer Belohnung wie dem vom Unternehmen gesponserten Konferenzbesuch drücken wir dem Mitarbeiter gegenüber unsere Wertschätzung aus.

In welcher Form die Belohnung erfolgt ist eine Frage des Budgets und der eigenen Kreativität. Aber: Eine Belohnung ist eine Belohnung – ganz gleich ob klein oder groß!

Hier einige Ideen:

Einladung zum Dinner in einem guten Restaurant
Frühzeitiger Büroschluss mit einer gemeinsamen Runde Bowling
eine verlängerte Mittagspause mit Besuch eines Fußballspiels
Upgrade in ein besseres Hotel bei Geschäftsreisen
Einladung zu einer Konferenz

Es ist wirklich keine Frage des Geldes, wie man seinem Team etwas Gutes tut. Viel wichtiger ist, dass man etwas findet, das die betroffenen Personen tatsächlich erfreut. Es geht schließlich um sie, und nicht um Dich.

Was solltest Du aus diesem Artikel mitnehmen?

Mein Ziel war es, Dir zu zeigen, dass Du als Projektleiter viel mehr Einfluß auf Deine Mitmenschen hast, als Du denkst. Und mit Empathie und psychologischem Verständnis kannst Du weit mehr erreichen als mit bloßem Druck.

Welche Strategie im konkreten Fall sinnvoll ist, hängt natürlich von den Personen ab, mit denen Du zu tun hast. Manche Menschen liefern bei höherem Druck tatsächlich bessere Arbeit ab. Andere dagegen brauchen einfach mehr Führung und Erläuterung, um ihre Arbeit gut zu machen. Vertraue hierbei auf Deinen Instinkt und Deine Menschenkenntnis, um eine passende Strategie zu wählen.

Bevor Du weiter klickst, noch eine Frage an Dich:

Welche Strategie wirst Du in den nächsten zwei Wochen ausprobieren? Hinterlasse einen Kommentar mit Deiner Antwort!

Home-Office vs. Coworking-Space: Wo und wie willst Du arbeiten?

2018-01-04T16:28:54+01:00

Die Welt, in der wir arbeiten, verändert sich stetig. Dazu gehört auch, dass nicht mehr jeder von uns zwangsläufig Tag für Tag acht Stunden im immer gleichen Büro verbringt. Das gilt natürlich vor allem für Freiberufler mit zum Teil weit entfernt sitzenden Auftraggebern – aber auch für immer mehr Arbeitnehmer, deren Unternehmen auf flexible Modelle setzen und ihren Mitarbeitern zum Beispiel das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen. Doch: Ist das Home-Office tatsächlich eine gute Wahl? Wir helfen bei der Entscheidung.

Home-Office: Skype-Konferenz in Jogginghose oder produktives Arbeiten?

Für viele Selbstständige, aber auch Angestellte, scheint das Home-Office die perfekte Lösung zu sein: Es kostet nichts (extra), bietet absolute Flexibilität und kann nach Belieben eingerichtet werden. Im Alltag jedoch stellt sich das Arbeiten im eigenen Zuhause oft als problematisch heraus. Eines der größten Probleme: Trotz aller moderner Kommunikationsmittel von E-Mail bis Skype (und Planio!) fehlt die soziale Interaktion mit anderen. Im Home-Office sind nun mal keine Kollegen, die Du in der Kaffeeküche triffst und mit denen Du Dich zwischendurch austauschen kannst. Stattdessen gibt es, und hier zeigt sich ein zweiter Stolperstein, unzählige andere Dinge, die Dich vom konzentrierten und produktiven Arbeiten abhalten: Man könnte ja kurz die Wäsche machen, einkaufen gehen oder sich doch nochmal ein paar Minuten hinlegen. Wer also regelmäßig im Home-Office arbeitet, muss eine ganze Menge Selbstdisziplin mitbringen, um trotz aller Ablenkungen produktiv zu arbeiten – und am besten ein paar gute Tipps und Tricks kennen und beherzigen.

