MoneyBird Blog!

Afronding van bedragen en facturen inclusief BTW

Edwin Vlieg — 2012-01-22T21:12:26Z

Tijdens het geplande onderhoud van vannacht zijn een aantal verbeteringen aan MoneyBird doorgevoerd. Deze verbeteringen bereiden de applicatie voor op toekomstige nieuwe features die in de komende maanden toegevoegd gaan worden.

Afronding van bedragen op facturen

Er zijn verbeteringen aangebracht in de manier waarop de bedragen op facturen worden afgerond. In het verleden berekenden we de totaalbedragen van de factuur op basis van onafgeronde subtotalen. Dit was noodzakelijk om facturen inclusief BTW goed te kunnen maken.

In de nieuwe werkwijze ronden we alle totaalbedragen per factuurregel af op twee cijfers achter de komma. Deze werkwijze wordt vaker toegepast en zorgt er voor dat facturen eenvoudiger ingeboekt kunnen worden in andere systemen.

De nieuwe werkwijze bij het afronden van bedragen kan resulteren in een paar cent verschil onder de streep op een factuur. Bij de introductie van de nieuwe rekenwijze hebben we er uiteraard voor gezorgd dat de totaalbedragen op facturen die je in het verleden hebt verzonden niet veranderd zijn. Facturen die in de toekomst op basis van reeds bestaande periodieke facturen verzonden gaan worden, gebruiken wel de nieuwe berekening.

Facturen inclusief BTW versturen

Vanaf nu is het mogelijk om een factuur inclusief BTW te maken in MoneyBird. Hierbij zorgen we automatisch voor een goede afronding van de bedragen. Door de nieuwe afronding van facturen, zou het anders niet meer altijd mogelijk zijn om een mooi rond inclusief BTW bedrag als totaalbedrag van een factuur te krijgen. Bijvoorbeeld een bedrag van €15,- inclusief BTW zal als €12,61 exclusief BTW vermeld worden en daardoor een bedrag van €15,01 als totaalbedrag opleveren:

Inclusief BTW berekening

Wanneer je kiest om een factuur inclusief BTW te maken, worden alle bedragen die je invult als inclusief BTW op de factuur gezet. De applicatie zal automatisch de BTW bedragen uit de ingevoerde bedragen halen en deze onder de streep vermelden.

Inclusief BTW selecteren

Factuur inclusief BTW

Mocht je naar aanleiding van de wijzigingen nog vragen hebben horen we dat graag via info@moneybird.nl of Twitter op @MoneyBird.

Verbeterde export mogelijkheden in MoneyBird

Joost Diepenmaat — 2012-01-18T11:07:21Z

MoneyBird bewaart al je financiële gegevens netjes op beveiligde servers. Het kan natuurlijk voorkomen dat je gegevens wilt exporteren om op je computer een kopie te bewaren of de gegevens wilt importeren in andere software.

Voorheen was het niet mogelijk om een grote PDF te maken van al je facturen wanneer je veel facturen in je MoneyBird account had. Ook was het niet mogelijk om alle bonnetjes die je had geupload in MoneyBird in een keer te exporteren. Daar hebben we verandering in aangebracht.

Vanaf nu is het mogelijk om al je facturen en inkoopfacturen eenvoudig te exporteren, ook wanneer het er veel zijn, en dus een grote set data betreft.

Om een export te maken selecteer je allereerst in het overzicht welke facturen je wilt exporteren door het filter aan te passen. Bijvoorbeeld “Alle facturen van vorig jaar”. Vervolgens kies je voor “Export naar CSV, Excel, PDF of archief” waarna je een keuze maakt van het export formaat.

Kies het export formaat

We bieden vanaf heden de volgende mogelijkheden om te exporteren:

CSV bestand per factuur of per factuurregel
Excel bestand per factuur of per factuurregel
PDF bestand
ZIP archief inclusief alle bijlages

Soms kan het even duren om de export te verwerken. De export wordt dan op de achtergrond uitgevoerd. Je ontvangt een e-mail met een downloadlink zodra de export klaar staat.