1. Raus aus der Jogginghose!

Klar: Im Home-Office sehen Dich weder Kunden noch Kollegen. Trotzdem solltest Du morgens aus der Dusche nicht in die Jogginghose fallen, sondern Dich so anziehen, wie Du es auch fürs Büro tun würdest. Zum einen gibst Du Dir selbst damit das Gefühl, den Arbeitstag zu beginnen, zum anderen wirkst Du auch am Telefon automatisch souveräner. Und dass jemand anruft, kann ja immer mal passieren.

2. Feste Arbeitszeiten definieren

Nicht nur, wenn Du für einen Chef oder für Kunden zu bestimmten Zeiten erreichbar sein musst, solltest Du genau festlegen, wann Du am Schreibtisch sitzt und wann Du Pausen machst. Ansonsten besteht die Gefahr, entweder Dinge unnötig lange vor Dir herzuschieben („Heute ist so schönes Wetter, den Bericht kann ich auch morgen noch abliefern“) oder im Gegenteil zu viel zu arbeiten, weil es keinen klaren Feierabend gibt.

3. Job und Privatleben trennen

Wer zu Hause arbeitet, läuft Gefahr, Job und Privatleben nicht ausreichend voneinander zu trennen. Oft fängt es schon beim Arbeitsplatz an. Am besten ist natürlich ein separates Büro, in dem es am Schreibtisch wirklich nur um Berufliches geht. Bietet die Wohnung hierfür nicht genügend Zimmer, solltest Du Dir stattdessen eine Arbeitsecke einrichten und zum Beispiel mit einem Raumteiler vom Rest des Zimmers trennen.

4. Ziele festlegen

Ein Tipp, den besonders Selbstständige beachten sollten, die ihre Timings nicht vom Vorgesetzten bekommen: Setz Dir Ziele für jeden Tag. Das hilft nicht nur dabei, immer pünktlich abzuliefern, sondern gibt Dir auch das gute Gefühl, (D)ein Soll erreicht zu haben. Und weil auch kleine Erfolge guttun, hol Dir am besten gleich die lustigen, aber leider nicht ganz an den Haaren herbeigezogenen „Freelance Achievement Sticker“ von Jeremy Nguyen.

5. Auch mal woanders arbeiten

Mit dem Macbook ins Café? Mehr Klischee geht eigentlich gar nicht – und dennoch: Es ist eine gute Idee, Deine Arbeitszeit im Home-Office nicht komplett genau dort zu verbringen. Besonders in kreativen Jobs brauchst Du immer wieder neue Impulse und Inspirationen. In den eigenen vier Wänden ist genau die auf Dauer aber Mangelware. Verleg’ Deinen Arbeitsplatz also ab und zu nach draußen – zum Beispiel in einen der zahlreichen Coworking-Spaces, die es inzwischen in jeder größeren Stadt gibt.

Coworking-Spaces: hip, hop oder top?

Coworking: Seit einigen Jahren ist diese Form des Arbeitens zu einer Art Zauberwort vor allem unter Freelancern und Digital Nomads geworden. Das Prinzip: Die Betreiber von Coworking-Spaces stellen auf größeren Flächen Arbeitsplätze zur Verfügung, die in der Regel monatlich oder tageweise angemietet werden können. Meistens auch die Nutzung von Geräten wie Druckern oder Scannern im Preis inbegriffen – und die Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen, um ein Netzwerk aufzubauen. Hier treffen Fotografen auf Architekten, Journalisten auf Werber, Künstler auf Kameraleute. Wer also ein wenig offen ist, hat durchaus Chancen auf Synergien und im Idealfall neue Aufträge. Zudem ist der Kontakt zu immer neuen Leuten eine gute Inspirationsquelle und bringt Dich eher auf neue Ideen als Deine eigenen vier Wände. Die allerdings – und das kann gerade, wenn Du Dich für Denen Job konzentrieren musst, zum Problem werden – sind nicht so laut wie ein Coworking-Space. Denn: Wo viele Menschen arbeiten, wird telefoniert, getippt und miteinander geschnackt. Das kann nerven, sollte aber zumindest für diejenigen, die schon einmal in einem Großraumbüro gearbeitet haben, kein echtes Problem sein.

Der erste offiziell als solcher bezeichnete Coworking-Space in Deutschland war übrigens 2009 das betahaus Berlin – und auch heute noch ist die Hauptstadt Vorreiter in Sachen Coworking. Der Tagesspiegel geht davon aus, dass sich hier inzwischen über 100 unterschiedliche Anbieter angesiedelt haben.

Doch nach den großen Städten ziehen langsam auch kleinere Gemeinden nach. So hat zum Beispiel mit der Schaltzentrale im August 2017 ein Coworking-Space in Bad Berneck, einem 4.500-Einwohner-Dorf in Oberfranken, eröffnet. In einem Interview mit der Süddeutschen Zeitung sagte Stefan Rief, Teamleiter „Workspace Innovation“ am Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation, er halte es für „sinnvoll und vernünftig“, wenn auch auf dem Land mehr Coworking-Spaces entstünden, die „Kreativität und Austausch“ fördern. Ob Bad Berneck eine Erfolgs-Story wird, muss sich noch zeigen. Wir finden aber jetzt schon: Daumen hoch – das Leben als erfolgreicher und flexibler Freiberufler sollte nicht nur Städtern vorbehalten sein.

So findest Du den richtigen Coworking-Space für Dich.

Besonders, wenn Du Berlin, Hamburg, Wien oder einer anderen großen Stadt lebst, wirst Du bei der Suche nach einem passenden Arbeitsplatz auf zahlreiche verschiedene Coworking-Spaces stoßen. Bevor Du Dich entscheidest, solltest Du darum unbedingt genau vergleichen.

Wichtigstes Kriterium ist neben dem Preis und der eingeschlossenen Leistungen bzw. der Ausstattung vor allem die Erreichbarkeit. Denn die Erfahrung zeigt: Wer länger als eine halbe Stunde unterwegs ist, bleibt am Ende doch wieder im Home-Office und zahlt umsonst für seinen Arbeitsplatz. Achte also unbedingt auf die Anbindung an das Bus- und Bahnnetz bzw. die Parkplatzsituation vor Ort.

Zudem kann es hilfreich sein, sich ein wenig darüber zu informieren, was im Büro neben dem reinen Arbeiten passiert. Werden viele Events organsiert, bei denen Du neuen Kontakte knüpfen kannst? Beteiligen sich die Betreiber aktiv zum Beispiel am Wirtschaftsleben der Stadt? Viele Coworking-Spaces bieten übrigens die Möglichkeit, sich für einzelne Tage einzumieten. So kannst Du zunächst einmal sehen, ob Du Dich wohlfühlst und die Atmosphäre und die Leute magst, ohne Dich gleich längerfristig zu verpflichten.

Unsere Tipps

Du bist auf der Suche nach dem für Dich passenden Coworking-Space? Hier findest Du ein paar Links zu spannenden Projekten mit mehreren Standorten in ganz Deutschland. Diesen wird zwar inzwischen oft nachgesagt, dass der ursprüngliche Community-Gedanke immer mehr in den Hintergrund rückt und das Arbeiten wieder anonymisiert wird. Ob etwas dran ist, lässt sich aber nicht pauschal beantworten – jeder Anbieter und auch jeder Standort innerhalb eines Projekts ist anders. Wie fast immer im Leben gilt darum auch hier: Probieren geht über Studieren.

betahaus.de

Offiziell erster Coworking-Space in Deutschland; heute vertreten in Berlin, Hamburg, Barcelona und Sofia. designoffices.de Flexibel anmietbare Arbeitsplätze und Flächen zum Beispiel für Events. Vertreten in acht deutschen Städten von Hamburg bis Nürnberg.

wework.com

Weltweit vertretenes Netzwerk mit einem breiten Angebot an Events und anderen Extra-Leistungen, in Deutschland in Berlin, Frankfurt und Hamburg vertreten.