Gepland onderhoud 22 januari

Edwin Vlieg — 2012-01-17T15:10:17Z

Op zondag 22 januari is onderhoud aan de diensten van MoneyBird gepland. Hierdoor zal MoneyBird korte termijn onbereikbaar zijn.

Het onderhoud start op zondag 22 januari 2012 om 23:00 en zal naar verwachting maximaal 2 uur in beslag nemen. Gedurende deze tijd is het niet mogelijk om je MoneyBird account te benaderen.

Via @moneybird op Twitter houden we je op de hoogte van de voortgang. Bij voorbaat excuses voor het ongemak!

Visie: Samenwerken met je boekhouder

Edwin Vlieg — 2011-12-20T12:44:59Z

Begin 2011 deelden we op de MoneyBird weblog onze doelstelling voor 2011. “Het beste administratiepakket op de Nederlandse markt voor kleine ondernemers zijn!” was ons doel voor het afgelopen jaar. Met de introductie van MoneyBird Plus met uitgebreide rapportages en het inlezen van bankmutaties zijn we hier goed in geslaagd. In dit artikel delen we onze visie over hoe wij in MoneyBird een samenwerking tussen een ondernemer en boekhouder zouden willen zien.

Waar een startende ondernemer zoekt naar een goede dienst om zijn facturen mee te maken en versturen, heeft een groeiende ondernemer meer wensen. Om de groei van je bedrijf in goede banen te leiden ben je op zoek naar inzicht en vakkundige begeleiding. We hebben met MoneyBird hier al een stap in gezet met ons Plus pakket, waar ondertussen een groot deel van de MoneyBird ondernemers gebruik van maakt.

Met de introductie van het Plus pakket, klopten ook de boekhouders bij ons aan. Zij stellen aanvullende wensen voor een administratiepakket als MoneyBird. Door naar deze wensen te luisteren, kunnen we de samenwerking tussen ondernemer en boekhouder nog efficiënter maken. Dit zorgt voor meer inzicht en betere begeleiding.

Samenwerken in een boekhoudpakket

Duidelijk inzicht in de financiële situatie van je bedrijf, dat is één van de belangrijkste dingen voor een stabiele groei van je bedrijf. Tegelijkertijd wil je het liefst doen waar je goed in bent en niet dagelijks bezig zijn met het bijhouden van de administratie. Wij geloven er in dat je als ondernemer in staat moet zijn om je eigen administratie te doen en dit niet volledig moet uitbesteden aan een boekhouder. Door zelf facturen te maken, bonnetjes in te boeken en bankmutaties te verwerken, krijg je gevoel voor de financiële situatie van je bedrijf en kun je betere beslissingen nemen. Software moet dit zo eenvoudig mogelijk maken, zodat het weinig tijd kost.

Veel ondernemers klagen over de complexiteit van boekhoudpakketten en kunnen vaak hun weg niet vinden in de software. Het gevolg is dat ze nog steeds afhankelijk zijn van de boekhouder voor inzicht in hun eigen bedrijf. MoneyBird geeft de ondernemer nu al plezier in zijn financiële zaken en inzicht in zijn bedrijf. Toch mist in dit plaatje nog een cruciaal persoon: de boekhouder.

De boekhouder: een vakman!

Afgelopen jaren hebben we veel initiatieven gezien die proberen de boekhouder overbodig te maken of terug te brengen tot een online entiteit. Wij geloven in de boekhouder als vakman, iemand die zijn vak verstaat en als geen ander de ondernemer kan adviseren bij de bedrijfsvoering. Dit is een persoonlijke relatie en kan niet vervangen worden door een online persoon of een stukje software.