LAUNCHCO.com

Wir bei Planio arbeiten auch in einem Coworking Space – unserem eigenen. Seit der Zeit, in der wir als Agentur gearbeitet haben, gab es bei uns auch immer einzelne Schreibtische zur Untermiete. Inzwischen sind wir der größte Coworking Space in Berlin-Friedrichshain.

Neben den „Großen“ gibt es natürlich auch weiterhin viele kleine und regionale Anbieter mit nur einem Büro. Das Googlen überlassen wir an dieser Stelle aber mal Dir ...

Wie New Work dein Berufsleben verändern wird

2017-12-18T13:30:03+01:00

New Work – Was ist das eigentlich?

Nine to five, ein Leben lang der gleiche Beruf und eine glasklare Trennung zwischen „Arbeit“ und „Freizeit“ – für die meisten Arbeitnehmer (und auch viele Selbstständige) war und ist all das Realität und Normalität. Doch nicht nur die Zeiten ändern sich, sondern auch die Vorstellungen, die Menschen heute von einem ausgefüllten Leben haben. Es geht nicht mehr darum, möglichst lange möglichst viel zu verdienen, um im Ruhestand endlich genug Zeit und Geld für all die Träume zu haben, die man sich bislang nicht erfüllen konnte. Wir wollen mehr. Und zwar nicht erst morgen. Darum wechseln wir heute öfter unseren Beruf, arbeiten im Home-Office oder in Coworking-Spaces auf den Bahamas und machen ein Sabbat-Jahr, wenn wir die Möglichkeit dazu haben. Dennoch ist die 40-Stunden-Woche mit gesetzlich vorgeschriebenem Mindesturlaub weiterhin der gängige Standard. Genau das will das Prinzip „New Work“ ändern. Zugunsten des einzelnen Erwerbstätigen, aber auch in Hinblick auf eine besser miteinander funktionierende Gesellschaft.

Das New-Work-Modell verabschiedet sich von der klassischen Lohnarbeit und der Idee, man arbeite, um zu leben. Stattdessen soll die Arbeitszeit, die bisher in der Regel ausschließlich für den Arbeitgeber aufgewandt wird, eine Dreiteilung erfahren:

1/3 Erwerbsarbeit „Arbeit gegen Geld“.
1/3 Selbstversorgung auf High-Tech-Niveau und smarter Konsum Zum Beispiel eigenes Gemüse anbauen – aber auch die selbstständige Entwicklung neuer Technologien, die man selbst benötigt.
1/3 Arbeit im Sinne von „Selbstverwirklichung“ Zum Beispiel soziales Engagement oder künstlerisches Tätigkeiten.

Auf den ersten Blick sieht das Ganze vielleicht nach schlichtem „weniger Arbeiten“ aus. Tatsächlich steckt aber weit mehr dahinter. Die Grundüberlegung: Wer weniger Zeit mit seiner „Muss“-Arbeit verbringt, hat mehr Freiraum, um sich selbst zu entfalten und so zu jemandem zu werden, der nicht nur auf dem Papier bzw. auf der Uhr etwas zum Arbeitsmarkt beiträgt, sondern auch qualitativ. New Work bedeutet also nicht weniger Arbeit, sondern andere, vielfältigere, selbstbestimmtere, produktivere und – im Idealfall – bessere Arbeit. Und: Wenn jeder von uns nur noch 1/3 seiner heutigen Arbeit erledigt, muss die Arbeit in Zukunft auf viel mehr Menschen verteilt werden. So entstehen neue Jobs und die Zahl der Erwerbstätigen steigt.

Begründer der New-Work-Bewegung ist übrigens kein hipper junger Start-Upper – sondern der 1930 in Sachsen geborene Philosoph Frithjof Bergmann. Dieser gelangte Ende der 1970er Jahre auf seinen Reisen durch die Länder des ehemaligen Ostblocks zu der Überzeugung, der Kommunismus könne keine Zukunft mehr haben. In Folge dessen beschäftigte er sich intensiv mit den Ideen des Kapitalismus – nicht jedoch, ohne den kritischen Blick darauf zu verlieren. Genau dieser kritische Blick war es dann schließlich, der Bergmann zu den ersten New-Work-Überlegungen und der Frage führte, wie die Arbeit neu organisiert werden kann.

New Work: kurzlebiger Trend oder echte Bewegung?

Dass New Work nicht nur ein Trend ist, der schon morgen wieder vergessen sein wird, zeigt sich auch in den zahlreichen weiterführenden Gedanken, die Experten auf der ganzen Welt sich zu dem Modell gemacht haben.

Der Psychologe Markus Väth zum Beispiel hat auf Basis der New-Work-„Bibel“ Neue Arbeit, neue Kultur von Frithjof Bergmann vier Thesen dazu entwickelt, unter welchen Voraussetzungen New Work sich erfolgreich umsetzen lässt. Dazu zählt, dass wir 1. bewusst „Arbeit“ und deren Bedeutung für unser Leben neu bewerten, 2. unsere Kompetenzen an eine komplexer und dynamischer werdende Arbeitswelt anpassen, 3. ein Modell schaffen, dass Organisationen den Wechsel hin zu New Work ermöglicht und 4. eine gesellschaftliche und politische Debatte über die Rolle führen, die Arbeit in unserem Leben spielt.

Viel Graue Theorie - Und die Praxistauglichkeit?

Die Implementierung eines New-Work-Modells im Unternehmen kann natürlich nie von heute auf morgen passieren. Wer auf eine neue Form des Arbeitens umstellen will, muss sich zunächst einmal wirklich darauf einlassen – und dies auch den Mitarbeitern ermöglichen. Den meisten jungen Kollegen wird es vermutlich eher leichtfallen, sich von gewachsenen Strukturen zu verabschieden und offen mit Veränderungen umzugehen. Menschen jedoch, die bereits seit vielen Jahren im Unternehmen sind und ein halbes oder ganzes Arbeitsleben lang nichts Anderes kennen, als die klassische Erwerbsarbeit, werden sehr wahrscheinlich stärkere Unterstützung und eine längere Übergangsphase brauchen. Zudem gibt es keine New-Work-Schablone, die sich auf jedes Unternehmen anwenden lässt – und vielleicht auch nicht auf jeden Mitarbeiter. Zahlreiche Unternehmensberatungen haben darum inzwischen New Work in ihr Portfolio aufgenommen und unterstützen Firmen unterschiedlichster Art dabei, den individuell passenden Weg ins neue Arbeiten zu finden. Wie also sieht es heute ganz konkret in den Unternehmen aus? Die Studie Kienbaum New Work Check 2017 zeigt, dass New Work lägst im Bewusstsein der Führungskräfte und Entscheider angekommen ist. So gaben 74 % aller Befragten an, das Thema auf der Agenda zu haben. In immerhin 63 % der Unternehmen sind sogar schon konkrete Maßnahmen ergriffen worden. Der Weg hin zur neuen Arbeit ist also längst beschritten.