De rol van de boekhouder is wel aan het veranderen. Vroeger ging de ondernemer met een schoenendoos naar de boekhouder en ging de boekhouder de gegevens verwerken in de administratie. Via goede software kan de ondernemer tegenwoordig zijn administratie digitaal aanleveren en kan online samengewerkt worden. De taak van de boekhouder is dus veel meer controlerend en adviserend dan het vroegere schuiven met cijfertjes.

De toekomst van MoneyBird

Wanneer een ondernemer en boekhouder intensief gaan samenwerken in MoneyBird, zullen we MoneyBird daarvoor geschikt moeten maken. Hiervoor hebben we veel gesprekken gevoerd met boekhouders. In eerste instantie gaven de boekhouders aan dat ze het liefst alle informatie exporteren naar bestaande boekhoudpakketten, die kennen ze immers. Toen we verder met ze in gesprek gingen, bleek dat kleine ondernemers vaak die complexe boekhoudpakketten niet nodig hebben. De boekhouders zijn gecharmeerd van MoneyBird en de gebruiksvriendelijkheid van de dienst.

Maar de boekhouder zoekt ook andere overzichten en voert vaak complexere handelingen uit. Denk hierbij aan het afschrijven van apparaten, het voeren van een loonadministratie en het opstellen van een jaarrekening. MoneyBird hiervoor geschikt maken gaat een geweldige uitdaging worden, een uitdaging die we in 2012 graag aangaan!

Snel inkoop facturen toevoegen aan MoneyBird vanaf je scanner

Edwin Vlieg — 2011-11-25T08:17:19Z

In het digitale tijdperk ontvangen we nog steeds regelmatig papieren facturen. Voor een overzichtelijke administratie is het prettig om deze facturen ook digitaal in je MoneyBird account op te slaan. Het scannen van facturen kan tijdrovend zijn, daarom vandaag een paar handige tips om dit efficiënter te doen.

Slimme scanners

Er zijn veel verschillende soorten scanners op de markt. Naast de traditionele flatbed scanners waar je één scan per keer mee kunt maken, zijn er ook scanners die een stapel papier snel kunnen scannen. Onder andere de Fujitsu ScanSnap reeks kan je hier goed mee helpen. Vanuit de ScanSnap applicatie kun je ook aangeven wat je met de scan wilt doen, bijvoorbeeld rechtstreeks mailen naar het e-mailadres van de inkoopfacturen in je MoneyBird account.

Sommige netwerkscanners bieden je al de mogelijkheid om een scan rechtstreeks te mailen. Zet het speciale MoneyBird e-mailadres in het adresboek om de scan snel te kunnen doorsturen.

Snel doorsturen via Mac OS X

In Mac OS X is het mogelijk om het doorsturen naar je MoneyBird account te automatiseren, zelfs als je een oude flatbad scanner zonder e-mail functies hebt! Je kunt bij het scannen van de factuur aangeven dat de factuur rechtstreeks naar je MoneyBird account verzonden moet worden per e-mail. Dit werkt via een zogenaamde Automator Task. Dit kun je als volgt instellen:

Open “Automator” op je Mac, dit kun je vinden onder “Hulpprogramma’s” in de Programma’s map.
Kies voor “Fotolader-plugin”

Kies voor "Fotolader-plugin"

Zoek in de bibliotheek naar de taak “Nieuw Mail-bericht” en sleep die naar het rechterscherm toe.
Zoek in de bibliotheek naar de taak “Verstuur uitgaande berichten” en sleep die naar het rechterscherm toe.
Vul bij het “Aan” veld van de e-mail het unieke @inkomend.moneybird.nl adres toe dat je in je account onder het kopje “Inkoop” kunt vinden. Eventueel kun je een onderwerp aan de e-mail meegeven.

Twee taken in Automator

Sla de taak op en geef hem een omschrijvende naam, zoals “Doorsturen aan MoneyBird”.