Mit gutem Beispiel voran: New Work in der Ministry Group

Die Hamburger Ministry Group hat schon vor etwa fünf Jahren damit begonnen, alte Strukturen aufzubrechen, um auf die Anforderungen einer sich ändernden (Arbeits-)Welt einzugehen. So wurden 2013 zum Beispiel cross-funktionale und eigenverantwortlich arbeitende „X-Teams“ ohne Hierarchien gebildet. Der Grundgedanke: Je mehr Entscheidungen die Teams eigenständig treffen können, desto größer wird das Verantwortungsgefühl des Einzelnen. Mit anderen Worten: Wer zeigen darf, was er draufhat, arbeitet nicht mehr nur „für die Firma“, sondern auch für das eigene Erfolgsgefühl – und wird darum immer sein Bestes geben. Allerdings, so weiß Geschäftsführender Gesellschafter David Cummins heute, ist die Umsetzung dieser Idee im Unternehmen alles andere als einfach. 2015 sagte er im Interview mit der brandeins: „Es gab wenige Reaktionen, kaum Feedback. Die mussten das erst einmal verdauen.“ Heute leistet sich die Ministry Group mit Susanne Reppin darum einen eigenen Agile Coach und führt regelmäßig Workshops durch, die dazu beitragen, das neue Arbeiten im Alltag und in den Köpfen der Mitarbeiter zu verankern.

New Work: die ultimative Lösung?

Trotz aller Euphorie: Natürlich gibt es auch kritische Stimmen zu New Work. So meint Lars Vollmer von Capital: „Die Hauptaufgabe von Unternehmen ist es nicht, Arbeit zu schaffen, Arbeit zu gestalten, Arbeit menschenwürdig zu machen. [...] In der Wirtschaft geht’s nicht primär um Arbeit! Nein, in der Wirtschaft dreht sich alles um den Kunden! Ein Unternehmen existiert alleine dadurch, dass es sich zur Aufgabe gemacht hat, Ansprüche, Bedürfnisse oder Wünsche von Kunden zu befriedigen.“

Idealistische Wunschvorstellung oder langfristig praktikabel umsetzbares Modell? Wir sind mehr als gespannt, ob und wie New Work das Arbeitsleben wirklich verändern wird.

Lese-Tipp: Das Zukunftsinstitut des bekannten Trendforschers Matthias Horx hat New Work als Megatrend erkannt – und ein spannendes Dossier zum Thema veröffentlicht, das zahlreiche unterschiedliche Aspekte beleuchtet und in einem Glossar Begrifflichkeiten klärt.

Wie Software AG Scrum mithilfe von Planio implementiert

2016-11-23T10:12:04+01:00

Wir setzen seit 2010 eine maßgeschneiderte Planio Enterprise Instanz ein. Zuerst wurde diese von unserer Consulting-Abteilung genutzt, um mit unseren eigenen Kunden im Rahmen von Projekten zusammenzuarbeiten. Bald darauf wurde sie von anderen Abteilungen wie dem Vertrieb und F&E entdeckt und diese fingen an, die Plattform auch für eigene interne Projekte zu nutzen. Aktuell hat unsere Planio Instanz ca. 2.800 aktive Benutzer und 3.000 aktive Projekte.

Planio bietet mit Planio Agile hervorragende Unterstützung für das agile Projektmanagement wie bspw. das Sprint Planning Board, das Taskboard und verschiedene agile Charts.

In diesem Artikel werden wir einige der Best Practices näher betrachten, die wir bei der Software AG in unseren agilen Projekten mit Planio anwenden. Dabei werden wir uns mit dem generellen Aufbau agiler Projekte, User Stories, Tasks, Boards und Kommunikation im Allgemeinen befassen.

Sprints erstellen

Wir beginnen damit, dass wir unsere Sprints in den Projekteinstellungen hinzufügen. Hier können wir die gewünschte Anzahl von Sprints, das Anfangsdatum der Sprints und bei Bedarf einen Zeitraum oder das Sprint-Ziel in der Beschreibung hinzufügen.

Kategorien erstellen

In den Projekteinstellungen können wir auch Kategorien hinzufügen, die als Dropdown-Menü bei all unseren Aufgaben angezeigt werden. Man kann je nach Projektanforderung Kategorien definieren – diese sollten dem Sprint-Team jedoch eine Idee davon vermitteln, um was für eine Art von Arbeit es sich bei diesem Task handelt.

User Stories

User Stories beschreiben High-Level-Features in einer nicht-technischen Sprache, die den Kunden auf einfache Weise erklärt werden können. Jede User Story fasst verschiedene technische Sub-Tasks zusammen, die jedoch in der Kommunikation mit dem Kunden nicht verwendet werden. Sie sind nur für das Entwicklerteam von Interesse und werden der User Story während des Sprint-Planning-Meetings hinzugefügt, ein oder zwei Tage, bevor ein Sprint beginnt.

Typischerweise besteht eine User Story aus drei Teilen: dem Titel, der Beschreibung und den Abnahmekriterien:

Es versteht sich von selbst, dass zumindest der Titel und die Beschreibung einer User Story in einer Aufgabe zusammengefasst werden können. Wir nutzen einen dedizierten Tracker mit dem Namen Feature Request, um User Stories in unserer Planio Instanz zu repräsentieren. Diese wird nicht „User Story“ genannt, weil Planio Agile erst einige Jahre nach unserer ursprünglichen Planio Einführung hinzugefügt wurde und wir keinen zusätzlichen Tracker hinzufügen wollten.

Aber was ist mit den Abnahmekriterien? Hierfür benutzen wir Checklisten, die ein optionaler, aber doch integraler Bestandteil einer Aufgabe sind. Jedes Abnahmekriterium wird der Checkliste als separate Position hinzugefügt. Auf diese Weise werden alle drei Hauptelemente der User Story in einer einzigen Aufgabe vereint.

Aber wie werden Checklisten sogar noch besser?

Während des Sprint-Review-Meetings hakt der Kunde bzw. der Produktinhaber, der normalerweise ein Projektmitglied ist, die Abnahmekriterien auf der Checkliste ab.

Wir haben festgestellt, dass sich die direkte Einbindung des Kunden in diesen Prozess positiv auf die Motivation des Entwicklerteams auswirkt. Außerdem können Entwickler, die nicht am Sprint-Review-Meeting teilgenommen haben, am nächsten Tag die vom Kunden abgenommenen Testkriterien leicht in der Aufgabenhistorie nachverfolgen.

Tasks

Ein Task ist eine technische Arbeit, die für die Durchführung einer User Story notwendig ist. Deshalb ist es sinnvoll, Tasks in Planio als Unteraufgaben zu hinterlegen, die mit der entsprechenden (übergeordneten) User Story verknüpft sind. Wir benutzen dafür einen speziellen Tracker-Typ, der auch „Task“ heißt.

Tasks für User Stories zu definieren, die nicht Teil der nächsten Iteration werden, betrachten wir nicht als sinnvoll. Aus diesem Grund erarbeiten wir Tasks in Sprint-Planning-Sessions immer unmittelbar vor der nächsten Iteration. Die Tasks werden direkt vom Entwicklerteam festgelegt.

Der User-Story-Lifecycle

Alle unsere User Stories erscheinen zuerst mit dem Status „Neu“, ohne zugewiesenen Sprint; dies ist unser Product Backlog. Während der Sprint-Planung entscheiden wir, welche Backlog Items wir in den Sprint aufnehmen, und der entsprechende Sprint wird der User Story zugewiesen. Von hier aus starten wir mit den Sub-Tasks, die der User Story hinzugefügt wurden, bis wir der Meinung sind, dass alle Kriterien auf der Checkliste der User Story erfüllt worden sind. Daanch sind wir bereit für die Abnahme.

Bei Bedarf kann ein Feature Request von „Abgeschlossen“ auf „In Bearbeitung“ zurückgesetzt werden.

Der Task-Lifecycle

Der Fortschritt des Task-Status sollte im Sprint angezeigt werden. Eine Statusänderung bedeutet, dass es bei diesem Task einen Fortschritt gibt. In diesem Fall können wir auch sehen, dass sich die zugewiesene Person geändert hat (Entwickler > Tester).

Ist der Task abgeschlossen, ändert sich dementsprechend auch der Status des übergeordneten Tasks. In unserem Fall ist dies, wie zuvor erwähnt, die User Story.