Er staat nu een taak klaar die een scan uit de Fotolader automatisch doorstuurt naar je MoneyBird account. In het vervolg kun je als volgt een scan van een factuur maken:

Open het programma “Fotolader” uit de hulpprogramma’s en kies je scanner.
Selecteer bij “Scan naar” de taak die we zojuist aangemaakt hebben.

Kies de taak in Fotolader

Scan het document. Na het scannen zul je zien dat Mail de scan per e-mail naar je MoneyBird account stuurt. Binnen enkele minuten zal de scan verwerkt zijn en kun je de factuur inboeken in je administratie.

Meer tips?

Heb jij nog andere tips om je facturen snel te verwerken? Deel ze hieronder in de reacties of laat het weten via Twitter!

Frisse kijk op contacten, met notities

Edwin Vlieg — 2011-11-09T13:20:04Z

Het contactscherm is één van de oudste onderdelen van MoneyBird. In de drie jaar dat we bestaan is dit scherm beperkt veranderd, maar we liepen steeds vaker tegen de beperkingen aan. Daarom introduceren we vandaag een nieuwe interface voor het beheren van contacten in je MoneyBird account.

Contacten in MoneyBird

Door extra ruimte te creëren in het scherm, kunnen we in de toekomst meer mogelijkheden aan contacten gaan toevoegen. De eerste nieuwe feature is het toevoegen van notities bij een contact. Via de notities kun je extra informatie opslaan bij je contacten.

Notitie toevoegen bij contact

We zijn benieuwd hoe de interface in de praktijk bevalt en horen graag je feedback. Reageer op dit bericht of spreek ons aan via Twitter @MoneyBird

iPhone update: bedragen incl BTW, pincode en aanmelden

Berend van Bruijnsvoort — 2011-11-07T10:14:44Z

Begin november dit jaar hebben wij een update gedaan aan de iPhone App en beschrijven hier graag wat er precies verbeterd is:

Bedragen inclusief BTW

Sinds de update is het mogelijk om bedragen inclusief BTW in te voeren. Je stelt bij het invoeren van een factuurregel eerst het juiste BTW percentage is en vervolgens voer je bij het bedrag bijvoorbeeld in: 119i. Als je 19% BTW geselecteerd hebt dan rekent hij het bedrag om naar 100 euro. MoneyBird rekent namelijk altijd met exclusief BTW bedragen.
Het invoeren van bedragen inclusief BTW is al langere tijd mogelijk in de web-app, omdat het daar vaak gebruikt wordt hebben we het ook beschikbaar gemaakt in de iPhone App.

Bedrag inclusief BTW invoeren

MoneyBird account aanvragen

Nieuwe gebruikers die met MoneyBird in aanraking komen via bijvoorbeeld de App Store kunnen vanaf nu direct een gratis MoneyBird account aanvragen in de iPhone App. Via een kleine wizard heb je de mogelijkheid om je persoonlijke gegevens in te vullen en wordt er direct daarna een MoneyBird account aangemaakt. Met één klik koppel je vervolgens de iPhone App aan je nieuwe MoneyBird account en kun je facturen maken en versturen!

MoneyBird account aanmaken

Pincode

Regelmatig kregen we de vraag of het ook mogelijk is om een pincode op de iPhone App in te stellen. Vanaf nu is het dan ook mogelijk om de iPhone App te beveiligen met een pincode. Na het koppelen van de iPhone App aan je MoneyBird vind je bij het tabblad Instellingen de mogelijkheid voor het instellen van een pincode. Elke keer als de iPhone App gestart wordt dien je de pincode in te voeren.

Pincode instellen

Bekijk onze tour pagina voor meer informatie over de iPhone App

MoneyBird geïnterviewd door Tweakers.net

Joost — 2011-10-09T12:20:40Z

Ben je benieuwd naar hoe wij ons bedrijf zijn gestart? Of wil je meer te weten komen over hoe wij onze software ontwikkelen?

Op de bekende nieuwssite Tweakers.net staat een interview met het team achter MoneyBird. Bekijk het interview.

Start een incasso zaak met WantMyMoney

Edwin Vlieg — 2011-10-04T08:04:34Z

Soms komt het voor dat facturen niet op tijd worden betaald door je klanten. Je hebt als ondernemer dan de mogelijkheid om de facturen uit handen te geven aan een incassobureau om de klant aan te manen. In MoneyBird heb je een duidelijk overzicht van verlopen facturen. Vanaf vandaag kun je deze facturen eenvoudig doorsturen naar incassobureau WantMyMoney.

WantMyMoney is in augustus 2011 gelanceerd door de oprichters van MoneyBird. Ons doel is om een incassodienst te leveren die toegankelijk is voor ZZP’ers en het MKB met al hun relatief kleine vorderingen. Menig incassobureau richt zich op de grotere ondernemingen met meer en grotere vorderingen. Door een geautomatiseerd incassotraject aan te bieden, is het mogelijk om tegen een scherp tarief een zaak te starten voor je verlopen facturen. Via de online applicatie kun je de vorderingen beheren en je klanten aanmanen om te betalen.

Nieuwe WantMyMoney zaak starten

Via de koppeling tussen MoneyBird en WantMyMoney kun je snel zaken starten tegen een contact in MoneyBird. Op basis van de informatie in MoneyBird wordt een nieuwe zaak in WantMyMoney klaargezet die je daar met één klik kunt starten.

Nieuwe zaak in WantMyMoney

Je kunt een nieuwe zaak starten door bij een verlopen factuur te kiezen voor ‘Extra opties’ → ‘Start WantMyMoney zaak’. Wanneer je nog geen WantMyMoney account hebt, kun je deze snel aanmaken vanuit je MoneyBird account.

5 tips voor een rotsvaste API

Edwin Vlieg — 2011-09-27T06:43:59Z

Elke zichzelf respecterende online dienst heeft tegenwoordig een API om het mogelijk te maken verder te bouwen op de dienst. In februari 2009 lanceerden we bij MoneyBird een API om de gegevens in een account te kunnen benaderen. In dit weblog artikel willen we graag laten zien hoe de API zich in de afgelopen jaren ontwikkeld heeft.

1) Bepaal acties en attributen

De eerste stap bij het opzetten van een API is bepalen welke acties een gebruiker via de API mag aanroepen en welke informatie je wilt aanbieden. We maken bij MoneyBird gebruik van het Rails framework, hierin is een duidelijke scheiding tussen acties in controllers en serializatie van informatie in de modellen.

Om te bepalen welke acties een gebruiker mag aanroepen, kun je aangeven welke acties van een controller reageren op JSON of XML. Als je bepaalde acties niet ondersteunt kun je het beste een ‘not implemented’ reactie teruggeven:

def index
  @invoice = Invoice.find(params[:id])

  respond_to do |wants|
    wants.html
    wants.xml  { render :xml => @invoice }
    wants.json { head :not_implemented }
  end
end

In het model kun je bij de serializatie aangeven welke attributen en methoden teruggegeven moeten worden. Niet alle attributen in een model zul je aan de buitenwereld willen laten zien. In MoneyBird gebruiken we een serialize_for_version methode om te definieren welke attributen voor welke versie van de API beschikbaar zijn:

serialize_for_version 1.0 do
  methods :contact_name, :name, :revision
  only    :address, :city, :company_name, :country, :email, :firstname, :lastname
end

2) Authenticatie

Door middel van authenticatie weet je wie toegang tot je systeem wil en tot welke informatie die persoon toegang heeft. De simpelste manier om authenticatie voor een API op te lossen is door middel van HTTP basic authentication. De gebruiker van je API zal in zijn code een gebruikersnaam en wachtwoord op moeten nemen waarmee hij verbinding mag maken. Deze methode werkt prima voor eenvoudige API koppelingen.