Agile Boards

Ein anderes praktisches Feature in Planio ist das Agile Board, welches eine Nachbildung des klassischen Scrum Boards ist. Ein Projekt kann mehrere agile Boards haben, welche in der gleichen Weise wie Aufgabenberichte konfiguriert sind, welche die Filtereinstellungen nutzen.

Im Allgemeinen arbeiten wir mit drei verschiedenen Arten von agilen Boards:

User Story Board: Dieses Board zeigt nur die User Stories und ihren aktuellen Status an. Es ist das wichtigste Board für Sprint-Review-Meetings oder Besprechungen mit dem Kunden.
Sprint Board: Dieses Board zeigt alle technischen Sub-Tasks an, die das Entwicklerteam dem aktuellen Sprint zugewiesen hat. In den täglichen Scrum-Meetings ist es das Haupttool für das Team.
General To-Dos: Natürlich beinhaltet jedes Projekt auch Tasks, die nicht direkt mit einem Sprint verbunden sind, z. B. Ideen, die nachträglich diskutiert und identifiziert wurden. Alle diese Sprint-unabhängigen To-Dos werden im General To-Dos Board nachverfolgt.

Kommunikation

Wir arbeiten häufig in virtuellen Teams mit Mitarbeitern aus unseren Offshore-Centern in Osteuropa und Asien zusammen. Deshalb ist Kommunikation für uns sehr wichtig.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass E-Mails nicht als primäre Kommunikationsmethode für diese Setups geeignet sind, da sie ein viel zu hohes Risiko bergen, dass die Klärung wichtiger Anforderungen bzw. Designentscheidungen vergessen wird. Die gesamte Kommunikation muss auf einer zentralen Collaboration Site stattfinden, welche in diesem Falle das Planio Projekt selbst ist.

Es hat sich herausgestellt, dass ein bisher von unserem Unternehmen kaum beachtetes bzw. übersehenes Planio Feature große Auswirkungen auf die Kommunikation und somit auf den Projekterfolg hatte: Das Planio Blog.

Bei der Arbeit in virtuellen Teams, die aus verschiedenen Nationalitäten bestehen, dauern die täglichen Scrum-Meetings meistens länger als 10 - 15 Minuten. Durchschnittlich verbringen wir ca. 30 - 40 Minuten in diesen Meetings, für die wir Web-Konferenzsysteme nutzen, um ein Zusammengehörigkeitsgefühl im Team zu erzeugen. Es hat sich herausgestellt, dass es von großem Wert ist, wenn man das Protokoll über die wichtigsten Ergebnisse und Themen der täglichen Scrum-Meetings als Blog Post zusammenfasst und veröffentlicht. Wenn Fragen aufkommen, kann der Kunde, der ebenfalls eine E-Mail mit dem Blogeintrag erhält, direkt reagieren und offene Fragen des Entwicklerteams beantworten, indem er unter dem Artikel einen Kommentar hinterlässt.

Zusätzlich werden auch die Protokolle der Sprint-Review-Meetings und Retrospectives auf gleiche Weise verteilt und besprochen. Wie auch beim Checklisten-Effekt, der oben erläutert wurde, haben wir festgestellt, dass sich die direkte Einbindung des Kunden auch positiv auf das Team ausgewirkt hat: Alle waren bei der Arbeit am Projekt motivierter und zufriedener.

Mit dieser Kommunikationsart wird auch das Projekt-Onboarding einfacher. Ein neues Teammitglied braucht sich nur die letzten Blogeinträge durchzulesen, um sich schnell zu orientieren. Zusätzlich wird die wichtigste Projektkommunikation im Projekt selbst gespeichert und ist bei Bedarf leicht zu durchsuchen.

Damit haben wir den Überblick, wie wir Scrum mithilfe von Planio implementieren, abgeschlossen. Wir hoffen, dass Ihnen der Artikel gefallen hat und unsere agilen Best Practices auch für Ihre Projekte von Nutzen sein werden.