Wanneer externe partij je API gaan implementeren en aanbieden naar meer gebruikers, moet je je realiseren dat zij voor elke gebruiker een gebruikersnaam en wachtwoord moeten opslaan. Om dit te voorkomen kun je oauth gebruiken. Via een uitwisseling van tokens en goedkeuring van de gebruiker krijgt de externe applicatie toegang tot de API zonder een gebruikersnaam en wachtwoord te hoeven weten, je zult deze werkwijze herkennen van Twitter en Facebook Het grote voordeel is ook dat je een toegang altijd kunt intrekken door de tokens ongeldig te maken.

In MoneyBird gebruiken we Warden voor authenticatie op middleware niveau. Voor oauth hebben we een speciale provider als strategy geschreven: warden_oauth_provider

3) Synchronisatie

Bij de eerste opzet van je API, zul je waarschijnlijk niet gelijk te maken hebben met grote hoeveelheden gegevens. Toen we onze API gingen gebruiken voor het bouwen van onze iPhone applicatie, kwamen we tot de ontdekking dat dit heel andere eisen stelt aan een API. Een iPhone kan niet 1000 facturen in XML laden en parsen zonder dat de gebruiker hier last van heeft.

Een oplossing voor grote hoeveelheden data is een synchronisatie API. Bij het opvragen van informatie geef je aan elke informatie je reeds hebt. De API zal teruggeven welke informatie nieuw of gewijzigd is. Vervolgens kun je op basis van die informatie in stukjes de data via XML opvragen. Een voorbeeld hiervan kun je vinden in de API documentatie op onze website

4) Versioning & testing

Het is ons al een paar keer overkomen dat een kleine wijziging in de API, grote gevolgen had in applicaties die tegen de API aanpraten. Een API mag niet zomaar veranderen, maar dit mag ook de ontwikkeling van je web applicatie niet in de weg staan. Een manier om dit op te lossen is om je API een versienummer mee te geven.

Je kunt dit versienummer bijvoorbeeld meegeven in de URL: ‘/api/v1.0/invoices.xml’. Op basis van het versienummer bepaal je welke informatie teruggegeven moet worden en kun je backwardscompatibility garanderen. Door te testen kun je vastleggen dat de API nooit zomaar mag wijzigen.

Zorg ervoor dat je je API goed test in een test suite. Wij gebruiken hiervoor Cucumber, die requests naar de server doet en controleert of het resultaat correct is. Een nieuwe versie van de API zit in nieuwe tests, hierdoor kun je altijd de legacy versies blijven ondersteunen.

Feature: API contact test v1.0

  Background:
    Given pietje is a valid API user for bluetools
    And I send and accept XML

  Scenario: GET request /api/v1.0/contacts/123.xml and validate response
  When I have inserted a valid contact
   And I send a GET request to "/api/v1.0/contacts/123.xml"
  Then the response should contain http status code 200
   And the response should contain 23 "/contact/" elements
   And the response should contain an element "/contact/address1" with value "address1"

5) Throttling

Wanneer je de API netjes op orde hebt, zullen ook de eerste gebruikers van je API binnen komen. Onze ervaring is dat het soms wat tijd kost om een API goed te begrijpen. Door een kleine fout in een implementatie kunnen 10 API request plots 1000 requests worden. Het is belangrijk om het effect hiervan op je servers te bestuderen.

Bij MoneyBird hebben we ervoor gekozen om een limiet te stellen aan het aantal API requests per uur. Op deze manier beschermen we onze servers tegen ongelukkige implementaties van onze API gebruikers en zit de API onze normale gebruikers niet in de weg.

Er komt meer kijken bij het opzetten van een goede API dan wij in het begin gedacht hadden. Toch heeft de API ons ook veel mooie dingen gebracht, daarom raden we iedereen aan om een API aan te bieden in zijn web applicatie. Zorg ervoor dat je nadenkt over de bovenstaande tips, maar vergeet vooral niet: een goede API staat of valt bij goede documentatie!